档案实务操作ppt

1、归档文件整理操作实务归档文件整理操作实务 档案工作培训档案工作培训课程内容课程内容1.1. 文书档案以件为单位整理要点文书档案以件为单位整理要点 2.2. 科技档案整理要点科技档案整理要点3.3. 会计档案整理要点会计档案整理要点4.4. 特殊载体档案整理要点特殊载体档案整理要点5.5. 实物档案整理要点实物档案整理要点 1 文书档案以件为单位整理要点文书档案以件为单位整理要点文书档案以件为单位整理要点文书档案以件为单位整理要点以以“件件”为单位整理的前提：为单位整理的前提：适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的

2、计量单位件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位 形成形成 是自然的是自然的 形式形式 是单个独立成册的是单个独立成册的（实体上装订在一起，编目时体现为一条目录） 效用效用 是独立可用的是独立可用的 是文件归档时的基本保管单位是文件归档时的基本保管单位文书档案以件为单位整理要点文书档案以件为单位整理要点 按按“件件”装订装订 分类分类 排列排列 编号编号（室编件号）（室编件号） 编目编目（归档文件目录）（归档文件目录） 装盒装盒 排架排架 按按“件件”装订装订一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。特殊情况：特殊情况：正文与定稿，为一件；正文与定

3、稿，为一件； 原件与复制件，原件与复制件， 为一件；为一件；正文与附件，为一件；正文与附件，为一件； 转发文与被转发文，为一件；转发文与被转发文，为一件；式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件; ;正文与文件处理单，为一件；正文与文件处理单，为一件；正文与发文稿纸，正文与发文稿纸， 为一件；为一件； 按按“件件”装订装订特殊情况：特殊情况：来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复

4、函），原则上各为一件，也可合为一件；则上各为一件，也可合为一件；会议记录和会议纪要，原则上各为一件；会议记录和会议纪要，原则上各为一件；一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件；新闻报道稿等文件各为一件；归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件；图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件；重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一件；重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿各

5、为一件；装订前对文件的修整：装订前对文件的修整：整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。料应符合档案保护要求。例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。锈金属物、大纸张折叠。 按按“件件”装订装订注：保管注：保管1010年的文件可保持原状，年的文件可保持原状，已经成册不易拆钉的可保持原状，减少不必要劳动已经成册不易拆

6、钉的可保持原状，减少不必要劳动装订方式：采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角，装订方式：采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角，一般只订一钉；一般只订一钉；注：一个单位的装订方式应该统一注：一个单位的装订方式应该统一 按按“件件”装订装订装订顺序装订顺序 正本在前，定稿在后；正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后；转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后；复文在前，来文在后； 中文版本在前，其它文种版本在后；中文版本在前，其它文种版本在后； 发文稿纸在前，正文在后；发文稿纸在前，正文在后； 文件处理

7、单在前，正文在后；文件处理单在前，正文在后； 按按“件件”装订装订一般采取一般采取“保管期限保管期限年度年度组织机构（问题）组织机构（问题）”的复式分类的复式分类法。法。即先将归档文件按保管期限分类，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构（问题）分类。再在年度下面按机构（问题）分类。采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架，采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架，便于今后档案移交进馆、鉴定销毁。便于今后档案移交进馆、鉴定销毁。 分类分类按年度分类：按年度分类：（1 1）以每年）以每年1 1月月1 1日至日至

8、1212月月3131日为一个自然年度日为一个自然年度（2 2）跨年度形成文件的处理：）跨年度形成文件的处理： 请示与批复，放在复文年；请示与批复，放在复文年； 规划放在针对的第一年；规划放在针对的第一年； 总结、决算、报表，放在针对的最后一年；总结、决算、报表，放在针对的最后一年； 会议文件，放在开幕年；会议文件，放在开幕年； 两个内容文件，归入主要内容针对的年度；两个内容文件，归入主要内容针对的年度； 分类分类按组织机构分类：按组织机构分类：（1 1）按单位内部组织机构将归档文件分类，组织机构按党、政、）按单位内部组织机构将归档文件分类，组织机构按党、政、工、团顺序排列，综合性机构在前，专业

9、职能部门列后工、团顺序排列，综合性机构在前，专业职能部门列后 （2 2）跨部门形成文件的处理：）跨部门形成文件的处理： 业务部门起草单位名义发文，归综合部门业务部门起草单位名义发文，归综合部门 联合办理文件，归主办部门；联合办理文件，归主办部门； 单位名义召开综合性会议文件，归综合部门；单位名义召开综合性会议文件，归综合部门； 参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门；门； 领导人兼任职务文件，分别归有关部门或企业；领导人兼任职务文件，分别归有关部门或企业； 分类分类归档文件分类后，遵循归档文件分类后，遵循“事由原则事由原则”为主，

