第五章-展览会现场信息化管理ppt课件(全)

1、问题：展览会现场信息管理的对象有哪些？观众信息参展商信息为什么？第五章 会展现场服务信息管理展览行业的价值链展览馆、服务商、主办商、参展商、专业观众之间的关系？专业观众参展商主办商展览服务商展台搭建、展览运输旅游代理、商贸服务印刷出版、礼仪翻译治安保卫、水电气供应展览服务商观众登记餐饮会务展览服务商主持搭建、礼仪展览音箱器材场馆经营者讨论：专业观众和参展商是展览利润的来源价值来源服务商、主办方和展馆经营者通过展会现场信息提供相关服务价值创造一、专业观众信息（1）观众基本信息以观众的名片信息为主 姓名：中英文姓名 单位：中英名称、全称、简称 职位或部门 ：业务员、主管、部门经理 职称 电话 ：区

2、号、总机号、分机号 传真： 通信地址与邮政编码 电子邮件地址 单位网址 （2）观众需求信息展会入口填写的调查表 参加展会的目的 关心的产品 采购计划 采购规模 有无相关餐饮、食宿、旅游、购物等方面的要求得出下次意向参展观众的需求（3）观众观展行为信息展会上进出各个场馆、研讨会、访问各个展台留下的数据 感兴趣的展台 滞留时间 采购数量 参展历史 信用级别旅游规划系得出观众的参展时空状态讨论：收集观众信息的价值和作用（1）增加现有观众的满意度（2）挖掘潜在参展商（3）甄别展会的专业观众，提供更为深入的服务（4）为下届招展作准备（5）建立行业信息库（6）实现和参展商更有效的互动二、参展商信息1. 参

3、展商基本信息： 单位名称：中文名称 全称、简称 英文（拼音）名称 全称、简称 单位地址：中文地址、英文地址 单位所属行业 单位级别：地方企业、行业领头羊、国企、跨国公司 主管部门 主管部门级别 单位负责人：姓名、生日、联系方式 联系人：姓名、生日、联系方式甄别VIP参展商智能化的黄龙饭店让你“宾至如归”只要随身携带一张特殊的智能卡，尚未进入酒店系统就能识别你的身份并告知服务生；无需在前台排队等待，就可以通过自助或移动设备办理入住手续；入住后，客房会自动按照系统中记录的你的喜好对房间温度等进行设置；当你打开电视，电视初始画面会主动问好，并按照你的母语显示其家庭所在地的时间、天气等特定信息；当门铃

4、响起，不必起身走到门前，访客图像将自动跳转到你正在观看的电视屏幕上。如果你是想在杭州游玩的外地人，只需一个电话，相关地图就会通过房间内的联网打印机打印出来，或是直接出现在电视屏幕上；如果在杭州逗留，也无需专门去办一个当地的手机号码，你房间的分机号对应着一个特制的移动分机终端，不仅可在酒店内和市区自由通话，甚至可以漫游到其它城市。黄龙酒店的VIP智能化应用的技术自动识别客人身份的无线射频识别(RFID)技术一个小小的RFID芯片就可储存大量数据，VIP客户只要随身携带嵌有这种芯片的智能卡，进入酒店时就会被感应器识别出身份。房卡中同样嵌有RFID芯片，当客人走出电梯时，内置感应器的指示牌就会显示出

5、房号区域并进行引导。这种智能卡甚至可以被用来开启地下停车场的道闸，注重隐私的客人可以直接从地下电梯进入房间。 办理入住手续的自助总台智能服务将Opera系统、信用卡收费系统、ATM机系统、无线制卡技术统统集成在一起，不想排队的客人只需输入自己的预定号，就可以在一台设备上自助完成后续所有操作。如果连自助总台都要排队，黄龙饭店还提供移动总台。这种移动总台由平板电脑支持，服务生可以直接走到客人面前帮助办理人住手续，并且可以设置在酒店之外。不久前，黄龙饭店就与杭州某高档别墅签约，将移动总台直接前置到别墅社区内，使业主不出小区就可以办理酒店入住等服务。 涉及类似复杂整合的还有客房内的电视。供应商飞利浦根

