新员工入职相关资料（默沙东）3 合规政策、etms eevent comet 书籍、样品申请、文献检索流程介绍

1、附件3合规、行政、商务等相关信息及操作流程指引合规1、中国合规阐述- 简述- 风险热点 - FCPA, 欺诈(假会，假发票，通过供给商报销) 及其它- 风险自我评估方法- 内部调查，举报原那么- 资源合规网上学习课程，MSD中国政策和规定网上资源，链接和联系方式2、反海外贿赂法简介适用范围，政府官员、行贿、有价之物解释3、B001-004政策概述4、销售代表八要八不要5、其他目标医院退货处理1、目标医院退货申请流程2、目标医院产品投诉处理财务相关政策A001 授权：根据公司业务需要，给予特定级别和职务的员工审批规定金额的授权。A002 出差及费用报销：指导哪些业务费用报销是适宜的及如何在Com

2、et里进行费用报销。A003 公司印章&合同管理：提供相关的程序以确保公司印章的妥善保管和正确使用;确保与第三方签订的合同事先经过适当部门的审核及批准，同时制定标准以确保这些合同的妥善保管。A004 采购：规定公司的所有采购在执行前必须首先获得上级的批准，及通过选择公司优选供给商以确保公司获得最正确交易。E-EVENTETMSCOMET报销系统书籍与样品申请1、医学书籍/期刊申请2、样品申请与管理医学问题咨询合规由心开始1、概述我们的使命是本着正直诚信的理念拓展业务，以病人为先，不断地开发及研究创新的药品以满足人类保健的要求。公司制定了全球统一的?我们的价值观念与准那么?，他是我们日常工作行为

3、的根底，是我们道德和正直方面的承诺。在行为准那么的根底上，公司还建立了一套全面的管理体系。在组织构架上，公司有独立的合规部门，并建立由中国默沙东总裁担任主席的合规委员会，在各大区还有由大区总经理领导的区域合规委员会。同时，公司还有一整套完善的流程制度和合规培训课程。作为一线销售，您需要接受及在工作中展现诚信、公开、透明的合规文化；清楚地了解我们的风险热点；在日常工作中，掌握专业技能，以正确的方式做正确的事。风险热点：在中国，整个医药行业的体制和制度还不健全，违规行为还很普遍。在日常工作中，我们会面临很多风险因素：如FCPA、欺诈舞弊假会、假发票、通过他人或供给商报账、虚假业务数据等、推广活动资

4、料、第三方合作、样品、病人工程等。公司的一贯原那么是：坚持最高的道德和诚信标准，实事求是，确保文件记录真实、准确、清晰。公司绝不容忍任何形式的虚假欺诈舞弊行为。风险自我评估方法：如您有任何合规疑问，您可以向自己提出以下问题：这种行为是合法的吗？这种行为符合我们的准那么与政策的规定吗？这种行为符合我们的准那么与政策的精神吗？旁观者(如媒体，监管机构)会如何看待这种行为？会不会看起来不适当或者引起不必要的争议？你的家人会为你而羞愧吗？如果您还没有确定答案, 请寻求你的经理、法律部、合规部或公司的其他内部资源帮助。联系反响： - 中国合规联系热线：4008886067 工作日：09:00 18:00

5、公司鼓励员工通过联系热线或邮箱，提出您的建议疑虑、咨询问题、反响举报。您可以实名或匿名。内部调查，举报原那么：员工可以通过合规联系热线或邮箱实名或匿名举报。公司根据?默克隐私政策?(Merck Privacy Policies)及相关法律规定，合理保护举报人和相关当事人的隐私。每项调查都将由指定的“专案经理 (Case Manager)领导展开，“专案经理由完全独立于被调查违规事件的人员担任，且与被调查的违规事件不存在潜在或实际的利益冲突。调查严格按照：中立、公正、客观和保密的原那么进行。公司绝不容忍员工因诚心上报而遭到报复。资源信息：?我们的价值观念与准那么?下载：s.merck /ovs.

