行政事业单位办公自动化OA系统技术方案

1、行政事业单位OA办公自动化系统项目环境一、系统应用环境1、服务器端软件环境：操作系统：UNIX视频会议服务器：LOTUS Sametime 3.1（或以上） server 2、工作端软件环境：操作系统：WIN2000以上浏览器：IE5.0以上版本控件：WEBOA控件二、软件开发平台的选择软件开发工具选用：IBM Lotus Domino Designer R5IBM Lotus NotesIBM Lotus Administrator三、视频会议客户端硬件声卡：要参与交互音频/视频会议需要全双工声卡。要允许用户收听Sametime 广播服务广播的音频会议，需要半双工声卡。麦克风和扬声器：建议使

2、用高质量的麦克风。如果带开关的麦克风质量并非很好，则请避免使用。最好使用带低音麦克风的头戴式受话器。如果使用桌面麦克风，最好选择使用电池的单向动态麦克风。摄影机：建议使用高质量的USB 或PCMCIA PC 摄影机（不要使用并行端口摄影机），摄影机是可选组件。没有摄影机的用户也可以参与音频/视频会议。这些用户可以看见显示在Sametime 会议室客户端的视频图像。当不具备摄影机的用户发言时，会议室客户端的视频组件中将不显示视频图像以上所需的系统运行环境及软件开发平台及硬件设备由甲方提供，乙方负责安装软件开发工具建立开发环境。 开发内容行政事业单位OA办公自动化系统根据行政事业单位的需求，经调研

3、确定一个局级机关和18个下属事业单位范围内的办公应用。开发分二期进行，一期以开发某局机关各功能模块为主，二期以开发事业单位功能模块及各类辅助功能为主。一期工程具体包括以下内容：一、办公平台办公平台主要包括发文管理和收文管理。（一）发文管理发文管理包括局机关和下属各二级事业单位的发文，发文的流程（除交战办外）一致，具体如下：发文流程由科室人员起草文件，然后转交科室领导核稿，核稿通过后，如果有会签的必要，进行会签，否则转领导审阅，审阅完成之后，文件返回到起草人，起草人把文件转到相应领导签字，签字完成后转给生成正式文件的人员，正式文件生成之后转到分发人员，由分发人员进行文件的分发，文件分发完毕后转到

4、归档人，填写归档信息后归档，至此发文流程结束。发文流程图起草文件 核稿人 会签人 领导审阅 核稿人 签发人 起草人生成正式文件文件分发 归档发文内容发文题目，主题词，主送，抄送，抄报，发文日期，拟稿人，拟稿日期，发文文号，拟稿人及审稿人，拟稿部门，文种，档案分类，签发，核稿，有关领导审阅，会签单位，份数注：其中的签字部分实现手写笔迹功能。交战办的发文由交战办人员起草文件，交主任核稿，核稿通过后，转到生成正式文件，盖章分发，最后归档。具体流程如下图所示：起草人起草文件办公室主任核稿 生成正式文件分发归档（二）收文管理收文管理包括三个基本部分：办公室收文、科室收文和电子收文。1、办公室收文文件到达

5、办公室后，先把文件扫描成图片，然后由登记人进行登记，将扫描的图片作为文件的附件，登记完成后转给办公室主任填写处理意见，办公室主任填写完处理意见后，可以选择下列的几种操作之一来进行流转：直接转办理部门转领导批示转领导传阅并批示当文件转给领导后，领导批示或者审阅完毕后转到登记人，由登记人把文件转给办理部门，当文件精神（由办理部门）办理完毕后，由办理部门进行归档，收文流程结束。具体流程图如下图所示： 处理意见 领导批阅登记收文办理部门领导传阅或批阅归档登记人 登记人办理部门 办理部门收文表单中的内容：文件标题，收文编号，登记人，来文机关，来文号，文种，份数，办理部门，收文日期，档案分类，来文内容，处

6、理意见，领导批示，传阅签名，处理结果2、科室收文科室也有可能收到针对本科室的外来文件，处理流程如下：科室登记人把文件扫描成图片，然后把图片作为收文的附件进行添加，填写完成登记信息后，转到本科室的领导，如果不需要局领导签字的，可以由科长直接转给相应的办理人，如果需要领导批阅或者需要领导传阅/批阅的文件则转到局领导进行处理，然后转给科室领导，科室领导根据局领导的批示将文件转给办理人，办理人办理完毕后进行归档工作，至此科室收文流程结束。某些科室的收文需根据实际需要进行变动。具体的流程如下图所示：登记文件部门领导意见领导批阅或传阅领导批阅办理人部门领导归档部门领导办理人办理人收文表单中的内容：文件标题

