企业档案工作创新刍议

1、企业档案工作创新刍议摘要企业档案工作是集效劳性、科学性、管理性为一体的一项根底性工作，它贯穿于企业各部门、各个层次。要做好新时期的企业档案工作，企业档案工作者应立足效劳，强化责任意识，进步自身素质，积极探究新的管理方法，升华管理理念，推进档案资源集约化、信息化，使个人的努力与企业提供的档案资源形成合力，不断进步企业档案管理工作的含金量，使企业档案的内在价值最大化。关键词企业档案；管理；考虑随着市场经济体制的建立，大量新的投资主体和经济团体应运而生，国家重点建立工程不断扩大，企业档案在经济建立和各项社会事业中的作用越来越大，日益受到大家的关注。作为企业管理有机组成的档案工作，如何发挥自身独特的优

2、势和功能，为企业排忧解难、赢得将来，是每一个档案工作者应当深思的问题。笔者结合企业档案工作实际，就新时期档案工作管理形式、管理理念及其管理手段等方面谈点粗浅认识。一、强化责任意识，为企业决策提供效劳企业档案工作是集效劳性、科学性、管理性为一体的一项根底性工作，它贯穿于企业各部门、各个层次。以文字、图表、声像、电子等诸多载体形式存在的企业各类档案，是市场经济条件下企业的一笔无形资产，是企业重要的信息和动力之源，也是企业指导科学决策的历史根据。它的开发利用及平安保密对企业兴衰成败有着不可估量的意义，对于企业指导正确、迅速的决策及企业的生存开展起着至关重要的作用。入世后的今天，中国向世界敞开胸怀，面

3、对国内市场国际化和全球经济一体化的严峻挑战，企业档案工作者应把开发利用档案信息资源作为工作的重点。通过对档案信息资料的整理、研究、开掘、提炼和精选，把那些具有深层开发价值的信息资料，及时提供应利用者(企业指导、管理者、科技人员)，使他们从档案信息中获得启迪，拓宽开展企业的新思路，研制和开发新产品，开展新技术，从而使档案死资料活起来，把档案的信息资源转化为现实消费力，为推进企业经济增长发挥其独特功能。要让档案信息走出档案室的小天地，投入为企业参政、办事、效劳的大环境中，做到既和隶属办公部门的整体工作接轨，又和企业的中心工作、重点工作同步，为企业形成新的经济增长点效劳。如开展档案展览，编写并分发企

4、业大事记、组织机构沿革、历年经济指标、工程工程简介、事故分析汇编等；又如，为党代会、职代会等大型会议或各类庆典、重大礼仪活动以及指导现场办公、视察工作提供摄影、摄像、接待等效劳。这样，不仅可以给档案员一个在公众面前展现良好形象的平台，引起指导和各部门对档案工作的重视和支持，而且可以搜集到许多有用的第一手材料，形成一个从搜集到利用的良性循环。这些工作都要求档案工作者要强化责任意识、前瞻意识，围绕企业在一定阶段的开展目的、市场开拓、人才选用等决策的热点、难点等问题，开展档案信息开发利用工作。通过对重点档案信息的采集、筛癣加工和编研，提供高质量、智能型的档案信息编研材料，为企业指导正确、迅速决策提供

5、咨询和参考。二、推进档案信息化建立，为实现企业目的效劳众所周知，企业档案是企业各项工作的伴生物，没有它独立的存在条件，因此，档案工作在任何时候都难以成为企业第一紧要的工作。在市场经济条件下，企业要追求经济效益，就档案抓档案的老一套方法已经难以适应新形势的要求了。企业档案工作要想朝着信息传递网络化、检索智能化方向开展，必须搭乘企业中心工作、重点工作的“班车。2002年，中央为了推动企业管理信息化建立的安康开展，进步企业管理程度和市场竞争力，提出了大力加强企业管理信息化建立的要求，并提出了详细的工作目的。这一目的的提出，为企业档案管理理论迎来了宏大的创新机遇和空间，构建档案信息化管理系统成为进步企

6、业档案管理程度的有效打破点，我们应抓住这一契机，努力推进企业档案信息化建立工作的开展。首先，关注档案工作在企业目的管理工作中的作用，宣传企业档案的独特作用。企业目的管理具有集合量的特性，它是由内部多个目的构成的体系，因此，注重进步管理整体绩效，对实现企业目的极其重要。档案信息在施行企业目的管理中，不仅能起到参与、沟通和借鉴作用，而且还具有分析、比照、协调等诸多功能。充分利用和发挥档案独有的优势和作用，既能保证方案目的与详细操作方案及其施行效果的一致，还能及时发现目的的偏向，调整资源配置和行动部署，把走偏的管理活动导向正轨，从而到达进步管理整体绩效的目的，促进企业目的的实现。依此类推，对实现档案

