第3章--文字处理[112页]课件

1、第3章 文字处理3.1 Word 2003启动3.2 Word 2003基本操作3.3 Word 2003文档编辑操作3.4 格式设置3.1 Word 2003启动3.1.1 Word 2003启动方式3.1.2 Word 2003退出方式3.1.3 熟悉Word2003的工作环境3.1.4 菜单的使用3.1.5 工具栏的使用及设置3.1.1 Word 2003启动方式1命令菜单方式（1）单击“开始”菜单，选择“程序”选项，选“microsoft office”选项； （2）选“microsoft Word 2003”命令，命令，便可启动Word 2003,如图3-1所示。图3-1 命令菜单方

2、式2快捷方式单击桌面上的Word快捷方式图标，如图3-2所示。3打开已有文档时启动Word 2003 方法一：在资源管理器中找到你要处理的Word文档，双击它便可启动Word 2003并同时打开该文档；方法二：若要处理的文档是最近刚打开过的，可单击“开始”菜单，在“最近的文档”子菜单中选择目标文档即可。3.1.2 Word 2003退出方式Word 2003文稿编辑完成后，需要正确退出Word 2003，退出方式有以下几种。1退出Word 窗口的方式单击菜单栏中的“文件”模块下“退出”命令。如果文档已被保存，则系统直接退出；如果这时用户未将文档保存，Word将会弹出如图3-3所示的对话框。图3

3、-3 文件退出对话框选择“是（Y）”，表示保存该文档并退出；如果选择“否（N）”，表示不保存该文档并退出；选择“取消”表示放弃刚才的操作。2单击窗口右上角的关闭按钮在屏幕右上角有一个红底白叉按钮，单击此按钮，系统将关闭当前文档。其作用是只关闭当前文档，但Word程序仍然运行着。如果用户关闭前未将文档保存，Word也将询问是否要保存该文档所做的修改，提醒用户进行选择。3操作快捷键方式当按下 Alt + F4 功能键，如果用户未将文档保存，Word也将询问是否要保存该文档所做的修改，提醒用户进行选择，然后退出Word系统。 4单击控制菜单的方式单击窗口标题栏最左边的控制按钮，弹出如图3-4所示的控

4、制菜单。选择“关闭”命令即可关闭，或者双击控制菜单按钮也可关闭Word系统。3.1.3熟悉Word2003的工作环境启动Word 2003后便出现如图3-5所示的工作界面，所有处理文档的工作都在这个界面中进行，因此，用户必须熟悉这个工作环境。图3-5 Word 2003的工作界面Word 2003的窗口由以下几部分组成：1标题栏任何窗口都有标题栏，位于窗口的顶部，激活状态时呈现蓝色，未被激活时呈现灰色。Word 2003的标题栏从左到右为：Word的图标、控制菜单按钮、正在编辑的文档名称、Word标识（Microsoft Word）及最小化、最大化（或还原）、关闭按钮。单击“最大化”按钮，可以

5、使窗口最大化，双击标题栏也可最大化窗口。当窗口处于最大化状态时，“最大化”按钮变为“还原”按钮，单击该按钮，窗口被还原为原来的大小。如果单击标题栏中的“最小化”按钮，窗口则缩小为一个图标，并显示在任务栏中，单击该图标，又可以恢复为原窗口的大小。单击标题栏中的“关闭”按钮，可以退出Word 2003。单击标题栏左侧的控制菜单按钮，将弹出一个下拉菜单，在该菜单上有：还原、移动、大小、最小化、最大化、关闭等功能，用户可根据需要选择某一个功能。双击控制菜单按钮，即可关闭当前正在编辑的文档。2菜单栏菜单是一个命令列表，用户对文档的处理是通过使用不同的操作命令来进行的，为方便用户使用，将这些命令按其功能的

6、不同分别列在不同的菜单中。菜单栏位于标题栏的下方，其上并列了：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助9个菜单，用户可以使用菜单命令来完成各项操作。单击菜单栏中的菜单命令将会出现一个下拉菜单，Word 2003的菜单有自动记录功能，即Word 2003记录了我们的常用操作习惯，只在菜单中显示最近常用的命令，这为我们选择常用命令提供了很大的方便。如果某些命令在一段时间内没有被使用，系统将自动隐藏。在菜单的底部都有一个箭头按钮，单击该按钮就可以显示全部的菜单命令。3工具栏为了方便用户使用，Word将常用的命令以按钮的形式排列在工具栏中，使用时只要单击按钮就可以执行该项命令了。Word

7、2003中有22个不同功能的工具栏，在一般情况下只显示“常用”和“格式”两个工具栏，如图3-6所示。图3-6 Word 2003工具栏4窗口拆分块当文档内容较长时，为了便于上下文之间浏览编辑，可将窗口一分为二，方法是：将鼠标指针移到“窗口拆分块”处，当指针变为双向箭头时，按住鼠标左键向下拖动，到合适的位置放手即可。5标尺标尺是工作区的刻度尺，利用它可以对段落、表格等进行精确的排版。水平标尺上有：制表符按钮（ ）、左缩进滑块（ ）、悬挂缩进滑块（ ）、首行缩进滑块（ ）及右缩进滑块（ ）等。使用“视图”菜单中的“标尺”命令可以显示或隐藏标尺。要注意的是：只有在“页面视图”下才可以同时显示水平标尺

8、和垂直标尺。6滚动条 滚动条分为水平和垂直两种，滚动条中有滚动按钮（箭头）和滑块，当文档内容由于受屏幕尺寸的限制不能全部显示出来时，可点击箭头或拖动滑块，来上下、左右滚动显示文档内容。7选择浏览对象单击“选择浏览对象”按钮，会出现如图3-7所示的按钮列表，在该列表中可以选择域浏览、按尾注浏览、按脚注浏览、按批注浏览、按节浏览、按页浏览、定位、查找、按编辑位置浏览、按标题浏览、按图形浏览、按表格浏览等，本例是选择“按表格浏览”按钮，当单击该按钮后，光标直接定位在下一张表格的位置上。8视图栏钮栏图3-7 “选择浏览对象”按钮列表文档的显示方式称为视图，视图按钮位于水平滚动条的左侧，有“普通视图”按

