《传统档案管理》

1、传统档案管理 郭小东 2012年3月28日课程简介传统档案概述传统档案管理的发展信息环境下的传统纸质档案管理一、档案概念 档案是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供保存备查的各种形式的历史记录。 1、 档案的形成者-单位组织、个人 档案管理概述 市民可建个人档案馆广东省档案管理规定个人可收集不属于国家所有的档案 本报讯(记者田霜月实习生张丹)家庭建档在我省已有10多万户，私人档案馆在广州也已出现！昨日，广东省档案管理规定(修订草案)(以下简称草案)提交省人大常委会审议，相关规定鼓励和保护公民建立这一类的个人档案馆。 据省档案局局长徐大章介绍，家庭建档在我省已有10多万户，私人档案馆在广州也已

2、出现，作为一种新的文化现象产生很大社会影响。鼓励家庭建档，有利于发展家庭文化，提高民众文化素质。而私人档案馆向社会展示其档案内容，具有社会性和公开性，其成立应当报档案行政管理部门备案。所以草案中新增规定：“鼓励公民建立家庭档案。公民建立私人档案馆的，报所在地县级以上档案行政管理部门备案。”同时明确个人收集档案的范围和要求：私人档案馆可以收集家庭档案和其他不属于国家所有的档案。但不得损害国家的安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。 草案规定，机关、团体、国有企业事业单位以及其他国有组织的档案和公民履行公务形成的档案归国家所有。非国有单位的档案归该单位所有。公民在非履行公职活动中形成的档案和继承、受

3、赠等合法方式获得的档案归公民个人所有。地方国家档案馆保管的经济、科学、技术、文化等类型档案，进馆后即可向社会开放。 (来源:南方都市报)2、社会性：社会活动的活记录，是社会历史的活化石【考考你】 动物化石、树的年轮是不是档案？ 水利局的河流、水利站点的考察记录是不是档案？3、档案形成的目的-保存备查有意识的制作：人事档案、会计凭证、日记、照片、录音、墓碑时间上的传递相对无意识的制作：是为了解决、处理现实生活、工作中的具体问题4、档案的形式-多种多样表达方式：文字、图示、图像、声音等载体：甲骨、金石、丝绸、竹片和木板、纸张、照片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘、电子档案等5、档案的本质特征-历

4、史记录性【考考你】文章、图书是不是档案？报刊是不是档案？电视节目是不是档案？对档案概念的再认识档案与文书 文书的档案的源头，档案是文书的归宿。档案与信息【考考你】 什么是信息？谣言是不是信息？小说是不是信息？ 档案是信息的一种存在形式，是最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源纸质档案： 是以纸张作为载体的一种档案，如保存备查的公文图纸、账册、书稿、契约等。 档案管理工作的内容和性质 性质：信息管理工作内容：收集整理鉴定保管检索编辑研究提供利用统计期限：一般档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下。 【讨论】 商贸公司的小程刚刚接任专职档案员的

5、职务就遇上了接收归档文件的工作。公司办公室的文书管理员小陆将处理完的文件交给了小程， 让他进行鉴定、整理，说以往公司的立卷归档工作就是这么做的。 请问小陆的做法对吗？小程应该如何解决自己面临的新问题？【档案收集案例】 旅游公司的档案管理人员小刘在指导文书立卷的过程中发现公司某次年会的文件中缺少一些会议记录和领导的讲话，而且找到了文件收集不全的原因：其一，一些承办人员不愿将自己认为有用的文件归档，担心用起来不方便；其二，一些文书人员未按归档范围收集文件；其三，公司内部未进行立卷分工，存在遗漏立卷和重复立卷的情况。 文件归档 是指各单位办理完毕的具有保存价值的文件，经文书部门或承办部门整理后，定期

