金蝶K3作业指导书07采购

1、 作业指导书_采购业务目录 TOC o 1-1 t Heading 2,2,Heading 3,3 1.0概述 PAGEREF _Toc194387316 h 31.1内容介绍 PAGEREF _Toc194387317 h 31.2采购业务流程图 PAGEREF _Toc194387318 h 41.3采购合同 PAGEREF _Toc194387319 h 51.4采购申请单61.4采购订单111.6收料通知单151.7外购入库单171.8采购发票191.9费用发票211.10委外加工221.11发票钩稽24作用指导书_采购业务版本变更记录版本号时间作者变更内容1.02008-4-03张明

2、创建文档武雁翔审核概述感谢您使用金蝶K/3 ERP系统。本手册是采购业务的操作指导书。内容介绍本手册包含以下内容合同、采购申请、采购订单、入库、发票、委外加工等业务的系统处理方式；采购业务流程图合同合 同1点击桌面的金蝶图标 2录入登陆的用户名称及密码，然后点击【确定】按钮，如果存在多个帐套，用户还需选择具体使用的帐套。3按照如下步骤进入合同录入界面：【供应链】【采购管理】【合同】【合同资料新增】，用鼠标左键双击“合同资料新增”4如果合同需要带产品明细，则在“录入产品明细”后面的方框中打上勾；如果不打上勾，则下方的产品录入窗体将被隐藏；系统默认为打勾。录入合同名称；将鼠标单击在核算项目栏位后面

3、的横线，然后按“F7”调出供应商清单，选择相应供应商。在界面的右边小窗体中，按照签定的付款条款在此详细录入具体什么时间付多少款；在下面的产品明细录入窗体，录入合同包括的产品的料号、数量、单价等信息；在单尾对部门及执行的业务员进行维护，如果对合同有特殊说明，可在附件中录入。5合同信息维护完毕后，点击大工具栏上的【保存】按钮，然后进行审核（用户也可以通过合同查询进入合同序时簿界面，对需要审核的合同进行审核）6按照如下步骤调用合同查询功能：【供应链】【采购管理】【合同】【合同资料查询】，然后双击【合同资料查询】，系统自动弹出合同过滤界面，用户可以在此界面设置过滤条件，使系统在序时簿中只显示我们想看的

4、数据。当然过滤的条件名称都是合同上的一些字段，用户可以根据自己的具体情况进行设置，比如在“项目名称”下拉框中选择核算项目，“比较”选包含，“比较值”栏录入供应商名称中包含的字“晟”，单据状态选择“未审核”那么系统就会显示所有名字中包含“晟”的供应商的未审核的合同；设置完毕后选择在过滤界面单击【确定】按钮，系统自动调用序时簿界面7在序时簿界面，用户可以通过单击工具栏上的“新增”“查看”“修改”“删除”“复制”“审核”“打印”等执行相应操作：新增：增加合同，与上述的合同新增 的录入方式一致； 查看：调出选中合同记录的原始合同供用户查看； 修改：当合同未被审核时，用户可以对合同进行修改； 删除：可以

5、对未审核状态的合同进行删除； 复制：按照选中的合同复制一个内容一样的合同； 打印：将合同打印成纸质合同；1.4采购申请单采购申请单1按照如下步骤进入采购申请单录入界面：【供应链】【采购管理】【采购申请】【采购申请单手工录入】，用鼠标左键双击“采购申请单手工录入”2单据录入：在弹出的采购申请单的录入界面录入相应的请购信息，比如：领料部门、申请物料、数量、到货日期、申请人等信息；涉及部门、物料、人员等信息时，用户可以按“F7”调出对应的信息列表供用户选择，特别是物料的选择，可以通过“CTRL”“SHIFT”分别进行间断或者连续选择，以减轻单身物料的录入量录入完毕可以按照如下方式保存：（1）单击工具

6、条上的【保存】；（2）选择【文件】【保存】；（3）直接使用快捷键Ctrl+S。审核直接点击工具栏上的【审核】按钮如果用户录入不完整、或者录入非法信息，系统会随时给予提示，用户按照提示进行处理即可3进入采购申请单的序时簿：按照如下步骤调用采购申请查询功能：【供应链】【采购管理】【采购申请】【采购申请查询】，然后双击【合同资料查询】，系统自动弹出合同过滤界面，用户可以在此界面设置过滤条件，使系统在序时簿中只显示我们想看的数据。当然过滤的条件名称都是采购申请单上的一些字段，用户可以根据自己的具体情况进行设置，比如在“名称”下拉框中选择申请部门，“比较”选等于，“比较值”栏录入部门名称或者按“F7”选