10、参考时间和重要为主，参考时间和重要程度等因素进行排列。程度等因素进行排列。 不同保管期限的文件，需分别排列不同保管期限的文件，需分别排列。 不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）序列排列序列排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起中排列在一起。 因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排

11、在文件形成因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。 排列排列档案室在分类方案的最低一级类目里，依据排列顺序逐件编号：档案室在分类方案的最低一级类目里，依据排列顺序逐件编号：例如：按例如：按“保管期限保管期限- -年度年度”分类，其最低一级类目为分类，其最低一级类目为“年度年度”，即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从“”开始逐件编号，形成一个流水号。（即每年开始逐件编号，形成一个流水号。（即每年3 3个流水号）个流水号） 编号（室编件号）编号（室

12、编件号）在文件首页的上端空白处盖统一刻制的归档章并填写相关内容。在文件首页的上端空白处盖统一刻制的归档章并填写相关内容。注：文件处理单随同文件一并归档的，归档章一般盖在文件处理单上。注：文件处理单随同文件一并归档的，归档章一般盖在文件处理单上。全宗号全宗号目录号目录号馆编馆编件号件号保管保管期限期限年度年度类别类别室编室编件号件号页数页数归档章归档章 编号（加盖归档章）编号（加盖归档章）全宗号全宗号目录号目录号馆编馆编件号件号保管保管期限期限年度年度类别类别室编室编件号件号页数页数永久永久20102010归档章归档章档案移交进馆时填写档案移交进馆时填写 机构（问题）机构（问题）按机构分类的，用

13、中文填写分类方案类按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或其规范化简称；目的机构名称或其规范化简称；（按问题分类的，用中文填写类目名称）（按问题分类的，用中文填写类目名称） 档案室填写档案室填写 编号（归档章）编号（归档章）全宗号全宗号目录号目录号馆编馆编件号件号保管保管期限期限年度年度类别类别室编室编件号件号页数页数永久永久20102010归档章归档章室编件号：在同一保管期限、同室编件号：在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从一年度里，按文件的排列顺序从“”开始逐件编号，形成一个开始逐件编号，形成一个流水号。流水号。注：不同类目之间不能交叉编号。注：不同类目之间不能交叉编号。

14、编号必须与分类方案一致。编号必须与分类方案一致。 编号（归档章）编号（归档章）依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。 编目（归档文件目录）编目（归档文件目录）归档文件目录用纸采用归档文件目录用纸采用4 4 型；型；归档文件目录应装订成册。应包括目录归档文件目录应装订成册。应包括目录封面和归档文件目录二部分。封面和归档文件目录二部分。 编目（归档文件目录）编目（归档文件目录）将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊

15、和将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和备考表。备考表。 注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内；注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内；同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中；同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中； 装盒装盒盒脊盒脊 年度年度保管期限保管期限机构（问题）机构（问题）起止件号起止件号盒号盒号20102010永久永久办公室办公室1-71-71 1 装盒装盒归档文件装盒后，上架排列归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方应与本单位归档文件分类方案一致，盒脊朝外

16、，便于实案一致，盒脊朝外，便于实体管理。体管理。 一般先按保管期限、再按年一般先按保管期限、再按年度、机构或问题排列，具体度、机构或问题排列，具体排列顺序根据分类方案。排列顺序根据分类方案。 排架排架2科技档案整理要点科技档案整理要点科技档案整理要点科技档案整理要点 分项目、组卷、排序分项目、组卷、排序 修整、编号修整、编号 编目（卷内目录、备考表）编目（卷内目录、备考表） 装订、装盒装订、装盒 编制封面编制封面 编制案卷目录编制案卷目录 入库上架入库上架科技档案一般有科技档案一般有 产品、科研、基建、设备产品、科研、基建、设备 四大类。四大类。特点：具有特点：具有成套性成套性。方法：按项目形