6、据黄龙饭店的要求，在新加坡特别修改了电视的软件程序，使其凭借一个特殊的机顶盒就能与Opera系统、门禁系统、安防系统连接在一起，成为可与客人互动的“智能终端”。至于最经典的将酒店分机改造为近似普通手机的想法看似简单，却需要最复杂的技术整合必须将交换机技术、无线技术、网络技术、手持PDA、电信运营商网络绑定、通信计费系统以及酒店管理系统完全整合起来，才能实现客房电话的移动功能与结账一体化。更为复杂的是，中国有三家移动通信运营商、2G和3G共六种移动通信制式，要保证移动信号通畅，黄龙饭店必须要安装三套每套价值200至250万元的通信设备。而且按照黄龙饭店两组回字型的客房布局，每个楼层的天花板上至少

7、要安装36根天线，再加上灯具、无线网络、闭路电视、背景音乐喇叭、喷淋、烟感等接口，整个天花板背后都将布满密密麻麻的线路。 2. 参展商会展信息 展品的基本信息： 名称、 规格、 类别、 价格 展品获奖信息 参会目的 营销计划 参展历史 信用级别 讨论：收集参展商信息的途径和渠道 行业企业名录（电话黄页） 商会和行业协会 政府主管部门 专业报刊 同类展会 各地专业网站三、展会信息管理对主办商、服务商及场馆服务商的益处（一）信息收集层面 建立信息库：基本资料、参展行为（二）展会现场服务层面 提高服务质量：更快、更准确案例1： 蒙哥玛利展览集团的终身主席蒙哥玛利先生说：通过40多年来的积累，我们储存

8、了所有会展的观众数据。透过问卷调查、参展注册或网上注册等方式了解他们的职务、个性特点、年龄以及购买影响力等情况，实际上在很大程度上我们也成了专业观众的朋友。这么多年来，我们透过分析发现，在我们数据库中的观众有 2/3的人坚持到我们办的展览来，而不去同行业其它的展览。” 案例2： 在最近一次展览界人士聚会上，全球第二大照明展主办者广州光亚展览公司总经理潘文波说道：他们之所以成功就在于重视专业观众，长年坚持不懈地做好专业买家的资料收集、客户服务工作，并建立了庞大的信息数据库。 据称，光亚数据库有3人专门常年负责生产商、专业买家、观众资料的输入及派送请柬。经过七年的不懈努力，目前已组建了大型照明行业

9、数据库。其中包括60多个国家的海外买家20137家，国内买家及专业观众81620家，国内外生产商7217家。 香港贸发局，之所以能如此有效地推广自己的展览会，主要也得益于其所拥有的庞大数据库。香港贸发局展览事务总监周启良称，贸发局累积了一个拥有60万个商贸企业的数据库，其中香港10万家、中国内地12万家、海外38万家，每年大约有240万宗商贸配对。据周介绍，2001-2002年，香港展会共吸引买家27万多个，其中13万个分别来自海外超过140个国家和地区。 案例3：问题一：三家展览公司，不约而同地采用了一个什么方法来提高展会质量，营造展会品牌？问题二：为什么他们都这么重视专业观众信息的收集和维

10、护？问题三：专业观众信息收集的途径主要有哪些？1. 三家展览公司运用会展数据库，尤其是专业观众和参展商的数据库，及时了解他们的需求，不断提高展会质量，保持良好的客户关系，建立合作网络。2. 不断提高展会满意度，挖掘潜在参展商，甄别VIP专业观众，实现与参展商的良好互动，建立展会良好口碑和形象。3. 专业观众信息收集的途径借助电话黄页、网络、展览会会刊名录、会议主办者拥有的与会者名录、信息咨询公司、及通过展览会收集专业观众资料（如观众的名片、观众填写的登记表、问卷调查）第二节 会展现场信息系统结构信息中心 中心服务器管理系统信息处理与查询系统现场信息采集系统现场制卡系统门禁防伪系统现场信息服务系

11、统观众登记大厅展览大厅会议室信息系统应用前台信息系统应用后台展会现场信息管理系统结构图（一）信息中心服务器、系统数据、应用程序、展会相关信息的集中存放中心对登录大厅采集系统提交的名片电子图像做集中处理生成展会统计分析报告展后信息管理：满意度调查、下届参观意向（二）现场信息采集系统1. 观众信息的采集参展商需求信息采集观众信息采集方式：国内常规操作：用扫描仪采集到计算机中，并启动识别软件产生初步结果（达到80%-90%准确率），然后用手工调整得到正确的信息。观众登记大厅“即采即录”图像采集后录入处理名片自动识别系统无线射频识别技术(RFID)ETC、门禁、物流、机场版面模板模板编号说明单位姓名及

