第章办公自动化概论ppt课件

1、三峡大学经济与管理学院办公自动化吴言军： 81483154Mail: bluklin163QQ群: 7505185 办公自动化课程阐明：经过本课程的学习,了解办公自动化的根本实际及办公设备的根底知识,较系统地掌握办公自动化软件的根本操作方法和技巧, 具备较强的文字处置,报表打印,图形编辑,表格处置等技术才干。实际联络实践, 在充分了解办公自动化的定义,办公自动化系统的功能和模型等概念的根底上，掌握现代办公设备的运用和利用计算机进展文字处置和数据信息处置的方法。第一章办公自动化概述第一章 办公自动化概述【本章主要内容】1.1 办公自动化1.2 办公自动化系统 1.3 办公自动化系统的开展1.1.

2、1 办公与办公自动化办公与办公室办公：处置公事，处置集体事务安排，检查，落实办公室：办公机构或办公场所事务处置，管理控制，决策处置办公自动化Office Automation，简称OA) 是建立在办公室任务根底上的计算机技术运用和推行的一门科学，是20世纪70年代中期兴隆国家迅速开展起来的一个综合性技术。美国麻省理工学院M.季斯曼教授对办公自动化下的定义，“办公自动化就是将计算机技术、通讯技术、系统科学与行为科学运用于传统的数据处置技术难以处置、且量非常大而构造又不明确的那些业务上的一项综合技术。文中“量非常大而构造又不明确的那些业务便是指通常的办公业务。通常的办公业务范围主要有书面和口头信息

3、，以及这些信息的生成、处置、传送与管理。并涉及办公资源、办公时间的利用与安排。我国专家在1985年召开的办公自动化规划讨论会上构成比较一致的定义是：办公自动化是利用计算机技术、通讯技术、系统科学、行为科学、管文科学等先进的科学技术，不断使人们的办公活动物化于各种现代化的办公设备中，并由这些设备与办公人员构成的效力于某种目的的人机信息处置系统。完好的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息管理四个根本环节 文件处置、事务处置、文字处置、档案处置、 日程处置、电子邮件、电子报表、数据处置、信息管理、决策支持等办公自动化内涵的变化传统的办公自动化多是指字处置系统、轻印刷系统、文档管理系统

4、.无法实现信息的共享、交换、传送，无法实现单位、企业内部的协调，对音频、视频、图形、图像等多媒体信息难以进展有效的处置 现代办公自动化系统以为：办公实践上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传送及处置，活动的协调，从而到达整体目的实现的过程。现代办公自动化系统着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传送、监控功能，提供协同任务的环境办公自动化利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，改善了办公环境和条件，极大地提高办公效率和质量，缩短了办公周期，提升了管理和决策的科学化、自动化程度1.1.2 办公自动化系统的职能 事务处置级办公自动化系统 信息管理级办公自动化系统 决策型办公

5、自动化系统 事务处置级办公自动化系统办公自动化系统的职能(1) 办公事务处置的主要内容是执行例行性的日常办公事务，涉及大量的根底性任务，包括文字处置、电子排版、电子表格处置，文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处置、个人数据库等信息管理级办公自动化系统 管理型办公自动化系统是把事务型办公系统和综合信息严密结合的一体化的办公信息处置系统。它由事务型办公系统支持，以管理控制活动为主，除了具备事务型办公系统的全部功能外，主要是添加了信息管理功能 办公自动化系统的职能(2) 决策型办公自动化系统决策型办公自动化系统是在事务处置系统和信息管理系统的根底上添加了决策或辅助决策

6、功能的最高级的办公自动化系统办公自动化系统的职能(3) 三者的关系：事务型办公系统 管理型办公系统 决策型办公系统1.1.3 办公自动化技术的开展第一代办公自动化 第二代办公自动化 第三代办公自动化 第一代办公自动化是以数据为处置中心的传统MIS系统Management Information System 简单的文件数据库管理阶段 客户/效力器构造的数据库系统管理阶段 第一代办公自动化第二代办公自动化是以任务流为中心的办公自动化系统任务流是在业务处置过程中每一步的义务、处置步骤、组织或相关人员、必需的输入输出信息以及需求的工具 第二代办公自动化基于任务流的办公自动化系统的主要义务是企业内部各

7、种信息的发布与传送、任务流的管理、档案资料的管理，并承当与信息效力系统进展双向信息交互的义务。涉及技术包括协同任务、文档数据库与紧缩、任务流管理、平安控制、多媒体、视频会议及数据库等内容。经过该系统，用户可以采用全双向及多媒体方式获取和发布信息，经过与Internet的互联，实现办公活动不受时间和空间的限制，从而提高企业运转的效率和质量 第二代办公自动化(2)第三代办公自动化是以知识管理为中心的办公自动化系统，它能提供丰富的学习功能与知识共享机制，让运用者都能随时随地根据需求向专家学习、向企业知识学习，使员工在办公自动化系统中的位置从被动向自动转变，提升了员工在任务中的位置，从而提高企业与机构

