掌握时间管理有效工具

1、掌握时间管理有效工具世界上永远无法挽回的三件事说出去的话流逝了的时间忽略掉的机遇朱自清：匆匆We all have the same time.时间面前人人平等1,440 minutes in a 24 hour day10,080 minutes in a 7 day week525,600 minutes in a year假设一个人寿命为72岁你 的 时 间 值 多 少 ？Four Generations of Time Management时间管理的发展1 Notes & Checklists 便条及核对单2. Calendars & Appointment books 日历及记事本3

2、. Important & Urgent 重要及紧急的4. Manage ourselves 管理自己Notes & Checklists 便条及核对单备忘录型顺其自然，不追求什么时间做什么事随身携带，随身检查未完成的任务顺延 Calendars & Appointment books 日历及记事本规划与准备规定什么时间做什么事讲究效率，责任 Important & Urgent 重要及紧急的以效率为中心制定短，中，长期目标，确立价值观编制优先顺序利用计划，组织在最短的时间里做最多的事 Manage ourselves 管理自己最重要的事先做多方面平衡改变思想而非行为 Managing Tim

3、e管理时间 SELF ORGANISATION自我管理 PLANNING & PRIORITISING计划及分清轻重缓急MANAGING COMMUNICATIONS沟通管理How to Balance怎样平衡？ Different Requirements不同的要求TIME个 人 目 标 金 字 塔人生终极目标长期目标短期目标每日目标中期目标10年以上5至10年1至5年每天2至5个目标设立你的目标目标要符合自己的价值观。了解你目前的状况。设定具体的目标。Specific: 具 体 的Measurable: 可 检 测 的Achievable: 可 达 到 的Realistic: 现 实 的T

4、ime-bound: 有 时 间 限 制 的你 追 求，你 有 所 得， 你 寻 找，你 会 发 现， 你 敲 门，门 为 你 开。 A task is一项任务是IMPORTANT if doing it has a high benefit and value for achieving the goals of your job. 重要-如果做它能为达到工作目标增加很大的好处及价值URGENT if failure to complete it now, or as soon as possible, will cancel or reduce the benefit of doing i

5、t at all. 紧急-如果现在完不成，或不能尽快完成，将完全抵消或减少做这件事的好处Ask yourself问你自己What are the most important things I must do today ?我今天必做的重要的事是什么？Which one matters most. right now ?哪件事现在最重要？紧 急不紧急重 要不重要重 要紧 急重 要不紧急不重要不紧急不重要紧 急 轻 重 缓 急 矩 阵IMPORTANCEURGENCYAB1B2C举 例 说 明紧 急不紧急重 要不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做计划，

6、长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件，邮件 某些电话 闲聊天 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作计划好的会议每一个象限的结果？紧 急不紧急重 要不重要 短期行为重点 可能出现危机 看不到长远目标 觉得是牺牲者，失控 人际关系淡漠或崩溃 远景，长远规划 生活工作平衡 自律 控制性强 很少出现危机 完全无责任心 失去工作 事事依赖别人 事事需要指示 压力 自我爆炸 危机 救火 Time Categories 时间分类Category A High importance/High urgency =给它许多时间立即就做！Category

7、B1 High urgency/Low importance = 现在就做 给少量的时间紧 急重 要 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议紧 急不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 Time CategoriesCategory B2 High importance/Low urgency =给它很多时间计划好你将何时做Category C Low importance/Low urgency = 控制花在这些任务上的时间 当所有重要且紧急的事做完后再做不重要 忙碌琐碎的事 广告函件 某些电话 闲聊天不紧急重要不紧急 做计划，长远规划 人际

8、关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会Plan Your Work, Work Your Plan计划你的工作，工作你的计划Without planningyou will never have time for anything!Time Planning System 时间计划系统Plan to give large blocks of time to important tasks 给重要的工作留大块儿的时间Deal with urgent tasks straight away 直截了当处理紧急事务Control the amount of time you spe