12、职称地址1 地址2T1单位、姓名及职称、地址三块依次由上至下排列,有两个地址块。本类比重最大。 单位姓名及职称地址T2基本同上,只是地址块仅有一个。姓名及职称单位地址 T3姓名及职称放到最上部,有一个地址块。姓名及职称单位地址1 地址2T4同3类似,只是多了一个地址块。单位姓名及职称 地址T5单位块在最上部，姓名及职称块与地址并列。姓名及职称单位 地址 T6姓名及职称在最上部,单位、地址并列在下部。其它 T7本类包括: 1.个性化太强,自成一类;2.版面很紧凑,无法分; 3.分块过于随便,及横竖版混用。名片自动处理的设备名片自动处理的存在问题 准确性不能保证 鼠标操作效率较低 特别是对小字号和

13、英文准确度不令人满意 名片的种类众多，五花八门，抓取容易出错国内先进的名片信息采集系统： 北京昆仑亿发科技发展有限公司研发的Eastfair CRM 系统参展通通过一个便携式红外扫描器，采集到访展位的观众资料。准备好条码，入场时贴在名片上，使用红外扫描器扫描观众胸卡上的条码，就可以轻松收集到访者的信息，每一只扫描设备可以存储400-600条观众记录。 红色箭头指示的位置对准胸卡条形码，按下绿色箭头指示的圆形按钮即可采集。 2. 参展商需求信息的采集： 参展商对自己展台到访观众信息的收集、查询和查看主办方会议通知以及反馈给主办方的需求信息参展商信息采集方式：操作：在展台读取到访观众的条码号，在内

14、存中查找其详细信息和达到本展台的次数、历次到达的时间等，并显示在屏幕上，同时让操作人员输入汉字或英文备注，并可以查看主办方下发的会议通知。展台管理系统（三）现场制卡系统功能：对观众和展商的身份认证。用于身份认证的卡有多种，如IC卡、磁卡、条码卡、二维条码卡、打孔卡、光电卡目前用于现场认证的系统主要有：门禁防伪系统通过联网门禁技术的证件防伪系统照片卡防伪技术磁卡IC卡 扫描观众胸卡 查看当前累计到达人次 查看当前观众第几次进入会场 知道当前观众的姓名/单位等基本信息 和当前观众交谈后为之加备注 用观众卡号或分级方式标记此观众为重要客户 查看当前观众何时来过本展台 查找最近n位到达的观众 查看同单

15、位的人员到达情况 查找某个号码的观众 查找某段时间到达的观众门禁系统门禁系统的缺陷观众出场时携带多张证件，然后带多个人员入场对证件使用时限的有效管理，如施工证和值班证存在伪造证件 1. 通过对门禁点实现信息联网和数据共享，在配合专业的软件，解决“一张卡带多个人”的问题。2. 使用带有个人照片信息的胸卡的认证，解决倒票和胸卡被别人使用的问题。（四）观众登记大厅实现在会展现场对观众信息（名片信息、调查表信息、观众照片）的采集处理功能。采集名片图像 /录入调查表 / 自动识别观众信息 、 核查观众信息 / 现场拍摄观众照片（外接照相机）/胸卡制作。 1. 观众信息处理/下载和报告生成系统 观众信息下

16、载 观众职位、部门、地区、省份分析 观众调查表分析 观众行为信息处理2. 展后信息查询系统 观众基本信息查询 观众调查表查询分析管理 观众行为信息查询分析 观众数据对比校核 观众数据导出（五）展览大厅：组展商接口观众集中管理展后信息分析报告补充材料：电子触摸屏技术一、触摸屏的基本工作原理 在普通计算机显示屏上加一层专用透明的触摸屏，人们在看显示器上信息的同时可根据需要用手触摸覆盖在显示器上的触摸屏，触摸屏通过线路把信号传给电脑，经过触摸屏软件处理后，电脑可判断手触摸位置对应的菜单、图标或按钮等，并根据此菜单、图标或按钮执行相应的功能。二、触摸屏的类型电阻式触摸屏：大部分手机电容式触摸屏：诺基亚

