XX公司费用管理及报销办法

1、XX公司费用管理及报销办法目 录第一章 总则 第二章 费用管理内容第三章 费用报销规定第四章 附则第一章 总则第一条 为加强XX公司(以下简称“公司”)费用管理，合理控制各项费用支出，规范费用报销流程，特制定本办法。第二条 各项费用支出均以公司批复的年度费用预算为依据，在预算范围内开支。各部门负责人应做好费用项目的控制，避免出现超预算的情况。第三条 本办法适用于XX公司各部门。第二章 费用管理内容第四条 费用管理分为日常费用和专项费用管理两部分。第五条 日常费用主要包括：办公费、业务招待费、交通燃料费、邮电通讯费、会议费、差旅费、修理费、书报资料费、礼品费等等。第六条 专项费用主要包括：出国费

2、、咨询费、诉讼费、广告费、审计费、赞助费、职工住房物业费及供暖费、职工教育经费、福利费、经济补偿金等。第三章 费用报销规定第七条 费用报销审批权限为完善内部控制，费用管理按照权限分级审批。费用报销审批坚持“一支笔签字”原则，需要授权的，须以书面正本授权书通知财务部，否则不予认可。（一）日常费用1. 个人预算内费用报销审批权限：（1）部门副经理（含助理）级以下人员的费用报销由部门经理（或主持）或其授权签字人审批;（2）部门副经理（含助理）的费用报销，由本人作为报销人签字，部门经理（或主持）签字后报公司主管领导审批;（3）部门经理（或主持）的费用报销，由本人作为报销人签字，公司主管领导审批;（4）

3、公司副总经理（含总经理助理）的费用报销，由本人作为报销人签字，公司总经理或其授权人审批;（5）公司总经理的费用报销，由本人作为报销人签字，公司财务总监审批。2.部门公共预算内费用报销由部门经理（或主持）或其授权签字人审批。3.公司公共预算内费用报销由公司总经理或其授权人审批。4、超预算费用报销须报公司总经理或授权人审批。（二）专项费用1.有专项请示报告的：经办人员应提交经公司主管领导批准的专项请示报告，在核批的预算范围内，由部门经理（或主持）或其授权人签字报销。2.无专项请示报告的：经办人员凭有效合同、协议及经公司主管领导批准的费用报销单报销。第八条 费用报销支付方式与报销程序费用报销的支付方

4、式以现金和支票支付为主。（一）现金支付1.以现金方式支付费用款，应在国家财经制度规定的现金支出范围内，主要包括：个人劳务报酬；各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；出差人员必须随身携带的差旅费；结算起点（1000元）以下的零星支出；中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。2. 现金报销时间为每周四、五。报销人员应填妥报销单，按上述第七条之审批权限签批后交财务部，由相关会计人员审核并制作记账凭证后交出纳统一进行现金收付。3.借支现金，应填写借款单，经部门经理（或主持）或其授权人、财务部经理或其授权人签字后，到财务部办理借款手续。报销费用时，凭有效单据填写费用报销单，按上述第七条之审批

5、权限签批后，到财务部办理报销手续，并在备注栏加以说明。4.借款人应及时办理借款核销手续（还款或报销费用冲还借款），原则上不允许重复借款，前次借款未结清者，不得再次借款。（二）支票支付原则上，金额1000元人民币及以上的支出款项须使用支票支付。1.经办人员须填制支票领用单。日常费用的支票领用，由部门经理（或主持）或其授权人、财务部经理或其授权人签字后，到财务部办理领用手续。专项费用的支票领用，须另附主管领导批准的专项请示报告。2.支票领用后，只能用于支票领用单上写明的用途，不得挪作他用。如因故未使用，经办人员须于领用后两日内将支票退回财务部。3.支票使用后，经办人员须在三个工作日内将填妥并有效签