8、的整体创新和应变才干第三代办公自动化第三代办公自动化系统基于WEB的Internet/Intranet方式，其运作方式不同于如今的Server/Client效力器/客户机方式，由客户在客户端任务站经过阅读器从效力器下载WEB方式的办公自动化运用程序后再运转，也就是阅读器/效力器构造的WEB式办公自动化系统，具有以下优点：对客户端硬件要求较低，用户可在保管原有的软件和硬件的根底上运转新的运用系统只需在效力器上作配置和维护，降低系统维护晋级的难度和费用，使实施容易经过阅读器访问，界面友好，易学易用系统平安、可靠、可扩展第三代办公自动化(2)1.1.4 办公自动化运用简况办公自动化技术阅历了文字处置

9、机、复印机、机等单机设备阶段；程控交换机、文本及语音通讯系统设备，实现了关键部分业务自动化的阶段；以及利用计算机网络技术，多功能任务站、电子邮件系统、综合业务数字系统等现代办公自动化的业务综合管理阶段按自动化实现程度可以划分为以下四类 PCPersonal Computer办公 初步Intranet局域网办公 Intranet网络办公 基于Web Internet的办公自动化系统 办公自动化运用简况(2)1.1.5 实施办公自动化建立的根本条件决策层具有高度战略目的，提出办公自动化的目的明确办公业务信息来源可靠、业务预备充分、业务任务流明晰建立系统开发技术小组，指定专门的系统分析员提供充足的资

10、金支持1.1.6 办公自动化对现有办公体制的影响 办公自动化技术的引进，必将对现有办公体制中的方方面面带来一系列的变化： 办公系统与设备的自动化，促使办公内容、方式、制度的变化办公信息流的网络化，促使办公组织构造从层次型向网状型变化办公新技术的运用，促使办公人员知识构造向更高层次的变化办公自动化系统，促使指点决策向更科学化和更民主化的变化办公自动化运用方式的演化单机方式主机终端方式联网局域网互联网广域网Internet办公自动化信息的平安要挟 伴随着办公自动化产品运用的开展，其脆弱性也日益凸显，主要表如今：电子产品，对抗环境才干弱数据密集，分布少剩磁，电磁走漏通讯网是不设防的开发大系统共享与封

11、锁的矛盾任何新技术都产生新的平安隐患软件不能够完美无暇平安在系统设计中被放在不重要的位置 信息处置过程中的脆弱性 1.2 办公自动化系统办公自动化系统组成办公自动化软件系统体系构造1.2.1 办公自动化系统组成办公自动化系统，该当包括办公自动化硬件系统和办公自动化软件系统两部分办公自动化硬件系统 办公自动化硬件系统通常有以下几种划分方式：按运用特性可分为行政办公、秘书办公、电子邮件、远程通讯。按信息在办公业务活动中的信息采集、信息加工、信息存储、信息传送等不同环节可分为信息处置设备、信息复制设备、信息演示设备、信息传输设备。按设备本身的性能可分为：图文数据处置设备和图文数据传送设备。其中图文数

12、据处置设备包括计算机设备、电子打字机、打印机、复印机、图文扫描机、电子轻印刷系统等；图文数据传送设备包括图文机、电传机、程控交换机以及各种新型的通讯设备1.2.2 办公自动化硬件系统办公自动化软件系统 办公自动化软件可分为两大类：根底软件运用软件1.2.3 办公自动化软件系统办公自动化软件系统体系构造根底软件层办公室环境软件层运用软件层 办公自动化软件系统(2)1.3 办公自动化系统的开展1.3.1 国外OA系统的开展 美国是推行办公自动化最早的国家，其开展大致阅历了4个阶段： 单机设备运用阶段(1975年以前)，主要是在办公室任务中运用文字处置机、词处置机、复印机、机等设备，以完成单项办公业务处置，支持事务处置类任务。 局域网阶段(19751982年)，主要是以计算机和程控交换机为中心，利用局域网将各种设备衔接起来，实现部分业务处置的自动化。 一体化阶段(19831990年)，即综合利用各种技术与设备，如计算机、多功能任务站、机、缩微设备、公用或公用的通讯网络等，建立集成化、一体化的办公自动化网络，实现办公业务综合管理的自动化。1.3.2我国OA系统的开展 (1)启蒙与预备阶段(1985年以前)(2)初见效果阶段(198