浅析档案前端控制原则在工程总承包项目资料管理的应用实践3300字

1、浅析档案前端控制原那么在工程总承包工程资料管理的应用理论3300字 摘 要：档案前端控制原那么为档案工作向业务端延伸提供了理论根据。本文从前端控制原那么的来源与演化出发，结合工程总承包管理形式与理论经历，力求通过作用机制的分析找出前端控制原那么在工程总承包工程管理的应用措施，以到达提升现场资料管理程度，进步工程档案质量的目的。 毕业关键词：前端控制原那么；工程总承包；建立工程文件资料1 前端控制原那么的来源与演化随着档案理论研究的深化和技术的进步，档案工作逐渐向文件管理延伸。在文件生命周期理论的支撑下，从文件的形成、处理、整编、著录、归档等过程均可纳入档案管理的范畴，在文件形成初期即以档案工作

2、的原那么进展管理，从而进步归档文件的质量，满足信息化时代对档案信息的更高要求。这就是档案前端控制理论的核心思想。档案前端控制原那么起源于文件生命周期理论，在其形成与演化的过程中，学者的认知、研究的范围都在发生变化。况会英对1982-2022年我国文件生命周期理论研究情况进展了综述，他在分析30年论文趋势及主要研究内容后得出结论，文件生命周期理论是通过对文件运动规律的前后衔接及文件各运动阶段互相影响的科学抽象1。陈荣红也指出，文件生命周期理论应注重文件运动过程整体性的应用2。学者冯慧玲对前端控制进展了描绘，“前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为根底，把文件从形成到永

3、久保存或销毁的不同阶段看作一个完好的过程3。前端控制原那么的一个典型应用是在构建档案系统时考虑将元数据的处理、捕获作为电子文件管理的根本要素，从而使电子档案具备完好、真实的内容信息与构造背景信息。此外，在基建工程建立资料的归档管理过程中，运用前端控制原那么进展过程控制，从合规性、完好性等角度对文件作出明确规定，可以显著进步归档资料质量和档案管理效率。由此可见，前端控制原那么为档案工作者发挥专业精神、主动参与业务工作提供了理论根据。在此根底上，档案管理将向文件控制延伸，在促进业务工作的同时，也使归档资料的质量得到保证。2 建立工程档案特点及工程总承包工程档案管理形式1 建立工程档案特点建立工程档

4、案来源于工程准备阶段文件、进展过程中的施工文件、监理文件、开工图和开工验收文件。这些文件记录了工程整个建立过程，是建立工程形成的重要资产，在保证工程正常运行、创立精品工程、为改扩建及投资效益后评估提供根据等方面具有重要作用。在开工验收阶段，根据档案移交主体不同，建立工程文件按照不同的归档范围整理组卷，形成完好的建立档案。国标GB/T50328-2022中对建立工程档案保存的主体城建档案馆、建立单位、设计单位、施工单位、监理单位搜集的资料范围均作出了详细的说明。此外，根据建立工程类别的不同、建立工程所在地的不同，分别由行业、地方出具各自标准，对归档标准及范围作出了规定。2. 工程总承包工程档案管

5、理形式工程总承包在我国已有二十余年的开展历史。从传统的设计-招标-建造形式到设计-采购、施工/交钥匙EPC/T，建立单位在工程管理方面的参与程度逐渐降低。在EPC形式下，建立单位仅负责工程的功能定位、建立标准、重大决策、总体协调等工作。在当前总承包工程管理过程中，施工资料质量主要取决于建立单位的要求程度和施工单位的专业程度。一方面，建立单位如未明确档案责任及验收标准，施工各方将缺乏统一认识，资料真实性、完好性难以保证；另一方面，施工各方如对资料管理的专业程度存在差异，那么施工资料也将存在较大问题。因此，如何进步自身及各分包单位的资料管理程度，给建立单位提供完好、真实的资料，成为工程总承包单位必

6、需面对的问题。3 前端控制原那么对工程总承包工程管理的作用机制与应用理论前端控制原那么从文件生命周期的角度使档案工作向文件形成过程延伸。结合工程总承包工程，其作用包括以下方面：1使归档标准成为文件形成的根据和整理的标准2深化建立各方的文件管理职责3强调过程中文件资料的标准性4注重文件运动过程的整体性、衔接性在上述作用机制的影响下，工程总承包单位可以从归档标准出发，以档案管理的要求约束文件资料的形成、流转及整理等过程。1 积极搜集、学习建立单位关于归档资料的标准工程建立过程中的绝大多数资料在工程开工后将移交至建立单位。因此，施工资料在符合国家标准、相关行业标准及地方标准之外，还应当符合建立单位关

7、于归档资料的管理标准。如搜集范围、整理方式、组卷方式、卷夹形式、编页要求以及卷内目录编制方法等。对工程总承包单位来说，在建立初期可以积极搜集、学习建立单位标准可以使资料管理工作更加有的放矢，防止移交整理时出现大量重复作业的情况。在理论中，建立单位通常以“工作联络单、 “会议纪要或发文的形式将标准通报给建立各方。2 与分包单位签订的合同中明确资料管理的责任、确定归档保证金。建立过程中大量存在由工程总承包单位发包，局部专业分部工程由分包单位承建的情况。在此情况下，工程总承包单位应起到连接建立单位与分包单位的作用，即以建立单位的标准要求分包单位。为了到达上述目的，工程总承包单位通常可在分包合同中对资

8、料管理的责任分工、归档资料份数等加以明确。此外，另一种行之有效的做法是将资料移交作为付款进度的节点标志或以“归档保证金的形式单独列支。例如，在合同中列出，工程价款的1%作为工程资料完善保证金，在工程开工验收前完善所需资料。从理论情况来看，归档保证金制度可以显著进步分包单位对资料管理的重视程度，使总包单位的过程检查与结果控制均能获得较好的效果。3 工程建立初期组织档案交底，使各方明确档案管理方法工程建立涉及单位多，过程长。因此，有必要在工程建立初期组织建立单位、监理单位、分包单位进展档案交底，使各参建方明确建立单位的标准与要求。此外，档案交底会还应明确各参建方的档案管理职责、建立单位或工程总承包

9、单位的检查制度、整改期限及处分方式。4 建立过程中定期开展对分包单位的资料检查资料检查是及时发现问题的重要手段。施工过程中，工程总承包单位应定期对分包单位进展资料检查，对检查发现的问题，应及时记录并以书面形式向分包单位反应。此外，还应跟踪验证整改结果，闭合问题。5 建立文件登记制度前端控制原那么的重要落脚点是对文件的管理。在建立过程中，文件数量宏大、种类繁多，且常常需要多方共同完成。因此，建立文件登记制度，详细记录文件的形成、来源、去向是重要的管理手段。文件的登记信息应包括：工程代号、工程名称、文件名称、归档类别、题名、归档单位、形成时间、形成部门、份数、页数等。登记时应以“件为单位。上述工作看似繁琐，但一方面，可将文件登记表定期发至建立单位，由建立单位审查资料的齐全程度；另一方面，信息完善的文件登记表进步了组卷整理及制作卷内目录的效率。4 结论工程建立过程中，文件资料由多方形成、资料种类繁多，流转途径较长，给统一管理、整理组卷带来了一定难度。但档案前端控制原那么给工程总承包单位的现场资料管理提供了理论根据。由此出发，采取学习标准、分清职责、明确方法、定期检查、文件登记等手段可显著进步现场资料管理程度，为建立单位提供满意的工程资料。参考文献1况会英，李晓?B，曾苏.1982