会议室管理办法(1)VIP

1、会议室管理方法书目 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc310861180 1.目的 PAGEREF _Toc310861180 h 2 HYPERLINK l _Toc310861181 2.适用范围 PAGEREF _Toc310861181 h 2 HYPERLINK l _Toc310861182 3.术语和定义 PAGEREF _Toc310861182 h 2 HYPERLINK l _Toc310861183 4.引用文件 PAGEREF _Toc310861183 h 2 HYPERLINK l _Toc310861184 5.职责 PAGEREF

2、_Toc310861184 h 2 HYPERLINK l _Toc310861185 6.管理内容和规定2 HYPERLINK l _Toc310861186 7.业务/管理流程4 HYPERLINK l _Toc310861187 8.记录4 HYPERLINK l _Toc310861188 9.附则4 HYPERLINK l _Toc310861189 10.附件4 HYPERLINK l _Toc310861190 附加说明：6目的为规范公司会议室管理，规范会议室服务，使会议室资源得到合理、高效利用，保证各项会议的顺当进行，特制定本方法。适用范围本规定适用于公司办公区所属会议室的管理

3、。术语和定义3.1. 会议室：会议室分为专用会议室和一般会议室。包括公司办公区的各类公共会议室、报告厅、培训室和接待室。3.2.专用会议室：召开公司级重要会议及重要活动的会议室。3.3.一般会议室：除公司专用会议室外的其他会议室。引用文件无职责5.1综合部负责公司专用会议室的日常管理工作，其中包括会议室预订管理、会议服务、运维管理、会议室设备维护等。5.2工程部负责公司会议室的工程改造施工工作，其中包括室内改造、空调改造修理及线路改造等。5.3.生产部 负责公司会议室的照明设施的维护及改造。5.4.各部门负责公司专用会议室的预订申请和其他运用相关事宜的协作；负责部门属地区域划分的一般会议室的日

4、常管理工作，包括预订管理、设备维护等。管理内容和规定6.1会议室的预定专用会议室预定：各部门可通过综合管理部查询公司专用会议室的运用状况并进行预定，预定时应供应会议时间、会议名称、参会人数、会务需求、预定人姓名、联系电话。依据先预定先运用的原则，在会议支配冲突时依据重要会议优先的原则，由综合管理部统一进行协调，并告知相关部门。6.1.2一般会议室预定：会议室申请部门或个人可干脆与会议室责任部门进行预定，填写会议室运用预约登记表（附件二）。一般会议室按申请的先后依次预约运用。特别状况下，经各会议室申请人协商后可以调整先后运用依次。6.1.3各部门或个人应当在会议召开前24小时进行预定。6.1.4

5、同一会议室相邻两场会议之间预定间隔应不少于15分钟，以便下一场会议的打算。6.2. 会议服务6.2.1.公司一级会议（如经营管理类、生产运营类、重大研发项目、重要投资等），供应茶水、会议服务人员等相关服务。6.2.2.各业务系统的二级会议或其他会议，不供应茶水与会议服务人员等相关服务。6.2.3.公司级外部接待活动依据需求供应茶水、饮品、会议服务人员等相服务。6.3.会议室运用规定6.3.1.会议室运用期间，申请部门有权合理运用会议室相关设施，包括投影仪、视频会议设备等，运用方需自带笔记本电脑，若需借用笔记本电脑、投影仪等设备，应填写会议用品借用登记表（附件三）。会服人员依据会议运用需求供应麦

6、克风、音响、投影传输线、接线板等会议器材，并在前对相关设备调试连接，确保状态稳定，符合运用要求。6.3.2.运用方要保持会议室整齐，敬重会议服务人员的劳动，疼惜设备设施。在运用设备过程中发觉问题应刚好告知会议服务人员进行设备调整、修复。6.3.3.综合管理部负责对会议室合理布局，运用方不得随意改动，不得擅自搬挪会议室内的设备、家具等。如需移动，需提前与综合管理部联系，经同意后方可挪动，运用结束后应马上复位。6.4会议室运维管理6.4.1.专用会议室：综合管理部负责对会议室内的家具及相关设备进行日常的维护保养。定期对设施进行检测，发觉故障后刚好进行处理，最大限度地保障会议室的正常运用。6.4.2

7、.一般会议室：各部门应设立兼职会议室管理人员，负责责任区内会议室日常管理工作。（1）疼惜会议用桌椅，规范布设会场，保持会议室整齐；（2）会后清点会议室设备设施，并做记录，发觉故障刚好报修；（3）假期期间锁门关窗、切实做好防火、防盗等平安工作。 6.4.3. 会议室内应张贴统一样式的资产种类、资产数量、责任部门和责任人标识。6.4.4. 会议室内设备、家具等物品的损坏、丢失，如无法确定责任人，应由会议室责任部门担当。6.4.5. 综合管理部对各会议室的运用和维护进行定期检查。发觉不按规定运用的，将要求相关部门进行改正。业务/管理流程无记录附则.本制度自发布之日起施行。 9.2.本制度由综合部负责

8、说明。附件附件一：会议室管理职责划分附件二：会议室运用预定登记表附件三：会议用品借用登记表附件一：会议室管理职责划分会议室类别会议室号码会议室功能可容纳人数责任部门专用会议室A10-04视频会议室、多功能会议室（有投影仪）42 A10-05VIP接待室12 A10-08会议室、培训室10 A09-08视频会议室、多功能会议室（有投影仪）34 A09-09多功能会议室（有投影仪）14 一层报告厅多功能会议室、培训室200工厂101会议室VIP接待室12工厂102会议室视频会议室、多功能会议室（有投影仪）48一般会议室 A09-13会议室、培训室10 A08-11会议室、培训室20 A08-10会

9、议室、培训室14 A07-06会议室、培训室14 A07-07会议室、培训室14 A07-09多功能会议室（有投影仪）40 A06-09多功能会议室（有投影仪）36 A06-07会议室、培训室14 A06-06会议室、培训室14 A05-08多功能会议室（有投影仪）22 A05-06会议室、培训室14 A05-05会议室、培训室14 A04-06会议室、培训室14 A04-07视频会议室、多功能会议室（有投影仪）36 A04-10会议室、培训室20 A04-15会议室、培训室14 A03-05会议室、培训室14 A03-06会议室、培训室14 A03-08多功能会议室（有投影仪）36 A03-19会议室、培训室25 A03-20会议室、培训室28 A02-01会议室、培训室14附件二：会议室运用预约登记表 会议室运用预约登记表表号：生效日期：依次号：序号会议名称申请部门运用日期预约时间申请人联系方式备注起先结束1234567891011121314151617181920说明1.会议室由所辖部门统一管理，若没有预约登记，任何部门和个人不得擅自运用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。2.运用人应疼惜会议室设施，活动结束后，应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，关好门窗，对会议室进行清扫和整理，附件三：会议用品借用登记表 会议