7、资源集约化、信息化，提供“一站式效劳的管理理念加以宣传，以档案在企业目的管理工作中发挥的作用，同比档案在企业信息化建立中的重要性，将档案信息化工作渐渐引入企业指导的议事日程。有了指导的理解和支持，企业档案信息化建立步伐会迈得更快，实现企业档案信息资源数字化的集中管理与利用也指日可待。其次，加强与文秘部门的严密联络。文秘工作是档案工作的前提和根底，从系统工程和全面质量管理的角度看，只有保证文秘工作各环节的工作质量才能保证档案质量。当前，文件的形成(外来文件的登记)、分发、归档以及分类、组卷、编目等一系列工作都纳入了办公自动化系统。这样，文书处理和档案管理自然地成为一个连续的过程。我们知道，现代办

8、公环境下的a系统和ad计算机辅助绘图技术的应用，不仅使纸质文件数量激增，也产生了大量的电子文件。电子文件及电子档案无论是在系统中运行，还是记录在磁性或光盘等载体上，都是数字化的信息形态，极易遭受非法的增删改，管理人员无法从直观上判断其真伪。而且在办公自动化系统内，除文件内容不允许更改外，许多技术处理工作，都可在文件形成时一并完成，而且文件一经形成，就可以进展相应的主题分析及著录标引等工作。办公自动化使得文书处理工作与档案工作的联络更加严密，难以区分。所以说，文书处理工作质量的好坏，直接影响档案整理工作。因此，我们必须携手文秘部门对电子文件的形成、搜集积累、鉴定、整理、归档及归档后形成电子档案的

9、管理、开发利用等，实行全过程管理，以确保电子文件至电子档案管理工作的连续性。再次，争取企业指导对档案工作的支持，形成内外互补的良性循环。如今，各种业务交流成为一种进步业务技能的重要形式，企业应重视档案业务交流工作，为档案人员提供学习交流时机，为他们创造走出去引进来的时机。2022年，笔者随九江市档案学会前往青岛市档案局学习，真是“不看不知道，一看吓一跳。青岛市档案馆的建筑规模以及管理功能让我们这些长期在企业工作的档案工作者大开眼界，使我们知道了什么是“档案事业，知道了档案工作大有可为，极大地增强了责任感。因此，企业今后应拨出一定经费，有方案地安排档案人员外出学习，扩大学习交流范围，加强与外企的

10、交流，借鉴别人的档案管理先进经历，丰富和开展自我。另外，应根据档案信息化建立的需要，在坚持文档一体化原那么的根底上，把档案信息化纳入办公自动化的总体布局，把电子文件归档和电子档案管理作为档案信息化工作的重点，推进企业档案管理与企业信息化建立同步进展。充分利用计算机技术和网络技术，进一步进步档案管理现代化程度，使国有企业之间、国有企业与外企之间的接触更多、更便捷，为实现企业目的提供更加优质、高效的效劳。三、进步素质和增强应变才能，改善效劳质量档案管理有特定的工作程序和科学的管理方式，有着自己的专业法规和标准。假如没有相当的专业素质，就不可能胜任档案工作。随着参加t，特别是进入“十一五后，中外企业

11、之间消费经营接触和往来交流活动日益频繁，企业档案中其他语言文字材料的档案急剧增加，企业各类专业技术档案也与日俱增。笔者所在的单位是供电企业，经常要进口大量的大型设备，其中的说明书等一些随机文字材料都是外文。此外，随着互联网在企业管理和商务活动中的广泛应用，城市电网建立的持续高速开展，电力建立工程文件不仅在数量上有了大量增加，在技术手段上也发生了很大变化，传统办公环境中的一些行之有效的方法、措施受到了前所未有的挑战和冲击。被视为公司业务记录和凭证的核心信息资源的文件和档案，都成了难以掌控的数码形式，企业档案管理面临的困惑和难题越来越多。面对日新月异的变化，原有的档案管理中存在的弊端也日益显现，亟

12、待建立行之有效的管理形式来监管企业档案。档案管理要现代化，首先，人要现代化。法国经济学家让莫内说“现代化要先化人后化物。笔者认为：大型企业档案部门应建立复合型的人才构造，通过对人员进展优化组合使之适应新时期档案工作，即以档案专业人员为主，同时又有一定比例的计算机、文史知识、信息管理、经营管理等专业人员。中小型企业也应装备能适应企业开展需要的档案人员，要求档案工作者具备现代化档案管理所需要的科学技术知识，具备合理的知识构造和纯熟的管理技能。而现实状况那么是：企业档案工作队伍构造不合理，工程技术人员比例极低，档案部门中的档案专业人员不懂计算机知识，而计算机工作人员又不懂档案管理工作；有些企业在档案