6、html有简体中文版本供下载合规培训资料库政策、专题研讨会、案例、问答等：中文Comm/Training%20Material/Forms/AllItems.aspx公司政策：中文 chiorgsit/compliance/Pages/default.aspxGHH国际合规网站：英文s.merck /na/ghhbusinesspractices/en.html2、?反海外贿赂法?即FCPA简介由二个组成局部：1禁止贿赂外国政府官员2保持纪录账簿准确FCPA 的反贿赂条款禁止任何行贿企图，无论是提供、支付或许诺支付任何有价之物而不适当地影响外国政府官员行政能力内的任何行为或决策，以协助获取或保

7、存业务或者获得不正当利益。通过第三方进行间接行贿，与直接行贿一样，也是违法的。仅仅许诺行贿或提议行贿就违反了 FCPA。FCPA定义的“政府官员：包括所有非美国的政府官员或雇员，无论其职位上下。 政府雇员及其他公务员，执行政府职能 那些受聘于外国政府包括由这些实体指定的个人，对政府职能提供咨询效劳的人 政府投资建立机构例：公立医院及大学，或政府掌控的商业机构的雇员 政党官员、公职人员候选人 国际公共组织例如：联合国、世界银行和世界卫生组织或任何部门机构的成员。 那些与外国政府官员有直接关系的人，包括他们的员工、业务伙伴、密友以及家庭成员。 FCPA AP流程简要口诀1、国内讲者B、C、A，审批

8、一级升一级2、本地会议本地人，参会只要I级批3、B类人员I级批，只有出国升II级4、C类、A类来参会，本地、外地I、II级， 5、国外会议需谨慎， C、A都要III级批通过政府官员实况调查FFGO确定医疗卫生专业人员是否为政府官员及其影响力大小低B级：政府部门雇员/对默沙东公司产品仅具有处方权和配药权人员中C级：在医院级别涉及进药目录的人员高A级：涉及制定区域或国家级处方集、法规或医保目录的人员审批级别：I级：GOAII级：GOA+RGM+医学部FFGO+额外审批表)III级：GOA+部门总监+医学部+法律部+总裁FFGO+FFQ+ARF有关FCPA的更详细介绍，登陆：/mels/preLog

9、on.do 学习BU0826 FCPA 简体中文版课程。2登陆：gsit/compliance/Pages/default.aspx；中文阅读?FCPA亚太区流程?，并学习相关资料。3、默沙东中国销售相关政策概览编号政策要点B001学术活动- 学术活动须恪守公司传播医疗及学术信息的承诺，以实现提高疾病医疗水平为最终目标。- 活动地点应基于大多数参会者的交通方便程度，以业务需要为目的。防止旅游胜地。- 学术活动期间概不提供娱乐活动- 邀请参会者根据其专业或医学资质，及其为学术活动奉献的能力- 不得邀请与会者的配偶、随行人员参加学术活动或提供其任何费用- 所有活动必须遵守AP FCPA的政策与程序

10、- 各类学术活动拜访会议，医院会，研讨会，病人教育会，参谋委员会会议，专家介入论坛，专业技能培训，MSD内部培训的人数限制，餐饮标准和其他规定- 赞助活动的类型，审批，合同和其他要求B002 专业效劳提供者报酬- 聘用效劳的类型包括会议讲者、主席、主持人、协调者、口译或笔译人员、小组讨论的小组主持人、参谋委员会委员、临床研究者等。 - 聘用不得以换取处方/有利的医院列名或任何商业优势为目的。- 聘用效劳需要与效劳提供者签订效劳合同，该合同由GOA持有人批准。- 学术带头人分级，申请及认可流程- 不同类型的活动所支付效劳报酬和利益的单次和年度累计上限B003社交礼品- 规定在何种情况下可以向客户

11、提供何种类型的社交礼品：包括医学书籍或期刊、推广材料/品牌提示、鲜花和果篮。- 赠送这些物品是出于礼仪或文化习俗并非为了换取处方、订货或药品采购B004产品样品管理- 销售使用样品主要的目的是增加临床医疗单位的使用经验- 样品被定义为有价值之物，样品的提供请务必谨慎参照本政策及?我们的价值观念及准那么?- 样品是非卖品，绝不能做为折扣(买十送二)或推广礼品使用- 样品不提供给个人，只提供给科室。科室接收人只能是“科主任，科副主任，住院总- 样品由签约承运商不是销售人员派送至医院地址的指定接收人B006药品退回政策- 对销售产品一般予以或不予以退货的情况- 退货流程、控制和监控B007医疗评审工

