公文写作基础知识培训.5.28

1、公文写作基础知识公文写作基础知识目录目录常用公文种类及应用范围常用公文种类及应用范围常用公文的处理流程常用公文的处理流程常用公文的格式标准常用公文的格式标准相关注意事项相关注意事项公文写作基础知识公文写作基础知识公文的定义公文的定义统一信息平台用户变更填写方法统一信息平台用户变更填写方法公文的定义公文的定义 国家行政机关公文处理办法的定义：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 中国移动通信集团吉林公文处理实施办法的定义：中国移动通信集团吉林的公文是在行政管理过程中所形成的规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、

2、政策，发布规章，施行公司管理，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。?目录目录常用公文种类及应用范围常用公文种类及应用范围常用公文的处理流程常用公文的处理流程常用公文的格式标准常用公文的格式标准相关注意事项相关注意事项公文写作基础知识公文写作基础知识公文的定义公文的定义统一信息平台用户变更填写方法统一信息平台用户变更填写方法常用公文种类及应用范围常用公文种类及应用范围公司内部常公司内部常用的有七种用的有七种公文类型公文类型 通知通知 通报通报 报告报告 请示请示 批复批复函函会议纪要会议纪要国家行政机关公文处国家行政机关公文处理办法理办法中规定公文种中规定公文种类

3、共计类共计13种：种：命令、决命令、决定、公告、通告、通知、定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、示、批复、意见、函、会议纪要。会议纪要。常用公文种类及应用范围常用公文种类及应用范围适用于批转各单位的公文；转适用于批转各单位的公文；转发主管单位和不相隶属单位的发主管单位和不相隶属单位的公文；发布业务规章；传达要公文；发布业务规章；传达要求各单位办理和需要共同执行求各单位办理和需要共同执行的事项；任免和聘用干部。的事项；任免和聘用干部。函函适用于表彰先进、批评适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或错误、传达重要精神或者情况。者情况。适用于向主管单位汇

4、报工适用于向主管单位汇报工作、反映情况、提出意见作、反映情况、提出意见或者建议、答复主管单位或者建议、答复主管单位的询问。的询问。请示请示适用于向主管单位请求适用于向主管单位请求指示、批准指示、批准。批复批复用于答复下级单位的请用于答复下级单位的请示事项。示事项。适用于不相隶属单位之间相互适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；商洽工作、询问和答复问题；向平行或不相隶属的政府主管向平行或不相隶属的政府主管职能部门请求批准事项。职能部门请求批准事项。会议纪要会议纪要用于记载和传达会议情况及议定事项。用于记载和传达会议情况及议定事项。常用公文种类及应用范围常用公文种类及应用范围 向上级

5、机关、政府机构的请示、报告，贯彻上级机向上级机关、政府机构的请示、报告，贯彻上级机关、政府机构的要求，转发上级机关、政府的重要文关、政府机构的要求，转发上级机关、政府的重要文件，部署工作，上报和下达规划和重大建设项目。件，部署工作，上报和下达规划和重大建设项目。12转发上级机关一般业务性文件，具体执行公司制转发上级机关一般业务性文件，具体执行公司制定的计划或者任务，属于内部专业性的处理程序、定的计划或者任务，属于内部专业性的处理程序、管理办法、操作规程、维护制度的文件。管理办法、操作规程、维护制度的文件。3各部室职责范围内能决定的业务方面的文件，要各部室职责范围内能决定的业务方面的文件，要求下

6、级机关填报专业性报表和调查情况，举办各求下级机关填报专业性报表和调查情况，举办各类培训班、专业会议的通知等。类培训班、专业会议的通知等。4报送公司级领导的需要领导批示的相关报送公司级领导的需要领导批示的相关请示性文件。请示性文件。5适用于各部门之间业务协调、联系沟通、适用于各部门之间业务协调、联系沟通、通报相关事宜等。通报相关事宜等。公公司司发发文文公公司司传传真真电电报报部部门门传传真真电电报报呈呈批批件件业业务务联联系系单单12345公公告告66适用一般性的通知。适用一般性的通知。针对针对OAOA系统中的公文起草类型，在日常工作中，主要用到以下系统中的公文起草类型，在日常工作中，主要用到以