9、钮、“Web版式视图”按钮、“页面视图”按钮、“大纲视图”按钮和阅读版式等，它们对应的命令可以在“视图”菜单中找到，用户可以根据自己的使用习惯，单击这些按钮来选择一种文档的显示方式，其中“页面视图”效果与打印的效果相同。9状态栏状态栏位于Word窗口的底部，用于显示当前文档的工作状态，如当前光标的位置、切换录制宏、修订、扩展选定区域、改写状态、使用语言、拼写和语法检查状态，后台保存及背景等。10光标及文本编辑区光标（又称插入点）类似于手中的笔，输入的文字及图片等都是出现在光标所在位置处；文本编辑区就像一张纸，在此区域内可以“写字”、“绘图”、“制表”等。3.1.4 菜单的使用1菜单类型除了“开

10、始”菜单以外，还有下拉菜单和快捷菜单。其中：（1）下拉菜单所谓下拉菜单就是位于应用程序窗口菜单栏中的菜单，用鼠标单击菜单栏中的任一菜单项或按Alt+菜单项右侧括号内的字母（如按Alt+F便可打开“文件”菜单），均可打开下拉菜单，部分窗口菜单如图3-8所示。（2）快捷菜单所谓快捷菜单是由单击鼠标右键产生，在不同的位置（不同对象）处单击鼠标右键可产生不同的快捷菜单，如图3-9所示。图3-8 部分窗口菜单图3-9 在窗口不同处右击鼠标产生的快捷菜单（1）选择图片后的快捷菜单。在文档中，用鼠标器单击某图片，再单击鼠标器的右按钮后，出现如图3-9（a）所示的快捷菜单，该快捷菜单命令有：剪切、复制、粘贴、

11、编辑图片、隐藏“图片工具栏”、边框和底纹、题注、设置图片格式、超链接等。（2）在任务栏空白处的快捷菜单。在任务栏的空白处，单击鼠标器右按钮后，出现如图3-9（b）所示的快捷菜单，该快捷菜单命令有：工具栏、层叠窗口、横向平铺窗口、纵向平铺窗口、显示桌面、任务管理器、锁定任务栏、属性等。（3）选择表格后的快捷菜单。在文档中，用鼠标器单击某表格，再单击鼠标器的右按钮后，出现如图3-9(c)所示的快捷菜单，该快捷菜单命令有：剪切、复制、粘贴、合并单元格、平均分配各行、平均分配各列、绘制表格、边框和底纹、表格自动套用格式、表格对齐方式、自动调整、题注、表格属性等。（4）选择文本块后的快捷菜单。在文档中，

12、用鼠标器选择一段文本，再单击鼠标器的右按钮后，出现如图3-9(d)所示的快捷菜单，该快捷菜单命令有：剪切、复制、粘贴、汉字重选、字体、段落、项目符号和编号、文字方向、符号、超链接、查阅、同义词、翻译、选择格式相似的文本等。2菜单中命令项的含义（1）命令名称左侧的图标就是该命令在工具栏中的图标，如“剪切”左侧的“ ”等。（2）菜单中浅灰色的命令项表示此命令在当前状态下不可使用。（3）命令名称右侧带有省略号“”的，表示执行该命令时会先打开一个对话框或任务窗格，必须对其进行相关的选择或参数设置，并确定后才能执行该项命令。（4）命令项右侧有一个箭头“”的，表示该命令项带有一个子菜单（也称下级菜单），要

13、使用的命令必须到它的子菜单中去选择。（5）命令名称右侧括号内带下划线的字母，表示在菜单展开后按相应的字母健便可执行该命令，如“插入”菜单中有“符号(S)”命令项，在“插入”菜单展开时，按“S”键便可打开“符号”对话框。（6）命令项右侧有按键的组合表示，说明该命令可以通过按快捷键执行，如“保存”命令项右侧有“Ctrl+S”组合键，那么按该组合键便执行了“保存”命令。执行Word命令可以通过菜单命令、工具栏中的按钮及快捷键等多种途径，其中最方便快捷的就是使用快捷键，常用的Word命令都有快捷键，适当的掌握几种常用的快捷键，可提高编辑速度。3.1.5 工具栏的使用及设置为了方便使用，Word 200

14、3将常用的命令以按钮的形式分门别类地放在不同的工具栏中，使用时只要单击相应的按钮就可以执行命令。在一般情况下只显示“常用”、“格式”二个工具栏。1工具栏的显示和隐藏我们可以通过“视图”菜单的“工具栏”命令，来选择是否显示或隐藏工具栏，方法是：执行“视图”菜单中的“工具栏”命令，在它的下级菜单中选择（单击）你要显示或隐藏的工具栏，若某工具栏左侧出现一个“” 符号则表示该工具栏显示，否则就不显示。工具栏还有自动激活功能，即可以根据编辑内容自动显示相关的工具栏。如，在插入“艺术字”时，“艺术字”工具栏就会自动显示在屏幕上。2工具栏的移动及形状的调整移动工具栏：将鼠标指针移到工具栏左侧的“ ”处，当鼠

15、标指针变为四向箭头时，按住鼠标左键拖动到合适的位置，放手即可。工具栏可以停留在屏幕的任意位置，当工具栏离开窗口四边（悬浮在工作区中）时，称为浮动工具栏。工具栏形状的调整：当工具栏悬浮在工作区中时，如图3-10所示，将鼠标指针移到浮动工具栏的任意一边上，当鼠标指针变为双向箭头时，按住鼠标左键拖动，就可改变浮动工具栏的形状。在浮动工具栏上单击“关闭”按钮，可将该工具栏隐藏。图3-10 浮动工具栏3工具栏中的按钮在工具栏中的按钮一般可分为普通按钮、复合按钮和组合按钮三类，如图3-11所示。（1）普通按钮是指由一个图标按钮所组成的，使用时，只需单击某个按钮，即可完成一个特定的操作。（2）复合按钮是措由

