不动产登记档案管理和信息资源利用

1、 i不动产登记档案集约化管理和信息资源利用2013年11月，国务院常务会议通过决定，将分散在多个部门的不动产登记职责整合由一个部门承担，一是由国土资源部负责指导监督全国土地、房屋、草原、林地、海域等不动产统一登记职责，二是建立不动产登记信息管理基础平台，实现不动产审批、交易和登记信息在有关部门间依法依规互通共享，消除“信息孤岛”。三是推动建立不动产登记信息依法公开查询系统。近日，中央编办发布中央编办关于整合不动产登记职责的通知，公布了不动产登记职责整合的方案。通知指出，国土资源部指导监督全国土地登记、房屋登记、林地登记、草原登记、海域登记等不动产登记工作，会同有关部门起草不动产统一登记的法律法

2、规草案，推进不动产登记信息基础平台建设。全国实现不动产统一登记，将转变现行分散登记的模式，基本做到登记机构、登记簿册、登记依据和信息平台“四统一”。这对于整合各类资源，理顺管理机制，发挥物权登记公示作用，保证不动产交易安全，维护护权利人合法权益具有重要意义，也顺应当今信息大数据时代发展趋势，不动产登记工作迎来重大历史发展机遇。因此，作为不动产登记重要的基础性工作一一不动产登记档案管理，多年不变的管理模式和信息资源利用方式也将面临着新 的决择。这是档案工作不可分割的两个层面，管理好档案是利用的基础，发挥档案信息资源作用是管理好档案的终级目标。本文以北京房屋登记档案工作为例，对不动产登记档案管理集

3、约化管理模式和信息资源利用进行初步探讨和研究，提出了一些不动产登记档案集约化管理和规范信息资源利用思路，借此与各界同仁参考交流。一、基本概况不动产登记档案不仅是业务办理的依据，还是权利人证明权益的法律凭证，而且在国土资源保护、地籍调查、住房保障、法院诉讼、国家税收、户籍管理、个人信用管理等方面发挥着重要作用。据统计，截止到2013年底，仅北京市房屋登记档案就已突破900万卷，馆库面积11712平米，专兼职档案人员134名，全年受理查询21.34万人次，查阅档案37.86万卷次，馆藏量、查询量均远超一般专业档案。其管理水平的高低直接影响到业务办理效率、质量和数据资源共享水平。多年来，不动产登记分

4、散在各个部门，机构编制、归档标准、管理机制不尽相同，各类型、各级不动产登记档案工作发展并不均衡。普遍存在缺少档案专业人才、馆库建设落后、历史数据资源整合困难、查询口径标准不一致等情况。不动产登记信息资源迟迟无法全面联通共享，成为制约不动产登记工作发展的短板。不动产实行统一登记后，应重点从理顺不动产档案管理机制，科学统加大资金支持力度，稳定档案专业干部队伍等方面入手，筹，长远规划，完善不动产登记档案管理顶层设计，全面梳理不动产登记档案工作流程，制定统一的工作规范，推行集约化管理模式，整合优化各类资源，实现标准化、规范化、信息化、自动化管理。丰富网络、自助查询手段，按需求类型依法、依规提供查询服务

5、，全面提高不动产登记档案管理工作水平。二、集约化管理模式集约化管理概念来源于现代企业集团为提高效率与效益的基本取向经验。其在不动产登记档案工作中的应用均已具备一定条件，主要有以下几方面内容：（一）完善顶层设计，理顺管理机制，实现省市、区县两级优势互补，协调高效管理。强化省市一级档案机构统筹、监督、指导职责，设立省市不动产登记档案馆（数据中心），实行属地专业垂直管理，整合、优化各类、各级不动产登记档案机构、人员、库房资源，构建与属地区县分工明确、协调一致的管理机制。合理布局，按需设置，根据不动产登记机构工作量情况配备档案专业人员，充实一线管理人员和查询窗口，并适当进行人员流动，增强紧迫感，调动员

