物资出厂管理办法(新版本)-最终版

1、规章制度管理文件页 数11版本号1.00物资出厂管理办法生效日期2015-07-10编 号JSTM/FI-GL-001批准：柯德华审核：张文宏起草：孙刚1.目的为了维护公司资产安全，规范公司出门管理，界定责任，优化流程，制定本物资出厂管理办法。2.适用范围公司所有部门。3.定义无。4.职责4.1 财务部负责物资出厂单的领用、发放、回收、核销管理。4.2 物流部及特批部门负责物资出厂单的开具、物资调拨手续的办理。4.3 总经办负责监督、检查物资出厂手续的合法性、完整性以及出厂物资的型号、数量与出厂单据的一致性。4.4 审计部负责跟踪审计监督。5.规定5.1 送货车辆登记进厂时，由采购或对口业务人

2、员通知保卫人员对其车辆装载物资进行如下处理：（1） 车辆所装货物全部在公司进行卸载的，由门卫按供应商来货清单及所载实物核对无误后在进厂登记薄上进行登记，进厂车辆登记后进入厂区并在公司规定停放区域卸货，卸货完毕经保卫人员检查后空车离厂。（2）车辆所装货物部分在公司卸载，卸载时间预计20分钟以上且非卸载部分易于清点盘查的，由门卫登记核实后开具物资进厂单，物资进厂单标识非卸载部分产品名称、件数等便于出厂盘查的内容。（3）车辆所装货物部分在公司卸载，卸载时间预计20分钟以内或非卸载部分难以清点核查的，由采购人员与保卫人员协商一致，尽量安排卸货车辆停放在厂区外进行卸货，如需进厂卸货的，由保卫人员全程跟踪

3、，直至车辆离厂。（4）门卫登记进厂物资和开具物资进厂单时，应以进厂车辆所带货物清单与实物核实一致为依据，无货物清单的，按实物盘点登记；对配载有公司成品物资或与公司成品物资相同的（如多厂区配载），必须按货物清单进行登记，不能登记的，一律不准入厂。5.2 装载有非本厂区卸载物资的车辆出厂时，车辆司机持保卫开具的物资进厂单至物流部出厂管理员处换取物资出厂单，物资进厂单做为附件粘贴于物资出厂单存根联后。物流部出厂管理员在换取物资出厂单时，应对其车辆所载物资进行核对检查，如发现所载物资与物资进厂单不符的，一律不得签发物资出厂单，同时需及时报告总经办环安科及保卫人员进行处理。车辆出厂时，由总经办环安科保卫

4、人员按照物流部所开具的物资出厂单进行复检（检查物资出厂单所开具的数量、型号等所载内容是否与实物相一致），复检无误后方可允许车辆离厂。5.3 物资出厂单开具人员首次到财务部领取最多两本物资出厂单，首次以后凭核销人员核销完毕同意以已使用的整本物资出厂单存根联换领最多一本空白物资出厂单，领用缴销物资出厂单均须在财务部物资出厂单领用存登记薄签字登记，未能缴销的物资出厂单一律不得再次领用，因客观原因个别不能缴销的单据交由核销人员登记后视为缴销完毕，未能缴销的个别单据由核销人员持续跟踪，直至核销结束。5.4 物资因需出厂时，由物资出厂单开具人员开具物资出厂单，物资出厂单一式四联，其中存根联开票人留存，经办

5、人在存根联上签字确认收到物资出厂单一式三联，经办人将收到的一式三联物资出厂单按物资出厂审批权限逐级审批。以物资进厂单换取物资出厂单的，经物流部分管副总授权批准，可以免除物资出厂单签字审批手续，但不能免除物流部分管副总的审批责任。物资出厂单开具后因特殊原因不需使用的，经办人须将全部联次退还物资出厂单开具人员注明“作废”字样与存根联粘贴一起存档备查。5.5 物资出厂审批权限： 物资出厂后返厂且可辨认、公司不同厂区间调拨的物资出厂单可由业务主管部门负责人直接审批出厂；对外协作赠品、检测、维修件、外协库物资（不含产品）等物资出厂单按公司费用类审批权限审批：部门负责人800元以下(含800元，下同)，分