7、下6 6种。种。目录目录常用公文种类及应用范围常用公文种类及应用范围常用公文的处理流程常用公文的处理流程常用公文的格式标准常用公文的格式标准相关注意事项相关注意事项公文写作基础知识公文写作基础知识公文的定义公文的定义统一信息平台用户变更填写方法统一信息平台用户变更填写方法常用公文的格式标准常用公文的格式标准目前目前OAOA系统公文格式已经固化，但仍需注明缓急程度、秘密等级、主送单位、抄送单位、联系系统公文格式已经固化，但仍需注明缓急程度、秘密等级、主送单位、抄送单位、联系 、标题、正文，如果有附件，需要上传附件并注明附件名。标题、正文，如果有附件，需要上传附件并注明附件名。1.1.缓急缓急：一

8、般、急件、特急。：一般、急件、特急。2.2.密级密级：无（密级）、内部信息、普通商密、核心商密。：无（密级）、内部信息、普通商密、核心商密。3.3.主送与抄送主送与抄送：主送单位和抄送单位应为：主送单位和抄送单位应为全称全称或或标准化简称标准化简称，单位名称顺序按照系统，单位名称顺序按照系统先外后内先外后内、先大后先大后小小 原则。原则。4.4.标题标题：应准确、简要地：应准确、简要地概括公文主要内容概括公文主要内容，并准确标明公文种类。除发布或批转法规性文件以及转发，并准确标明公文种类。除发布或批转法规性文件以及转发其其 它文件外，通常不加书名号和其他标点符号。它文件外，通常不加书名号和其他

9、标点符号。关于关于+ +发文机关发文机关+ +事由事由+ +文种文种。5.5.主题词主题词：一般自动提取，不超过：一般自动提取，不超过5 5个。个。6.6.附件名附件名：附件名、上传附件标题、附件正文标题要相符；如出现多个附件时，应标明次序数，且与上：附件名、上传附件标题、附件正文标题要相符；如出现多个附件时，应标明次序数，且与上传传 附件一一对应。上载的附件应为附件一一对应。上载的附件应为office2003office2003版本。版本。7.7.正文正文：按照所选用文种的要求进行编写；正文中尽量避免出现表格，如有表格可在附件中体现。：按照所选用文种的要求进行编写；正文中尽量避免出现表格，如

10、有表格可在附件中体现。主送单位与抄送单位说明主送单位与抄送单位说明（1 1）向省公司上报文件时，主送单位应明确）向省公司上报文件时，主送单位应明确“省公司省公司XXXX部（室）部（室）”， 部（室）名称要准确，应按照部（室）名称要准确，应按照OAOA系统省公司通讯录中的标准名系统省公司通讯录中的标准名 称来写；如涉及多个部室，主送为省公司主办部室，并抄送其称来写；如涉及多个部室，主送为省公司主办部室，并抄送其 他部室。他部室。 除极特殊情况外，严禁出现主送为除极特殊情况外，严禁出现主送为“省公司省公司”字样。字样。（2 2）分公司内部起草呈批件时，主送明确为）分公司内部起草呈批件时，主送明确为

11、“分公司分公司”，不必抄，不必抄 送任何部门。送任何部门。（3 3）只在本系统内（如仅市场经营部、网络部）阅知的文件，切记）只在本系统内（如仅市场经营部、网络部）阅知的文件，切记 抄送主管部门公司领导。抄送主管部门公司领导。（4 4）如需要抄送五位公司领导，抄送时直接写）如需要抄送五位公司领导，抄送时直接写“分公司领导分公司领导”。（5 5）分公司对外全称：中国移动通信集团吉林吉林市分）分公司对外全称：中国移动通信集团吉林吉林市分 公司；对外简称：中国移动吉林公司吉林市分公司；对内简公司；对外简称：中国移动吉林公司吉林市分公司；对内简 称：吉林市分公司；分公司自己内部：分公司。称：吉林市分公司