12、程- 为提高病人的医疗水平和实效研究成果，制定“医疗评审工程的拟定、审批和执行的标准和程序- 工程对治疗保持中立且不含推广因素- 市场部及销售部同事只得参与工程初期工作, 与医生沟通并确认其是否参加工程- TRP工程的所有资料均不得标有产品名称，无强制主张, 并且应获得法律部和医学部的提前审批B008对第三方中间商进行FCPA调查- MSD需要对协助默沙东和政府官员互动的第三方中间商违反FCPA的行为承当责任- 所有代表默沙东贩卖、行销、推广产品、或执行临床或观测实验或和政府官员发生任何买卖关系的中间商都是政策定义的第三方。- 定义了对第三方中间商所必须进行的FCPA调查流程- 在执行MSD相

13、关业务前，第三方中间商公司的相关人员必须完成MSD指定的相关课程。FCPA亚太区流程- 目的合理防范FCPA风险- 风险矩阵以及FCPA审批级别及文件要求- 通过政府官员实况调查FFGO确定医疗卫生专业人员是否为政府官员及其影响力大小- 通过尽职调查表FFQ评估特定政府官员的潜在利益冲突- 提供捐赠/资助时，对协会或实体的评估4、销售代表八要八不要 5、其他1 有关异地学术会议陪同参会杂费报销：合理的费用:交通费用、餐费途中用餐、没有提供会议用餐和保险需要注明医生姓名，科室和医院名称1有陪同员工情况：由陪同员工支付杂费，提供原始发票及相关凭证，由陪同员工报销2无陪同员工情况：由客户垫付杂费，通

14、过ASM做报销。报销时提供原始发票及凭证、现金报销收款确认书。 多家赞助第三方国内会议医学团体(如医学会、研究所、教学医院)举办学术研讨会 / 继续教育工程 / 产品展示:明确表述赞助要求、赞助标的及费用标准MSD可支持会议的展台/展架、 卫星会、场租、 继续教育学分、 住宿、 交通、 资料印刷、 大会用餐及讲课费等MSD不支持任何非学术相关费用审批GOA审批提供所需文件清单和考前须知供参考 如涉及法律和医学审批范围如赞助研究成果发表，需提交相应文件给法律和医学部审核按照FCPA流程进行相应文件审批符合Bulletin 4 (公告4)的要求规定：会议地点非旅游景点/度假村要求文件：PR 厂商邀

15、请函大会议程 学会委托书 适用于第三方会务商医学教育团体赞助合同 (医学会/研究所) 或第三方合作协议 (指定会务商)特别提示: 合同订立日期 / 合同签署日期 / 合同有效期合同主体及盖章 legal 版本会前Legal 审核(如需要请到以下网址下载详细政策文件资料及相关培训材料：中文erck /MRK/chiorgsit/compliance/Pages/default.aspx目标医院退货和投诉处理目标医院退货申请流程对于目标医院的退货，应当由销售部门审批。需获得区域总经理、部门总监或同等职位人员审批。目标医院退货申请流程为：医院药剂科 通知医院退货DSM/RSMRGM 审批 申请 12

16、3DSM/商务经理申请退货时，请提供退回药品的重要信息，如药品数量、批号、失效日、退货申请人信息医院、退货原因等信息，同时，应收集医院退货证明并送交至区域总经理、部门总监或同等职位人员以供参考。默沙东中国员工如销售代表不允许由目标医院处收回退回药品。退回药品会送MMD或进口商销毁。具体流程，可通过连接下面的地址了解：中文liance/Pages/B006ManagementofReturnedGoods_%E8%8D%AF%E5%93%81%E9%80%80%E5%9B%9E%E6%94%BF%E7%AD%96.aspx目标医院产品投诉处理需要质量部鉴定的质量问题(如泰能溶解、破瓶、异物、整盒