16、一个图标和一个下三角标志组成的，使用时，单击此按钮后将弹出一个下拉式列表，用户可以根据需要有很多的选择。如果下拉式列表的顶部有标题栏，则可拖动该标题栏将其从按钮上拖开，成为一个独立的工具栏。（3）组合按钮是指由一个输入框和一个下三角标志组成的，使用上与复合按钮相似，所不同的是，用户既可以在输入框中直接输入自己的选择（例如，可以直接输入字体的名称，当然输入的字体必须是有效的字体），也可以选择列表中的某个项目。图3-11 工具栏中的按钮分类图3-12 工具栏上按钮名称提示如果得不到这种提示，用户可以按以下步骤进行操作。（1）单击“视图”模块，选择“工具栏”选项，再选择“自定义”命令后，系统弹出一个

17、对话框。（2）选择“选项”选项卡后，出现如图3-13所示的对话框。图3-13 自定义选项卡（3）在该对话框中选择“其他”选项，并选中“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框。（4）单击“关闭”按钮后，即可。5创建工具栏有些用户为了满足特殊需要，创建自己新的工具栏，例如，在办公室里把那些每天都使用的工具集中放在一个工具栏里，只要一打开工具栏就满足自己的一天工作需要了。又比如，初学者需要把经常使用的工具放在一起，以免经常对工具栏的开关操作。（1）单击“视图”模块，选择“工具栏”选项，再选择“自定义”命令后，系统弹出一个对话框。（2）选择“工具栏”选项卡后，出现如图3-14所示的对话框。图3-14 自定义

18、工具栏选项卡（3）单击“新建”按钮后，弹出一个“新建工具栏”对话框，在工具栏名称文本框上输入“学习使用”。（4）在“工具栏可用于”列表框中选择该工具栏所适用的模板或文档，如果我们只是在一个文档中使用，可以选择该文档的文件名，如果在以后所有的文档中使用，可选择“Normal”。（5）单击“确定”按钮后，在正文区域出现一个空的工具栏，如图3-14右边的图标所示。（6）选择“命令”选项卡，在“类别”列表中，选择添加按钮要执行的命令类型。（7）在“命令”列表框中选中一个命令，按住鼠标器左键不放手并将其拖到工具栏中的某个位置，然后放开鼠标，如图3-15所示。（8）如此反复地将自己所需要的工具拖到该工具栏

19、上，直到满意为止。（9）单击“关闭”按钮后，即可完成。图3-15 自定义命令选项卡3.2 Word 2003基本操作3.2.1 创建新文档3.2.2 保存和关闭文档3.2.3 打开和显示文档3.2.4 输入文本3.2.1 创建新文档创建文档是文档操作的第一步，我们可以用下述方法来创建新的文档。1创建空白文档（1）启动Word 2003时，会自动建立一个空白文档。（2）利用工具栏的“新建”按钮“ ”创建空白文档。启动Word 2003后，如果还需建创建一个新的空白文档，可单击工具栏中的“新建”按钮。（3） 利用“文件”菜单中的“新建”命令创建空白文档。启动Word 2003后，可以执行“文件”菜

20、单中的“新建”命令，在“新建”对话框的“常用”选项卡中双击“空白文档”图标即可。2根据模板创建特殊文档模板决定了文档的基本结构和文档的设置，应用模板可以轻松地创建一个有专业水准的精美文档。Word为我们提供了许多类型模板，用户只要根据自己的需要加以选择即可。利用模板创建新文档的步骤如下。（1）启动Word 2003，单击“文件”模块中的“新建”命令。（2）系统弹出“新建文档”对话框，如图3-16所示。从图中可知，新建文档共有：空白文档、XML文档、网页、电子邮件、根据现有文档等5种；模板共有：到网上搜索、Office Online模板、本机上的模板、网站上的模板等4种；另外还有最近所用的模板。

21、（3）选择“本机上的模板”选项后，出现如图3-17所示的对话框。图3-17 模板信函和传真选项卡（4）选择“信函和传真”选项卡，并选择“标准传真”类型，单击“确定”按钮后，出现标准传真模板创建的一个新文档，如图3-18所示。图3-18 标准传真模板文档（5）按模板提示输入相应的内容，一份标准传真稿就编辑完成了。3通过向导创建文档我们还可以通过向导提示，一步一步地将文档创建起来，其步骤如下。（1）单击“文件”模块下的“新建”命令。（2）在“新建文档”对话框下的“传真向导”选项。（3）系统弹出一个“传真向导”对话框，如图3-19所示。（4）根据向导对话框中的步骤，即开始、传真文档、传真软件、收件人

22、、封页、发件人、完成等步骤进行，直到完成为止。（5）根据对话框中的提示，逐步对各项内容进行设置，最后单击“完成”按钮，一个具有专业水平的标准传真稿版式文档就创建好了。图3-19 传真向导对话框3.2.2 保存和关闭文档录入的文本内容都暂时存放在内存中，而在内存中的信息一旦断电就不复存在了，只有存放在磁盘中的信息才可确定永久保存。所以要随时进行存盘操作，以免误操作或突然断电而使录入的信息丢失。1保存文档保存文档时要注意3点，一是：文档的保存位置（确定文档保存的盘符及文件夹）；二是：文档的命名（确定要保存的文档名称，一般取一个与内容相关的名称即可）；三是：文档的保存类型（默认类型为：Word文档，

