商业银行文件格式标准

1、商业银行文件格式标准第一章总则第一条 为保证本行文件的统一、庄重、严肃、整洁，提高文件的印发质量，树立本 行的良好形象，参照国家行政机关公文格式国家标准（GBfT97041999）有关条款， 结合本行实际，制定本标准。第二条本行文件主要为行发文，行发文主要包括常联村银字号、常联村银党字号、 常联存银工字号、常联村银团字号、常联村银函字号、常联村银阅字号和常联村银各类纪 要字号。第三条 文件采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mmX297mm, 允许偏差土 2mm。文件首页发文机关上边缘距边距55mm 1 mm,用纸订口为28mm 1 mm, 版心尺寸为157mmX210m

2、mo第四条 文字处理系统统一采用微软公司的Word文字处理系统。文件正文采用小3 号仿宋体字，文字一律从左向右横排。行距设置为基准行距的1.4倍，同时取消文档网格 定义。第五条 文件均左侧装订。两页码之间误差不超过4mm,骑马订的订位为两钉距外钉 眼距书芯上下各1/4处，允许偏差4mm,平订钉距与书脊间的距离为3mm5mm。第六条 页码。用小4号半角Times New Roman数码标识，置于版心下边缘之下，数 码左右各放一条小4号一字线，一字线顶格排列，空白页和空白页以后不标识页码。第二章通用文件格式第七条通用文件包括常联村银字号、常联村银党字号、常联村银工字号、常联村银 团字号文件。第八条

3、 通用文件的要素包括眉首、主体和版记三部分。置于文件首页红色反线以上 的各要素统称为眉首，置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主 体，置于主题词以下的各要素统称版记。第一 T 眉首第九条 眉首包括文件秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识和发文字号。第十条秘密等级和保密期限。对涉及保密事项的公文，应根据金融工作中国家秘 密及其密级范由的具体规定划分密级，注明保密期限。标识秘密等级和保密期限，用小3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等 级和保密期限之间用“”隔开。公文的秘密等级分为三段，绝密、机密、秘密。绝密和 机密级文件，还需标识文件份数序号。文件份数序号是将同

4、一文稿印制若干份时每份文件顺序编号。标识文件份数序号，用 阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。第十一条 紧急程度。对涉及紧急事宜的公文，应根据公文送达的时间要求，在发文 稿头上标注紧急程度。公文的紧急程度等级分为特级”、“急件”两级。公文紧急程度的 确定由主办部门提出意见，由综合管理部确认。标识紧急程度，用小3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字； 同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标 识在版心右上角第2行。第十二条 发文单位标识。常联村银字号、常联村银党字号、常联村银工字号、常联 村银团字号文件标识由“浙江林股份有限公司”加“文件”

5、字样组成，均为大标宋简体字， 套红印刷。联合行文时，主办机关排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排 布。如联合行文单位（部门或组织）过多，必须保证公文首页现实正文。第十三条 发文字号。发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位标识下 空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六 角括号“（）”括入；序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。发文字号之下留一条与版心等宽的红色反线。红色反线上边缘至发文单位标识下边缘 为352mm。通用文件由综合管理部统一编号。联合行文，只标明主办单位发文字号。第二节主体第十四条 主体包括文件标题、主送

6、单位、文件正文、附件、成文时间、印章和附注。第十五条 文件标题。通常由发文单位、相关介词“关于”、事由和文种组成。行内 发文，发文单位可予省略；向行外发文，发文单位不得省略，如“浙江和股份有限公司关 于XXX的报告”。除法规、规章、其他规范性文件及上级行文件名称加书名号外，一般 不用标点符号。文号与标题之间空2行，用“小二”号仿宋体字，分一行或多行居中排布； 有多行时，用鼠标反黑锁定文件标题，取消文档网格定义；回行时，做到词意完整，排列 对称，间距恰当。第十六条主送单位。文件的主要接收对象，即需按照文件内容答复事项、办理工作 的单位。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，最后一个主送单位名