12、；分公司自己内部：分公司。标题说明标题说明标题一标题一关于吉林市分公司为重要集团客户更改级别的请示关于吉林市分公司为重要集团客户更改级别的请示标题二标题二关于吉林市分公司工程建设受城市管理提升年影响的报告关于吉林市分公司工程建设受城市管理提升年影响的报告标题三标题三关于上报吉林市分公司关于上报吉林市分公司20122012年年7 7月物流主要指标情况的报告月物流主要指标情况的报告标题四标题四关于下发吉林市分公司关于下发吉林市分公司7 7月份行政值班执行情况的通报月份行政值班执行情况的通报标题五标题五关于下发品质管理提升活动实施方案的通知关于下发品质管理提升活动实施方案的通知标题六标题六吉林市分公

13、司吉林市分公司20122012上半年经营分析研讨会会议纪要上半年经营分析研讨会会议纪要附件说明附件说明常用公文的格式标准常用公文的格式标准通知通知通报通报报告报告请示请示（1 1）发文缘由，发出该通知的原因。）发文缘由，发出该通知的原因。（2 2）通知事项，该通知所要告知有关单）通知事项，该通知所要告知有关单 位的具体事项，一般分条分项写。位的具体事项，一般分条分项写。（3 3）执行要求，对于贯彻落实该通知的）执行要求，对于贯彻落实该通知的 事项所提出的要求。事项所提出的要求。（1 1）主要事实）主要事实（2 2）发文缘由）发文缘由（3 3）通报决定）通报决定（4 4）希望要求）希望要求（1

14、1）概述情况：用概括的语言简要介绍整）概述情况：用概括的语言简要介绍整 体情况。体情况。（2 2）详述情况：工作过程；工作做法；取）详述情况：工作过程；工作做法；取 得成绩；存在问题；今后打算（意见得成绩；存在问题；今后打算（意见 建议）。建议）。（3 3）结束语：）结束语：“请审阅请审阅”。（1 1）请示缘由：发出）请示缘由：发出“请示请示”的原因。的原因。（2 2）请示事项。）请示事项。（3 3）结束语：）结束语：“妥否，请批示妥否，请批示”。通知通知 按照省公司关于做好十八大防恐安保工作的紧急通知按照省公司关于做好十八大防恐安保工作的紧急通知 （法（法字字201237201237号号 ）

15、文件要求，为进一步确保分公司各重点部位的安全）文件要求，为进一步确保分公司各重点部位的安全稳定运行，经分公司研究，决定从稳定运行，经分公司研究，决定从20122012年年8 8月月1313日起对南山街办公场日起对南山街办公场所执行行政值班制度，具体要求如下：所执行行政值班制度，具体要求如下： 一、轮值人员一、轮值人员 由在南山街办公的各中心经理、副经理、经理助理和班组长人员由在南山街办公的各中心经理、副经理、经理助理和班组长人员担任，具体值班安排详见附件。担任，具体值班安排详见附件。 二、行政值班地点二、行政值班地点 行政值班室设在南山街附属楼一楼原保安值班室。行政值班室设在南山街附属楼一楼原

16、保安值班室。 三、相关要求三、相关要求 （一）请值班人员严格按照中国移动通信集团吉林吉林市分公（一）请值班人员严格按照中国移动通信集团吉林吉林市分公司行政值班管理办法执行，认真填写值班记录并做好交接班工作。司行政值班管理办法执行，认真填写值班记录并做好交接班工作。 （二）请分公司各部门领导和行政值班人员高度重视，尽职尽责（二）请分公司各部门领导和行政值班人员高度重视，尽职尽责做好值班工作。分公司领导将不定期对各单位的值班情况进行抽查。做好值班工作。分公司领导将不定期对各单位的值班情况进行抽查。关于分公司南山街办公场所执行行政值班制度的通知关于分公司南山街办公场所执行行政值班制度的通知通报通报