23、也可以保存为Web页、纯文本等类型）。（1）第一次保存文档第一次保存文档，可以用以下方法之一进行保存：方法一：单击常用工具栏中的保存按钮“ ”；方法二：执行“文件”菜单中的“保存”命令；方法三：按快捷键Ctrl+S。用上述方法之一执行保存命令后，都会弹出“另存为”对话框。（2）确定文档的保存位置系统默认的保存位置是C盘中的“My Documents”文件夹，当然，也可以根据需要点击“保存位置”列表框右侧的“ ” 按钮，选择所要的盘符和文件夹；也可以点击对话框中的“新建文件夹”按钮，新建一个文件夹进行保存。（2）给文档命名在对话框的“文件名”列表框中输入该文档的名称，命名时应遵循Windows操

24、作系统所要求的命名规则，其次是文档的主名最好与文档内容相符，文档的默认扩展名为.doc。例如，文档内容为个人总结，命名时可以在“文件名”列表框中输入“个人总结”，单击“保存”按钮，系统就会以“个人总结.doc”的文件名保存到指定的位置处。（3）确定文档的保存类型文档的默认类型为Word文档格式，保存时不加选择就以这一格式保存，若要将文档保存为其他的格式，可以点击“保存类型”列表框右侧的“ ”的按钮进行选择，Word 2003的文档保存格式有：Web页格式、Word旧版本格式、纯文本格式、RTF格式、WordPerfect格式等。最后单击对话框中的“保存”按钮即可。2中间保存在文档编辑过程中应适

25、时的进行存盘操作，以免突然断电或误操作而造成不必要的数据丢失。中间保存时，只要单击常用工具栏中的“保存”按钮即可。另外，Word 2003还具有自动保存功能，默认的保存间隔为10分钟，用户可以根据自己的需要进行重新设置，方法是：执行“工具”菜单中的“选项”命令，在“保存”选项卡对话框，如图3-20所示中进行设置即可。图3-20 Word选项对话框3文档另存对重要的文档进行备份时，可使用“文件”菜单的“另存为”命令。当执行“另存为”命令时，会打开如图3-36的“另存为”对话框，在该对话框中重新选择或键入“保存位置”、“文件名”及“文件类型”后，单击“保存”按钮，就可将一个与源文档内容完全相同的文

26、档副本以不同的文件名保存在新的位置处了。4关闭文档需要关闭文档时，可执行“文件”菜单中的“关闭”命令，或者单击文档窗口的关闭按钮“ ”（位于菜单栏的右侧）。如果被关闭的文档是新文档或被修改过而未保存的文档，Word会弹击如图3-21所示的“是否保存”对话框，在该对话框中选择“是”或“否”就可关闭该文档。关闭文档时，并不退出Word应用程序。执行“文件”菜单中的“退出”命令，或者单击应用程序窗口的关闭按钮（位于标题栏的右侧），既关闭了Word文档，同时也退出了Word应用程序。图3-21 是否保存对话框3.2.3 打开和显示文档1打开文档需要对一个已有的文档进行处理时，可用以下方法之一打开。（1

27、）启动Word后打开文档方法一：单击常用工具栏中的打开按钮“ ”；方法二：执行“文件”菜单中的“打开”命令；采用上述两种方法打开文档，都将弹出如图3-22所示的“打开”对话框。在该对话框中确定“查找范围”后，双击需要的文件名，或者选定文件后，单击“打开”按钮即可。图3-22 打开对话框图3-23 文件菜单中的文档列表方法三：对最近打开过的文档，Word会在“文件”菜单中列表显示，如图3-23所示。你可直接在“文件”菜单的文档列表中选择（单击）你所要的文档，便可打开该文档。（2）启动Word的同时打开已有文档方法一：在“开始”菜单的“文档”列表中选择（单击）你要的文档名；方法二：在知道所需文档的

28、部分信息的情况下，利用“开始”菜单中的“搜索”命令进行搜索，在“搜索结果”列表框中双击你要的文档名；方法三：打开“资源管理器”窗口，找到你要的文档后双击即可。关于文件“搜索”和“资源管理器”的使用，可参看本书第二章的相关内容。2显示文档文档在屏幕上的显示方式，称为视图。Word 2003提供的视图有：页面视图、Web版式视图、普通视图和大纲视图等不同显示效果的视图，可以满足不同的显示需要。不同视图的切换，可以点击窗口左下角的视图按钮“ ”（从左到右分别为：普通、Web版式、页面和大纲视图），也可以使用“视图”菜单中的相关命令。（1）普通视图普通视图简化了页面的布局，在普通视图中，页边距、页眉页

29、脚、背景、图形对象等都不显示。该视图适合于录入、编辑、文本格式的设置以及显示文本。（2）Web版式视图Web版式视图以Web页的形式显示文档，适宜编辑在网上发布的文档。（3）页面视图在页面视图中，文本内容和其他对象的屏幕显示效果和打印效果是一致的。在这种视图下，可以处理和显示插入的对象、图片、页眉页脚、分栏及调整页边距等操作。该视图适合于格式设置和排版设置。（4）大纲视图大纲视图也不显示页边距、页眉页脚、图片和背景等，只以缩进文档标题的形式来表示标题在文档结构中的级别。在该视图中可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本，还可以通过折叠文档和展开文档来查看主题和查看所有标题或正文。每种视图都有

30、它的特点，用户可以根据需要选择合适的视图进行工作。3.2.4 输入文本文本的来源可以是：从键盘输入、从别处复制/粘贴得到、利用应用程序的插入功能插入、用扫描仪扫描输入等。当创建了空白文档后，就可以录入文字、插入对象、绘制图形等，使文档能表达事先设想的意义。在这一节中先介绍有关文字录入的相关问题。1关于输入法Windows自带的输入法有微软拼音输入法、智能ABC输入法、全拼输入法、郑码输入法等，如果需要别的输入法，用户可以自行安装。（1）选择输入法系统默认的输入状态为“英语”，若要用中文输入文字，则可以用下述方法选择你所需要的输入法。方法一：用鼠标单击任务栏中的输入法指示器“ ”,在弹击的输入法

