xxx分公司会议室使用管理办法(2011版)(1)

1、PAGE PAGE 5xxx分公司会议室运用管理方法一、目的为了充分利用会议室的功能，给员工创建一个良好的办公环境，使会议室的管理和运用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际状况，制定本制度。二、适用范围1、本制度适用于分公司全体员工（含劳务工）。2、会议室类型：会议室名称地 点运用范围 容纳人数备注多功能厅新大楼九层公司级会议160人左右智真会议室新大楼八层公司级（超高清视频）会议10人左右301小型会议室新大楼三层公司级会议、部门会议、临时会议、紧急会议24人左右302高清会场新大楼三层公司级（高清投影）会议、经理办公会、公司月会、例会、培训30人左右303小

2、型会议室新大楼三层公司级会议、部门会议、临时会议、紧急会议14人左右304标清会场新大楼三层公司级（视频电视电话）会议、经理办公会、公司月会、例会、培训100人左右305中型会议室新大楼三层公司级（投影）会议、经理办公会、公司月会、例会46人左右306贵宾室新大楼三层公司级领导接待、座谈11人左右沙发七楼会议室新大楼七层部门会议、临时会议、紧急会议30人左右六楼会议室新大楼六层部门会议、临时会议、紧急会议30人左右五楼会议室新大楼五层部门会议、临时会议、紧急会议30人左右一楼会议室新大楼一层部门会议、临时会议、紧急会议30人左右三、会议室的运用规定：1、会议室是特地用于召开会议、研讨工作的地方

3、，未经允许，不得挪借他用。2、公司会议室的管理由分公司综合部统一负责。会议涉及运用的设备及设施由指定专人负责保管、管理与调试。3、非参与会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室。4、为了避开会议发生冲突，各部门如需运用三层各会议室、八层智真会议室、九层多功能厅，需提前1天向综合部提出申请并填写会议室运用申请表，以便统一支配；各部门如需运用一层、五层、六层、七层、八层会议室，需在各会议室管理人员处填写xxx分公司会议室申请运用状况登记表后，方可运用。临时召开的紧急会议须要占用会议室时，需提前2小时向综合部提出申请并登记。任何部门或个人运用公司各会议室都必需在会议室管理人员处填写xxx分公司会

4、议室申请运用状况登记表后，方可运用。5、各部门申请运用会议室时，需明确运用时间、参与人员、运用设备等，以便提前打算，确保会议顺当进行，如有须要其他部门协办的事项需提前注明，以便依据实际状况做好相关服务工作。6、如遇到会议之间发生冲突，要坚持局部听从整体的原则，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。7、 任何部门或个人在运用会议室期间，必需疼惜会议室的设备及物品，如视频设备、投影仪、背投电视、音响麦克、桌椅、地毯等，珍贵物品由专人负责操作，其他人不得擅自运用和操作。如因个人缘由造成设备设施的损坏，须照价赔偿。8、 会议结束后，相关人员应刚好整理睬议场

5、地，关闭各种电器，如发觉设备故障和公物损坏应刚好报综合部，以便刚好修理，保证其他会议的准时进行。四、相关管理部门职责：1、综合部管理职责：综合部负责通知会议室运用时间及运用要求，做好各部门之间在会议室运用上的协调工作，并负责监督、考核物业公司的会场管理及服务工作。2、网络部职责：网络部负责对各会议室视频系统维护、管理和检修，系统维护人员要定期对物业服务人员进行会议系统运用、管理的培训。3、物业公司管理职责：（1）物业公司对各会议室应支配专人进行管理；（2）各会议室管理人员应娴熟驾驭各会场会议系统的各项功能；（3）各会议室管理人员负责会议室运用的登记、会务服务和桌签的运用；（4）会议室地毯、桌椅

6、等的管理维护以及空调、灯光、音响、话筒、显示屏、茶叶、烟灰缸、投影仪等会务用具的运用管理；（5）会议室内的全部物品未经综合部批准，不得私自转借他人或挪借他用。若要借用会议室内的物品，需经综合部批准，并填写物品借用申请表，并要刚好归还原处。（6）物业公司人员刚好做好会议室的卫生保洁工作。五、会议室服务要求1、会议室物业服务人员必需热忱主动、文明礼貌、仪表端庄，工作期间必需统一着装，必需听从综合部统一支配。2、各会议室管理人员必需自觉接受网络部系统维护人员的定期培训，要主动熟识会务服务相关业务学问和技能，加强会务服务水平，提高应变实力。3、各会议室管理人员依据会议室运用申请表上注明的时间，必需提前15分钟做好相关打算工作，并依据运用要求供应相关会务服务，如：空调、灯光、音响、话筒、投影仪、显示屏、茶叶、烟灰缸、会标、桌签、会议用具、果盘、鲜花摆台等是否到位，并逐一比照落实。4、会议期间，会议室物业服务人员应每隔20分钟倒一次水。5、物业公司必需定期对会议室设备、设施进行定期检修，发觉问题要刚好修复，落实解决。6、会议结束后，物业服务人员应刚好清理睬场，离开