17、去年以来，我市广大青年紧紧围绕全市中心工作，积极投去年以来，我市广大青年紧紧围绕全市中心工作，积极投身物质文明、政治文明、精神文明建设，为沈阳的经济发展和身物质文明、政治文明、精神文明建设，为沈阳的经济发展和社会全面进步作出了巨大贡献，并涌现出一批先进青年和先进社会全面进步作出了巨大贡献，并涌现出一批先进青年和先进集体典型。为表彰先进，沈阳市杰出青年人物和青年群体评选集体典型。为表彰先进，沈阳市杰出青年人物和青年群体评选表彰工作组委会决定：授予表彰工作组委会决定：授予XXXX等等4040名同志为名同志为“沈阳市五四奖沈阳市五四奖章章”，同时，命名，同时，命名XXXX等等1010名同志为名同志为

18、“沈阳市十大杰出青年沈阳市十大杰出青年”，XXXX等等1010名同志为名同志为“沈阳市十大杰出青年企业家沈阳市十大杰出青年企业家”；授予共青团；授予共青团XXXX区委员会等区委员会等1010个集体个集体“沈阳市五四奖状沈阳市五四奖状”。 希望受到表彰的先进青年和先进集体，再接再厉，再创佳希望受到表彰的先进青年和先进集体，再接再厉，再创佳绩。希望全市广大青年以受到表彰的先进青年和先进集体为榜绩。希望全市广大青年以受到表彰的先进青年和先进集体为榜样，践行样，践行“三个代表三个代表”，争作时代风流，在全面振兴沈阳老工，争作时代风流，在全面振兴沈阳老工业基地、全面建设小康社会的伟大实践中建功立业！业基

19、地、全面建设小康社会的伟大实践中建功立业！关于表彰关于表彰“沈阳市五四奖章沈阳市五四奖章”和和“沈阳市五四奖状沈阳市五四奖状”获得者的通报获得者的通报报告报告XXXX市人民政府关于落实省第市人民政府关于落实省第XXXX次常务会议精神有关情况的报告次常务会议精神有关情况的报告 按照省政府第按照省政府第XXXX次常委会会议精神，我市就原省次常委会会议精神，我市就原省XXXX农业高新农业高新技术园区与农业高新区进行资源整合工作进行了认真研究，召开技术园区与农业高新区进行资源整合工作进行了认真研究，召开了专题会议。我市认为，把高新区和省园区进行资源整合，将省了专题会议。我市认为，把高新区和省园区进行资

20、源整合，将省园区并入高新区，并将新园区升格为省级开发区，实行属地化管园区并入高新区，并将新园区升格为省级开发区，实行属地化管理，对有效发挥省园区内科技优势，加速科技成果转化进程，提理，对有效发挥省园区内科技优势，加速科技成果转化进程，提高全省农业和农产品的科技含量，加速培育区域经济增长点等方高全省农业和农产品的科技含量，加速培育区域经济增长点等方面具有重要意义，是加快高新区实现可持续健康、快速发展的重面具有重要意义，是加快高新区实现可持续健康、快速发展的重大战略举措。现将有关情况报告如下：大战略举措。现将有关情况报告如下： 一、下一步工作措施一、下一步工作措施 （一）建立工作机构，加强组织领导

21、。（略）（一）建立工作机构，加强组织领导。（略） （二）搞好前期调查。（略）（二）搞好前期调查。（略） （三）重新调整行政区划。（略）（三）重新调整行政区划。（略） 二、几点建议二、几点建议 请审阅。请审阅。请示请示 为进一步宣传企业形象和业务，助力于分公司各项为进一步宣传企业形象和业务，助力于分公司各项生产经营工作的健康、稳定开展，现拟入编生产经营工作的健康、稳定开展，现拟入编吉林市社吉林市社会经济统计年鉴会经济统计年鉴跨越发展的江城跨越发展的江城彩版专辑。本次彩版专辑。本次宣传将提供文字宣传将提供文字15001500字左右，图片字左右，图片5-85-8幅，所需宣传费用幅，所需宣传费用300