31、选择菜单中选择（用鼠标单击）你所需的输入法即可。方法二：反复按Ctrl+Shift键，一般会在屏幕左下角出现“输入法状态窗口”，直至出现你所需要的输入法为止。若选择了一种汉字输入后未出现“输入法状态窗口”，可单击任务栏中的“ ”按钮，在弹出的菜单中选择“显示输入法状态”项即可。2输入法状态窗口输入法状态窗口如图3-24的左边所示，从左到右分别为：中英文切换按钮：用鼠标单击该按钮，或者按Ctrl+空格键，可进行中英文输入法的转换。按钮上中文输入法的标记跟所选的输入法有关，英文输入的按钮标记为“ ”。图3-24 输入法选择菜单和输入法状态窗口输入法切换按钮：当你选择了某种输入法后，在其上面显示这种

32、输入法的名称。全角/半角切换按钮：用鼠标单击该按钮或按Shift+空格键，可进行全角和半角的转换。当按钮上的标记为“ ”时，为半角状态，此时输入一个西文字母或数字只占一个字节；当按钮上的标记为“ ”时，为全角状态，此时输入一个西文字母或数字会占两个字节。如图3-25(a)所示。中英文标点切换按钮：用鼠标单击该按钮或者按Ctrl.键，可进行中英文标点的切换。当按钮上的标记为“ ”时，为英文标点；当按钮上的标记为“ ” 时，为中文标点。如图3-25(b)所示。图3-25 全角/半角状态下输入的字符及中英文标点部分按键与中文标点符号对照表如表3-1所示。软键盘按钮：用鼠标左键单击该按钮，会弹击如图3

33、-26(a)所示的软键盘，此时用鼠标在软键盘上单击相应的键便可输入字符；若用鼠标右键单击该按钮，会弹出一个如图3-26(b)所示的菜单，根据需要在菜单中作出相应选择后便会出现另一种软键盘，如图3-26(c)所示。使用软键盘可以为输入特殊字符提供方便。再次单击软键盘按钮便可关闭软键盘。表3-1 部分按键与中文标点符号对照一览表按键Shift+Shift+2Shift+4Shift+6符号￥、图3-26 软键盘及软键盘菜单3.3 Word 2003文档编辑操作3.3.1 定义选取文档操作对象3.3.2 插入操作3.3.3 复制与移动文本3.3.4 重复、撤消和恢复操作3.3.5 查找和替换操作3.

34、3.1 定义选取文档操作对象Word 2003文档操作对象的选取,首先要对将要操作的文档内容进行标记选取操作标记对象可以是一段文字,也可以是一幅图像，使之成为当前可以操作的目标对象，表明以下的操作只对选中的对象发生作用。1鼠标拖动利用鼠标将光标指向文本块的开始处，按住左键，拖动鼠标扫过要选定的文本，在文本块结尾处桦开鼠标按钮，被选定的内容将突出显示或称反显。这时单击主菜单上的“编辑”模块，或按 Alt + E 键激活“编辑”模块，进行与编辑相关的操作，此时可以看见“编辑”模块下的有关编辑的选项都是可见的。2操作技巧鼠标的操作有以下几个技巧。（1）选定一个英文单词，可用鼠标双击该单词；（2）选定

35、一个段落，可在该段落中的任一位置三击鼠标；（3）选定一个句子，可按下 Ctrl 键的同时单击此句子中的任一字符；（4）选定一行，可将鼠标放到该行的左侧区域，使其光标呈箭头显示，然后，单击即可；（5）选定矩形文本块，可按下 Alt 键的同时，鼠标从矩形文本块的左上角向右下角拖动即可；（6）选定若干行，可单击鼠标键选定首行，再使指针向末行，按住 Shift 键的同时，再单击末行即可；（7）大范围选择，可以利用按住Shift 键的同时，配合“”、“”、“”、“”箭头键，选定文本；（8）选定全部文档，可以直接按下 Ctrl + A 键即可。3.3.2 插入操作1插入的一般操作（1）插入文本插入操作首先

36、要将光标移到插入位置，然后，在系统默认的“插入”状态下，即屏幕底部状态中“改写”按钮呈浅灰色，这时输入新的内容就可以插入到指定的位置，Word将自动进行段落重组。如果系统处于“改写”状态，输入的内容将代替插入点后面的内容。双击“改写”按钮或按“ Insert ”键，均可切换改写/插入状态。（2）改写文本如果文档中的文字或句子需要由新内容来代替，可使用改写功能。方法一：定好光标，双击状态栏中的“改写”按钮，使其呈正常显示，此时新录入的内容将覆盖光标右侧原有的内容。再次双击“改写”按钮便恢复到“插入”状态了。也可以按“Insert”键进行“插入”和“改写”状态的切换。方法二：先选定需要取代掉的内容

37、，直接录入新内容即可。（3）删除文本方法一：删除字符，删除光标左侧的字符，可按Back Space（退格）键；删除光标右侧的字符，可按Delete或Del（删除）键。方法二：删除选定的文本，将要删除的文本选定，按Back Space键或Delete键均可。2插入日期和时间插入日期和时间的操作方法如下：（1）将光标置于需要插入日期和时间的位置；（2）执行“插入”菜单中的“日期和时间”命令，出现如图3-27所示的对话框。在对话框中选择你所要的日期或时间样式，单击“确定”按钮，便可将系统当前的日期或时间插入光标所在位置了。3插入符号和特殊符号文档中需要用到特殊符号时，可使用下述方法插入，操作步骤如下

