财务支出及费用报销制度

1、财务支出及费用报销制度 为规范管理公司的财务支出及费用报销业务，统一各项支出和报销标准，同时增强员工计划、预算和成本节约的观念，确保公司运营有序、高效，特制定本制度。 本制度适用于唐山网源食品有限公司、唐山真多丽果食品有限公司及所属各部门。一、资金管理规定：1、各分公司每月26号将经总经理审批完毕的下个月资金计划上报财务部，财务部审核汇总后上报董事长，财务部在经董事长审定的资金计划内办理借款和报销业务。2、借款人应及时清理借款，除备用金外，当月借款当月报销。备用金年底须全部归还，次年有需求时再重新申报备用金。3、现金借款必须填写“借款单”，借款单详细注明借款部门、借款日期、用途或原因、金额的大

2、小写等，经总经理及财务经理签字后，拿借款单到出纳处办理领款手续。4、借款单不得涂改，否则财务有权拒绝办理借款手续。5、借款原则：前款不清，后款不借，一事一批的原则。6、采购及大额支出需要直接支付到对方单位的对公帐户，不得支付到个人银行卡帐户，如果确需要支付到个人卡中，需要对方单位出具“收款证明”，并加盖财务专用章。7、采购类超过5000元、报销类或借款超过1000元，需要在每周二下班前将经总经理审批后的相关单据上报财务，财务汇总审核后报送董事长审批，并于周四完成付款，否则顺延至下周四付款。二、费用报销规定：1总则：1.1 公司的每一项业务支出，须按“审批程序”和“审批权限”的规定，完成“签字组

3、合”。“审批程序”是指财务上的每一笔支出应按规定的顺序进行审批，一般情况下的审批程序为：经手人签字部门经理批准会计审核总经理审批财务经理审批出纳。“签字组合”是指财务上每一笔支出的单据应根据审批程序和审批权限完成必要的签名，出纳只执行完成签字组合的业务，对于没有完成签字组合的业务支出，出纳拒绝执行。经办人为部门经理级以上时，部门经理批准栏可空缺。1.2 分公司各部门对外签订的经济合同，是财务部审核开支的重要依据，各部门应及时向财务部提供经济合同备份，以便于财务部统筹资金。在加盖公章前，必须经财务部对经济合同中付款方式、时间及发票等主要条款应进行严格审核。1.3 为体现公正、公平的原则，有审批权

4、限的总经理不能审批自己经手的开支，应由董事长授权人审批。1.4 费用报销应当提供税务系统监制的正式发票，发票户头为：唐山网源食品有限公司或者唐山真多丽果食品有限公司，请尽量取得增值税专用发票。若无正规发票应取得正规收据并加盖对方单位印章，填写费用报销单时，请与正规发票分开粘贴。1.5 报销单据必须用签字笔填写，要求字迹工整、填写完整（日期、报销部门、报销项目、摘要、金额大小写、附件张数）、数字准确清晰、不得有任何涂改、票据粘贴整齐，否则财务人员可拒收报销单据。1.6 凡为该项费用支出而前期借款的，应在费用报销单上注明借款信息，原借款*元，应退（补）款*元。1.7 为了便于财务部集中时间结帐，费

5、用报销单应于当月的28日下班前传递到财务部。除紧急异地采购外，月初的1-5日财务部不提供对外报销和付款业务。1.8 经办人若逾期不办理报销手续，经财务部邮件等形式书面催告通知仍未按期归还者，财务部将有权从其工资中扣除相应的借支款项。当月工资不足抵扣的，依次从次月工资中抵扣。1.9 员工应将取得的原始发票、单据视为现金，妥善保管。若员工不慎将原始单据丢失的，财务部门不予报销，也不能以其他票据充抵报销。1.10 报销金额以原始发票为准，不得高于原始发票记录的金额。1.11 财务部对财务支出及费用报销负有监控责任，针对超出预算或票据不真实/无效等不合理的报销情况，财务部负责人有权要求经办人做出详细说

6、明并申请特批或拒绝受理，并及时上报公司管理层。 2细则2.1 工资资金：普通员工的工资调整由总经理终审，报董事长备案，部门经理及以上人员工资调整由董事长终审。 奖金调整方案必须经董事长签批方可执行。资金调整方案，由管理部发起，经总经理审批后，将签字版报送董事长，董事长签批后方可执行。 每月的奖金数据需要经财务经理及总经理审核后，方可做入当月工资。管理部应于每月15号将核对无误的工资表上报财务部，经财务部初审后报董事长审批，于每月20号发放。工资表不能于每月15号上报财务部的，工资发放日将顺延。2.2 办公用品：购买办公用品的报销发票，须详细写明所购货物名称、数量、金额等；若发票上只写明办公用品

7、一批，则必须附上销售单位的销货清单。报销时根据实际使用情况分配到各部门。2.3 交通费：员工外出事务，在时间和车辆调度允许的情况下，以节约、合理、便利为原则优先使用公司车辆，在没有车的情况下经部门经理同意后可乘坐出租车并保存相应的出租车票，报销时必须在每张车票背面或者列表注明办理何事、原因、时间、起止地点。2.4 固定资产、低值易耗品、经营场所的日常维修支出由综合部统一负责办理，费用报销需提供原始发票，费用分配时需要费用承担部门领导签字确认。营运人员报销维修费，必须经综合部签字确认。2.5 固定资产及低值易耗品：部门需增加固定资产及低值易耗品，应先填写 HYPERLINK D:桌面表单恒信移动设备申请单.xls 设备申请单，经部门经理初审后交总经理终审，由采购部实施采购，采购完后，由综合部办理固定资产入库手续（使用方责任人和综合部设备管理人共同签字），凭设备申请单、原始发票、固定资产入库单报销。2.6 电话费：公司办公用固定电话费用由综合部或者管理部统一管理，为方便部门核算费用，每月的固定电话费按电话号码的实际交纳金额分摊到各部门，填写费用报销单。2.7 车辆费：公司自有车辆的用油由车辆使用人填写付款申请单，经总公司和财务经理审批后，充值到加油卡内，费用计入使用部门。综合部或管理部应每季对车辆耗油进行考核，根据车辆实际行驶里程，百公里耗油量（各车型规定标准）进行单车核算，对车辆