7、称后标全角 冒号。没有抬头的文件，主送单位标识在版记中主题词下、抄送单位之上。遇有两个以上主送单位时，应按级别高低或与文件内容联系的紧密程度顺序排列。普发性文件的主送单位，在未设立支行前，统一规范为各部门；设立支行后统一规范 为“各支行、各部门”。第十七条 文件正文。主送单位名称下1行，3号仿宋体字，每自然段左空2字，回 行顶格。数字、年份不能回行。文件内容结构层次较多时，可分级标识层次序数，第一层 用“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。层次序数可根据文件内容 需要跳级使用，如“一”后直接用“1 ”，省缺“（一）”，但不可将层次颠倒使用，如“1” 置于“一”前。规范

8、性文件中，如各类规章制度等，章名可用小3仿宋体字，加粗居中排布：条名用 小3仿宋体字标识，条名前空2字，后空1字接条款正文内容。第十八条附件。文件的附件包括两部分内容：一是随文件正式发出的文字材料及表 格：二是审核签发文件所需的相关背景材料。文件如有附件，在正文之后空1行，并在左 边空2字用小3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称回行时，与冒 号后的文字对齐。附件有多个时，需使用阿拉伯数码加以编号（如附件：1、XXXX XX”），序数应对齐。附件名称及名称后均不加标点符号。附件与文件正文一般要一起装订，应在附件首页左上角第1行顶格用小3号黑体字标 识“附件”，有序号时标识序号；

9、附件的序号和名称前后标识一致。若附件中存有附件， 则次级附件用小3号楷体字标识“附件”。如附件与文件正文不能一起装订，则在附件首 页左上角第1行顶格用小3号黑体字标识文件的发文字号并在其后标识“附件”字样。“附 件”后不标识全角冒号。第十九条 成文时间和印章。成文时间以领导签发的日期为准，正文（如有附件以附 件最后一行为准）靠右用小3号仿宋体字标识。标识成文时间应用汉字将年、月、日标全, “零”写为“O”。加盖印章应端正、居中、均匀下压成文时间，印章用红色，采用下套方式，即以印章 下弧线骑年盖月压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，将成文时间拉开，左右各空7字;主办单位印章在前； 两个印

10、章均压成文时间，印章用红色。两印章间互不相交或相切。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，将发文单位名称（可用简 称）排在成文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排城多3个印章，两端不得超出版 心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排 印章之下右空2字标识成文时间。当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，采取调整行距、字距的办法予以处理, 使印章与正文同处一面，成文时间距正文间距作相应调整。第二十条附注。文件如有附注（即需要说明的其他事项），用小3号仿宋体字，在 成文时间下空1行、居左空2字加圆括号（）”标识。第三节版记第二十一条 版记包摇

11、主题词、抄（报）送、内部发送、联系人、联系电话、印发数 量、印发单位、印发时间和版记中的反线等。第二十二条主题词。主题词是用于文献的分类和检索的标识符号，由表现文件的内 容归属、主题内容的词或词组和表现文件形势特点的词或词组构成。标引主题词按照“先内容后形式”的顺序排列词目。每一文件标引主题词的数量一般 不超过5个词或词组。“主题词”三个字用小3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号； 词目用小3号仿宋体字，词目之间空1字，不加标点符号。第二十三条 抄（报）送。抄送单位是除主送单位外需要执行或知晓文件的其他单位。 抄报单位是制发文件单位的上级管理部门和有关领导机关中需要了解文件内容的单位。抄 报、

12、抄送同时存在时，抄报在前，抄送在后。遇有两个以上抄（报）送单位时，应按级别 高低或与文件内容联系的紧密程度顺序排列。遇抄（报）送对象为个人时，原则应列在单 位之后。抄（报）送在主题词下1行，左空1字用小4号宋体字标识，后标全角冒号；抄（报） 送单位之间不同系统或不同层次用逗号隔开，同一层次或同一系统内的单位用顿号隔开, 回行时与冒号后的抄（报）送单位对齐；在最后一个抄（报）送单位后标句号。如主送单 位移至主题词之下标识方法同抄（报）送单位。遇抄（报）送单位全称较长时，可使用规范简称。部分常用抄（报）送单位简称如下： 中国银行业监督管理委员会浙江监管局简称“浙江银监局”。人民银行杭州中心支行不得