9、nd on unimportant tasks, even if they are urgent控制花在不重要的事务上的时间，即使它们很紧急80 / 20 原 则 80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。 意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图 此原则决定事情的重要程度80/20 举 例 说 明80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的项目上80%的销售额是源自20%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工如 何 处 理 高 价 值 活 动让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的

10、小事。坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。设定最后期限，合理安排事情的进展。将大项目分解，逐步完成。高效运用自己的黄金时段奖励自己，始终保持积极进取的态度。如 何 处 理 低 价 值 的 活 动授权或分派出这些活动，节约自己的时间。降低自己的标准，不要追求完美。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总，集中时间处理。 做正确的事比正确的做事更重要! Plan 80% of your Time?80% -60% -20%20%你可以很轻松，如果-Setting priorities 设立轻重缓急Cutting unnecessary work削减不必要的工作Delegating

11、授权Tools to Manage Your Time管理时间的工具A Good Calendar一个好的日历Master List主要核对单Daily Planning每天的计划A Good Calendar:日历What is a good calendar? 什么是“好的”日历？What are the differences between paper calendar and computer one?“纸”日历和“电脑”日历的区别？Master List 主要核对单所有你要做的事情清单长期和短期都列出来勾画出轻重缓急大任务列出分步或留出足够空间You will not forget

12、!你将不会忘记！Daily Planning 每天的计划At the end of each day 每天结束前做Select from your master list and combine your appointment 从你的主要核对单中选出mark the priority 标出轻重缓急Dont over schedule 不要超出计划 Time Savers /Time Wasters节约时间/浪费时间节约时间Time Saver: Keep a tidy work area 保持桌面整洁Time Saver: Cluster like project 按项目分类Time Sav

13、er: Keep essentials at hand 把主要的任务放手边Time Waster浪费时间 Time Savers/Time WastersTimewasters: Butterflying - too many tasks at the same time“蝴蝶”-同时处理很多事情Timesavers: Do ONE thing at a time, sure all the materials with you. 每次只做一件事，保证所有资料都在手边 Time Savers/Time WastersTime Waster: Failure to Anticipate/Wait

14、ing until the last time没预见到/一直等到最后一刻Time Saver: Establish a plan & Prioritize your work properly定好计划并合理确定轻重缓急 Time Savers/Time WastersTime Waster: Over committing yourself - always saying yes 对别人承诺过多“YES”Time Saver: Learn to say “ No” or negotiate学着说“NO” 或讨价还价 Time Savers/Time WastersTime Waster: Al

15、ways involving others in your problems & decisions 总是让别人参与你的问题和决策Time Saver: Try to solve your own problems & work independently 试图自己解决问题并独立工作 Time Savers/Time wastersTime Waster: Frequently interrupting colleagues 经常干扰别人Time Saver: make an appointment 定好约会 Time Savers/Time Wasters Time Waster:Getti

16、ng sidetracked 偏离重点，转移目标Time Saver:Stick with the job at hand. Or, note down what the next step of your project will be and just keep coming back to it. 只做手边的工作，或记录下你的下一步做什么，然后回头再做Most hated interruptions最令人痛恨的干扰Procrastination 拖延Drop-in Visitors 不速之客Telephone 电话Procrastinate 拖延I am procrastinating我

17、习惯拖延 Why为什么？Poor work habits 不好的工作习惯Feel overwhelmed 觉得被工作制服Want to do it perfectly 追求尽善尽美Theyd rather be doing something else 他们情愿去做别的事Last- minute “High” 最后一分钟才出活Drop - in Visitors 不速之客Book a meeting room订一个会议室Use a “Do Not Disturb” sign when you really need to get something done.当你确实要做什么事时，使用“请勿打扰”的标牌Telephone 电话The organized Phone Call 有条理的电话Outgoing 打出的Incoming 接进的How to end a call 怎样结束电话Message-taking 记录信息Voice Mail 语音信箱Avoiding Telephone Tag 避免电话标签如何取得效果任何技能只有不断