6、字的费用报销单送交财务部办理报销手续。因特殊情况不能在规定时间内报销的，须及时向财务部说明。逾期不报销的人员，财务部将定期公布，并不允许其所在部门领取新支票。第九条 费用报销标准费用报销须按照公司规定的标准报销，超标准报销费用的，应在报销前经有效审批人的上级直接负责人或总经理及授权人批准。业务招待费：指与业务有关的宴请费和礼品支出。宴请客户无特殊理由不得去豪华饭店，公司领导级一次宴请金额原则上不超过2000元且人均标准不超过200元，部门经理级一次宴请金额原则上不超过1000元且人均标准不超过150元，其他人员一次宴请原则上不超过500元且人均标准不超过100元。凡一次消费超过规定限额及标准的

7、，应按分级审批权限，报上一级领导审批，严禁将同一招待活动发生的费用拆分后分次报销。礼品支出，要求各部门尽量使用公司办公室统一购买的礼品，对有特殊要求购买的其他礼品，由各部门自行采购，报销时经公司分管领导审批签字后，按照正常报销程序报销。业务招待费超过报销标准的，须在履行正常审批程序后报公司总经理或授权人批准。国内差旅费 员工出差须提前在公司办公系统填写出差申请审批单，并提交有效审批人批准。出差申请审批单为员工出差借款、报销及领取出差补贴的重要依据，出差期间的补贴标准为30元/天（参加会议除外），出差期间的业务招待费原则上不再报销。出差住宿标准原则上为三星级以下酒店（含三星级）。员工可根据年度差

8、旅费预算及出差所在地实际情况，本着节约的原则选择住宿酒店，如参加会议或陪同客户出差超出住宿标准的，报销时须提交举办方会议通知或经公司领导批准的请示文件；公司领导班子成员出差住宿费实报实销。各类地区及员工住宿费具体标准如下：1.出差到上海、广州、深圳等直辖市、省会城市及经济特区：总经理（含主持工作的副总经理） 350RMB副总经理（含部门总经理助理） 300RMB一般员工（含部门内部设置的下属经理） 200RMB2.出差到其他城市：总经理（含主持工作的副总经理） 250RMB副总经理（含部门总经理助理） 200RMB一般员工（含部门内部设置的下属经理） 150RMB3、如遇单人出差，每晚住宿费可

9、在上述标准基础上增加50%。在选择交通工具时，要求十二小时以内（夕发朝至）乘坐火车能够到达的，应尽量选乘火车，火车席位为硬卧或硬座，特殊情况需乘坐软卧或飞机的，应提前取得公司领导批准。国内出差乘坐飞机的，一律乘坐经济舱。报销差旅费时，出差人应填制差旅费报销单，报销单据除提供费用相关发票外，还应提供住宿清单及出差申请审批单。出差人在经批准的出差期间发生的上述交通费、住宿费及出差补贴可在上述标准内据实报销，但住宿费中与住宿无关的费用，如洗衣费、房间酒水等不予报销。对于出差期间因特殊情况发生的业务招待费需单独填制业务招待费报销单并经公司主管领导批准后报销。超出差旅费报销标准的须报请公司主管领导批准，

10、否则超出部分不予报销。如出差机票（含国际机票）由办公室统一订购的，出差人应在返回公司后将机票报销联退回办公室，由办公室统一办理机票报销及费用分摊手续；出差人有借款的，应在填写差旅费报销单时据实填写，多退少补，逾期不归还借款的，财务部可拒绝再次借款。 （三）出国费用：执行财政部、外交部印发的关于临时出国人员费用开支标准和管理办法的规定。（四）办公用品：由办公室负责在预算范围内统一购置，报销时由部门负责人签字确认费用分摊，经办人、办公室负责人签字后报销。因特殊原因各部门自行购置办公用品的，报销时须由部门经理及办公室负责人双签后方可报销。预算外购置办公用品须报请公司总经理批准。（五）书报资料费：购买

11、资料应根据实际工作需要办理，严格控制，杜绝浪费，公司报刊杂志的订阅由办公室统一制定计划报公司领导批准后办理。报销时应注明用途和名称，按照正常报销审批程序报销。（六）通讯费：包括办公电话、移动电话及住宅电话费用。1、办公电话：按照员工工作岗位和要求，经部门经理批准可申请开通国内长途功能，未经公司主管领导批准，原则上不开通国际长途功能。办公电话费用由公司统一支付，电话使用人及所在部门承担。2、住宅电话：公司仅负责承担公司领导（总经理助理以上级）或其他经批准报财务部备案人员的一部住宅电话费用，但公司原则上不承担住宅电话的国际长途话费，否则需提交公司总经理或授权人审批。住宅电话报销标准为总经理500元

