财务部操作手册(高力)

1、COLLIERSINTERNATIONAL上海高力国际物业服务有限公司物业管理处-财务部ColliersInternationalPropertyServices(Shanghai)Co.,Ltd.PropertyManagementOffice-FinanceDep.操作手册WorkInstructionByFinanceDep.文件号：Q/WI-FD-0109目录 TOC o 1-5 h z 组织架构图1操作手册目录2文件修订记录3 HYPERLINK l bookmark10 o Current Document 会计核算方法及凭证账册制度4 HYPERLINK l bookmark18

2、 o Current Document 货币资金管理制度5备用金管理制度6 HYPERLINK l bookmark25 o Current Document 押金收取/中退作业8请款/付款管理制度12收款管理制度15资产管理制度17费用报销流程20预算作业流程22表格清单24表格修订记录25物业管理处财务部组织架构图财务部人数合计：人物业管理处财务部操作手册清单1.业务管理手册名称文件编号版本颁布日期1.1会计核算方法及凭证账册制度FD-011.01.2货币资金管理制度FD-021.01.3备用金管理制度FD-031.01.4押金收取/申退作业FD-041.01.5请款/付款管理制度FD-0

3、51.01.6收款管理制度FD-061.01.7资产管理制度FD-071.01.8费用报销流程FD-082.01.9预算作业流程FD-091.0审核Revisedby:批准Authorizedby:物业管理处财务部文件修订记录序号版本修订内容修订审核批准检索号登录上海高力国际物业服务有限公司 物业管理处文件编号：Q/WI- FD-01会计核算方法及凭证账册制度版次：01页码：4/25会计核算方法及凭证账册制度.目的规范管理处会计核算方法，凭证的制作，凭证帐册的保管。.适用范围会计类，凭证帐册的制作、管理。.定义（无）.主要职责.1财务经理/会计/出纳:负责日常会计核算凭证制作与复核。4.2出纳

4、:负责凭证、帐册的装订和保管。5.内容采用借贷复式计账法，会计科目和核算方法以公司预算会计为主，结合实际，设置银行现金日记账、总分类账、各项明细分类账；原始凭证是计账的依据，财会人员必须认真审核各种原始凭证，要求一切原始凭证必须手续完备、合法，内容真实，数字正确，日期和印章齐全，大、小写相符等，不得有白条报账，不得有涂改。一切原始凭证经审核无误后,才能填制记账凭证，据以记账；原始凭证不得随意涂改，凭证、账册应由专人列册登记，妥善保管，不得丢失。有关会计报表、账册、会计凭证保存年限按上级规定办理；.4指定专人保管一切未使用的重要空白凭证，如支票、现金收据、发货票据等,动用时由领用人办理领用手续。

5、对误写的收据或作废的支票，应注销作废章,妥善保存，不得销毁废弃。.引用文件（无）.记录（无）货币资金管理制度货币资金管理制度.目的规范管理处货币资金收付使用和保管工作。.适用范围管理处货币资金的管理。.定义（无）.主要职责出纳:负责日常货币资金的收付使用、保管工作。.2财务经理/会计:不定期进行检查。.内容做好库存现金的保管工作，有关证券和现金必须放在银箱内，确保安全。建立健全现金账目，做到日清月结，钱账相符，杜绝白条抵库或账外现金，禁止私立“小金库”；对超过现金收付限额以上的收付款项，必须通过银行结算.6.引用文件（无）.记录（无）.其它（无）备用金管理制度.目的规范管理处备用金的使用和保管

6、工作。.适用范围管理处备用金的管理。.定义（无）.主要职责出纳:负责备用金的使用、保管工作。.2财务经理/总部财务/驻场物业总经理:定期或不定期进行检查。5.内容1备用金保管人楼盘出纳.2备用金使用范围使用上限以300元为限。使用项目为邮资，日常用品，员工车费（尽限于楼盘一般员工）及一般小额杂项。备用金每月补发一次，驻场总经理必须于额度内加强控管使用。.引用文件（无）.记录备用金报销单F-004现金暂支单F-006.其它附件：备用金使用流程图附件：备用金使用流程图负责执行人版次：01页码：7/25物业经理/驻场经理驻点出纳使ffl人驻场总经理楼盘出纳楼盘出纳开发商财务/楼盘出纳备用金保管收据备

7、用金申请单备用金报销明细表1).依各驻点现场情况提报总部。驻点成立或设国必要时.由出纳人具保管并签署备用金保管收据。.保管人同应设置现金流水帐，以记录各项备用金收支情形。备用金投入时1).备用金申请人填写备用金报销的”，并附发票。每日1).驻场总经理审核支出的必要性及数据实际购入的品目，数量，金额是否准确。每日1).H纳椀加斑侬著柳乩每日2).支付备用金并要求滁盟章。1).出纳人员根据当月所有支出编期备用每月25日金报销映龈”。(如25日为节假2).由楼盘出纳依据请款程序申请补H,则提前至上一发.并由驻场总经理，开发商审核。工作日)1).由开发商拨发备用金。每月最后一日(如为节假日则顺延至下一