7、择原料车间，单据状态选择“未审核”那么系统就会显示所有原料车间申请的未审核的采购申请单；设置完毕后选择在过滤界面单击【确定】按钮，系统自动调用序时簿界面4采购申请单序时簿的业务功能：在序时簿界面，用户可以通过单击工具栏上的“新增”“查看”“修改”“删除”“复制”“审核”“合并”“打印”等执行相应操作：新增：增加采购申请单，与上述的采购申请 单新增的录 入方式一致； 查看：调出选中记录的原始采购申请单供用户查看； 修改：当合同未被审核时，用户可以对采购申请单进行修改； 删除：可以对未审核状态的合同进行删除； 复制：按照选中的合同复制一个内容一样的采购申请单； 打印：将采购申请单打印成纸质采购申请

8、单； 合并：按SHILT或者CTRL连续/间断选中序时簿中任意的相同物料的申请记录，然后单击工具栏上的【合并】按钮5采购申请单序时簿的业务功能：选择好需要处理的采购订单后，点击工具栏上的【编辑】按钮，在其下拉菜单中显示单据处理的相关操作：“反审核”“关闭”“反关闭”反审核：对已经审核的单据进行反审核；关 闭：当采购申请单上的物料数量被执行完毕后系统自动对其进行关闭，同时用户可以对未执行完毕的采购申请单进行手工关闭，即直接点击图上下拉菜单上的【关闭】按钮反关闭：只能对已经手工关闭的单据进行反关闭6采购申请单的生成方式还有多中：库存缺货查询录入物料配套查询生成根据MPS/MRP计划自动生成销售订单

9、关联生成15采购订单采购订单1按照如下步骤进入采购订单录入界面：【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单手工录入】，用鼠标左键双击“采购订单手工录入”2采用上拉式生成采购订单：首先点击单头部分的“源单类型”，在其下拉菜单中选择源头单据的类型：销售订单、采购申请单、合同、销售订单等，比如选择采购申请单，3单击“选单”后面的下划线，按“F7”，系统自动调出采购申请单序时簿，用户可以选择需要生成采购订单的采购申请单记录，然后点击工具栏上的【返回】按钮4返回采购订单维护界面后，对供应商、价格等信息进行维护，完毕后保存，保存方式同采购申请单；审核直接点击工具栏上的【审核】按钮注意：用户可以对上拉生成

10、的物料数量进行修改，5进入采购申订请单的序时簿：按照如下步骤调用采购订单查询功能：【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单查询】，然后双击【采购订单查询】，系统自动弹出订单过滤界面，用户可以在此界面设置过滤条件，使系统在序时簿中只显示我们想看的数据。当然过滤的条件名称都是采购订单上的一些字段，用户可以根据自己的具体情况进行设置，比如在“名称”下拉框中选择供应商，“比较”选包含，“比较值”栏录入供应商名称中包含“恒”，单据状态选择“未审核”那么系统就会显示所有供应商名称中包含“恒”的未审核的采购订单单；设置完毕后选择在过滤界面单击【确定】按钮，系统自动调用序时簿界面6采购订单序时簿的业务功能

11、：在序时簿界面，用户可以通过单击工具栏上的“新增”“查看”“修改”“删除”“复制”“审核”“合并”“打印”等执行相应操作：新增：增加采购订单，与上述的采购申请 单新增的录 入方式一致； 查看：调出选中记录的原始采购订单供用户查看； 修改：当合同未被审核时，用户可以对采购申请单进行修改； 删除：可以对未审核状态的合同进行删除； 复制：按照选中的合同复制一个内容一样的采购订单； 打印：将采购申请单打印成纸质采购订单； 合并：按SHILT或者CTRL连续/间断选中序时簿中未审核的任意的相同物料的订单记录，然后单击工具栏上的【合并】按钮7采购订单序时簿的业务功能：选择好需要处理的采购订单后，点击工具栏

12、上的【编辑】按钮，在其下拉菜单中显示单据处理的相关操作：“反审核”“关闭”“反关闭”反审核：对已经审核的单据进行反审核；关 闭：当采购订单上的物料数量被执行完毕后系统自动对其进行关闭，同时用户可以对未执行完毕的采购订单进行手工关闭，即直接点击图上下拉菜单上的【关闭】按钮反关闭：只能对已经手工关闭的单据进行反关闭8采购订单的生成方式还有多中：下推关联生成 先通过查询找出源单据记录，选择好后单击工具栏上的按钮【下推】，然后在其弹出的菜单中选择【生成 采购订单】，其他信息的维护及功能操作同上拉关联生成采购订单手工录入1.6收料通知单收料通知单1按照如下步骤进入收料通知单录入界面：【供应链】【采购管理