7、，收文编号，登记人，来文机关，来文号，文种，份数，办理部门，收文日期，档案分类，来文内容，处理意见，领导批示，传阅签名，处理结果3、电子收文本模块是接收到局内发文时的处理过程，接收到电子收文后，需要转换到本部门的收文处理流程，由登记人进行登记，然后交部门领导审阅，领导把文件办理完毕或者交给相应的办理人办理，办理完成后归档，电子收文流程结束。相应的流程如下图所示：部门领导意见登记收文办理人直接办理归档收文表单中的内容：文件标题，收文编号，登记人，来文机关，来文号，文种，份数，办理部门，收文日期，档案分类，来文内容，处理意见，领导批示，传阅签名，处理结果注：其中的签字部分实现手写笔迹功能。（三）报

8、表管理部门不定期的向领导提交各种报表，而且有可能需要改动，和Excel集成，使得报表可以修改，并可以选择何时定稿从而不允许修改，而且可以添加附件。需求内容：各种表格的内容（不确定），附件管理功能（四）便函管理面向全局职工，发送便函的功能。需求内容：函件标题，函件内容，函件起草人，函件接收人函件发送时间。二、事务中心事务中心主要包括：通知公告档案管理会议管理值班管理文印管理电话会议通知（一）通知公告通知公告主要包括以下几个功能：1、新通知：可以在WWW浏览器中浏览通知，查看所有的通知或公告；2、己阅通知：阅读以后的通知公告系统会自动放回到己阅通知模块3、通知草稿：写完通知尚未发送，只按保存键，此

9、文档就会在通知草稿模块4、起草通知：拟一份通知，必须由单位内部有权限的人员（可以灵活指定）来录入信息5、通知查询：对已经保存的通知可以进行模糊查询本模块中起草通知公告的起草权限是可以具体设定的，只有本模块的管理员才能发布通知或者公告，而且选择发布人员后，只有被选择的人员可以查看，而且只有管理员可以删除发布的公告，实现了权限的控制。（二）档案管理收发文等模块归档后的文件会传入本模块中，本模块的Web界面分两种：普通用户和管理员。普通用户进入档案管理模块后，显示的界面是借阅归档文件的界面，在此界面中可以对档案库中的文件进行检索，找到文件后填写借阅单，等档案管理员批准后可以对文件进行查看。档案管理员

10、进入此模块后，显示管理界面，可以对归档过来的文件进行一系列的档案管理工作（建立案卷、生成案卷目录等）。本科室的人员不需借阅即可查看本科经手过的文件。文件归档后，可在本年度文件和档案管理中，按部门、文号、日期进行查阅。如果要看其他部门的文件，即需要填写借阅单。局领导有查看任何文件的权利。（三）会议管理对会议进行有序管理，部门要开会需要经过办公室批准并安排会议室，在安排会议室的时候，可以查看各个会议室的使用状态，如是否占用，占用时间段等，避免时间冲突。需求内容：会议名称、会议分类、主办单位、会议地点、会议时间、会议日期、主持人、参加人、创建人、备注。具体流程图如下：科室申请办公室审核领导批准安排会

11、议会议结束（四）值班管理对全局值班工作进行管理，并且有值班日志（谁在什么时间值班，登记功能，不允许修改）。需求内容：值班时间，值班领导，值班司机，值班处室，值班人员，备注（五）文印管理需求说明：实现对文印工作的管理，首先，科室如果要打印或复印文件，需要填写申请，经办公室相应人员批准后，文印员方可进行打印或复印工作。需求内容：申请单内容：申请科室名称、申请人、申请类别、申请事由、数量、批准状态、批准人员等。具体流程图如下：科室申请办公室批准文印室打印或复印（六）电话会议通知需求说明：可以通过办公自动化系统来发送各种电话会议的通知需求内容：通知单位，通知内容，接电话人，领导审批，被通知人，接电话时

