A3资料的制作技巧PPT课件

1、A3资料的制作技巧2019.41以上Step1 明确问题Step2 分解问题 Step3 设定目标 Step4 把握真因Step5 制定对策Step7-8评价结果和过程、巩固成果什么是丰田的A3资料？定义：将问题解决的8个步骤归纳在一张A3纸上。即用 一张A3纸即可展现“问题解决的整个思考流程”。2丰田式A3资料的特点A3资料有哪些特点？用一张A3纸即可展现问题解决整体“过程” A3资料是丰田公司的核心沟通工具 3丰田式A3资料的特点 A3资料是一张逻辑清晰、要点突出的 “一目了然”的资料A3资料有哪些特点？4丰田式A3资料的特点通过A3资料，运用/遵循问题解决的步骤，可以促使下属/上司之间的

2、有效沟通，便于上司有针对性的指导。 A3资料是人才培养（OJD）的重要工具. A3资料有哪些特点？5丰田A3资料的特点逻辑清晰、重点突出、一目了然6A3资料的制作步骤STEP1 明确制作目的STEP2 撰写资料纲要STEP3 确定版面设计STEP4 撰写资料内容STEP5 检查校对资料完成A3资料7Step1 明确制作目的1.面向谁2.如何使用3.何种用途 制作什么样的资料要依其目的而定4.什么内容8 资料是说明、传达信息的工具。制作什么样的资料要依其目的而定。 关于目的，首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容” 。公司外部公司内部其他部门本部门经管会、部长或室长

3、面向谁资料的内容传达什么分发开会自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长如何使用说明自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长用途如何报告联系商谈裁决Step1 明确制作目的9因为资料是说明或传达信息的工具，所以根据看资料 的人不同，其内容也要相应变化。应当合理地推测和把握对方对所阐述的内容的需求、 状况、兴趣以及理解能力。 应该充分考虑的对方的情况 心理距离（是肯定还是否定） 专业性(对于这一专业领域或主题具备何种程度的知识) 立场(所属部门、职务、负责的业务等) 1.考虑是 “面向谁”的A3资料Step1 明确制作目的10Step1 明确制作目的 考虑资料使用的场合:场景决定内容。 是向

4、上司报告用，开会说明用或发放用等 考虑资料使用人 企划决裁：充分整理说明制定对策的理由 和内容，并明确希望上司予以判断的要点。 实施报告：及时准确地反映事实，包括 具体实施情况以及实施对策后的结果等。 2. 考虑如何使用A3资料11 即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同 报告: - 事实、对策、及时报告 提交资料，请求审批: - 基于问题解决步骤的、 符合逻辑的解释 - 需要决策的内容Step1 明确制作目的3. 考虑A3资料用于何种用途12例子决裁通知13Step1 明确制作目的 在明确“面向谁”，“如何使用”，“何种用途”之后，深入思考制作此资料的目的，明确需要传达的要点，及需要强调的

5、问题解决步骤 最后，确定A3资料的标题4. 考虑A3资料要传达什么内容14案例学习1（15min）阅读案例，明确资料的目的，思考资料撰写过程中必须注意的地方。15“面向谁”：对象“如何使用”：传达方式谁）如何使用）“何种用途”：用途“什么内容”：资料强调的要点、标题强调的要点）标题）16“面向谁”：对象部门内部 组长“如何使用”：传达方式谁） B组长如何使用）在部门内组长会议上进行发表“何种用途”：用途 联络（要求协助）“什么内容”：资料强调的要点、标题强调的要点）明确问题：改善创意制度的主旨、尚未完成“部门目标”分解问题：现阶段的主要问题是什么制定对策：具体实施内容（希望各位组长给予何种支援

6、）标题） “改善创意”提案 本年度计划（案）17A3资料的制作步骤STEP1 明确制作目的STEP2 撰写资料纲要STEP3 确定版面设计STEP4 撰写资料内容STEP5 检查校对资料18STEP2 撰写资料纲要 撰写简明易懂的说明纲要是制作明白易懂的资料的 前提 简明易懂的纲要，就是要简洁、遵循问题解决的步 骤、符合逻辑顺序：（1）确定纲要的主体（2）确定对纲要主体进行补充的内容（3）检查纲要整体19明确问题纲要主体把握真因设定目标分解问题制定对策纲要补充内容（补充评点、数据等）20Step2 撰写资料大纲简明易懂，遵循问题解决的步骤是关键有效工具：问题解决流程图（PSFC）21什么是问题