6、工积级性。根据馆藏量、库房情况，符合条件的实物档案，采用集中建设库房保管或优化组合的方式就近保管，尚不具备条件的，可暂时分散在各级周转库，避免重复建设，节约土地资源。统筹购置数字化处理设备，集中外包完成档案数字化，减少重复投入，提高效率和质量，并配合信息部门交叉异地保存电子数据档案。（二）梳理各个工作环节，科学灵活配置资源，规范操作流程。档案工作依托于业务工作发展，是不动产登记业务的重要一环，登记资料从受理一刻起既已注定将要归档的命运，业务办理从最初申请、受理开始，经过审核、审批，到最后缮证、办结、发证、归档，形成一条完整的工作流程，涉及多个岗位工作人员，这是档案形成到归档的生命线，也是滋生重

7、复、无序、繁琐劳作之地。因此，采用删除、压缩、合并、外包的方式，全面梳理业务流程，统一归档标准和操作规范，消除多余、重复的劳动，从而形成一条全方位各尽其责的流水线工作方式，使办理业务与归档环节紧密衔接，各环节工作人员专注于具体操作，减少失误，全面提高效率和质量。这正是集约化管理模式科学灵活配置资源，规范操作流程的优势所在。（三）引入二维码和物联网技术，完善不动产档案信息数据共享机制，发挥集约化管理资源共享优势。近年来，二维码、物联网信息技术发展突飞猛进，大数据时代已经来临，给档案流转和管理工作带来极大的想象空间。不动产登记实物档案采用二维码、物联网、电子密钥等技术，制定全国统一的编目规则，使每

8、一卷档案对应唯一编码，实现存储空间和库房定位科学自动化管理。具备条件的可以集中建设库房，节约稀缺土地资源，避免重复投入；尚不具备条件的，可暂时分散在各级周转库，通过信息系统管理，留待备查、取证。待保管期限到期，再行鉴定销毁或集中管理。日常办理业务主要使用档案数字扫描件，各类不动产登记信息通过系统进行整合优化，归集，建立起土地和房屋、楼幢和单元、房屋和权利人的关联，明确权属上下手关系，实现远程图形或视频调用共享，并与有关部门实现互通交流，为不动产市场交易、调控、缴税、信贷、信用管理提供数据决策依据。归纳起来，集约化管理是集中下的优化，避免了条块分散式管理下各类、各级不动产登记工作的多样性，具有灵

9、活、高效、协作等特点，各类资源实现标准化、规范化管理，有利于后期不动产档案信息资源整合；有利于科学灵活配置机构、馆库、人力资源，确保档案保管条件符合国家标准，提高了归档工作效率质量；有利于发挥信息技术高效、协作作用，实现不动产档案信息化、自动化管理，使之更加便于流转和保管，更加便捷地为各类行政管理提供信息、数据支持。集约化管理模式将各类不动产登记业务纳入一个整体，是实现同城异地办理，服务同质化的基础条件，既符合登记机构、登记簿册、登记依据和信息平台“四统一”的发展需求，也符合档案工作规律，也是实行集约化管理的出发点和归宿。三、不动产登记档案信息资源利用不动产登记档案信息资源利用是发挥物权公示作

10、用的重要体现，也是我们抓好档案工作的主要目的，随着多年来，我国房地产市场不断活跃，不动产登记信息查询需求日趋多样，查询量激增，而且查询结果价值高，开放不动产登记信息查询呼声高涨。但不动产登记档案信息包含着大量个人隐私和商业秘密内容，如何处理好物权公示与维护隐私信息安全关系已成为当前不动产信息查询利用工作一项重要内容。（一）根据查询需求和出具的查询结果不同，大致可分为以下四种类型。1、不动产登记簿记载信息的核实型查询主要是指个人和单位查询房屋登记簿记载信息，核实房屋登记的基本（自然）状况信息，以及是否存在限制、抵押等状态信息。2、登记档案资料的凭证型查询主要是指权利人、利害关系人需查询房屋登记档

