2022年企业行政管理制度附费用报销规范

1、企业行政管理制度附 费用报销规 范第一条总则1. 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。2. 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公 及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。第二条档案管理1. 归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方 案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。2. 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。3. 档案的借阅与索取：(1) 总经理、副总经理、

2、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管 理人员办理借阅手续，直接提档；(2) 公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手 续。借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自 翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案经总经理办公室主任批准方可摘 录和复制。4. 档案的销毁：(1) 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；(2) 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一 般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。(3) 经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、

3、编制销毁清单，由专 人监督销毁。第三条印鉴管理1. 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。2. 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。3. 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一 编号登记，以备查询、存档。4. 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情 况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。5. 盖章后出现的意外情况由批准人负责。第四条公文打印管理1. 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。2. 各部室打

4、印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。3. 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室 留底存档。第五条办公及劳保用品的管理1. 办公用品的购发：(1) 每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提 交总经理办公室；(2) 总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算，经主管副总经 理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部、室，由部、室主任签字领回(3) 除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主 任批准方可领用；(4) 公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部、室负责人提供的名单 和用品清

5、单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；(5) 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；(6) 负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一 定要由领取人员签字；(7) 办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。2. 劳保用品的购发：劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购 买、统一发放。第六条库房管理1. 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。2. 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收货时要当面点清数 目，检

6、查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实 物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。3. 物资入库后，应当日填写帐卡。4. 严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任 批准后方可出库。5. 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理 外借手续。6. 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。7. 库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。第七条报刊及邮发管理1. 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责 办理有关订阅手

7、续。2. 报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别 送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。3. 任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任 批准。第八条附则1. 公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。(1) 私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局；(2) 所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄 发；(3) 控制各类挂号信。凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办 公室登记后方可邮发。2. 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总

8、经理办公室研究并提请总经理批复。3. 本规定解释权归总经理办公室。4. 本规定从发布之日起生效。差旅费、工作餐等费用开支标准的规定为了加强财务管理，节约开支，特就差旅费和工作餐开支制定以下规定。第一条差旅费1. 住宿费(1) 公司领导、处级干部和副高级职称者、其他人员住宿标准分别为元、元、元 ( 一般地区 ) 或元、元、元 ( 特区 ) 。(2) 住宿费按实际住宿天数计算，实际住宿费超过以上限额部分原则上由 个人负担，特殊情况下需经公司领导特批方可报销，低于规定的节约部分奖励 个人 50%。(3) 开会统一安排住宿时，有会议证明者，可按实报销；(4) 住宿费一律凭单据报销。(5) 住宿费已由接

9、待方提供的，一律不再报销。2. 交通费(1) 处级以上干部和有高级职称者出差可乘飞机，其中公司级领导和教授 级人员可乘飞机一等舱、火车软席、轮船二等舱；其他人员出差一般坐火车硬席、轮船三等舱，因工作需要乘飞机的，需事先经公司主管财务的领导批准。(2) 出差外地的市内交通费实行包干使用，每人每天二元，不再报销车票；在国内出差一般不准乘出租车，情况特殊时可由部门领导在出租车票据背面签字特批，方可报销，但不再发给市内交通费。(3) 乘火车过夜或时间超过12 小时的，可购同席卧铺，未购卧票的，按实际乘坐的火车硬座票价的一定比例 ( 特快 50%、慢车或直快 60%)发给个人。按规定能乘飞机而改乘火车的

10、，可将差价的 50%发给个人。(4) 陪外宾出差，因工作原因需要与外宾同乘车 经总经理批准，可按实报销。3. 伙食补助费( 船、飞机 ) 、同住饭店的，(1) 出差每人每天的伙食补助标准一律为一般地区元，特区元。参加会议、培训班等，已有伙食补助的不再计发伙食补助费，如没有，可凭证明取伙食补 助。(2) 长期( 一个月以上 ) 驻外省市人员，每人每天伙食补助标准为元。(3) 部门设在总公司大厦外部，且没有食堂和就餐条件的，每个工作日发 伙食补助元。(4) 出差人员一律不发夜餐费、加班费。4. 职工探亲路费 (1) 职工探亲须事前填写探亲申请单，经部门领导签字、公司领导审批、办公室备案，方可办理借

11、款和报销。(2) 年满 50 岁以上，并途中连续乘车超过48 小时的探亲职工，可乘硬席卧铺，如未乘卧铺，可比照差旅费报销办法给予补助。不具备以上条件的职工 探亲报硬座票价。乘船报四等舱位票价。(3) 享受一年一次探亲假的职工，报销一次往返路费。享受四年一次探亲假的职工，探亲路费在本人标准工资 自理，超过部分单位报销。5. 其他费用( 岗位工资 +工龄工资 )30%以内的，由本人(1) 火车空调费、订票手续费、电话费、电报费等凭单据按实报销，出差 期间的游览和非工作需要的参观所开支的一切费用均由个人自理。(2) 工作人员到远郊区、县出差，按到外地出差的规定办理。第二条宴请与工作午餐费开支规定1.

12、 严格控制宴请，确实需要的，经单位领导批准后方可安排。2. 宴请外宾 5 人以内，我方人员最多不得超过一比一，超过 5 人的，我 方人员酌减，宴请标准为每人 70 元。3. 宴请内宾标准为每人每次 50 元，陪同人员不得超过 2 人。4. 宴请后，由经办人填写宴请报销单，经部门领导审核、财务主管经理 签字后方可报销某公司费用报销规范：第一条现金报销需填制报销凭证，按凭证内容要 求在 摘要 处填写报销内容及金额，由部门经理、审核人员、总经理审核签字 后交财务核报。第二条申购物品须事先填制物品申购单，经部门经理、办公室签字后交 财务部，物品单价在 300 元以上 ( 含 300 元) 须总经理审核

13、签字，未经审批，擅自购买者不得报销。财务人员审核时应对照已收到的申购单。购买物品原则上 由办公室办理，专业用品自行购买后至办公室办理登记后财务核报。第三条员工因工作需要不能回公司就餐的，可凭发票每人每餐报销 10 元。外出联系工作，应乘坐公交车辆，按实报销，若有特殊情况，经部门经理事先 同意方可乘坐出租车辆，报销时须在发票上写明出发地、目的地。第四条业务招待费：因工作需要招待客户或赠送礼品，费用在 1000 元以 上者应事先填制特批单，报总经理审核签字后交财务部，财务人员审核时应对 照已收到的特批单。员工因工作需要所支付的业务招待费在报销时须向部门经 理、审核人员主动说明，并由经办人及部门经理在该张发票背后签字。第五条市外差旅费：员工因公赴外省、市出差，路程超过六小时及需要 过夜的可购买硬卧火车票，轮船票不超过三等舱位；遇有急事需乘飞机的，必 须事先填制特批单，经总经理签字后交财务部。财务人员审核报销时须对照已收到的特批单。住宿费每日标准为150 元，伙食