38、：（1）将光标置于需要插入符号的位置；（2）执行“插入”菜单中的“符号”或“特殊符号”命令，对话框如图3-28和图3-29所示。图3-27 日期和时间对话框图3-28 符号对话框图3-29插入特殊符号对话框（3）在对话框中选择你所需的符号，单击“插入”或“确定”按钮即可。（4）若你要的符号在当前窗口中没有，可点击“符号”对话框中“字体”列表框右侧的“”按钮，以便在下面的窗格中显示其他字符集；或者点击“插入特殊符号”对话框中的其他选项卡，以便进一步的寻找你所要的符号。4插入数字将光标移到需要插入数字的位置，执行“插入”菜单中的“数字”命令，弹出的对话框如图3-30所示。在对话框的“数字”文本框中

39、输入数字后，在“数字类型”窗格中选择你要的数字类型，单击“确定”按钮即可。例如，输入数字“3”，选择不同的数字类型便可得到：3、C、c、III、iii、三、丙、寅、叁、等该数字的不同书写格式。图3-30 数字对话框 图3-31 脚注和尾注对话框5插入脚注和尾注当需要对文档中的内容进行注释时，可选用插入脚注和尾注功能。一般情况下，“脚注”位于页面底端；“尾注”位于文档结尾。插入脚注和尾注的方法如下：将光标移至需要注解的文字右侧，执行“插入”菜单中的“引用”命令，弹出的对话框如图3-31所示。在该对话框中选择插入“脚注”或“尾注”；选择“编号方式”是“自动编号”还是“自定义标记”；若选择“自动编号

40、”则点击“确定”按钮；若选择“自定义标记”则点击“符号”按钮，在打开的“符号”对话框中选择你所要的符号后再点击“确定”按钮；当你点击了“确定”按钮后，光标就会自动移到“页面底端”或“文档结尾“处，在光标处输入注解内容后，鼠标在正文任意处单击一下，便完成了注解的插入操作。6复制粘贴操作（1）复制和粘贴文档的内容还可以从别的文档或网页上复制/粘贴过来，方法是：打开其他的文档或网页，选定（按住鼠标左键拖动）所要的文本区域；在选定文本区域处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，如图3-32所示。打开正在编辑的文档，定好光标位置，然后点击工具栏中的“粘贴”命令，便可将其他文档处的内容复制到你

41、正在编辑的文档中了。（2）插入文件若需要将另一文档的内容全部复制到当前文档中，除了用复制/粘贴的方法外，还可以用“插入”菜单中的“文件”命令来实现，执行该命令时，会打开“插入文件”对话框，此时你便可以在对话框中确定查找位置及所要插入的文件，单击“插入”按钮，便可将选中的文件内容插入到你当前文档的光标位置处。图3-32 复制操作3.3.3 复制与移动文本1复制文本有些内容要在文档中多次使用时，可以使用复制功能。将选定的内容复制到新的位置处，可以用以下的方法来实现：方法一：选定要复制的内容，按住 Ctrl 键的同时按住鼠标左键，将选定的文本块拖至新的位置处，放手即可。方法二：选定要复制的内容，单击

42、工具栏中的复制按钮“ ”；将光标定位到新位置处后，再单击工具栏中的粘贴按钮“ ”即可。复制的内容可以多次粘贴，也可以粘贴到本文档以外的其他文本中。另外，要使用“复制”和“粘贴”功能，除了用工具栏中的按钮以外，还可以用“编辑”菜单或快捷菜单中的这两个命令，或者直接按键盘Ctrl+C（复制）和Ctrl+V（粘贴）。2移动文本文档中的某些内容需要改变位置时，可以使用移动功能。移动文本的方法有：方法一：选定文本，当鼠标指针在所选文本处时，按住鼠标左键，拖动鼠标到新的位置处放手即可。方法二：选定文本，单击工具栏中的剪切按钮“ ”；将光标定位到新位置处后，单击工具栏中的粘贴按钮即可。复制和剪切都是将所选内

43、容放在剪贴板上，Word 2003的剪贴板最多可以保留最后12次复制或剪切时存入的不同内容，在剪贴板上的内容未被新内容取代之前，可重复进行多次粘贴。若要粘贴非最后一次存入剪贴板的内容，可在“视图”菜单的“工具栏”命令下打开“剪贴板”工具栏，如图3-33所示，然后单击其中的一个图标即可。图3-33 剪贴板工具栏3.3.4 重复、撤消和恢复操作1重复上一次操作在编辑文本过程中，如果需要重复多次相同的操作，可以使用“编辑”菜单中的“重复XX”功能，其中XX的内容视最近一次操作而定。例如，输入一串文字后，该命令变为“重复键入”，此时执行这一命令，便可将最近录入的文字在光标处复制一遍；如果刚对选定的内容

44、进行了字体或段落的格式设置，那么选定新内容后执行该命令，便可对新内容进行与上一次相同的格式设置了。2撤消操作在编辑过程中发生误操作时，可以使用“撤消”功能，方法是：当发生错误操作时，可直接点击工具栏中的撤消按钮“ ”，便可以撤消上一步的操作，再次点击该按钮，便可撤消再前一次的操作；要撤消多项操作，可点击该按钮右侧的小三角形，出现下拉列表（如图3-34所示），可在其中选择撤消前面连续的多次操作，图中为前4次操作。3恢复被撤消的操作在执行过“撤消”操作后，发现错了，又想将该项操作恢复，这时只要单击“常用”工具栏上的“恢复”按钮“ ”，就可将刚撤消的内容恢复回来。同样，单击“恢复”按钮右侧的小三角形

45、，会显示最近执行的可恢复操作的列表，在列表中选定要恢复的项，便可将该项以上的所有项都恢复。图3-34 “撤消”下拉列表3.3.5 查找和替换操作查找与替换功能可以解决在一篇长文档中快速定位操作和成批的修改相同的内容。查找和替换功能不但可以查找和替换文字，还可以查找和替换格式、段落标记、分页符和其他项目。1查找操作用这个功能可以快速搜索每一处指定的文字，并对其进行进一步的操作。查找操作的步骤是：选择“编辑”菜单中的“查找”命令，出现如图3-35所示；图3-35 查找和替换对话框（一）在对话框的“查找内容”框中输入要查找的文字（本例中为：计算机）；单击“查找下一处”按钮；Word将逐个搜索并突出显