11、案资料，并复制档案中有关登记材料，取得原始凭证复印件。3、按身份信息检索的线索型查询主要是指公安、安全、检察、审判、纪检等部门在侦查、执行、办理案件过程中，需要房屋登记档案管理机构提供按身份信息进行检索的查询。4、提供数据库接口信息查询主要指住房保障、地税、户籍管理、公积金、银行等部门机构，因规范执行有关政策，需查询权利人及家庭成员在行政区划内有无房屋登记信息或登记数量的情况。因查询量巨大，目前，多采用提供数据库接口方式解决。四、不动产登记信息查询对策近年来，物联网、云存储技术的蓬勃发展，不动产登记档案信息化建设逐步深入，随着各地历史档案数字化，数据资源联网工作完成，不动产登记信息将在各个领域

12、发挥更大的作用，面临查询标准不一、查询类型多样、查询量大等问题，传统的手工查询必将慢慢淡出历史舞台，只有发挥信息技术和集约化管理模式的优势，依法、依规逐步开放查询，才能真正提代便捷高效的查询服务。（一）加强制度建设，统一查询口径尽管各类不动产登记信息均有相关的法律、法规，规范查询标准、程序，但部分条款制订时期较早，不够细化，定义模糊，而且由于各地管理机制、信息化建设水平不一，在执行规范和口径上也略有不同。因此，迫切需要加强制度建设，统一查询口径。通过制度明确不动产登记档案信息查询方式，以及个人住房信息查询操作规范。对于新增的查询需求应保持开放而又严谨的态度，既利用好宝贵的登记信息资源，又维护好

13、权利人合法权益。（二）理顺管理，构建分工明确的两级查询服务体系。查询信息是不动产登记工作对外提供服务的重要一环，需要有分工明确、功能完善的服务体系进行响应。分析查询工作特点和需求类型，行政区划内的房屋登记档案宜实行集约化管理，统一操作规范和查询系统，既可发挥大型数据库作用，又有利于统筹协调各级查询窗口的服务。在设区城市的不动产登记部门内宜设置两级查询窗口，区一级窗口方便查询申请人就近办理，市级窗口负责接待全市范围不动产信息查询，规范特殊查询操作，合理配置受理、审核查询权限。不动产登记信息资源共享后，任一窗口的查询人员可通过系统，按权限设置实现联网查询，并根据不同查询类型出具查询结果或打印档案扫

14、描件，加盖档案资料证明专用章的方式提供查询服务，形成一个满足社会各界查询需求的、全方位不动产登记信息查询服务体系。（三）完善权限管理，提供分类、分层次的查询服务。不动产登记信息既有物权公示的内容，又包括大量个人敏感信息，因此，查询信息需要坚持“明示同意”、“最少够用”原则，查询系统应完善权限管理，做到每一笔查询业务全部留痕，以便随时调出复核，加强对查询人员的监督管理，避免超限、超范围查询。在与业务系统关联动态更新的基础上，应根据不同查询需求类型，有针对性地开展查询服务。1、核实型查询需求，宜逐步放开个人和单位查询限制，待条件成熟，可使用手机短信，网络或凭密码进行自助查询。2、凭证型查询和出具查询结果的，应严格按照有关标准规范查询，分类提供查询服务，并尽量使用档案数字化成果和扫描件，避免实物档案损毁，提高效率3、线索型查询则应完善工作衔接，宜采取更加严谨的方式，一是加强有权查询机关与房屋登记档案管理机构工作衔接，保障隐私信息安全；二是严格查询受理，使用规范的协助查询文书，确保因公查询、应申请查询；三是明确有权申请查询单位范围和操作规范，由受理和审核人员依各自权限共同完成，并注明查询用途，使个人敏感信息合法利用。4、数据接口型查询则由技术部门加强