地方疾病预防控制中心档案利用情况分析

1、地方疾病预防控制中心档案利用情况分析“档案利用是指利用者到档案馆或档案室获取档案信息，而档案利用服务则是指档案馆或档案室为满足利用需要向利用者提供档案信息。”充分了解”档案利用现状，对提高档案利用服务水平具有重要意义。”一、基本情况（一）室存档案门类从当前市、县（区）二级疾控中心室藏档案门类整体情况看，文书档案61个，业务档案60个，科技档案13个，会计档案38个，人事档案25个，音像档案24个，实物档案19个，荣誉档案44个，仪器设备档案22个，绩效考核档案37个，照片档案32个，其他档案12个。（二）业务档案保管隶属与场所从业务档案保管场所看，在综合档案室的37个，占单位总数量的45.68

2、%；在业务部门的40个，占单位总数量的49.38%；说不清楚的4个，占4.94%。（三）各单位对本单位各类档案起止时间的知晓程度各单位对本单位各类档案起止时间的知晓情况：对文书档案起止时间知晓的56个，对业务档案起止时间知晓的58个，对科技档案起止时间知晓的10个，对会计档案起止时间知晓的35个，对人事档案起止时间知晓的21个，对音像档案起止时间知晓的14个，对实物档案起止时间知晓的12个，对荣誉档案起止时间知晓的32个，对仪器设备档案起止时间知晓的17个，对绩效考核档案起止时间知晓的28个，对照片档案起止时间知晓的17个，对其它档案起止时间知晓的8个。（四）对哪类档案与单位职能相关度的最高判

3、断选择对哪类档案与单位职能相关度最高的判断选择：选择文书档案的15个，占单位总数量的18.52%；选择业务档案第48个，占单位总数量的59.26%；选择科技档案的2个，占单位总数量的2.47%；选择会计档案的3个，占单位总数量的3.7%；选择人事档案的3个，占单位总数量的3.7%；选择音像档案、实物档案、其它的0个；选择荣誉档案的1个，占单位总数量的1.23%；选择仪器设备档案的1个，占单位总数量的1.23%；选择绩效考核档案的7个，占单位总数量的8.64%；选择其它的1个，占单位总数量的1.23%。（五）对各类档案数量的掌握情况从对各类档案数量的掌握程度看：对文书档案数量掌握的有55个，对业

4、务档案数量掌握的有48个，对科技档案数量掌握的有9个，对会计档案数量掌握的有30个，对人事档案数量掌握的有16个，对音像档案数量掌握的有13个，对实物档案数量掌握的有10个，对荣誉档案数量掌握的有29个，对仪器设备档案数量掌握的有14个，对绩效考核档案数量掌握的有24个，对照片档案21个，其它档案6个。（六）整理档案方式从整理档案的方式看：按件整理的16个，占单位总数量的19.75%；按卷整理的15个，占单位总数量的18.52%；件、卷方式混合整理的38个，占单位总数量的46.91%；说不清楚的12个，占单位总数量的14.81%。（七）各单位对各类档案的使用情况各单位对各类档案的使用情况：对文

5、书档案使用率最高的有60个，对业务档案使用率最高的有66个，对科技档案使用率最高的有15个，对会计档案使用率最高的有40个，对人事档案使用率最高的有29个，对音像档案使用率最高的有20个，对实物档案使用率最高的有14个，对荣誉档案使用率最高的有35个，对仪器设备档案使用率最高的有27个，对绩效考核档案使用率最高的有37个，对照片档案使用率最高的有30个，对其他档案使用率最高的有15个。（八）档案是否存在年度断档现象市、县（区）二级疾控中心存在年度断档现象的有19个，占23.46%，不存在的41个，占50.62%，不清楚21个，占25.93%。（九）断档现象的原因市、县（区）二级疾控中心档案有丢

6、失的4个，占单位总数量的21；档案损毁的5个，占单位总数量的26.32%；没有办理移交14个，占单位总数量的73.68%；机构撤并8个，占单位总数量的42.11%。（十）是否编写有站（中心）志、组织机构沿革和大事记市、县（区）二级疾控中心中有站志、中心志、组织机构沿革和大事记的有38个，占单位总数量的46.91%；没有的30个，占单位总数量的37.04%；不清楚的13个，占单位总数量的16.05%。（十一）是否得到档案行政管理部门的业务指导市、县（区）二级疾控中心有40个得到了档案行政管理部门的业务指导，占单位总数量的50%；没有得到档案行政管理部门的业务指导的29个，占单位总数量的36.25

7、%；说不清楚的11个，占单位总数量的13.75%。二、分析（一）室存档案门类从市、县（区）二级疾控中心室存档案门类整体情况看，市级机构的各类档案的保存率相对最高，县级机构次之，区级机构4/9最低。分类来看，市县区均是文书与业务档案保存率最高，但从市到县，再到区，占比逞下降态势。其他类目中市级机构会计、音像、照片档案仅次于文书与业务档案；县级是荣誉、会计和绩效考核档案，而区级机构是荣誉、绩效考核、会计和照片档案。高级机构保存量相对最少的为人事档案，县级机构保存量相对最少的是科技档案，区级机构保存量相对最少的是科技档案。市县区保存最高的相同，次高市区相似，最少的县区相同。在存留重点一致的情况下，市