7、解决流程图（PSFC）是将Step1至Step5的问题解决步骤以流程图的方式串连起来，是制作好的A3资料时的“骨架”，展现了问题解决的“逻辑思维过程”PSFC: Problem Solving Flow Chart22PSFCA3PSFC和A3的关系23问题解决流程图的特点有助于理解问题解决各步骤之间的连贯关系 (逻辑思维过程)有助于明确自己在问题解决流程中未能充分理解的部分(弱项） 有助于节省A3的制作时间和上司的指导时间24案例学习2（15min）阅读案例，按照解决问题的步骤制作纲要252627A3资料的制作步骤STEP1 明确制作目的STEP2 撰写资料纲要STEP3 确定版面设计STE

8、P4 撰写资料内容STEP5 检查校对资料完成A3资料28Step3 确定版面设计 根据做好的纲要，确定资料的版面设计 顺着思路进行版面设计，应当将较多版面分给需要强调的重点和步骤标题顺着思路展开29Step3 确定版面设计场景数据数据数据从结论开始纲要数据数据结论分别显示纲要和数据步骤 1步骤 2步骤 3步骤 4步骤 5步骤 7结果和评估步骤 8下一步行动最终报告行动方案计划30A3资料的制作步骤STEP1 明确制作目的STEP2 撰写资料纲要STEP3 确定版面设计STEP4 撰写资料内容STEP5 检查校对资料完成A3资料31Step4 撰写资料内容题目简洁的语言使用图表 使用大写/粗体

9、或运用文本框，取得强调效果文本和书写格式保持一致，各文本框的边线保持垂直和水平对齐。使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件有效地修饰。 “一目了然” 地突出重点强调的内容 32Step4 撰写资料内容详细说明（1）撰写各文本框的内容1）行文要“简明扼要” “具体”和使用”主动语态“ “简明扼要”：尽量只写1行文字；1句话表达一个内容；相同的语句不 要重复不好的例子：由于6月份起新研制的汽车上线，与原有汽车并行生 产，目前的状况无法对应，因此必须对车间的布置和 作业方法进行改革好的例子： 6月份起新研制的汽车上线，实行与原来汽车并行生产。 需要改善车间布置和作业方法 33Step4 撰写资料

10、内容详细说明（1）撰写各文本框的内容1）行文要“简明扼要” “具体”和使用”主动语态“ “具体”：避免抽象的表达方式“主动语态”：昼尽量避免被动的表达方式2）使用图表，强化视觉效果不好的例子：今年的销售情况还可以好的例子： 今年的销售完成了目标的98% 不好的例子：业绩由下属的干劲所左右好的例子： 下属的干劲极大影响着业绩 34Step4 撰写资料内容详细说明（2）修饰资料，使内容一目了然1）统一文体和书写格式，文本框的上下左右对齐2）须强调的文本框和文字用粗体，加大字号修饰的目的不是为了漂亮，而是为了易于理解，强调重点！35A3资料的制作步骤STEP1 明确制作目的STEP2 撰写资料纲要S

11、TEP3 确定版面设计STEP4 撰写资料内容STEP5 检查校对资料完成A3资料36Step5 检查校对资料题目采用问题解决流程制定的纲要是否流畅？是否存在步骤和过程缺失的现象？关键信息是否清楚明确？ 整体的思路是否清晰易懂是否遗漏了想说的内容纲要主体是否醒目 空白和文字部分的平衡（面各分配率）是否合适371)垂直条状图用于比较绝对值的大小2)线形图用于查看浮动，推移的情况制作资料的有效工具工具 常用图表介绍383) 饼状图用于比较各项所占的份额4) 水平条状图用于比较各项所占的份额 A3制作工具常用图表介绍395) 复杂的图表强调重要数据6) 散布图用于确定不同数据之间的关联A3制作工具常用图表介绍40用于项目类别繁多时比较各项目数值大小7) 雷达图A3制作工具常用图表介绍41根据目的选择合适类型的图表设置简明易懂的标题注明单位/刻度注明数据/信息的