公文格式培训

1、1天艺酒店管理集团公文格式2总总 则则 为了进一步规范天艺酒店管理集团各单位公文格式，特制订本格式培训大纲。 本大纲以“文件式”公文为例，穿插讲解非“文件式”公文。 本大纲适用于天艺酒店管理集团与各成员企业。 标准参见：港天艺酒管办20141号文件。 1 132 2公文种类公文种类“文件式文件式”公文公文 “文件式文件式”公文是指公文公文是指公文文头中发文单位名称后加文头中发文单位名称后加“文件文件”两字的公文。两字的公文。主要包括：主要包括：通知、通报、通知、通报、批复、决定、批复、决定、决议、请示、决议、请示、报告。报告。公公 文文非非“文件式文件式”公文公文非非“文件式文件式”公文是指公

2、公文是指公文文头中不加有文文头中不加有“文件文件”两字的公文。两字的公文。主要包括：函、命令（令）、主要包括：函、命令（令）、会议纪要、工作简报、情况通会议纪要、工作简报、情况通报、学习与研究。报、学习与研究。43 3公文组成公文组成眉首眉首眉首又称文头或版头，由份数序号、秘密等级、眉首又称文头或版头，由份数序号、秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号和签发人等组成。紧急程度、发文单位、发文字号和签发人等组成。主体主体公文主体又称行文部分，主要包括标题、主送单公文主体又称行文部分，主要包括标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期和附注。位、正文、附件、印章、成文日期和附注。 版记版记版记又称

3、文尾，主要包括抄送单位、印发单位、版记又称文尾，主要包括抄送单位、印发单位、印发日期和印发份数。印发日期和印发份数。 5眉首眉首份数序号份数序号秘密等级秘密等级紧急程度紧急程度发文单位发文单位发文字号发文字号签签 发发 人人主体主体标题标题主送单位主送单位正文正文附件附件印章印章成文日期成文日期附注附注版记版记抄送单位抄送单位印发单位印发单位印发日期印发日期印发份数印发份数拟核稿人拟核稿人认识一个公文认识一个公文64 4要素详解要素详解眉眉 首首主主 体体版版 记记 7001 机 密 特 急 此页全部此页全部称为文头称为文头或或眉首眉首81.1.份数序号份数序号如需标识公文份数序号，用阿拉伯数

4、字顶格标识在首页左上首页左上角第一行角第一行，如“NO.01”NO.01”、“01”01”、“001001”等。2.2.秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限2.1 秘密公文分为：绝密、机密和秘密。2.2 公文公文的密级顶格标识在首页右上角首页右上角，函函的密级在眉首横隔线左眉首横隔线左下方顶格标识，两字之间空下方顶格标识，两字之间空1 1个字。个字。2.3 如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“”隔开，秘密等级两字之间不空1个字，如“绝密绝密3 3个个月月”。9001001 机 密一年 特特 急急6.2厘米厘米 下行文或平行下行文或平行文使用此文头文使用此文头文号与横隔文号

5、与横隔线之间线之间4 4毫米毫米 ( ) 【 】第第 0011011.7厘米厘米天艺酒店管理集团文件天艺酒2014号 签发人： 左空左空1个字个字三号三号仿宋体仿宋体不加不加0或或00三号三号仿宋体仿宋体三号三号楷体楷体右空右空1个字个字上行文使上行文使用此文头用此文头11香港天艺酒店管理集团有限公司秘 密 港天艺酒管函200号 特 急香港天艺酒店管理集团有限公司关于 的函： 1.7厘米厘米12眉眉 首首主主 体体版版 记记 13关于的通知各单位： 。 一、 1 (1) (2) 2 此页全部此页全部称为行文称为行文或或主体主体二号华文中宋体二号华文中宋体空一行空一行正文三号仿宋正文三号仿宋一级

6、标题三号黑体一级标题三号黑体二级标题三号仿宋加粗二级标题三号仿宋加粗三、四级标题仿宋三、四级标题仿宋14。 （结束语） 附件：1. 2. 201年月日 ( ) （附注） 不加书名号不加书名号此页接上页此页接上页全部称为行全部称为行文或文或主体主体空空4 4个字个字以上均为三号仿宋体以上均为三号仿宋体151.1.标题标题1.1 标题应当准确简要地概括公文的主要内容，标明方法一般由发文单发文单位位+ +事由事由+ +文种文种。 对内行文，发文单位可以省略。有些公文内容单一、正文部分文字较少时也可省略事由。1.2 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号一般不用标点符号。1.3 标题应在文