6、向档案室或档案人员移交的过程。（这里的文件主要是指纸质主文件）【整理案例】 市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“市机械设备制造公司”。原来三个工厂的档案由新组建的市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室人员在接收档案的过程中遇到两个方面的问题；是打破界限合并在一起对呢？还是按照原来的单位界限分开管理对呢？其二，原来三个工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案零乱，缺少系统性。在这种情况下，档案工作人员还需要对档案进行分类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应该如何完成这项工作呢？例一：某大型建筑工程公司的档案工作制度 立卷归档制度 一、凡是反映本

7、单位主要职能活动、历史面貌及产权关系的文件材料均应立卷归档二、文书文件材料由办公室统一收发、登记、立卷并于次年六月底前归档。三、会计文件材料由财务部门立卷，保存一年后向档案部门移交。四、基建工程文件材料在工程竣工验收后，三个月内由基建工程负责人交综合档案室。五、声像材料、奖品、印章、字画等随时归档。六、应归档的文件材料要齐全、完整，交接及时、手续完备。 档案保管制度 一、集中统一管理本单位档案，任何个人不得据为已有。二、档案库房、办公用房和阅览室分开。库房要有防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫等措施。三、档案柜架统一、规范，排列合理，案卷装具符合国家标准。四、坚持温湿度记录，温湿

8、度控制达到省有关规定标准。五、库内清洁卫生，无霉、虫及杂物堆放现象。六、严格履行档案交接手续，建立收进、移出登记簿。七、建立全宗卷，符合全宗卷规范。档案利用制度 一、检索工具齐全，检索效果较好。二、坚持做好档案查借阅登记、利用效果登记。三、编有全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇集等编研资料，各种资料编写规范、使用价值高。四、利用档案材料一般在阅文室进行，特殊情况需借出或复印，须经办公室主任批准，并办理借阅、复印手续。五、查阅档案时要爱护档案，不准吸烟、喝水，对档案资料不准拆卷、调换、涂改、勾划、剪裁。六、对归还的档案要进行认真的检查，发现有撕毁、涂改情况，要及时报告领导，追究责任。档案统计制度

9、 一、坚持实事求是的原则，严肃认真，以强烈的事业心和责任感科学地进行档案统计。二、严格档案的各项基础登记，保证统计数字的客观性、准确性和科学性。三、对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管等情况要定期做好统计，并根据统计出的数据进行分析和研究，总结经验，发现问题，提出措施，改进工作。四、坚持对档案的利用情况进行统计，年终进行综合分析，了解利用者的需求和利用发展趋势，掌握档案的使用价值和发挥的作用。五、及时、准确向有关部门报送档案工作统计报表。六、按时完成其它档案调查统计工作。 档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者。 所要解决的基本矛盾即是档案的

10、分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。 档案管理是一项管理性、服务性、政治性的工作，要遵循集中统一管理档案，维护档案的完整和安全，便于利用的原则。 为什么具有管理性、服务性、政治性？传统档案管理的流程： 档案的产生（点收、立案、编目、整理、保管、清理和应用）-档案分类（分类、编案）-档案编目-档案排序（来源、全宗和原始顺序原则）-档案描述层级档案管理的重要性：档案是机关工作查考的依据。首先他是社会社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的。其次他保留着真切的历史痕迹。档案是宣传教育的生动素材，为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务

11、。传统档案管理的发展：档案管理信息化： 档案的生成方式变成了在计算机和通讯线路中进行，这样档案必须以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案有很大差异。 这需要档案工作者把这些档案信息综合系统地提供出来，使机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，从而为用户提供更为完善的服务。档案信息电子化的问题和难点：社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。档案管理的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑档案信息管理人员的素质有待提高信息环境下传统纸质档案管理依托新型档案管理系统，实现纸质档案的网络化管理建立数据分阶段处理机制，研发自动生成功能建立纸质档案相关电子数据的导入接口和上传功能。建立档案网络查询功能，创新档案利用手段。纸质文档和电子文档的关系：两种不同载体的档案有着各自的特点，既有相对独立性，又具有统一性。随着计算机的普及利用呈上升趋势，电子文件取代纸质文件已是大势所趋。但在一定时期内，还要继