8、工作日)押金收取/申退作业押金收取/申退作业.目的规范管理处押金的收取和中退工作。.适用范围管理处押金的收取、申退。.定义（无）.主要职责出纳:负责押金的收取、申退工作。.2财务经理/总部财务/会计:定期或不定期进行检查。5.内容1押金项目.1出入证押金.2车位证押金1.3其他项目押金2押金收款规定出纳应依申请人申请的项目，分别收取押金金额。出纳应开立收据，并加盖“公司发票章”。2.2.1第一联保留于收据本上由管理中心归档留存，以便于申退押金时核对。.2.2.2第二联交由申请人保管，作为申退押金的收据2.3第三联交会计用于做帐。3押金退款规定1申退人应凭原收据的第二联，连同身份证复印件至管理处

9、出纳处办理申退。押金收取/申退作业如申退人遗失收据或收据损坏无法辨认，则出纳应不予接受申退。上述第二项规定，如有特殊状况必需申退押金时，则应让申退人签立“押金收据遗失证明”并检附身份证复印件。出纳应取出原收据本第三联，依据证件退款处理方式退款。出纳将押金退还，并同时请申请人签收。出纳应将申请人缴回的第二联或申请人签署的“押金收据遗失证明单”装订回原收据上。.引用文件（无）.记录（无）.其它附件：押金收款流程图押金退款流程图押金收取/申退作业附件：押金收款流程图申请证件负责执行人员申请人保安人员客户人员出纳使用表单说明收取押金出纳会计公司会计帐务处理会计公司会计*收据*收款日报表*押金收款清单水

10、押金收款清单1).由保安或客户服务人员确认申请人的需求后，带至出纳处办理申请作业。.开立收据并填写相关资料。.加盖“公司发票”章。.出纳应于“收款人”签名.应将收款金额全数填入银行。.填写“收款日报表”并传真至财务部，以便查核。1).根据出纳提供报表明细，经查核明细，经查核无收款当日误，即登入账簿。押金收取/申退作业附件：押金退款流程图负责执行使用表单申请人*身份证1).由申退人携带身份曲相利攵据至退证*第二联物业管理处理。出纳，驻场*收据第一联1).核对相关单据及身份证原退回押金总经理*押金收据遗失证件。2).申退人遗失申退收据时,应签署“押金收据”遗失证明单“并检附身份证复印件。3).由“

11、代收备用金“项下执行退款。会计公司会计会计公司会计出纳*付款日报表*押金收款清单*押金收据余额清*押金收取/申退收据第一，二联。*押金遗失证明单1).于“押金收款清单“注销。2).填写“付款日报表”并传真至财务部，以便查核.1).依据出纳提供报表，经查核并冲销相关科目。1).将相关文件装订一起。请款/付款管理制度.目的规范管理处请款、付款的工作。.适用范围管理处的请、付款作业。.定义（无）.主要职责1会计:负责日常请款、付款工作。4.2出纳:协助会计完成付款工作。.3财务经理/总部财务/驻场物业总经理:审核。.内容请款项目1各类外包合约项目请款（如清洁，工程维护等）2根据采购流程规定办理验收的

12、非合约厂商请款（指金额超备用金使用上限的）.1.3公用事业费用：水费，电费，电话费等。.2付款方式合约及非合约厂商按下列程序请款，网上支付。水，电，电话费托收。.引用文件（无）.记录 TOC o 1-5 h z 付款申请单F-007付款明细表F-006支票付款记录F-003其它应付款明细表F-001预付货款明细表F-002.其它附件：请款及付款程序附件：请款及付款程序付款申请负责执行人员济用申请人付款审核驻场总经理汇总当月费用楼盘出纳总部审核开发商/物业部经理/财务部开立支票或网上支付总部会计/出纳使用表单说明完成畴粘费用申请单请购申请单采购单物料验收单工程验收单1）.附相关单据（发票，工程材

13、料请购单,付款申请单（F007）,采购单，物料验收单，工程验收单等资料）每日1）.驻场总经理依据合约内容，每日请采购流程及实施状况，核实付款内容。付款明细表（F006）1）.楼盘出纳根据当月所有经驻场总经理签核的申请单，编制“付款明细表（F006）o每月28日付款明细表（F006）1）.公司总部逐笔审阅费用申请单项目及金额，并签核。物槊部:次月2日2）.开发商审阅贽用申请单项目及金额，并签核。口才牙务部：次月6EI支票付款记录（F003）.总部H纳穆杯J款幽昧（FW6）开谟票.总部会计，财务经理审核盖章。.楼盘出纳向供应商发放支票，并由领款人签署“支舞寸款tl耳：（F003）本”。次月12日上

