Microsoft Excel 词汇表及有关操作

1、Microsoft Excel词汇表及有关操作假设已经建好了电子表格文件，其中“新生原始总表”数据表中有大学新 生入学成绩数据，表格形式见下图。从第16）19）步开始，用该表做例子学习 Excel的一些常用操作，并最终完成分班和成绩汇总的任务。从20） 步开始，对建立的“一班”工作表进行操作。ABCDEFGH1北京巾化工学校新生表2编号姓名性别出生日期语文数学英语总分3牛阳1986-10-190759626142李建琪1985-9-1264846421253宇祥1986-10-1584547221064张蓿1985-4-1746193228Microsoft Excel :是制作电子表格的软件

2、，该软件具有强大的数据计算功能，而且具有强 有力的图表、图形制作功能，广泛应用于办公自动化领域。工作簿（bu）： Execel软件将每一个工作簿作为一个文件保存，其扩展名为.XLS。工作表：工作表是用来存放数据的电子表格，一个工作簿由一个或多个工作表组成。单元格:工作表中所有行列交叉点处的方格称为单元格，它是工作表的基本成分。单元格里 可以添加的数据类型是文本、数字、日期、时间、公式。活动单元格:用鼠标选中单元格，该单元格成为活动单元格，鼠标双击活动单元格，可以写入 数据，删除数据、查看数据操作。.0）若要输入分数形式，如1/4，正确的输入方法是：0 1/4 （0与分数之间有空格）。1）若想将

3、数字（如身份证号码）作为文本数据处理，需要加单引号，例如要输入001，则 需要输入 001。2）年月日的输入格式：年/月/日，或者年-月-日3）时分秒的输入格式：时：分：秒4）在保存文件时候，可以设置文件的打开密码和修改密码，以防止非授权用户修改文件。 具体操作步骤：在“另存为”对话框上选择“工具”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“常 规选项”，出现“保存选项”对话框，可以设置密码。5）使用”插入”菜单，可以在选中的单元格的上方插入行、在选中的单元格的左方插入列、 对选中的单元格加批注。6）整行或整列单元格的选取：用鼠标单击工作表相应的行号或列标。7）在“编辑”菜单中，清除一行（或一列）里的内容：

4、选定行或列，“编辑”菜单一 “清除”一“内容”。8） 在“编辑”菜单中，删除一行或一列：选定行或列，“编辑”一“删除”。9）智能填充编号序列：相邻单元格中有相同的数据或按某种规律变化的数据时，可以利 用智能填充功能实现编号序列的快速输入：例如在单元格A3和A4输入数字1、2,用 鼠标选定单元格A3和A4区域，然后移动鼠标到选定区域的右下角（右下角的小黑块称 为填充柄），当鼠标光标变成“+”时，按住鼠标左键不放，向下拖动光标，进行数据自 动填充。10）多个连续行、列、单元格的选取:按住键盘上的“Shift”键进行。或用鼠标拖动相应 的行或列。11）多个不连续行、列、单元格的选取:按住键盘上的“C

5、trl”键进行。12）数据有效性的设置：当所录用的数据有一定的取舍范围，可以在录用数据前，考虑设 置数据的有效性，可以降低录入数据的错误率。例如，选择语文成绩列，选择“数据” 菜单一 “有效性”。对整数限定范围是010013）自动求和：“自动求和”功能具有一定的智能分析功能，如果选定选区的右端或下端 有一空列或空行，则能将自动求和结果放入相应的空列或空行中。例如，选定数据列 区域，以及空白列区域，选择自动求和按钮 ，则求和数据放到空百列中。例如求出 每个学生的各科成绩的总和。也可在需要放求和数据的单元格内，直接输入求和函数。例如在H3单元格输入 “=SUM（E3:G3） ”，然后按回车键确认。

6、E3: G3”表示了 E3到G3的所有单元格， 是需要被求和的数据范围。然后向下拖动H3单元格右下角的填充柄，可以自动实现公 式复制，求出其它学生的各科成绩的总和。例如在 H4单元格中求和的公式会变为“=SUM （E4： G4）”。14）工作表的操作：鼠标选取工作表，鼠标点击右键弹出快捷方式菜单，可以对工作表进行改名字、移动、复制、删除、插入等操作。也可以直接用鼠标操作工作表，例如双 击工作表修改名字、鼠标拖动工作表进行移动、按住键盘上的“ Ctrl ”键，并拖动工 作表则可以复制该工作表。15）工作表的“冻结”对于大的工作表，为了在浏览的过程中使表的标题一直处于可见 状态，可以选择工作表的“