12、间，领导审批时间，被通知人签字时间三、公共信息公共信息主要包括以下模块：政务信息新闻纵横名片管理大事记网上论坛政策法规学习园地（一）政务信息及时发布政务方面的各种信息、公共信息，以及政府机关下发的政治性非常强的文件信息。该模块具有通过权限设置控制不同角色的用户访问不同的主页菜单的功能，只有管理员能够发布政务信息，其它普通用户只能查看，管理员还可以删除相应的信息。需求内容：标题，起草人，分类，创建单位，创建时间和主要内容（二）新闻纵横新闻纵横主要的功能是提供发布各类最新信息，该模块具有通过权限设置控制不同角色的用户访问不同的主页菜单的功能，只有管理员能够发布政务信息，其它普通用户只能查看，管理员

13、还可以删除相应的信息。需求内容：新闻标题，发表人，发表日期和新闻内容（三）名片管理在日常生活中，每个人都必然要与他人打交道，他人的一些基本信息，如电话号码、家庭住址、工作单位等，我们未必都能记住。然而现今流行的通讯录、名片夹等管理和查找起来又比较麻烦。本模块方便了对于名片的输入操作，可以进行公共名片和个人名片的管理。在本模块中，可以录入公共名片和私人名片，公共名片是系统里面的用户都能查看的，而私人名片只有自己可以查看，增强了保密性。需求内容：姓名，工作单位，职务，单位地址，单位电话，单位传真，单位网站，个人电话，个人移动电话，个人电子邮件，个人网站。（四）大事记提供记录本单位重大事件的功能，可

14、以建立、保存、修改并查询，能查询任意时间的记录，并且可以按权限查看文档（普通用户）、修改和删除文档（大事记管理员）。需求内容：标题，起草人，分类，创建单位，创建时间和主要内容。（五）网上论坛论坛对于促进企事业单位内部员工的网上交流提供了很好的空间，并且为单位提供了一个意见箱的功能，可以收集各个方面人员的意见，为企业的决策提供一定的支持，实现办公自动化。模块界面中最上面出现七个功能菜单：主页面、论坛首页、登录、注册、个人资料、搜索及积分榜，可以单击相应的链接进入相应的功能区。（六）政策法规政策法规数据库提供对国家各种政策法规的查询功能，提供查看国家、地方的各种政策法规的场所，可以按常用类型排序（

15、如：颁布日期、类型、名称等），可以执行整个模块的全文模糊搜索。可以按分类树状的方式来管理和浏览。需求内容：排序序号，所属库名，分类号，标题，时效性，颁布单位，颁布日期，实施日期，内容分类，文号，名称，题注，内容。（七）学习园地提供各种及时、先进的信息，便于用户查看，省去了在Internet网上进行搜索的繁琐工作。需求内容：标题，分类，内容四、个人事务个人事务主要包括以下模块：电子邮件工作汇报日程安排工作日志（一）电子邮件每一个用户都有自己的邮箱，用户邮件模块主要功能是可以在公司内部进行联络、保存收到的发文管理、通知等重要文件。一般用途和其他网站邮箱的作用是一样的。功能区：邮箱主页，收件箱，发件

16、箱，垃圾箱，全部邮件和写邮件。（二）工作汇报工作汇报模块，模拟实际的工作汇报创建过程，主要功能包括创建新的汇报、汇报的审批二步的操作，即由工作汇报起草者创建汇报后发给汇报的审批者，审批人可以进行删除功能。本模块功能区：起草简报，简报查询，最新简报，己阅简报，简报草稿需求内容：标题，接受者，发送者，发送时间，内容（三）日程安排每个人、每天都会有安排、有计划地做每一件事情，为了提醒自己不要忘记计划要做的事情，建立一些个人的备忘录，记录个人的一些私人信息，可以更好的保存个人的一些私人的时间，在本模块中，把每一天的计划都填写在本模块上，等待办理事情的时间一到，微机会自动提示您该去做哪件事情了（小助手提

17、示）。本模块功能区：周历，月历，日历需求内容：姓名，部门，主题，开始日期，开始时间，结束日期，结束时间和事件内容。（四）工作日志工作日志类似于日常的工作日记，只有用户本人可以查看本人的工作日志，保证保密性。需求内容：日期，内容五、部门业务本功能区里面的功能模块和当前登录的用户是相关联的，不同部门的用户登录后，在此功能区里面显示的就是不同的用户界面。下面分各个部门进行需求说明。（一）局领导除了各种私人模块，领导能查看各个部门的各个模块的内容。（二）办公室1、图文管理本模块中包含三个部分：信息管理、新闻管理和图片管理。其中，信息管理部分包含三个子模块：行业信息、行业简报和信息快报其中的信息管理部分