7、头横隔线下空二行的地方居中标识，分一行或多行排列，分行时要做到词意完整词意完整，排列对称，间距恰当。发文单位一般单列一行，第二行开始标明公文事由和文种。1.4 除函外，工作简报、情况通报、学习与研究等非“文件式”公文标题则不需标识文种，而此类公文还常常带有副标题，如有副标题，应在正标题之下居中标识，副标题之前加上破折号。16公文标题一般占正文宽度的3/5为宜。如字数过多，超过正文宽度4/5以上就应根据标题语句分两行或多行排列。 设计公文标题通常有以下9 9种方法种方法： （1）直尺式 XXXXXXXXXXXXXXXXX （2）短长式 XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX

8、X （3）长短式 XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX （4）宝塔式 XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX（5）倒宝塔式 XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX（6）梭子式 XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX （7）等距式 XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX （8）腰鼓式 XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX （9）正副标题式 XXXXXXXXX

9、XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX172.2.主送单位（即抬头）主送单位（即抬头）2.1 是指主要受理公文的单位，应当使用全称或规范化简全称或规范化简称称，多个主送单位可统称。2.2 上行文主送单位一般只写一个，如需同时送其他单位的 ，应当用抄送的形式。主送单位一般不标识个人。2.3 主送单位列在正文之前，与标题之间空一行，顶格标识。2.4 非“文件式”公文，如会议纪要、工作简报、情况通报等等，主送单位不标识在行文部分内，而标识在文尾的抄送单位前面。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，也应将主送单位名称移至文尾的抄送单位前面。183.3.正文正文3.1 正文是公文的主体部

10、分，用来表达公文的内容。一般每自然段左空2个字，回行顶格，而全部用阿拉伯数字和小圆点表示结构层次的规章制度类公文，则采用悬挂缩进方式排版，即每自然段序号一行顶格，其它各行右缩进。正文中的数字、年份不能回行。3.2 正文结束语通常根据文种的类型确定。结束语中带有“特此”和“此”等的结束语，均不加句号不加句号，如“特此通知”、“特此致函”、“此令”、“此复”等。3.3 一般说，在主送单位之下、落款之前的部分都是正文，但如果是转发、下发或印发公文，被转发、下发或印发的公文同转发性公文一样仍属正文，而不能看成是附件。u上行文中请示的结束语一般用“以上意见当否，请批示。”、“妥(当)否，请批示(复)。”

11、，报告的结束语一般用“以上报告，请审阅。”或“特此报告”；u平行文的结束语一般用“妥(当)否，请复。”、“敬希函复”、“特此致函”、“特此函告”、“专此函达”等；u下行文的结束语一般为“特此通知”、“此令”、“此复”等。194.4.附件附件4.1 是指对公文具有补充、说明性的附加文字材料。4.2 应当在正文之后空一行左空2个字、成文日期之前标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号附件名称后不加标点符号。4.3 公文如有多个附件时，使用阿拉伯数字标识序号阿拉伯数字标识序号，每个附件标识1行，序号对齐。如“附件：1”。4.4 附件内容要另起一页标识，主件和附件要装订在一起，并在附件

12、内容左上角顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件和正文不能装订在一起的，应在附件首页的左上角标识正文的发文字号。附件1天艺酒店管理集团公文格式细则205.5.成文日期成文日期5.1 成文日期是公文生效的时间，一般用领导最后的批准日期。 联合行文，以最后签发单位领导人签发的日期为准。5.2 成文日期中年月日要写齐全，不得有任何省略，一般使用小写汉字，不使用阿拉伯数字，以示正式、庄重。“零”要写成“”。5.3 除函外，会议纪要、工作简报、情况通报、学习与研究等非非“文件式文件式”公文公文正文后不署成文日期正文后不署成文日期。与工作简报、情况通报、学习与研究文头类似的公文，成文日期标识在文头中发

13、文单位名称的右侧、横隔线之上，发文单位左空发文单位左空1 1个字，成文日期右空个字，成文日期右空1 1个字个字，两者并列一行。，两者并列一行。201 年月日216.6.公文生效标识公文生效标识6.1 公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文单位印章或签署人姓名。加盖印章要清楚、端正。6.2 单一发文印章 (1)单一单位发文，在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期。 (2)成文日期右空4个字。加盖印章后应上距正文1行之内，端正、 居中下压成文日期。 (3)当印章下弧无文字时，采用下套方式，仅以下弧压在成文日期上， 即骑年盖月；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线 压在成文日期上