7、冻结”操作。“冻结”是以当前活动单元格的左上边框 为准进行冻结的。具体操作：选一个单元格为当前活动单元格，“窗口”菜单一 “冻 结窗格”命令。使用完毕冻结功能后，要取消冻结状态。16）数据排序：若对工作表的某一列或多个列的值进行排序时，应先单击表中的任意单元 格，再选择“数据”菜单提供的排序命令。例如数据先按所设置的“主关键字”排序， 当“主关键字”相同时，再按“次关键字”排序。例如对新生原始总表，设置主关键字 为“性别”，次关键字为“总分”，则先按男女升序排序，而对全体男生及全体女生再 按总分成绩降序排序。若对某列排序，不要把整个列选上，应单击该列的某一单元格。17）创建和填充自定义序列为E

8、xecel增加按某种规律变化的数据序列，例如一班、二班、 三班、四班、四班、三班、二班、一班。创建自定义序列操作方法：“工具”菜单一 “选项”一“自定义序列”。在“自定义 序列”列表中选择其中的新序列，然后在“输入序列”框中输入新序列名，如一班、 二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班。等，数据用回车键换行，最后点击“添 加”按钮。自动填充已定义的序列数：在Execel工作表中，可以增加一个新的名为“班级”的列， 在该列名称下的8个单元格中依次输入“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、 一班”，然后按住shift键，选中8个单元格子，然后拖动该8个单元格子的最后面单元 格右下角的填充柄

9、进行填充，则序列数按已经定义的顺序循环填充。经过第16和17步骤，可以把原始学生成绩表进行分班，分班采取了总分轮回制， 例如总分第14名分到14班，第58名分到41班，依次类推。注意：如果创建的自定义序列是一班、二班、三班，则当某一单元格内输入“一班” 时候，则可以拖动该单元格右下角的填充柄，则序列数按已定义的顺序循环填充。18） 数据筛诜（shai xuan）：如果工作表中的数据太多，可以用“数据筛选”功能将满足 指定条件的数据记录显示出来，不满足条件的记录则被隐藏。具体操作：单击工作表中 的任意单元格，单击“数据”菜单一 “筛选”一“自动筛选;则在工作表每个列标题 右侧出现下拉箭头，可以显

10、示要筛选的条件，例如“一班”，选择该条件，会筛选出一 班的学生数据，可以把筛选出来的数据复制到另一个工作表中，例如建立“一班“工作 表。用相同的方法可以筛选出其它班的学生数据。再次选择Excel “数据”菜单一 “筛 选”一 “自动筛选”命令，将取消“筛选”状态，把原来隐藏的数据都显示出来。19） 分类汇总 能够按照用户指定的要求进行数据汇总。例如先将第17步分班的学生总表 数据按照“班级”降序排序，然后选择Excel “数据”菜单一 “分类汇总”对话框，对 于“分类字段”，若选择“班级”，就可以对相同班级的学生数据进行汇总。若选择的“汇 总方式”为平均值，“选定汇总项目”为语文、数学和英语，

11、则可以把该班级学生的 语文、数学和英语成绩的平均分统计出来。在“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”按钮，可以取消分类汇总的结果。 注意：分类汇总前，需要用数据排序功能对指定的分类字段，例如班级进行排序，然 后才能进行“分类汇总”。汇总的方式有求和、求平均值、统计个数等。20）计算每个学生平均分：在存放一班学生数据的“一班”工作表中，添加一列，在I2单 元格内输入“平均分”，如果某个学生的总分数所在的单元格用H3来标记，则在该学 生的平均分单元格I3中输入公式“ =H3/3”，按回车键确认，就可以求出该学生的3科 成绩的平均分。求出第1个学生的平均分后，拖动其单元格右下角的填充柄，算出每 个学

12、生的平均分。21） 计算单科平均分：在“一班”工作表中增加一行名为“单科平均分若要求出1班学 生语文科目的平均分，选定放平均分的单元格，例如E44,单击“插入”菜单一 “函数”， 打开“插入函数”对话框，选择函数“ AVERAGE，按“确定”按钮，打开“函数参 考”对话框，在Numner 1的输入框里，输入函数所需要的参数。例如输入E3： E43，表 明语文科目的第1个成绩所在的单元格是E3，语文科目的最后成绩所在的单元格是 E43。则可求出语文科目的平均分。用鼠标向右拖动E44单元格右下角的填充柄，算 出其它科目的平均分。也可以直接在放平均分的单元格内输入求平均分的函数，例如“=AVERAG

13、（E3：E43）” 输入完毕，按回车键确认输入。注意：公式和函数的输入以等号“=”开头。在单元格内插入函数的方法一：插入”菜单一 “函数”，打开“插入函数”对话框。 在单元格内插入函数的方法二：直接输入以等号开始的函数。22）计算单科最高分、最低分：按照第21步骤相似的操作，可以求出单科最高分和最低 分，可以在相应的单元格内输入函数，例如求最高分“=MAX （E3： E43）”，求最低分：=MIN （E3： E43）”。23） 总分排名 在“一班”工作表中添加1歹U，在J2单元格内输入名为“总分排名”。若放第1个学生的总分排名单元格为J3,在J3单元格内输入RANK函数， 例如“=RANK（H