46、示查找到的文字，此时单击文档窗口，就可以对每处文字进行处理了。按 Esc 键便可取消正在进行的搜索。2替换操作利用这一功能既可以快速搜索，还可以将搜索到的内容成批改为指定的新内容。方法是：（1）选择“编辑”菜单中的“替换”命令，出现如图3-36所示的对话框；（2）在该对话框的“查找内容”框中输入要查找的内容（本例中为：计算机）；在“替换为”框中输入要替换的新内容（本例中为：Computer）；图3-36 查找和替换对话框（二）（3）连续单击“替换”按钮，便可逐个查找指定的文字并进行替换；（4）如果对某处指定的文字不需要替换时，可单击“查找下一处”按钮，跳过这一处再继续查找与替换；（5）如果对全

47、文中指定的文字都要替换，可单击“全部替换”按钮，完成后出现如图3-37所示的对话框，单击“确定”按钮并“关闭”替换对话框，便完全所以指定文字的替换操作，回到Word编辑状态。3高级操作单击“高级”按钮，出现如图3-38所示的对话框，在该对话框中可以进行：图3-37 全部替换完成确认框图3-38 高级操作对话框（1）对带有特定格式的文字进行搜索：此时在“查找内容”框中输入要查找的文字，单击对话中的“格式”按钮，进行所需格式的设置；输入替换的新内容后，再单击“全部替换”按钮，只有带有特定格式的文字被替换；（2）给指定的文字设置格式：在“查找内容”框中输入要查找的内容；在“替换为”框中输入与查找相同

48、的内容；单击“格式”按钮，为“替换为”框中的内容设置格式；单击“全部替换”按钮，就可对全文中指定的内容设置格式了。（3）如果只需对文档的一部分内容进行查找与替换操作，可点击对话框中“搜索范围”框右侧的小三角形，有：“全部”、“向下”、“向上”三项可以选择，也可以先选定要查找与替换的范围（此时搜索范围默认为：向下），单击“全部替换”按钮后，会出现如图3-39所示的对话框，让你对是否继续搜索作出选择，如果回答“是”，则结果相当于全文搜索并替换，如果回答“否”，则结束本次查找与替换操作。图3-39 继续搜索对话框如果发现对话框中设置的格式有错，可以点击对话框中的“不限定格式”按钮后，重新设置。如果要

49、删除文中相同的内容，可在输入了“查找内容”后，“替换为”栏中不输入任何字符，单击“全部替换”即可。3.4 格式设置3.4.1 字符格式设置3.4.2 段落格式设置3.4.3 样式设置和自动生成目录3.4.4 项目符号和编号经过了录入和简单编辑后，还要对文档内容进行格式设置，使文档的层次分明、重点突出、整齐美观。单击主菜单下的“格式”模块，其命令项如图3-40所示。图3-40 格式菜单3.4.1 字符格式设置字符格式包括：字体、字符间距和文字效果等，用户可以根据文本的不同需要进行设置。1字体设置首先选定需要设置字体格式的文本内容，然后执行“格式”菜单中的“字体”命令，出现如图3-41所示的对话框

50、；从该对话框可知，默认的字体为：宋体；默认的字型为：常规；默认的字号为：五号。（1）字体设置单击“字体”对话框中“中文字体”下拉列表框右侧的小三角形，便可在列表中选择你想要的字体（可以在对话框的“预览”框中看到效果），单击“确定”按钮即可。图3-41 字体对话框（一）常用的字体有：宋体（正文常用字体）、楷体、黑体和仿宋体四种，另外还有隶书、行楷等，若需要更多的其他字体，则可以另行安装。（2）字号设置字号就是字符的大小，单击“字号”下方列表框中的滚动按钮，选择合适的一种字号，单击“确定”按钮，便可对已选定的文字进行字号设置了。在Word 2003中文版中，初号为最大，八号为最小，其中五号字为正文

51、常用的字号；还有一种用数字表示的字号，最大的是72，最小的是5。（3）字形设置默认的字形为“常规”形，Word还为我们提供了：倾斜、加粗、加粗和倾斜。用户可以根据需要，将需要改变字形的文字选定后，在该对话框中选择一种字形，单击“确定”按钮即可。（4）字体的其他设置从该对话框中我们可以看到，我们还可以对文字进行：“字体颜色”、“下划线”、“着重号”、“效果”等的设置。单击“字体颜色”下拉列表框右侧的小三角形，便可对所选文字设置颜色，默认为“自动”即黑色；单击“下划线线型”下拉列表框右侧的小三角形，便可选择线型对已选定的文字加下划线，Word为我们提供了：单线、双线、虚线、点划线、波浪线等16种线

52、型；单击“着重号”下拉列表框右侧的小三角形，便可选择着重号对所选文字加着重号；选定文字后，在“效果”下方的多选项中选择你要的项目，便可对所选定的文字添加“删除线”、设置“上标”等的操作了。对字体进行设置时，在没有按“确定”以前，都可以对话框下方的“预览”栏中看到所设置的效果，满意后再单击“确定”按钮。若按“确定”后对所进行的设置不满意，则可点击工具栏中的“撤消”按钮。对“字体”、“字形”、“字号”及“字符颜色”等设置，也可以在选定内容后，点击“格式”工具栏中相应的按钮来实现。2字符间距设置打开图3-41对话框中的“字符间距”选项卡，出现如图3-42所示的对话框。其中“缩放”是用来按当前尺寸的百