22、03000元。元。 妥否，请批示。妥否，请批示。关于吉林市分公司入编关于吉林市分公司入编吉林市社会经济统计年鉴吉林市社会经济统计年鉴跨越跨越发展的江城发展的江城彩版专辑所需费用的请示彩版专辑所需费用的请示常用公文的格式标准常用公文的格式标准公文正文格式标准公文正文格式标准公文用语要规范，专有名称、专业术语必须使用规范公文用语要规范，专有名称、专业术语必须使用规范全称全称，如重复出，如重复出现，当第二次或多次出现时，可使用现，当第二次或多次出现时，可使用标准化简称标准化简称，但必须用括号注明。，但必须用括号注明。1结构层次序数：第一层结构层次序数：第一层“一、一、”，第二层，第二层“（一）（一）

23、”，第三层，第三层“1.1.”， 第四层第四层“（1 1）”。带括号的次序数后不可加标点符号。带括号的次序数后不可加标点符号。2公文正文用公文正文用仿宋三号字体仿宋三号字体，1.51.5倍倍行间距，段落前空两个汉字（四行间距，段落前空两个汉字（四个字符）。个字符）。3转发上级公文、批复类文件、各单位办理省公司相关部室的文件，转发上级公文、批复类文件、各单位办理省公司相关部室的文件，在公文正文中必须注明在公文正文中必须注明原文件名原文件名及及文号文号。文号如：。文号如：计字计字201257201257号号45系统自动生成起草单位和日期，文件正文中不必加注落款及时间。系统自动生成起草单位和日期，文

24、件正文中不必加注落款及时间。常见问题常见问题【序号标识有误】【附件不规范】【文种运用不当】【主送、抄送单位不准确】要注意要注意办法办法规定的序数数词的写法，结构层次序数为规定的序数数词的写法，结构层次序数为“一、一、”，“（一）（一）”，“1.1.”，“（1 1）”，其中其中“一、一、”下面是顿号，下面是顿号，“1.”“1.”下面是下脚点号，而下面是下脚点号，而 （一）（一） 和和 （1 1） 括号外面不带顿号和点号。括号外面不带顿号和点号。 在公文处理过程中，附件标题要规范；附件内容要按照公文格式进行书写；上传的附件要使用在公文处理过程中，附件标题要规范；附件内容要按照公文格式进行书写；上传

25、的附件要使用office2003office2003版本；出现多个附件时，一定要标明附件顺序号。版本；出现多个附件时，一定要标明附件顺序号。公司常用的有七种公文类型，即公司常用的有七种公文类型，即“通知通知”、“通报通报”、“报告报告”、“请示请示”、“批复批复”、“函函”、“会议会议纪要纪要”，要严格按照规定的公文种类撰写公文，不能自制公文种类。，要严格按照规定的公文种类撰写公文，不能自制公文种类。常见的错误：起草呈批件时，标题命名为常见的错误：起草呈批件时，标题命名为关于关于XXXX的申请的申请，应为，应为关于关于XX XX 的请示的请示。 报送省公司内部单位：写明报送省公司内部单位：写明

26、“省公司省公司XXXX部（室）部（室）”，如，如“省公司综合部省公司综合部”、“省公司工程建设部省公司工程建设部”。 报送省公司直属单位：按报送省公司直属单位：按OAOA系统名称来写，五个直属单位名称分别为：系统名称来写，五个直属单位名称分别为：“省网络管理中心省网络管理中心”、“省业务省业务 支撑中心支撑中心”、“省客户服务中心省客户服务中心”、“省数据业务运营支撑中心省数据业务运营支撑中心”、“省集团客户营销服务中心省集团客户营销服务中心”。 报送分公司内部单位：直接写分公司内部单位名称，不用加报送分公司内部单位：直接写分公司内部单位名称，不用加“分公司分公司”，如，如“综合部综合部”、“