12、/月，其他公司领导300元/月，由公司按照实际话费在核定标准内统一办理报销手续。3、移动电话费：移动电话话费标准由公司统一按照岗位级别（公司领导、部门总经理（或主持）、部门副总经理（含助理）、部门下属经理、一般员工和工作性质（即业务部门和职能部门）分别予以核定；员工级别由本部门提出，提交人力资源部审核，报财务部备案，员工岗位调整时，自调整之日的次月执行新岗位标准。在下述核定的标准、原则和要求范围内，移动电话费按月实报实销。（1）公司领导：指公司总经理助理（含总经理助理）以上，话费标准为500元/月；（2）部门经理（或主持）：话费标准为200元/月；（3）部门下属负责人话费标准为100元/月；移

13、动话费报销的原则和具体要求：（1）核定报销费用的移动电话，应本着节约的原则，尽量缩短通话时间，并不得转借他人使用；（2）除员工正常休假，连续未上班时间超过10天的员工，未上班月份不得报销移动话费；（3）公司原则上只允许报销一部手机的话费，移动电话号码以及部门内部核定的下属经理名单需提前报财务部备案，报销非备案人员及电话号码的话费，财务部门有权拒绝；（4）话费标准为月度标准，当月话费超出核定标准的，超出部分原则上由个人承担，不得累积计算报销；（5）除一般员工外，其他人员报销移动电话费，原则上不允许报销手机充值卡发票，否则，须提供当月话费清单，并在核定的标准内实报实销；（6）员工因公出差导致超过核

14、定标准报销移动电话费的，须凭发票和出差审批单，单独填制报销申请，按照报销程序进行审批，并提交公司总经理或授权人批准，但报销金额不能超过原核定标准的30%，其他原因导致超出核定标准的，一律不予报销。（七）文体活动费：公司的文体活动统一由公司工会、办公室按照年度预算组织安排，费用由牵头部门负责人、工会负责人签字后报销。员工个人的文体活动费用自理。（八）会议费：参加其他单位组织的工作会议，报销时须提供会议通知。公司内部组织召开的会议，须提供经公司主管领导级以上领导批准的专项请示报告。若会议费需在各部门分摊的，由承办会议的部门做出费用分摊表，经与会部门经理签字后，到财务部办理报销手续。（九）固定资产购

15、置：应严格执行预算审批制度，报销时凭已批复的预算和发票，经部门经理及资产主管部门经理双签后办理。第十条 费用报销单据及费用报销单填列要求1所有费用报销必须符合财务制度规定及公司费用管理原则。报销单据必须为符合公司规定的允许报销的费用项目和财务制度规定的有效报销单据。除极特殊情况由本人做出书面说明，经公司主管领导签字外，不符合规定的单据一律不予报销。2.费用报销单的填制要求（1）报销单的填制须列明费用项目、发生日期、所附发票张数、金额大小写合计等要素。业务招待费的报销须逐项列明事由、参与人名和人数；差旅费的报销除提供发票外还须提供明细单，其中交通费、住宿费、餐费等应分项填写，住宿费原则上应写明每

16、日房费的金额及住宿天数、人数。每次出差的费用需一次报清。（2）一张报销单涉及多个费用项目的，应注明每个费用项目的发生额，以便财务人员归集费用。（3）涉及共同费用分摊的，必须书面注明，并由相关人员签字确认。3.根据所报销费用项目，由费用支出人本人或委托人填写公司统一印制的标准格式报销单。报销单主要有以下五类：（1）医疗费报销单：用于符合公司规定的医疗费报销。报销时，须附医院处方，在药店购药需有医院开具的处方及药单。（2）出国费用报销单：用于出国人员由公司负担的出国费用。分为出国费用报销总表和分国别费用报销明细表，报销时，应在填列总表的同时按所到国家分别填列明细表。（3）差旅费报销单：用于公司人员各项差旅费用的报销。（4）业务招