14、。 。2014 年 5 月 1 日226.6.公文生效标识公文生效标识6.3 联合行文印章(1)当联合行文只盖两个印章时，在落款处也不署发文单位名称，而应将成文日期拉开，左右各空左右各空7 7个字个字，主办单位印章在前，两个印章均压在成文日期上，两印章互不相交或相切，相距不超过3毫米。2014 年 5 月 1 日236.6.公文生效标识公文生效标识(2) 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章居中加盖或套印在其上。主办单位印章在前，每排最多主办单位印章在前，每排最多排排3 3个印章个印章，两端不得超出版心。最后一排如

15、余一个或两个印章，均居中排布。印章之间互不相交或相切，每排印章中心线对齐。在最后一排印章之下右空2个字标识成文日期。(3) 在加盖两个或两个以上印章时，只能采用一种加盖方式，即不管个别印章适合哪种加盖方式，只能统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。2014 年 5 月 1 日246.6.公文生效标识公文生效标识6.4 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采不得采取标识取标识“此页无正文此页无正文”的方法解决。6.5 除会议纪要、工作简报、情况通报、学习与研究等非“文件式”公文外，其它“文件”式公

16、文、函和命令（令）都应加盖印章，否则应视为无效。公文盖章应用红色印油。7.7.附注附注7.1 附注一般是对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明，应居左空2个字加圆括号标识在成文日期下一行。如“（此件发至副部门级以上干部）”等。7.2 上行文和函应当在附注处注明联系人的姓名和电话上行文和函应当在附注处注明联系人的姓名和电话。如“（联系人：，联系电话：）”。25眉眉 首首主主 体体版版 记记 26 抄送：、 。天艺酒店管理集团 部 200年月日印发拟稿： 核稿： （共印份）左上角左上角不不标注标注（此页无正文）（此页无正文）此部分此部分称为称为版记版记三号黑体三号黑体三号华文中宋三号华文中宋三

17、号仿宋体三号仿宋体左右各空左右各空1个字个字271.1.抄送单位抄送单位1.1 是指除主送单位以外，与该公文有密切关系的单位，即协助承办或者需要知照公文内容但并不需要办理、答复或执行的单位，用全称或者规范化简称、统称标识。1.2 公文如有抄送单位，在主题词下1行标识“抄送”，后标全角冒号，左右各空1个字。各单位间用逗号或顿号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送单位后标句号。1.3 主送单位移至主题词之下时，标识在抄送单位前一行，标识方法同抄送单位，主送单位和抄送单位两者之间不加横隔线。282.2.公文印发单位和印发日期公文印发单位和印发日期2.1 公文印发单位名称和印发日期并排标

18、识于抄送单位和横隔线之下，印发单位左空1个字，印发日期右空印发日期右空1 1个字个字。印发单位名称用全称或规范化简称全称或规范化简称。2.2 印发日期以公文发文日期或制作正式文件日期中最早形成的日期为准，用阿拉伯数字标识，不编虚位。3.3.拟稿人、核稿人和印刷份数拟稿人、核稿人和印刷份数3.1 拟稿人、核稿人和印刷份数并排标识于印发单位名称和印发日期及横隔线之下，拟稿人和核稿人左空拟稿人和核稿人左空1 1个字个字，印刷份数右空印刷份数右空1 1个字个字。拟稿人、核稿人和印刷份数下边缘不加横隔线。3.2 拟稿人和核稿人标识方法为“拟稿： 核稿：”，印刷份数标识方法为“(共印份)”。294.4.文

19、尾的位置文尾的位置5.1 文尾应置于公文最后一页的偶数页文尾应置于公文最后一页的偶数页，文尾的最后一个要素置于公文最后一行。5.2 文尾在实际操作中会遇到以下情况：公文主体之后（公文如有附件，文尾则在附件之后公文如有附件，文尾则在附件之后）的空白容不下文尾的位置时，需另起一页标识文尾，此时文尾应单独置于公文最后的偶数空白页，或加宽行距，使公文主体或附件和文尾同处一页。30格式要求格式要求5 5字体字体u公文标题用小标宋体字或华文中宋体字华文中宋体字，密级、紧急程度、正文中的小标题、“主题词”三个字、“【按语】”两个字用黑体字，签发人姓名、按语内容、图片文字说明用楷体图片文字说明用楷体字字，副标

20、题用楷体字加粗副标题用楷体字加粗，主题词中的词目用小标宋体字或华文中宋体字，正文及其它部分均用仿宋体仿宋体字。u标题用二号字，按语用四号字，正文及其它部分均用三号字标题用二号字，按语用四号字，正文及其它部分均用三号字。表格可酌情用三号或小于三号字。u会议纪要文头中的会议纪要类型和会议纪要文号一行用三号黑体字；工作简报、情况通报、学习与研究等其它非“文件式”文头中，期号、发文单位名称、成文日期均用三号黑体字。u公文中的数字、英文字体同其所在段落的中文字体。31文字排列和页面设置文字排列和页面设置1 制发公文，文字一律横排。2 公文页边距一般设置为：左边距左边距3 3厘米，右边距、上边厘米，右边距