18、的三个模块内容如下：行业信息，行业简报和信息快报的需求：录入并保存三个模块的文件的目录，不需要录入具体的文字内容，能够统计出报表（分两类：县（区）某局信息汇总表；事业单位信息汇总表）需求内容：名称、发布日期、报送单位、文章题目、信息类型（一般信息、综合信息）、分数新闻管理模块功能需求：录入保存某局内人员在局外的报刊上发表的文章，文章用附件的形式保存在数据库中可以按照各种条件进行查询图片管理模块功能需求：添加各种行业图片，可以按照拍摄日期，图片名称等方式进行查询2、耗材管理需求说明：对办公室的各种耗材使用情况进行管理需求内容：日期，名称，规格，单位，数量，单价，金额，经手人和备注。可对金额等进行

19、统计。3、车辆管理需求说明：随时查看车辆的各种状态，如是否出车，司机是否闲置等，还有就是查看车辆的硬性指标，车辆支出情况表、车辆耗油情况表等。两个表格： 年度 月份车辆支出情况表 年度 月份车辆耗油情况表需求内容：支出情况表（车型、车号、姓名、轮胎、保险费、过路费、油款、修理费、合计、备注）；耗油情况表（车型、车号、姓名、月初款（Kg）、现行数、实行数、耗油（升）、油/100Kg、备注）两个表格都有总合计，每辆车有一个合计，每项费用有一个合计，最后有一个总合计。（三）计统科本部门暂无其它功能需求（四）财务科财务人员档案管理分各县区人员和各市直单位人员的管理需求内容（两个分类相同）：姓名，性别，

20、出生年月，职称，学历，毕业学校（五）组织部本部门有如下功能需求：人事档案管理，技术档案管理，工资管理，党员管理，专家库和干部考核管理，下面分别阐述。1、登记人事档案：目的：方便进行人事方面的管理。主要内容：包括人员所在单位，姓名，职务，任职时间，任现职时间，性别，民族，籍贯，出生年月，参加工作时间，入党时间，学历，毕业学校及专业，专业技术职称，历年考核情况（1993今）。要求：a 能以单位查询（至少二十五个单位）；b 能接受下级单位的软盘，以减少工作量；c 能按职务大小，任职时间，性别等内容进行查询，其中参加工作时间及出生年月，入党时间可以任一年限为查询条件；d 学历可以中专，大专，本科为条件

21、查询，专业技术职称可以初级，中级，高级为条件查询；e 可以进行各单位之间的人员调进，调出；f 历年考核情况得容纳1993年至今后的各年度考核情况；g 应有三个人员库，在职人员，提前离岗人员，离退休人员，之间可以互相转换；h 学历还可以函授或全日制为条件查询。2、技术档案管理：目的：方便进行技术档案的管理。主要内容：包括技术干部所在单位，姓名，性别，出生年月，职称，取得时间，聘任时间，取得方式（考试，评审），何时毕业于何院校何专业。要求：a 按照单位分类，如：工程类（高级，中级，初级），会计类（高级，中级，初级），统计类（高级，中级，初级），经济类（高级，中级，初级），其它（高级，中级，初级）；

22、b 按照专业分类，如：工程类（高级，中级，初级），会计类（高级，中级，初级），统计类（高级，中级，初级），经济类（高级，中级，初级），其它（高级，中级，初级）；c 按聘任时间分类，如：工程类（高级，中级，初级），会计类（高级，中级，初级），统计类（高级，中级，初级），经济类（高级，中级，初级），其它（高级，中级，初级）；d 按职称分类，如：高级，中级，初级。e 按取得方式分类，如：考试，评审。3工资管理：目的：方便工资的管理。主要内容：包括员工姓名，性别，职务，工资额（职务工资，级别工资，津贴，基础工资，工龄工资，剩余津贴，误餐费，职贴，房补，妇卫费，行业费，丧葬费，抚恤金，供养费），起（停）