53、分比横向扩展或压缩文字的，默认为：100%。单击“缩放”列表框右侧的小三角形，用户可以在列表中选择1600之间的任何一种百分比。“间距”是用来加大或减小字符之间的距离的，默认为：标准。单击“间距”列表框右侧的小三角形，在列表中选择“加宽”或“紧缩”后，在“磅值”栏中输入相应的值，便可改变所选定字符的间距了。图3-42字体对话框（二）“位置”是用来改变相对于基线提升或降低所选文字的，默认为：标准。单击“位置”列表框右侧的小三角形，选择“提升”或“降低”，并在“磅值”框中输入相应的值，便可对所选文字进行位置的提升或降低设置了。3文字效果为文档中的文字设置“文字效果”，可以达到一种特殊的显示效果。打

54、开图3-41对话框中的“文字效果”选项卡，在对话框的“动态效果”列表框中选择一款，单击“确定”按钮即可。Word为我们提供了：“赤水情深”、“礼花绽放”、“七彩霓虹”、“闪烁背景”、“乌龙绞柱”、“亦真亦幻”等多款动态效果，用户可以根据自己的喜好进行选择设置。为文字设置的文字效果只能在屏幕上显示，不能通过打印机打印出来。4字符格式案例为了强调和突出文档中的某些地方，一篇文档中往往包含多各字符格式，下面举例说明。（1）字符格式示例字体、字形、字号、字符特殊格式及字符间距的示例，如图3-43所示。图3-43 字符格式示例（2）字符格式设置举例若要求设置所选文字的字体为：隶书、字号为二号、字符颜色为

55、蓝色、加下划线，操作方法如下：选定文字；单击“格式”工具栏“字体”框“ ”右侧的小三角形，选择“隶书”；单击“格式”工具栏“字号”框“ ”右侧的小三角形，选择“二号”；单击“格式”工具栏上的“下划线”按钮“ ”；单击“格式”工具栏上的字体颜色按钮“ ”右侧的小三角形，选择“蓝色”。设置完毕后的结果如图3-44所示。图3-44 字符格式设置示例3.4.2 段落格式设置在Word字处理软件中，段落实际上就是两个段落标记之间的文本。设置段落的格式主要有：段落的对齐方式、段落的缩进、行距及段落间距等。1段落对齐方式设置设置段落的对齐方式可以通过“格式”菜单的“段落”命令和“格式”工具栏中的各对齐按钮来

56、实现。Word提供的对齐方式有：两端对齐（ ）、居中（ ）、右对齐（ ）、分散对齐（ ）和左对齐五种，默认为“两端对齐”。设置段落对齐方式时，应先选定要设置的段落，然后单击工具栏中相应的对齐按钮（左对齐除外）即可；或者选定段落后执行“格式”菜单中的“段落”命令，在图3-45所示的对话框的右下方“对齐方式：”列表框中选择相应的对齐方式，单击“确定”按钮即可。图3-45 “段落”对话框2缩进量设置缩进量的设置包括：左缩进（ ）、右缩进（ ）及“特殊格式”中的首行缩进（ ）和悬挂缩进（ ）。可以在水平标尺上移动相应的滑块来设置，也可以通过“段落”对话框来设置。其中，左缩进和右缩进是指整段内容从页边距

57、起缩进的量；首行缩进是在每个段落的第一行之首缩进的量（一般为2个字符）；悬挂缩进是指除了首行外的其他行所缩进的量。设置方法是：先选定要设置的段落，拖动水平标尺上相应的滑块即可；也可以在选定段落后，回答对话框中的左、右缩进量（字符数），便可以设置段落的左右缩进，点击对话框中“特殊格式”列表框右侧的小三角形，进行首行缩进和悬挂缩进量的设置。3行距和段落间距设置（1）行距行距是文本中行与行之间的垂直距离，用户可以根据文本内容的多少及字号大小进行合适的设置。Word为我们提供了：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值及多倍行距等供我们选择，默认为“单倍行距”。行距的设置方法是：先选定要设置行

58、距的文本内容，执行“格式”菜单中的“段落”命令，在段落设置对话框的“行距”列表框中选择合适的行距，单击“确定”按钮即可。其中，选择“最小值”、“固定值”及“多倍行距”时，要在其右侧的“设置值”框中输入相应的数值。一般默认的“最小值”和“固定值”为12磅。（2）段落间距段落间距是指段落与段落之间相隔的距离，包括：段前、段后间距。设置方法是：先选定段落，然后执行“格式”菜单中的“段落”命令，在段落设置对话框的“段前”或“段后”右侧的微调框中输入（或选择）适当的行数，单击“确定”按钮即可。4段落格式案例（1）对齐方式各种对齐方式示例如图3-46所示：图3-46 各种对齐方式示例（2）缩进量左缩进、右

59、缩进及首行缩进和悬挂缩进示例，如图3-47所示：图3-47 各种缩进设置示例（3）行距、段落间距行距和段落间距设置示例，如图3-48所示：图3-48 行距、段落间距设置示例3.4.3 样式设置和自动生成目录所谓样式就是一组编排格式的集合。使用样式可能极大地提高工作效率，同时又能操持文档编排风格的一致性。文档中的各个部分有不同的格式，例如，标题字体、标题居中、正文字体、正文段落缩进、正文字号等，这些在Word中均称为样式。Word中的样式分为两类，一类是段落样式，另一类是字符样式。Word不仅能定义和使用样式，还能查找某一个指定样式出现的对位置，或对已有的样式进行修改，也可以在自己有样式的基础上

60、建立新的样式。样式的使用有以下几个优点。（1）为文档中各段落格式的统一提供了方便、快捷的编排手段。（2）使得对文件格式进行的修改更为容易。无论何时，只要修改样式的格式，就可以对文件中具有同样样式的所有段落重新进行格式编排。（3）操作方便易行，只要从列表中选择一个新样式，即可完成对选定段落的格式编排。（4）Word提供不少标准的样式，可用来格式化文档中的许多常用元素，例如，标题样式、正文样式等。（5）在文档中有了标准的样式后，就可以自动生成目录。1使用样式一般情况我们都可以使用Word模板中自带段落和字符样式，如果用户有特殊的需要，也可以自行创建新的样式。具体操作如下：（1）使用“格式”工具栏的