17、缺少、缺片/版、疑似假药、运输受损等，请通过投诉流程处理。质量部只负责批准质量问题换货。非质量问题的销售人员投诉的换货处理，由区域总经理、部门总监或同职位人员审批。目标医院产品投诉流程：来自目标医院质量部送原厂鉴定*质量部鉴定质量部经理批准质量部拟最终答复信并通知仓库换货RGM批准质量部或投诉人通知A&D进口商换货投诉表样品非质量问题质量问题合资品进口品RGM等批准质量部翻译最终答复信给投诉人耗时数月*进口红产品可以通过L_MSD副反响组转质量部工厂质量部联系方式及投诉表:对于L-MSD产品杭州工厂质量部联系人：梁雪琴 88170994-636杭州工厂投诉表：表格附后 对于L-SP进口产品L_

18、MSD：金婷海工厂质量部联系人：Steven Lu (lu Yi ing)，Azure Hu: 021 62502028-2313益适纯，内舒拿，甘乐能，泰能，福至尔南京工厂质量部联系人：Zhu Yan 025 58843577瑞美隆、爱可松、万可松上海、南京工厂投诉表 表格附后 Product Quality Complaint Registration Form产品质量投诉登记表PQC No.:_ Date complaint file opened: _Part A Product Quality Complaint Information产品质量投诉信息(N

19、ame of Complainant)投诉者Contact Details 联系方式Product Name/ Strength产品名称/规格Lot(Batch) /Number Quantity of Units Involved批号/涉及产品数量Date received complaints产品缺陷发现日期Name of Recorder/Date记录者/日期Expiry Date有效期Complaint Description投诉描述Part BProduct Quality Complaint Sample Intake Information产品质量投诉样品接收信息Complain

20、t sample return possibility投诉样品返回的可能性 FORMCHECKBOX Yes 有 FORMCHECKBOX No 无Response Requested 要求回复 FORMCHECKBOX Yes 是 FORMCHECKBOX No 否 Product Formulation产品处方Dosage Form/ Packaging Format剂型/包装形式Consumer Storage Condition (Location/ Temperature)消费者存储条件位置/温度Consumer Acquisition Date/Location消费者购置日期/地点

21、Complaint sample Quantity Received投诉样品接收数量Received by/ Date接收者/日期Description of Product Batch Information/Usage/Appearance when Deficiency Observed 当观察到缺陷时产品批号信息/使用/外观的描述 Complaint Priority FORMCHECKBOX Urgent Serious FORMCHECKBOX Urgent FORMCHECKBOX Routine投诉紧急程度 严重紧急 紧急 常规An AE is suspected FORMCH

22、ECKBOX Yes FORMCHECKBOX No * If yes, the Date Drug Safety Officer of Medical Affairs notified/Signature:_有AE嫌疑 是 否 如果有AE嫌疑，通报医学事务部药物平安专员日期/通报者Counterfeited, diverted, or tampered is suspected FORMCHECKBOX Yes FORMCHECKBOX No 有伪造、转移或仿冒嫌疑 是 否*If yes, the Date Global Security department and GQSCM notif

23、ied/Signature:_ 如果有伪造、转移或仿冒嫌疑嫌疑，通报全球平安部门和GQSCM日期 /通报者 Unit Trending单元趋势* Information recommended:Complaint history and time period of history / Geographic region of complaint source / Cross Reference to any other Numbering case / Other batches/Products投诉历史及时间段 /投诉来源的地理位置 / 涉及到收到的其他投诉 / 其它批次/产品财务相关政策

24、A001 授权日常行为经营管理事务是指在公司正常的业务过程中规律的、反复发生的活动。非日常经营管理事务是指个别行动或非反复性的活动。1.授权审批权限表：级别日常行动非日常行动原默沙东原先灵葆雅收入类支出类支出类资产类M02AO4&O3800万美元/5400万人民币500万美元/3400万人民币300万美元/2000万人民币300万美元/2000万人民币M02O2&O1500万美元/3400万人民币300万美元/2000万人民币200万美元/1300万人民币100万美元/670万人民币M03D4&D3无授权75万美元/500万人民币2万美元/13.4万人民币2万美元/13.4万人民币M04D2无