14、海富力国际物业服务有限公司物业管理处文件编号：Q/WI-FD-06收款管理制度L目的规范管理处收取各类款项的工作。.适用范围管理处收款工作。.定义（无）.主要职责出纳:负责日常收款工作，开具相关收据或发票，制作收款日报表、应收账明细表。.2会计/财务经理:依据报表明细。确认后进行帐务处理。.内容收款项目：1车位管理费2各项维修收入3.有偿清洁费收入4.其他业务收入.2出纳依据规定收取各项费用并开具收据或发票，制作收款日报表，应收账款明细表（-F009）,以便与财务经理与会计进行查核和帐务处理。.引用文件（无）.记录付款通知单F-005应收账款明细表F-009其它应收账款明细表F-010.其它附

15、件：收款流程图附件：收款流程图负责执行人员客户服务人员开发商驻场会计，客户服务人员出纳出纳填写收款清单现金管控帐务冲销出纳会计公司会计主管开发商财务驻场会计公司会计使用表单说明时点管理费分掩表1).应演时更新各项分掩表，以确保付款通知单.每上T攵车位维护分摊表(F005)的1E献仁款期的25其他相关资料2).付版蜘怛F005)应一北联。日以前付款通知单3).各项费用分摊表应每月提供给财务部以便帐务(F005)管取渣对。付款通知的1).将盖有物业管理处印章:的付款通知单每期25日(F005)(F005)正联送至租户处。公,副联应妥善保管以便查核，并保存至收到款项为止。发票，收据D.缴款方式：*现

16、金*电汇*支票,除各项管理费收入以外，应包含现场提供的各项服务收入。.经办人应于发票或收据“开票人”处签名，以便核查。收治时*乍位管理费收款1).应于收款当日填写各项收款清单以便日后收款当日清单*其他收款清单查核。收款日报表1).将每日收取的现金，支票应于当日存入银行。2).填写收款日报表送至财务部以便于查核c收款当日应收账款明细表1).依据出纳提供的报表明细，经核查确认后，收款当日(F009)即登入账簿并冲销相关科目。资产管理制度.目的规范管理处资产管理作业。.适用范围管理处的资产管理。.定义（无）.主要职责1财务部:配合人事/行政部定期进行资产盘点。2会计/财务经理:对资产的购入、出售进行

17、帐务处理，计提折旧等。5.内容固定资产是物业运作的基础。为配合各项业务的拓展，需购置、更新各种物品及设备。其项目繁多，故应通过公司行政部管理及使用单位妥善管理，才能更好发挥资产之效能。固定资产的定义固定资产指单笔金额超过2,000元人民币，且使用年限超过两年以上的有形资金。并按照税法规定于若干年期间内提列折旧。固定资产的分类2.1办公设备：电脑软硬件、复印机、传真机、影印机、装订器、打卡钟、计算机等。2.2办公家具：办公桌椅、档案柜、白板、办公厅隔间设备等。2.3电器设备：冰箱、微波炉、冷气机、电视机、风扇、饮水机、录影机等。2.4通讯设备：电话机组、无线电机组、对讲机等。2.5机电设备：仪器

18、设备、机电工具等。2.6其他设备：未列入上述分类之各项设备、器具、工具。3资产转移由移出单位填写“资产移转申报单”经移入单位确认后并签收，送交财务部门于资产登记卡上做更改记录、移转保管责任。资产如未经核准，不得外借他用。不同业主之转移须取得业主同意的书面文件，才可执行转移。5.4资产遗失由资产使用人（保管人）填写“资产遗失申报单”送交主管部门签核，并由主管部门至现场查明原因，对疏失之使用人（保管人）追究其责任，申报主管部门核准后，由驻场总经理签字确认，并送财务部依规定办理。5.5资产报废资产因使用年限已至，老旧过时，意外损坏等因素致使功能降低或丧失，不堪使用。应由资产使用人填写“资产报废申报单

19、”，经部门主管及人事行政部核准后，由行政部门及财务部门依规定报废。对于仍有部分功能或仍具剩余价值者，应由行政部门得以集中进行拍卖、出售。5.6资产之保养作业资产使用人（保管人）应善尽资产保管维护之责任。如有重大损坏，需回报主管部门及人事行政部，提出修缮申请。经同意后进行修缮。5.7资产折旧之提列财务部门依税法规定逐年提列折旧，并应于每年税务申报后，将上年度折旧提列清单送交行政部门，以便行政部门更新资产登记卡资料。5.8资产盘点会同行政部门及使用部门应定期（每年至少一次），依据资产清册进行实地盘点，以掌握资产之实际状况并对于变动项目，作资料之更新。编制“资产盘点清册”，记录数量的变动，对于变动数量，查明原因依规定办理。.引用文件（无）.记录（无）.其它（无）费用报销流程L目的规范管理处费用报销工作。.适用范围管理处费用报销的管理。.定义（无）.主要职责出纳:于每月18日将月度报销单及所附各类单据交至总部财务。.2会计/财务经理:进行相应帐务处理。5.内容差旅费的报销填制国内/国外差旅报销单，附上发票原件及预先审批单。经部门