17、成阶段组卷、排序方法：按项目形成阶段组卷、排序产品档案一般有：产品档案一般有： 市场调研、立项；市场调研、立项； 设计、产品标准；设计、产品标准； 图纸、工艺；图纸、工艺； 工装、包装；工装、包装； 鉴定、检验；鉴定、检验； 创优；创优； 质量分析。质量分析。科研档案一般有：科研档案一般有： 调研、申报立项、调研、申报立项、 研究、试验、研究、试验、 总结、鉴定、总结、鉴定、 报奖、推广应用。报奖、推广应用。 分项目、分项目、组卷、排序组卷、排序基建档案一般有：基建档案一般有： 依据性文件（可行性研究、依据性文件（可行性研究、立项、审批）；立项、审批）； 基础性文件（勘探、测绘、基础性文件（勘

18、探、测绘、征迁、招投标）；征迁、招投标）； 设计文件、设计文件、 施工文件、施工文件、 监理文件；监理文件； 竣工验收文件；竣工验收文件； 评奖创优文件；评奖创优文件； 使用维修改扩建文件。使用维修改扩建文件。设备档案一般有：设备档案一般有： 随机文件；随机文件； 合同发票（或复印件）合同发票（或复印件） 开箱验收；开箱验收； 安装调试；安装调试； 使用维护、使用维护、 更新改造。更新改造。 分项目、分项目、组卷、排序组卷、排序 修整编号修整编号修整：去钉和折叠。修整：去钉和折叠。大于大于A4的图纸采用的图纸采用“手风琴手风琴”式折叠，使标题栏外露。式折叠，使标题栏外露。 修整编号修整编号档号

19、具体的编制方法，参照各单位相关档案编制说明。档号具体的编制方法，参照各单位相关档案编制说明。下图是某基建项目档案档号编制的例子：下图是某基建项目档案档号编制的例子：其施工阶段的第其施工阶段的第3卷档案（项目中第卷档案（项目中第104 卷档案）表示为：卷档案）表示为：JJsbhIII3/104 编目（卷内目录、备考表）、编目（卷内目录、备考表）、 装盒装盒采用不装订方式的，将卷内目录、归档文件材料、备考表依次采用不装订方式的，将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。 编制封面编制封面案卷题名：

20、编制在卷盒或软卷皮的正面案卷题名：编制在卷盒或软卷皮的正面特别提示：采用软卷皮装订后装盒的，编制软卷皮的封面，特别提示：采用软卷皮装订后装盒的，编制软卷皮的封面，档案盒可只编盒内档案的起止档号不编制封面；采用不装订档案盒可只编盒内档案的起止档号不编制封面；采用不装订方式的，要编制档案盒的封面。方式的，要编制档案盒的封面。3 会计档案整理要点会计档案整理要点会计档案整理要点会计档案整理要点会计档案的归档范围是会计核算材料，会计档案的归档范围是会计核算材料，即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、银行对账单等其他材料。银行对账单等

21、其他材料。本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财务政策等管理性文件材料，应纳入文书档案归档范围，不纳入务政策等管理性文件材料，应纳入文书档案归档范围，不纳入会计档案归档范围。会计档案归档范围。提示：会计档案的整理由财会部门完成，可由财会部门保管一提示：会计档案的整理由财会部门完成，可由财会部门保管一定时间，期满后需向档案室移交。财会部门保管期间需向档案定时间，期满后需向档案室移交。财会部门保管期间需向档案室提供会计档案目录。室提供会计档案目录。4 特殊载体档案整理要点特殊载体档案整理要点特殊载体档案整理要点特殊载体档案整理要

22、点特殊载体档案按不同载体形式分成：特殊载体档案按不同载体形式分成： 照片（底片）照片（底片） 录音带录音带 录像带录像带 光盘光盘 计算机磁带等类。计算机磁带等类。 分类：分类： 一般是一般是“年度年度- -问题问题”分类法分类法 组卷：组卷： 分年度混问题组卷，按照形成日期依次整理入册分年度混问题组卷，按照形成日期依次整理入册 照片编号：照片编号： “ “卷号卷号张号张号” 编制说明：编制说明： 一种是单张说明，一种是组合照片说明一种是单张说明，一种是组合照片说明 装册装册 编目：编目： 卷内目录、封面、备考表、脊背等卷内目录、封面、备考表、脊背等照片档案整理照片档案整理照片档案整理照片档案整理组合照片说明（可放在本组照片第一张照片的上方）组合照片说明（可放在本组照片第一张照片的上方）单张照片说明单张照片说明照片档案整理照片档案整理照片档案卷（册）照片档案卷（册）一盘录音带、一盘录像带自然形成一个保管单位，一盘录音带、一盘录像带自然形成一个保管单位