25、授权30万美元/200万人民币无授权无授权M05D1&C无授权5万美元/33.5万人民币无授权无授权M06C无授权2.5万美元/16.7万人民币无授权无授权针对原SP级别为C的员工，只有是管理级别的经理，才能对应Merck05 级别的权限。否那么对应Merck06 级别的权限2. 注意要点：授权人员仅对自己授予权力的范围行使审批权限有授权的员工不能审批自己会受益的任何费用当授权人不在，由该授权人的上级来进行审批事宜A002:出差及费用报销1. 定义及系统：本地费用以及出差费用包括但不限于本地/出差交通费, 话费,招待费用，交通费用，出差餐费，应通过I-expense系统进行报销拜访会议以及会议

26、杂费市场部和销售部的同事应通过E-Event系统进行报销GOA审批国内差旅 GOA被动批复 (确认出票给国旅运通的邮件抄送给GOA)国际差旅批复级别地区地理位置提交人批准人亚太地区差旅任何国家在亚太大陆包括日本、澳洲、新加坡、韩国、马来西亚、泰国、印度尼西亚、越南、香港、台湾、澳门等员工部门总监*其他国际差旅任何国家在亚太大陆以外员工部门总监 + 总裁3.费用报销的注意要点：A. 机票由公司指定的差旅效劳公司AMEX购置。i 国内：差旅人邮件确认出票并抄送给GOAii 国际：差旅人必须在出票前向国旅运通提交相应级别GOA的国际差旅批复尽量提前14日购置，选择最低的合理票价必须选择经济舱, 除一

27、下情况： i 国际旅行飞行时间 超过6小时不包括经停ii搭乘红眼航班，起飞时间在当地晚上9点后且飞行时间超过5小时，到达那天为工作日B. 酒店尽量选择优选酒店。无优选酒店的城市，住宿标准为每晚800元(含税及效劳费)。超过800元，需部门总监才能审批。需通过供给商AMEX预定所有酒店。i 国内：差旅人邮件要求预定酒店并抄送给GOAii 国际：差旅人必须在预定前向国旅运通提交相应级别GOA的国际差旅批复只能预订标准间任何例外都需要提供合理业务理由并获得部门总监以上的事先审批C. 餐费每餐餐费要合理，如不合理需注明原因由GOA审批同事一起用餐由出席人中最高级别的员工付款。如有海外访客，由于海外员工

28、的运通信用卡国内某些商户不接受或没有足够现金，国内员工中级别最高的同事可以付款报销。 与政府官员用餐：每月邀请同一官员不超过一次，标准控制在每人每餐航班起飞或抵达时间在早上 6 点之前或晚上 9 点之后ii航班起飞或抵达机场不同iii旅行时长使得本钱里程和停车超过了带司机轿车效劳的本钱iv红眼航班或飞行时间超过 6 小时v由于平安和其他原因，抵达目的地时没有适当的经济备选方式(出租车、往返接送巴士等)E. 老实申明仅在发票遗失且确实无法获得的情况下方可使用老实声明，不可频繁使用老实声明一般申请由直属主管GOA审批老实声明例外超限申请由直属主管GOA审批并由系统告知部门总监及合规部备案。i单次费

29、用报销中老实声明的金额超过人民币3000元ii每个季度使用老实声明超过1次在线系统以申请日期作为季度使用的判断依据 F. 其他第 4 级及以上的员工在遇到员工直接家庭成员去世或员工因病住院的情况时，可以授权向员工和/或其家人赠送丧事或住院礼物经管理层事先批准，可以报销与会议有关的注册费经管理层事先批准，可以报销与会议有关的注册费赠送给员工的礼物结婚、生育、生日不能报销，但人力资源政策允许的除外A003 公司印章和合同管理1. 印章用途公司印章用途文件类型被授受权部门合同专用章实体/分公司合同财务行政部人力资源部备选人事专用章实体与人事相关的合同人力资源部分公司印章首选分公司法律文件财务行政部/

30、人力资源部总公司印章实体2使用要点印章保管人的选定和更新由财务部负责。除政府文件及公司介绍信，授权人应事先审批须盖章文件/合同涉及和第三方的签订的合同或所附文件，还应获得法律部的批准或使用法律部标准模版。申请人负责更新登记表，在其中填入规定的信息。印章使用登记表由印章保管人保管在对文件/合同加盖印章之前，印章保管人应确保登记表已正确填列、更新。相关部门应保存一份签约双方加盖印章的文件/合同，如需法律部审核，其审核依据应随文件/合同一起存档。A004采购采购申请流程：是联系供给商供货19500？用户部门：查询优选供给商物品和效劳清单否填写申请单得到GOA批准采购部门：咨询采购人员安排询价/招标等