17、手机（塞班）、苹果相关产品红外线式触摸屏：ATM机表面声波触摸屏：GPS、PDA、车载电脑电阻式触摸屏电容式触摸屏电容式与电阻式触摸屏的区别一、触摸敏感度 1、电阻触屏：需用压力使屏幕各层发生接触，可以使用手指（哪怕带上手套），指甲，触笔等进行操作。可手写识别2、电容触屏：来自带电的手指表层最细微的接触也能激活屏幕下方的电容感应系统。非生命物体、指甲、手套无效。手写识别较为困难。 二、成本 1、电阻触屏：很低廉。 2、电容触屏：不同厂商的电容屏价格比电阻屏贵10%到50%。三、多点触摸可行性 1、电阻触屏：不可能，除非重组电阻屏与机器的电路连接。 2、电容触屏：可以实现浏览器的多点触摸特性。

18、四、阳光下可视效果 1、电阻触屏：通常很糟，额外的屏幕层面反射了大量阳光。 红外线式触摸屏表面声波式触摸屏三、触摸屏在会展现场中的应用 展示现场展位分布与设施位置，为观众参展提供向导 展商信息查询 气象信息服务 其他公共信息服务 旅游常识介绍 当地风土人情介绍 当地旅游景点推介笑脸组成2010数字 台北馆可触摸微笑的力量第三节 现场反馈调查一、现场反馈调查的内容1.观众入场时的调查2.观众参观完成后的意见反馈3.参展商展后的问卷调查我国展会现场信息采集的现状及问题观众配合度不够数据处理存在高峰期短时间要求处理大量事务人力资源方面存在着弊端操作环境恶劣现场混乱，给信息采集带来一定难度旅游规划系二

19、、对参展商和观众的调查的有关事项目的：收集意见工作材料：调查表人员：亲和力强的女性方式：person to person工具：笔、小夹板、订书机、小礼品工作结果：填好的调查问卷结果考核：每个人集中存放，记上姓名和份数思考题：在一次旅游产品用品交易会现场，展览组织者想作一个针对于参展商和专业观众对本次参展目的以及参展满意度的调查，请你各列出10个左右调查问题以供选择。第四节 现场信息服务的具体内容一、展前阶段工作1.网页开发制作和信息发布：2.参展商信息的收集和整理3.信息的预登记4.观众的邀请5.胸卡或条码的设计和制作6.调查问卷的设计和印刷7.现场触摸屏的设计和制作8.原有观众信息的导入环保

20、展 二、展后阶段工作1.数据处理2.展会统计分析报告3.展后信息管理第五节 现场信息系统的相关话题一、展览信息的保密协议保密技术保密使用保密信誉保密二、选择专业服务商提供会展服务 1.专业服务商的选择对参展商提供的服务 运输及仓储服务 展台搭建服务 安全保卫服务 参展培训服务 网页制作服务搬家公司、快递公司广告公司、装修公司、会展设计公司临时聘请保安、公安部门聘请专家做讲座网络公司对观众提供的服务 观展指南服务 后勤配套服务 礼仪服务 翻译服务 会议现场布置二、选择专业服务商提供会展服务 高等院校、广告公司、网络公司饭店、宾馆、餐饮公司、旅行社、公交公司会展服务公司、旅游学校会展服务公司、旅游

21、学校会展服务公司旅游规划系根据以往你所参观的展会经验，谈谈展会服务商是如何来提供以上专业服务的？最让你印象深刻的是什么？讨论：2.请专业服务商提供现场服务的必要性 社会分工 避免在细小、琐碎的事务上投入过多的精力 提高会展服务质量 成本的考虑二、选择专业服务商提供会展服务 三、如何选择会展服务伙伴 合作伙伴是否专业 合作伙伴的业界经验 合作伙伴的整体实力 合作伙伴的发展潜力及团队精神 合作的意识和态度 价格成本广州锦汉国际展览中展会现场观众信息服务系统一、服务项目介绍 快速的观众信息采集、观众胸卡印制发放、现场身份识别、完整的观众信息统计分析、专业的买家数据库为“中国（广州）锦汉礼品、家居用品及装饰品展览会”和“中国（广州）锦汉纺织、服装及面料展览会”提供的展会观众统计分析获UFI（国际展览联盟）的认证。由锦汉展览中心信息部提供案例学习展前1. 信息咨询：运用自身经验，结合展会特点，为主办方就信息管理和现场接待工作出谋划策。2. 展前预登记和观众邀请：提供网上预登记平台，向主办方提供的目标客户和预登记观众邮寄邀请函和胸卡。3. 胸卡设计和印刷：代理制作各种卡证、塑料套及挂绳。4. 条形码制作：代理制作标准条形码，使观众胸卡和观众信息产生关联。5. 调查问卷设计和印刷：根据展