13、工作目的管理考评标准的要求下，虽然为档案部门配置了电子计算机等设备，但是由于硬件落后，软件通知性能差，尤其是缺乏适用软件等原因，致使相当数量的计算机未能充分发挥作用，甚至有的处于闲置状态，导致了极大的资源浪费，严重制约了企业档案工作的开展。由此可见，人是档案工作的主体，进步企业档案人员整体素质，是档案工作创新的先决条件。在知识经济时代，一些档案工作者确实感到了“本领恐慌，假如不抓紧学习，就必然会退步落伍，甚至为时代所淘汰。为了对新时期企业档案施行有效管理，做好电子文件的搜集、积累和整理归档工作，必须重新认识所管理的对象，加强学习，进步自身素质，增强应变才能。不仅要精通档案专业知识，而且还要学会

14、一、两门外语，熟悉计算机操作和掌握各类专业知识，只有这样，才能获得对档案工作的主动权和发言权，赢得指导信任。在加强学习，更新知识的根底上，一方面要加强对那些不适应新时期要求的工作进展调查研究、认真分析和科学预测，积极制定和采取相应的措施；另一方面要针对那些棘手的难点问题，比方依法治档问题、企业信息管理网络和电子商务中形成的各种门类和载体文件的管理问题等，积极开展研究探究，进展攻关，为新时期企业档案的管理工作进一步开展，提供理论指导和理论支持，为实现企业档案工作新的跨越而努力。根据企业档案队伍现状，要想一步到位地改善人员构造，有一定的难度。可采取多种形式，分阶段地加以解决。可以结合企业绩效考核制

15、度，将人员分为不同的职业级别进展定岗定编，对于不适应工作的人员进展离岗培训，直至能适应岗位要求时再上岗。详细可分为三级，最低一级是辅助专业人员，承当档案管理中最根底的工作，比方：分类、立卷、编目等。在其之上一级的是专业人员，他们主要负责制定归档方案和指导监视档案工作程序，还应参与情报管理与研究活动，这一层次的人员，应熟悉企业各项工作流程，根据工作进展适时制定归档方案并指导监视归档工作。最高一级的专业人员那么应具有丰富的专业工作经历和较深的理论根底知识，不仅能承当指导与监视档案管理各环节的工作，并且能负责协调企业内外交流，开发档案信息资源工作。他们应全面理解、掌握企业档案信息，结合企业开展变化不

16、断对档案信息进展归纳总结及理论分析，根据企业利用需求制定档案信息开发课题，定期进展业务培训，指导业内人员进展档案信息开发，让“死档案“活起来，为企业决策和消费建立提供有价值的信息。四、树立档案保密新理念，为企业平安效劳随着档案信息化建立的推进和效劳社会化的拓展，维护档案平安的难度越来越大、任务越来越重。唯物辩证法告诉我们：任何事物都有它的两面性。在信息社会，由于电子档案提供利用方法多样化和所依赖技术多种化，导致利用工作的复杂化。电子档案在带给我们比纸质档案的利用更方便、更快捷以及资源共享的同时，也因它的特性向我们提出了一系列的管理难题。假如不能有效解决这些难题，具有原始性、唯一性的核心信息资源

17、的丧失和损毁，将给企业带来难以估量的损失。反过来说，假如我们仍然沿袭“开放危险的传统观念来对待档案利用工作，将大大制约档案价值的发挥。随着社会民主与法制的深化以及企业民主管理和企务公开的深化，企业员工乃至广阔群众对企业档案的利用需求不断加大，而档案的特殊性又决定了档案不能简单地走入市场，企业档案工作如何对待利用与保密的关系，适应市场经济的新形势，这是档案工作面临的一个较为棘手的问题。在推进档案信息化建立和开放档案资料的过程中，基于全方位对外开放和涉密领域点多、线长、面广的特点，企业指导和档案人员，要绷紧保密这根弦。应从对历史负责、对党和国家事业负责的高度来认识和做好档案平安保密工作，从建立制度

18、、制定标准、落实技术措施等方面入手，对企业档案进展有效管理。对凝聚着企业集体智慧和心血的创造创造专利、科研成果、核心技术等无形资产的档案，要实在做好保密和保护工作。要积极配合和协助企业的保密机构，加强对电子文档和计算机信息系统的管理，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒损害等现象，采取与系统平安和保密等级要求有关的防范对策。制订网络设备平安保证，数据平安保证，操作平安保证，身份识别方法等相应规那么或采取必要措施，为企业保平安、促开展有效效劳。此外，长期以来，档案由于重保管轻利用，无视保密经费投入，不少企业档案保密技术和装备陈旧，落后于形势开展需要，不适应与国际接轨和网络时代的要求，因此，加强档案现代化管理根底设施势在必行。企业要有方案地逐年增加经费投入，装备确保档案平安保管和科学保护的先进设备，以及必要的实用技术，使档案管理手段和方式适应保密要求，满