23、发时间，调出单位，调入单位，编号，日期（年月日），备注。要求：每张有两联，每次可自行按年度编号，如：20040001号至20041000号，并且可以存档，可以按编号或姓名查询。4党员管理：目的：方便对党员的管理。主要内容：a 党员登记表，包括序号，姓名，性别，入党时间，备注。b 党员发展年度计划表，包括单位，计划发展党员数，计划发展人员名单。c 张家口市某局委员会会议批准党员名单，包括党委会召开时间，上报人数（预备，转正），批准人数（预备，转正），人员名单（预备，转正）。5干部考核管理：目的：方便对干部考核进行管理。主要内容：包括年度，单位，姓名，职务（科级，一般），考核等次（优秀，称职，基本

24、称职，不称职），奖惩情况（嘉奖，三等功，二等功，一等功），晋升工资情况。要求：a 按单位分类，如：（优秀，称职，基本称职，不称职，嘉奖，三等功，二等功，一等功）；b 按年度分类，如：（优秀，称职，基本称职，不称职，嘉奖，三等功，二等功，一等功）；c 按职务分类，如：（优秀，称职，基本称职，不称职，嘉奖，三等功，二等功，一等功）；d 按考核等次分类，如：（优秀，称职，基本称职，不称职）；e 按嘉奖情况分类，如：（嘉奖，三等功，二等功，一等功）；6专家库目的：在招投标前，随机在高级职称和中级职称的人员中抽取出不定数目的人员组成专家组，来进行项目的招投标工作需求内容：专业、职称、人数填写完成需求内容

25、后，只要单击相应的查询按钮，系统自动分配指定的人数来组成专家组（随机）。7收文目录收集本部门的收文的目录8发文目录收集本部门的发文的目录（六）公路技术科技术成果管理目的：对本部门的技术成果进行管理需求内容：技术成果标题，研究人员，技术成果简介（七）工会1、登记特困职工：目的：方便特困职工的登记，查询。便于管理。具体内容：主要包括职工姓名，性别，年龄，出生年月，民族，参加工作年月，家庭详细住址，家庭人口，其中就业人口，月工资实际收入，家庭人口状况，以及全家月人均工资收入。 2、管理基层工会组织：目的：方便对基层工会组织的登记，查询。便于管理基层工会的人员变动。具体内容：主要包括基层工会组织所在单

26、位，成立或换届的时间，工会委员组成情况（组成人员的姓名，工会职务）。3、统计科技发明成果：目的：方便对科技发明成果的登记和查询。具体内容：主要包括职工所在单位，创新成果的名称，时间，主要负责人，参加人数，创值，获奖情况，提合理化建议数，被采纳数，实施数，创值，备注。（八）老干部科老干部档案管理需求说明：能对老干部的资料进行录入查询等操作需求内容：姓名，性别，出生年月，参加工作时间，入党时间，离休时间，政治面貌，家庭住址，离退休前职务（九）纪检委本部门暂无其它功能需求。（十）交战办1、民兵花名册管理：需求说明：方便对民兵进行管理。需求内容：包括民兵所在单位，姓名，性别，担任民兵职务，出生年月日，

27、民族，文化程度，政治面貌，是否复退转军人，备注。2、基层交战办组织机构管理需求说明：对各级交战办组织进行管理需求内容：单位、姓名、职务、联系电话、手机和备注（十一）审计科审计人员档案管理分各县区人员和各市直单位人员的管理需求内容（两个分类相同）：姓名，性别，出生年月，职称，学历，毕业学校（十二）群工部本部门暂无其它功能需求。六、其它模块此类中包括办公小助手等功能模块。办公小助手为了及时准确的传递办公自动化系统中的文件信息而不需要打开浏览器，我们只要打开办公小助手就可以轻松办理各种文件。小助手功能如下：1、打开主页单击此按钮即可在IE浏览器里面打开办公自动化系统的主页面，而且已经登录到当前用户。2、打开文件在右侧的文件列表里面选中文件后，单击此按钮就可以把文件打开而不需要打开主页面。还有一种打开文件的方式就是在右侧的文件列表中双击文件。3、邮箱单击此按钮可以打开自己的邮箱界面而不需打开主页面。4、系统设置在第一次使用办公小助手时需要对它进行初始化，单击此按钮进入设置界面，我们可以单击界面中左下方的“初始化系统”按钮来提取对应的参数，还可以在此界面中设置小助手是否随操作系统的启动而启动；设置