13、】【收料通知】【收料通知单录入】，用鼠标左键双击“收料通知单录入”2采用上拉式生成收料通知单：首先点击单头部分的“源单类型”，在其下拉菜单中选择源头单据的类型：采购订单、进口订单、采购发票等，比如选择采购订单，3单击“选单”后面的下划线，按“F7”，系统自动调出采购订单序时簿，用户可以选择需要生成收料通知单的采购订单记录，然后点击工具栏上的【返回】按钮4返回采购订单维护界面后，对按照供应商送货单上的数量修改收料通知单上的“数量”字段，完毕后保存，保存方式同采购申请单，审核直接点击工具栏上的【审核】按钮注意：收料通知单的序时簿操作同采购订单！1.7外购入库单外购入库单1按照如下步骤进入收料通知单

14、录入界面：【供应链】【采购管理】【入库】【外购入库单录入】，用鼠标左键双击“外购入库单录入”2采用上拉式生成外购入库单：首先点击单头部分的“源单类型”，在其下拉菜单中选择源头单据的类型：采购订单、采购检验申请单、收料通知单等，这里我们选择收料通知单。3单击“选单”后面的下划线，按“F7”，系统自动调出收料通知单序时簿，用户可以选择需要生成外购入库单的收料通知单记录，然后点击工具栏上的【返回】按钮注意：用户可以使用CTRL和SHIFT进行间断和连续选择；4返回外购入库单维护界面后，对单头及单尾的其他字段进行维护，完毕后保存，保存方式同采购申请单，审核直接点击工具栏上的【审核】按钮注意：外购入库单

15、的序时簿操作同采购订单，另外在【编辑】下拉菜单新增了如下功能：拆分单据：将外购入库单拆分成多张，主要应用于发票的钩稽中；合并单据：将拆分过的外购入库单进行合并核销：将内容相同的红蓝字外购入库单进行冲销，避免财务增加凭证的量反核销：将已经核销的发票返回到未核销状态1.8采购发票采购发票1按照如下步骤进入收料通知单录入界面：【供应链】【采购管理】【结算】【采购发票录入】，用鼠标左键双击“采购发票录入”2采用上拉式生成外购入库单：首先点击单头部分的“源单类型”，在其下拉菜单中选择源头单据的类型：采购订单、采购发票、外购入库单等，这里我们选择外购入库单。3单击“选单”后面的下划线，按“F7”，系统自动

16、调出外购入库单序时簿，用户可以选择需要生成采购发票的外购入库单记录，然后点击工具栏上的【返回】按钮注意：用户可以使用CTRL和SHIFT进行间断和连续选择；4返回采购发票维护界面后，对单据上的其他字段信息进行维护，完毕后保存，保存方式同采购申请单，审核直接点击工具栏上的【审核】按钮注意：采购发票的序时簿操作同采购订单，另外在【编辑】下拉菜单新增了如下功能：钩 稽： 发票/费用发票与外购入库单钩稽反钩稽： 将已经钩稽的发票返回到未钩稽状态拆分单据：将采购发票拆分成多张采购发票，主要应用于发票的钩稽中；合并单据：将拆分过的发票进行合并核 销：将内容相同的红蓝字发票进行冲销，避免财务增加凭证的量反核

17、销： 将已经核销的发票返回到未核销状态1.9费用发票费用发票1按照如下步骤进入收料通知单录入界面：【供应链】【采购管理】【费用发票】【费用发票录入】，用鼠标左键双击“费用发票录入”2进入费用发票录入维护界面，首先点击“采购发票号码”后面的方框，然后按“F7”调出采购发票序时簿，选择费用发票对应的发生采购费用的材料的采购发票，然后点击工具栏上的【返回】按钮如果费用属于委外加工费用，则首先点击“委外加工入库单号”后面的方框，然后按“F7”调出委外加工入库单序时簿，选择费用发票对应的发生委托加工费用的材料的委外入库单，然后点击工具栏上的【返回】按钮3返回费用发票维护界面后，对单据的其他信息进行维护，

18、完毕后分别点击工具栏上的【保存】【审核】按钮注意：费用发票单身录入的信息为采购费用类型：运费、税费、其他采购费用等 具体的每类费用明细需要在基础资料中维护，或者将鼠标停留在费用代码栏位上，然后按“F7”，在弹出的界面上点击工具栏上的【新增】按钮，也可对费用进行维护；1.10委外加工委外加工1按照如下步骤进入收料通知单录入界面：【供应链】【采购管理】【委托加工管理】【委托加工发出录入】，用鼠标左键双击“委托加工发出录入”2在委托加工发出单的维护界面进行信息维护：委托加工单位：按 “F7”选择委托加工商；委托加工要求：录入产品加工要求；发料仓库：选择实际发料的仓库；单身信息：按“F7”选择加工发出的物料，然后在“数量”字段录入需要发出的具体数 量；单尾：按 “F7”选择人员信息完毕后分别点击工具栏上的【保存】【审核】按钮；3按照如下步骤进入收料通知单录入界面：【供应链】【采购管理】【委托加工