14、3, $H$3： $H$43）”。其中H3是第1个学生的总分数所在的单元格， $h$3:$H$43表示H3到H43所有单元格，反映出排名范围。用鼠标向下拖动J3单元格 右下角的填充柄，算出其他学生的排名情况。在该例子中，填充柄可以实现公式的复 制，但函数中的第二个参数不变，即J4单元格中的公式是“=RANK（H4，$H$3:$H$43）。在单元格内插入RANK函数的方法：“插入”菜单一 “函数”，打开“插入函数”对话 框。选中上图中的H3： H43，然后按键盘上的F4键，则单元格中公式的参数H3： H43将 改变为$H$3:$H$43，如下图所示：24）相对引用和绝对引用的含义*相对引用：在引

15、用单元格或单元区域的数据时，直接使用列号、行号来表示，称为 相对引用。当公式中的参数是相对引用形式的参数时，复制该公式时，将 自动调整参数，以保证公式中单元格的相对关系保持不变。例如在单元格F3 中输入公式=D3+E3”，则复制该公式到F4单元格，则公式变为“=D4+E4”， 即公式中单元格的相对关系是保持不变的。*绝对引用：如果在复制公式时，不希望参数发生变化，即不需要Excel调整引用，那 么就需要使用绝对引用形式的参数。绝对引用在引用单元格或单元区域的数 据时，在列标和行标的前面加$。如果选定相对引用H3： H43，则按键盘上 的F4键，可以把相对引用转换为绝对引用$H$3:$H$43。

16、25）备注在“一班”工作表中再添加1歹L在K2单元格内输入名为“备注”。选定单元格K3, 插入函数IF，参数设置如下：用鼠标向下拖动K3单元格右下角的填充柄，可以自动写出所有学生的学习情况备注。也可在单元格内输入函数=IF（1375, “好”，“一般”）”。举例说明IF函数的功能：IF函数对逻辑条件“I375”进行检查，如果条件成立，函数值 为“好”，否则为“一般”。经过上述步骤处理后，“一班”工作表内容形式如下:26）函数COUNTIF的使用函数COUNTIF的功能是计算区域中满足给定条件的单元格的个数。语法：COUNTIF （range, criteria）Range :为需要计算其中满足

17、条件的单元格数目的单元格区域。Criteria :为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为32、32、32或apples。下面显示一个例子： TOC o 1-5 h z AB教据教据苹果32柑桔54桃75苹果86公式说明皓果1COUNTIFtAS, Apples计耸第一列中苹果所在单元格的个数C)=COUNTIF 2:B5? )55) 计算第二列中值大于55的单元格个数但)统计各分数段人数建立“一班平均分分布”工作表，表格框架如图所示。在B3单元格内，插入函数COUNTIF，参数设置如下:在 B4 单元格内，插入公式：=COUNTIF(一班！I3

18、:I43, 70)-B3 ”在 B5 单元格内，插入公式：=COUNTIF(一班！I3:I43, 80)-B3-B4 ”在 B6 单元格内，插入公式：=COUNTIF(班!I3:I43, =90) ”数据处理结果形式如图:AB1一班平均分分布表2分数段人数3=90)/COUNT(B4:B11)该函数计算出的值是小数类型的数据，改成以百分数形式显示单元格的值。选中B15单元 格，选择Excel的“格式”一“单元格”命令，设置如下：求学生成绩的等级首先在当前工作表中做一个“查询数据表”，该表有2行数据组成。第一行的数据是用数值 表示的等级，这些数据必须由小到大排好序，其值分别是：0、60、70、8

19、0、90 0 第二行数据是用汉文字表示的等级，与第一行的数据对应，分别是：不及格、及格、中、 良、优秀。在G4单元个内插入水平查表函数 =HLOOKUP( F4,$B$19:$F$20,2)第1个参数表示在查询数据表的第1行范围内将要查找的数据，第2个参数表示在查询数据表的哪些范围内查找，本例子是把查询数据表的所有数据选上。 注意该参数是绝对引用形式的参数(按盘上的F4键，可以把相对引用参数改成绝 对引用参数)。第3个参数是查询数据表的行号，表明若查找成功，返回第几行的数据。例如行号2表示 待匹配的数据在查询数据表第1行匹配成功，则返回查询数据表第2行对应的数 据。若匹配失败，则函数返回错误值

20、。第4个参数是指明查找时是精确匹配还是近似匹配。如果参数是TRUE或省略了参数，表 明是近似匹配，则匹配成功的值是比要查找的数据小的那些数据当中的最大数值。 如果参数是FALSE，则进行精确匹配，如果找不到，则返回错误。HL00KUFLookiip_v：alueT abl H_：=Lfr ay Row_i ndexrLijiTiR：=LTLgH_l o okupF4 $B$19:$F$20 2O9 = 一一 = 一一也 60? 70? 80? 90;函致参数-忧村搜索数组区域首行满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的列序号，再进一步 返回选定单元格的值Row_index_num满足条件的单元格在数组区域table_array中的行序号口表格中第一行序号为1有