31、采购申请流程注意要点：申请人首先在优选供给商物品和效劳清单里寻找自己的需求。如果有疑问，可咨询采购部门如果采购金额小于人民币19500元，且优选清单里列明价格的直接联系供给商供给；清单里没有的自行寻找供给商采购采购金额大于等于19500元，制作申请单并得到GOA批准，将申请单交给采购，并在采购过程中给予采购部门支持2采购申请、招标比价标准3. 免竞标申请以下几种情况,在采购和申请部门意见一致的前提下，可以免竞标:独家供给商：垄断、唯一的供给商，不可能被替代单一供给商：在特殊情况下难以被替代4. 违反采购政策的行为E-event 系统所有销售推广会议必须在E-event中申请并执行E-event

32、 考前须知：E-event 系统操作销售部PM需要每月中下旬提前制定下月会议方案，PM需要方案的内容包括：会议名称会议类型所属区域和产品会议费用讲者医院和科室提交后的月方案由RSM审批，DSM执行DSM需补充以下内容：会议具体时间，会议地点，参会人数和会议议程讲课费和供给商费用在PM确定的讲者范围内确定实际讲者具体参会人员如果PR除讲课费外大于19500，请在系统中提交相关的PO如果PR除讲课费外大于195000，请至少提前一个月和采购部联系，由采购部进行三方竞价或者开PO会议执行完毕后，进入系统收货并提交讲者付款和相关文档。E-event系统根本流程E-event支持方式My Support

33、 Center， 或者拨打以下 ，效劳时间为工作日早8时至晚7时：联系 ：4008100678 全国各城市， 或座机都可以拨打，收费标准同市话费用E-event培训资料ETMS中公文包里的销售部文件夹内ETMS销售代表主要工作：了解代表的销售行为准那么了解最新培训资料、资讯公告了解辖区并选定目标客户，在地区经理辅导下进行客户选定日常客户拜访在ETMS系统中记录日常拜访提交目标客户MCL变动申请ETMS管理员请咨询SA/DSM了解当地管理人员，并记录联系方式COMET 报销系统书籍与样品申请1、医学书籍/期刊申请公告：医学书籍/期刊申请系统升级亲爱的同事们： 新的医学书籍/期刊申请系统于10月8

34、日起正式启用！ 新的医学书籍/期刊申请系统将取代原有系统，帮助优化申请流程、缩短申请时间，在符合相关公司政策要求的同时，保证书籍的及时递送。 登陆网址 中文 与原先系统的区别 - 销售代表可以直接在网上申请书籍 - 可申请书籍均已通过医学部审批，如有新增，只要将完整书名发邮件到 ,每周一书籍协调员会进行更新 - 在确认收到书籍后，可在网上直接打印回执 - 申请人可以直接在网上查看当前申请的状态 联系方式和参考资料 - 如有问题或是对系统及流程的建议，请联系各大区助理或者医学书籍协调员。协调员：吴佳莹； ： ； Email: - 如系统使用有问题，请拨打400-810-0678联系help de

35、sk- 相关使用资料下载：系统使用手册：laboratih 注意 - 请在确认收到书籍后再打印回执 - 系统会通知审批人审批任务，但审批人超过七个日历天不审批，系统自动拒绝申请单 - 书籍期刊应向公司优选供给商采购，假设供给商无法提供符合政策要求的书刊，可经额外审批后自购，自购申请需将打印的自购申请审批通过页面，收条复印件和发票原件邮寄给财务部2、样品申请与管理样品申请与管理 ，请参见网站： b点击后，于网站主页右侧，可下载用户手册PPT， 可参考样品申请限额医学问题咨询医学部医学咨询效劳为了增强客户对默沙东产品的信心，树立默沙东良好的专业效劳形象，使默沙东的产品更具竞争优势，医学部医学事务组将就您在工作中所面临的产品相关医学问题提供全面的咨询效劳，以配合您的学术推广，增进您与客户之