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文档简介

1、西安公诚二手车交易市场有限公司 办公用品及设备管理制度第一章 总则第一条、为加强企业办公用品管理,控制费用开支,规范办公用品的采购与使用,根据我公司实际情况,特制定本制度。 第二条、本制度适用于对办公用品、设备、耗材、特殊用品等的管理。第二章 管理职责第三条、 综合管理部行政办是公司办公用品及其他公司指定物品汇总申办、保管发放、登记的管理部门,承担相应职责。申领和使用部门行使提出需求申请和领用后使用、保管,并承担相应职责。第二章 类别划分和采购第四条、办公用品、设备的划分 (一)办公用品是指一般日常办公所需要的而价值在50元以下的低值易耗品,包括:签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、铅笔、裁纸刀、剪刀

2、、回形针、便签、燕尾夹、打印纸、订书机、记录本、文件夹、文件袋等。 (二)办公设备是指50元以上的耐用消耗品,包括:电脑、验钞机、办公桌、椅、文件柜、保险柜、办公沙发、碎纸机等。第五条、办公用品、设备的采购 (一)办公用品的采购1、日常办公用品申请每月3、15日前各部门(部门领导签字有效)报综合管理部行政办两次,由行政办根据办公用品库存量情况、各部门需求情况及消耗情况,由行政办汇总造表集中申购,确定申购数量、询价、报价,财务总监签字后采购,3-5个工作日完成采购。2、其他用品(专用、工具、设施、器件类)申请每周五下班前报行政办,行政办汇总造表上报审批采办。(二)办公设备由使用部门提出申请,填写

3、领用申请单,部门领导签字后,交行政部执行采购任务(询价、报价、财务部经理签字、购买),3-5个工作日完成采购。未填写申领申请单及未经领导批准擅自购买的不予报销。(三)急需采购办公用品办公设备,填写采购申请单时,注明急需采购原因。(四)必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。(五)特殊使用类物品申请时,应填写推荐供应单位和参考价格。为保证物品质量,获准采办后可授权专业人员采购。第三章 管理和领用第六条、管理(一)办公用品、设备及特殊用品由行政办统一保管,并指定保管人。(二)采购人员应将所采购的物品交保管人办理入库登记手续,领用时办理领用登记手续,并在每月终填报办公用品汇总表。(三)采购的办公设备

4、应及时编号,登录资产台账。合同、使用说明书、保修单纳入档案管理。(四)各部门应指定专人领取办公用品。第七条:领用(一)各部门领用办公用品须填写领用申请单,一次性领用一个月的用量,每月领用次数不得超过两次,特殊情况除外。(二)可根据月初各部门提交的办公用品计划的数量,由物品管理人员进行核对后,把申请所要全部用品备齐,通知各部门领用。(三)在每月耗用办公用品种类及数量变化不大的情况下,可由各部门递交申请,经综合管理部审核批准后,管理人员每月按固定种类、固定数量进行分发。(四)办公设备领用由具体使用人来领取,部门共用的,注明“部门共用”字样。(五)个人使用的办公用品、办公设备计入个人领用台账。第四章

5、 办公设备调拨第八条 各部门需要调拨固定资产(办公设备)须按规定进行,不得私自调拨、转移资产。(一)部门之间和本部门跨办公室、办公区、办公楼调拨资产,申请部门需在综合部办理内部调拨手续。(二)申请部门按要求填写固定资产(办公设备)内部调拨单综合部负责审核调拨理由,并协调办理调拨转移。(三)本部门办公室、办公区域内固定资产位置移动由部门内部调整,不需要在综合部备案。(四)综合部资产管理人员依据固定资产(办公设备)内部调拨单及时进行资产台账更新。第四章 其他规定第九条、其它规定:(一)各部门要控制和合理使用办公用品,杜绝浪费现象。 (二) 办公设备的耗材、专项用品领用参照申购程序办理。 (三)办公

6、设备报修填写报修单。报修单报修日期: 年 月 日 报修事项车辆 设备 其他 报修内容报修人部门主管签字维修人维修日期: 年 月 日维修结果采购申请单申请部门: 申请日期: 年 月 日 序物品名称品牌/规格单价数量总价(元)备注合计:大写:(¥元)询价人: 审核人: 领导批示: 领用申请单申请部门: 申请日期: 年 月 日序物品名称规格数量申领原因申请人: 部门审批:固定资产(办公设备)内部调拨单序号资产编号资产名称型号(规格)单位数量调出部门/位置调入部门/位置调入原因使用人: 负责人: 年 月 日 综合部经办人: 年 月 日注:资产调拨须按此单办理调拨手续,综合部经办人员依据此调拨单及时准确