13、 使用简称，如“人行杭州中心支行”或“人行杭中支”等应杜绝使用。第二十四条内部发送。为文件制发单位即浙江*股份有限公司内部需要了解文件内 容的单位或部门。内部发送单位原则按“董事长室、行长室、监事长室、各部门”的顺序 排列；内部发送在抄（报）送下1行，标识方法同抄（报）送单位。第二十五条 联系人、联系电话及印发数量。位于内部发送单位之下（无内部发送单 位时，在抄（报）送单位之下）占1行位置，用小4号宋体字。联系人左空1字，联系电 话居中排布，印发数量右空1字。第二十六条 印发单位和印发时间。印发单位左空1字，印发时间右空1字，用小4 号宋体字。对外文件印发单位使用全称，即“浙江和股份有限公司”

14、，内部管理办法、制 度等文件用浙江衬股份有限公司综合管理部”，印发时间一般为发文登记的口期，用阿 拉伯数字标识。第二十七条 版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。主题词 之下及印发机关、印发时间之下用粗实线（1.5磅），其余用细实线（0.75磅）。第二十八条版记的位置。版记至于文件正文最后一页，版记的最后一个要素置于最 后一行。第三章其他字号文件格式第二十九条常联村银函字号文件。常联村银函字号文件主要用于平行单位或不相隶 属单位相互商洽工作，询问、答复、请示事项。文件格式参考通用文件格式执行。第三十条 常联村银阅字号文件。主要用于印发行领导的讲话，以及其他有重要参考 价值的文

15、件资料等。发文字号标识在文件首页左上角，用小3号黑体字顶格排。发文字号 之下、标题之上可根据需要标注“编者按”，“编者按”三个字用“【】”括入，左空2字， 用小4号仿宋字体加粗标识，“【编者按】”后接具体内容，用小4号仿宋体标识。领导讲话的日期标识于标题之下，用小二号仿体字加粗居中排列，并用小括号括起來。 抄送单位标识于版记中，不标注主题词。第三十一条 浙江和股份有限公司会议纪要。发文单位标识由“浙江*股份有限公司” 加会议纪要”字样组成，均为小标宋体字，套红印刷。发文单位标识上边缘距上边距约 54mm,发文单位标识下空1行用小3号仿宋体字居中标识发文字号。发文字号之下留空 印一条与版心等宽的

16、1mm红色反线。红色反线上边缘至发文单位标识下边缘约为36mm。行务会议纪要不写标题，在红色反线下空1行排印正文。专题会议纪要在标题下1行 用小3号楷体字居中标识成文时间，并用圆括号“（）”括起来。会议的缺席、列席人员和 出席人员名单置于正文之后，空1行排列。名单之前左空2字，用小3号黑体字标识“缺 席”、“列席”或“出席”字样及全角冒号，后用小3号仿宋体字排印人员名单，姓名之间 用顿号，回行时与冒号后的文字对齐，末尾加句号。会议纪要不加盖印章，专题会议纪要 需标注主题词，主送单位、抄（报）送单位、内部发送单位按顺序标识于版记中。股东代表大会会议纪要、董事会会议纪要、监事会会议纪要参照上述标准执行。第四章附则第三十二条 文件中的表格。文件如需附表，对横排A4纸型表格，将页码放在横表 的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页 码表头在切口 一边。第三十三条本标准中描述的文件图文的颜色，凡未作特殊说明的，均为黑色。第三十四条本标准主要文件的样式见附件。第三十五条支行的文件格式参照总行格式标准执行，发文单位标识统一使用规范简 称，即“浙江杯股份有限公司XX支行”。发文字号主要包括行字号、党字号、工字号、 团字号、函字号、纪要字号。考虑到支行实际使用需求，部分字号作了适当减省，如纪要 字号进行缩减整合等。支行文件的发文字号由发文单位代字、年份和序号组