21、、上边距和下边距均为距和下边距均为2.52.5厘米厘米。字距和行距设置字距和行距设置1 字间距按word默认的标准设置。2 行间距设置为固定值固定值3030磅磅，段前和段后均设置为0 0行行。表格中的行距可适当缩小。3 有时为了使落款日期和正文同处一页，可根据版面状况适当缩小或加宽行距，但要保持版面美观。公文页码公文页码公文超过1页时，应用半角阿拉伯数字在版心下边缘居中下边缘居中标识页码标识页码。32公文结构层次序数公文结构层次序数1 当公文用序号表示多层次结构时，第一层用“一、”“二、”“三、”，第二层用“”“”“”“”“”，第三层用“1 1”“”“2 2”“”“3 3”，第四层用“(1)”

22、“(2)”“(3)”(1)”“(2)”“(3)”。2 而规章、制度、程序等类型的公文，结构层次也可表示为第一层用“1”“2”“3”，第二层用“1.1”“1.2”“1.3”，第三层用“1.1.1”“1.1.2”“1.1.3”，第四层用“1.1.1.1”“1.1.1.2”“1.1.1.3”，超过四层用(1)、或a等表示。一、第一层 1 第二层第二层 1.11.1第三层 1.1.1第三层 1.1.2 第四层 、a33公文中的数字公文中的数字1 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。2 日期应当写具体年

23、、月、日日期应当写具体年、月、日。引用公文引用公文公文中人名、地名、数字、引文要准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号先引标题，后引发文字号。公文用词用字公文用词用字公文用词用字要准确、规范，文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。例如：根据天艺酒店管理集团公文格式细则（港天艺酒管办20141号）相关规定 34公文用纸及复印要求公文用纸及复印要求公文纸一律采用国际标准A4型纸。公文一律双面复印。公文装订要求公文装订要求公文应左侧装订，对横排A4纸型表格，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。骑马订或平订的两钉订位分别位于本端页高的1/4处，平订钉锯与书脊间的距离约8毫米。订书钉的中

24、心订书钉的中心位置离左边缘位置离左边缘约约0.8厘米，距厘米，距上边缘垂直距上边缘垂直距离约为订位一离约为订位一侧纸高的侧纸高的1/4356 6公文应用公文应用 “文件式文件式”公文公文报告报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，不得夹带请示事项。建议，答复上级机关的询问，不得夹带请示事项。通知通知适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共

25、同执行的事项；员工的职务任免和聘用。的事项；员工的职务任免和聘用。请示请示适用于向上级机关请示指示、批准，适用于向上级机关请示指示、批准， 一文一事。一文一事。通报通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。决定决定适用于重要事项或重大行动做出安排。适用于重要事项或重大行动做出安排。批复批复适用于答复下级单位请示事项。适用于答复下级单位请示事项。36 非非“文件式文件式”公文公文函函适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。答复问题。会议纪要会议纪要适用于记载和传达会议情况的议定事项。适用于

26、记载和传达会议情况的议定事项。工作简报工作简报用以汇报工作、交流经验、沟通情况、传递信息、指导用以汇报工作、交流经验、沟通情况、传递信息、指导工作的一种文体。工作的一种文体。 37函和请示的区别函和请示的区别“函函”的作用之一是的作用之一是“向有关主管部门请求批准向有关主管部门请求批准”，请示则是请示则是“向上级机关请求指示批准向上级机关请求指示批准” 。它们之间的区别，从一般意义上讲：直接隶属的下级它们之间的区别，从一般意义上讲：直接隶属的下级单位向上级机关请求指示和批准宜用单位向上级机关请求指示和批准宜用“请示请示”，对不，对不相隶属的主管部门宜用相隶属的主管部门宜用“函函” 。 有些情况可以在既不违背行文规则，又有助于问题的解决的前有些情况可以在既不违背行文规则，又有助于问题的解决的前提下灵活处理。如公司在人事管理方面有事请求省人劳厅办理，提下灵活处理。如公司在人事管理方面有事请求省人劳厅办理，可由公司人事部用可由公司人事部用“请示请示”行文，因为它们有实际上的业务指行文，因为它们有实际上的业务指导关系。导关系。 38常见错误u日期编虚位。误：2010年01月01日，正2010年1月1日u此页无正文。u使用口语化称呼。u时间表述：误：下午16：00，正：16：00/下午4：00u文头发文单位、发文日期：正：左空一个字，右空一个字u文尾发文日期