27、网络部网络部”。目录目录常用公文种类及应用范围常用公文种类及应用范围常用公文的处理流程常用公文的处理流程常用公文的格式标准常用公文的格式标准相关注意事项相关注意事项公文写作基础知识公文写作基础知识公文的定义公文的定义统一信息平台用户变更填写方法统一信息平台用户变更填写方法常用公文的处理流程常用公文的处理流程公司发文公司发文公司公司 电报电报公告公告业务联系单业务联系单部门部门 电报电报呈批件呈批件拟稿人起草拟稿人起草科室领导审核科室领导审核部门领导审核部门领导审核部门文书发布部门文书发布文件流转流程文件流转流程拟稿人起草拟稿人起草科室领导审核科室领导审核部门领导审核部门领导审核相关部门会签相关

28、部门会签综合秘书核稿综合秘书核稿综合部领导审核综合部领导审核公司领导签发公司领导签发部门领导审核部门领导审核拟稿人起草拟稿人起草部门领导审核部门领导审核公司领导批示公司领导批示科室领导审核科室领导审核相关部门会签相关部门会签部门领导审核部门领导审核常用公文的处理流程常用公文的处理流程 举例来讲，下图为公司发文的流转过程。举例来讲，下图为公司发文的流转过程。目录目录常用公文种类及应用范围常用公文种类及应用范围常用公文的处理流程常用公文的处理流程常用公文的格式标准常用公文的格式标准相关注意事项相关注意事项公文写作基础知识公文写作基础知识公文的定义公文的定义统一信息平台用户变更填写方法统一信息平台用

29、户变更填写方法相关注意事项相关注意事项起草呈批件起草呈批件 呈批件：报送公司级领导的需要领导批示的相关请示性文件。呈批件：报送公司级领导的需要领导批示的相关请示性文件。 各单位在起草呈批件时，主送一般都写得很明确，实际上主送这里是不需要写明具体单位的，各单位在起草呈批件时，主送一般都写得很明确，实际上主送这里是不需要写明具体单位的， 只写分公司即可。只写分公司即可。 送相关部门会签的环节，需要部门经理了解请示的事项都需要哪些部门审批，在送相关部门送相关部门会签的环节，需要部门经理了解请示的事项都需要哪些部门审批，在送相关部门会会 签时在系统中选择所需要会签的部门即可。比如采购相关物品需要财务部

30、和物流中心进行会签。签时在系统中选择所需要会签的部门即可。比如采购相关物品需要财务部和物流中心进行会签。u 常见问题常见问题相关注意事项相关注意事项起草业务联系单起草业务联系单 业务联系单：同级单位间工作、业务往来的专门文件，用以商洽和征求意见等，业务联系单：同级单位间工作、业务往来的专门文件，用以商洽和征求意见等，是唯一一个不需要经过公司领导批示也可发送给上级公司的公文类型。是唯一一个不需要经过公司领导批示也可发送给上级公司的公文类型。 主送或抄送单位名称与实际名称不符。分公司组织机构名称详见人力下发的组织机构图。主送或抄送单位名称与实际名称不符。分公司组织机构名称详见人力下发的组织机构图。

31、u 共性问题共性问题目录目录常用公文种类及应用范围常用公文种类及应用范围常用公文的处理流程常用公文的处理流程常用公文的格式标准常用公文的格式标准相关注意事项相关注意事项公文写作基础知识公文写作基础知识公文的定义公文的定义统一信息平台用户变更填写方法统一信息平台用户变更填写方法统一信息平台用户变更填写方法统一信息平台用户变更填写方法 起草位置起草位置 如何起草如何起草统一信息平台用户变更填写方法统一信息平台用户变更填写方法【起草位置】OAOA系统中点击系统中点击“我的工作我的工作”，在，在“申请类文件申请类文件”中选择中选择“统一信息平台用户变更统一信息平台用户变更”。统一信息平台用户变更填写方法统一信息平台用户变更填写方法【如何起草】1.1.用户名称用户名称 中文中文 ：此项填写：此项填写OAOA用户的中文名，如黄婉莹、刘刚用户的中文名，如黄婉莹、刘刚jljl、杨爽、杨爽2 2，名称后面有后缀的数字或是，名称后面有后缀的数字或是 jl jl，需要添加上。，需