8、县区各自重点不同。从各类档案的保存率看，市级机构最好，区级最差。（二）业务档案保管的隶属与场所从市、县（区）二级疾控中心业务档案保管场所情况看，市级机构保存在综合档案室的比例高于保存在业务部门的比例，而县区机构，则是保存在业务部门的比例高于保存在综合档案室的比例。而且从市到县，再到区保存在综合档案室的比例不断下降，而保存在业务部门的比例则不断上升。这从另一个方面反映出县区综合档案室建设与统一管理尚有差距。（三）对单位各类档案的起止时间的知晓程度从市、县（区）二级疾控中心工作者对单位各类档案的起止时间的知晓情况看，总体上市级机构的知晓率最高，县级居中，区级最低。且各级机构对不同档案的知晓程度与各

9、种档案的保存率多少比较接近，两者间存在一定的关联度。（四）对哪类档案与单位职能相关度最高的判断从市、县（区）二级疾控中心工作者对哪类档案与单位职能相关度最高的判断看，市县区各级机构一致认为业务档案与单位职能相关度最高，文书档案和考绩次之。在不同层次机构中，从市到县，再到区，同为相关度最高的业务档案是由低到高的趋势；而文书档案和考绩档案则相反是由高到低的趋势。其他档案中，市级机构偏重荣誉和仪器仪表档案，县级机构偏重科技、会计和人事档案，区级机构则偏重人事和其他档案。总体来说，高相关度的判断相同，比率不同，低相关的种类不同，比例相近。（五）对各类档案数量情况的掌握程度从市、县（区）二级疾控中心工作

10、者对各类档案数量情况的掌握程度看，与对单位各类档案的起止时间的知晓程度相近，总体上市级机构的知晓率最高，县级居中，区级最低，且与各种档案的保存率多少比较接近，三者间存在一定的关联度。（六）整理档案方式从市、县（区）二级疾控中心整理档案的方式看，市、县、区重点不同，市级多使用卷、件两用的方式。县则多偏重于按卷的方式，区则多偏重于按件的方式。由市到县，再到区，卷件共用的方式的比例逞下降态势；按件方式大体是上升态势，逞“凹字型；按卷方式则呈“山”字型。总体来说是方法不同，使用比例差异较大。（七）按照利用率排序从市、县（区）二级疾控中心按照利用率排序看，市县区机构利用率最高的前两位是文书档案和业务档案

11、，但市级机构利用率最高的是文书档案，县区是业务档案利用率最高。总体上业务档案的利用率相差不大，不到15%；而文书档案的差距最高达到了50%。文书档案的利用率，从市到县，再到区，逞明显的下降态势。其他档案的利用率与对各类档案数量情况的掌握程度、对各类档案的起止时间的知晓程度、各种档案的保存率多少近似，这几者间有一定的关联性，且相互影响。总体上市级机构的利用率最高，县级机构其次，区级机构最后。（八）是否存在年度断档现象对市、县（区）二级疾控中心是否存在年度断档现象的回答看，市县区均是没有断档的高于有断档的比例，从高到低是市级机构、区级机构、县级机构；没有断档的比例从高到低分别是县级机构、市级机构和

12、区机构；对此情况不清楚的比例由低到高分别是市级机构、县级机构、区级机构。总体上看，市级机构好于县区机构，区级机构又好于县级机构。（九）断档现象原因从市、县（区）二级疾控中心断档现象原因上看，没有办理移交是市县区机构的共性主因，市县区的占比率呈现从高到低趋势。排名第二位的是机构撤并，市县区的占比率同样从高到低。（十）是否编写有站（中心）志、组织机构沿革、大事记从市、县（区）二级疾控中心是否编写站（中心）志、组织机构沿革和大事记这项的回答看，市县区均有编写，编写的比率从高到低是市级机构、县级机构、区级机构；没有编写的比例从高到低分别是区级机构、县级机构和市级机构；县区对此情况不清楚的比例基本相同。

13、总体上看，市级机构好于县区机构，县级机构又好于区级机构。（十一）是否得到档案行政管理部门的业务指导从市、县（区）二级疾控中心与档案行政管理部门的沟通情况看，市级最好，区级有和没有两者持平，略好于县级机构，县级机构相对最差，没有比例高于有的比例。三、对策与建议（一）抓好综合档案室建设，推动档案的集中统一管理面对档案归档情况的差异，要下大气力抓好综合档案室建设，不断推动档案的集中统一管理。在三到五年内，市级力争达到100%，县级机构达到70%，区级机构达到50%。这里也要注意提高综合档案室服务业务工作的意识与能力，从业务档案利用率、认知度、保存量均相对较高来看，县区业务档案多保存在业务部门一方面是

14、为了方便利用，另一方面则是因为县区保管条件较差。（二）加大收集与归档力度，扩大档案的种类与数量档案利用服务首先要有档可查。这就要求各级档案机构，特别是区县两级机构，应当想方设法地多收档，多存档。否则利用就成为了一句空号。有了“收”这个环节的丰富，才能有“管”这个环节的充实，进而才会有“用”这个环节的满意。（三）日常扣紧移交环节，特别注意机构撤并时点的监管无论是集中保管，还是分散管理，从形成者手中移交到保管者手中，始终是档案形成阶段的重要节点，也是最容易出问题的结合部，扣紧这个环节对档案的齐全完整至关重要，务必加以重视。在社会转型期间，机构改革与撤并共生共存，每到机构撤并最容易出现文件或应当归档的材料没有归档，从而出