7、更新资产管理相关信息。公司办公用品及设备领用、发放、管理基本原则本着有效使用,合理节约的目的,制定领用、发放、管理基本原则。一、分工与要求1综合管理部行政办(办公区域内物品和办公消耗品,及本项工作的总负责单位)、物业办(负责保洁、水电工种的台账建立及管理;路面使用的广告行架、旗杆架,用于车辆管理的尖锥、隔离栏、墩、限速指示牌、设备、消防器材的台账建立,日常使用和管理分属招商和保安部)执行。2. 保安部负责车辆管理所使用的有关固定和可移动设施,不包含停车场电子控制部分及相关配置;物业办监管和配合。3. 招商部负责广告类设施的日常使用和管理,物业办监管和配合。4. 网络设备、摄像头、LED屏、监控

8、器等设备,网管员建档,物业备案监管。5. 建立个人及办公室耐用办公用品领用、交回、转移台账,严格控制重复领用和不需用用品的领用,加强管理。6. 遵循谁使用,谁管理的原则。二、 耐用品的基本定义6个人使用耐用品包括:电脑(及配置)、U盘、手机、手机卡、照相机、打字机、接线板、办公桌、办公椅、文件柜、计算器、订书机、起钉器、剪刀、裁纸刀、资料架、文件夹、硬板夹、笔筒、夹子、卷尺、烟灰缸、服装等;7. 办公室耐用品包括:座机电话、复印机、打字机、扫描机、验钞机、档案袋、沙发、茶几、茶具、条柜、方柜、座椅(特殊)、多连椅、卧具、空调(及配置)、饮水机、简易饮水器、加热壶、卫生用具(扫帚、簸箕、垃圾筒一

9、套)等;8. 食堂耐用品包括:燃气灶(套)、锅具、(个)、加热桶(个)、水桶、圆桌、椅子、凳子、空调(及配置)、消毒柜、加热器、碗具、盘子、垃圾筒、电视、卫星接收器、卧具等;9. 宿舍耐用品包括:单人床、双人床、架子床、衣柜、洗手池、拖把池、卫生用具、简易饮水器(仅限保安公司宿舍),饮用热水器(仅限保安公司宿舍)、空调及配置、饮用、洗浴热水器(按需配置)等10. 保洁用耐用品包括:洒水壶、垃圾桶、洗拖把桶、擦玻璃器、简易饮水器、加热壶等;11. 水电工维修、维护及个人使用耐用品包括:各种必要设备、工具等;2. 保安使用耐用品包括:服装(含腰带、头盔)、雨具、对讲机(含配置)、手电筒及保安用具;

10、三、 消耗用品的基本定义消耗用品主要指:记录笔记本、签字笔及笔芯、圆珠笔及笔芯、便笺、信纸、订书针、曲别针、垃圾袋、抹布、复印纸、抽纸、卫生纸、抹布、胶带纸、不干胶标贴、手套、口罩等四、 耐用品发放原则1. 个人耐用品基本配置:电脑、办公桌、办公椅一套,资料架1个、文件夹2-3个,计算器、订书机、起钉器、裁纸刀按需(原则按一个办公室一个,财务可按人配置),笔记本一个,签字笔一支,经理以上人员配文件柜一个,其他按需,领用时需部门领导签字和本部门领导签字。2. 办公室耐用品基本配置(三人):文件柜1-2个,饮水机一套,加热壶一套,垃圾筒一个,卫生用具一套,沙发等用品本部门按需配置。3. 广告用品、车辆管理用品,按专项申请和管理进行。4. 保洁、水电、食堂按需合理配置。5. 发放时,按先旧后新原则。五、 消耗品发放原则1. 抽纸使用范围限于:总监以上办公室,每次领取不得超过两包;招商部、培训中心每月领用不超过两包;食堂按需领用;信息科、车管科原则不发,偶尔需要,每次两包。卫生纸只负责总监以上办公室,每次一包。2. 复印纸发放:商务中心5包/每次;交

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