6、管副总5000元以下，5000元以上总经理或董事长审批。 关于授权管理：（1） 授权前提：审批人临时不在公司时，如出差、休假等。（2） 授权人授权被授权人审批的，授权或撤销授权文件需送达物流部盖章人员、出厂保卫人员处备档。授权书格式见附件1、2，跨级授权视同有效，授权完成后，被授权人承担审批责任，授权人承担连带责任。（3） 非分管业务负责人、被授权人代为履行审批手续时，在签章时需明确“*代”，以表明实际审批人代为履行原应审批人的职责并承担相应审批责任。5.6 经办人持审批后的物资出厂单一式三联到物流部盖章人员处加盖物资出厂专用章，盖章人员核实审批手续完备后收取财务联在出门联、司机联上签字盖章后

7、交经办人，财务联由盖章人员逐日转交财务部核销人员。5.7 经办人凭签字盖章后的物资出厂单司机联、出门联出门，与发货相关的物资出门由物资出厂单开具人员发货后在存根联上注明“货已发”字样，保安凭签字盖章后的出门联审验无误收取出门联后放行。5.8 物资出厂单开具人员在整本物资出厂单使用结束后将存根联及其相关出、回厂证明提交财务核销人员，核销人员逐一核销物资出厂单，委外加工类、维修类的由原物资出厂经办人凭物资进厂、验收手续协助核销人员核销，外发检测类产品依审批人或其授权人审批意见和检测方收货手续由原经办部门协助核销。核销无误签署意见同意换领最多一本物资出厂单，超过一个月未核销的物资出厂单提请原经办部门

8、领导核实处理，财务核销人员持续跟踪直至核销结束。5.9 各类物资出厂手续的办理流程5.9.1 总体流程5.9.1.1 物资出厂首先确认是否返厂，返厂的确认实物是否可辨认（外观、形状、数量等），实物可辨认的开具物资出厂单由部门负责人直接审批出厂，实物不可辩认的凭调拨单出厂，财务部后续跟踪处理。5.9.1.2 物资不返厂再次确认是否收费，收费物资凭调拨单、发票出门联或专人签署的物资出厂单出厂，不收费的按5.9.1.3流程处理。不同经营主体下公司各厂区物资调拨不返回或返回实物不可辨认的通过调拨单出厂。5.9.1.3 物资不返厂且不收费的物资出厂分为公司同一经营主体下各厂区间调拨和对外业务。同一经营主

9、体下各厂区间工序物料的调拨采用五联“半成品交接单”由部门（车间）负责人直接审批出厂；同一经营主体下各厂区间原辅料的领用采用四联“领料单”由部门（车间）负责人直接审批出厂；物资不返厂且不收费的对外业务物资必须开具物资出厂单且严格按本办法规定权限审批出厂。5.9.1.4 专人签署的物资出厂单按签署意见出厂。具体见附件3物资出厂单开具、缴销流程。5.9.2 具体规范5.9.2.1出厂后回厂物资5.9.2.1.1出厂后又回厂的物资（如设备维修、器具加工维修、模检具借用、参展玻璃、委外加工物资等），实物不可辩认（外观、形状或数量发生变化）的凭调拨单出厂，财务部确认相应收入、成本，实物可辨认的物资凭物资出

10、厂单出厂。凭物资出厂单出厂的物资，回厂时经办人员以物资进厂单为核销依据交财务核销人员。5.9.2.1.2 不同经营主体下公司各厂区物资调拨、委托外部加工物资：加工后回发出单位实物可辩认，加工单位开发票收取加工费，物资出厂单凭物资进厂单核销（进厂单粘贴于出厂单存根联后），加工后不回发出单位或回发出单位实物不可辩认的作为有偿物资出厂，通过调拨单作销售、采购处理。本办法所表述的不同经营主体下，是指发出单位与接收单位不属同一个经营主体，如铁锚与明信、明信与安柯等。5.9.2.1.3 公司各厂区间物资出厂手续的办理原则上由计划下发部门或加工需求部门办理。5.9.2.1.4 艾能赛克公司与铁锚公司物资往来

11、参照互售模式相互结算，以领料单或销售出库单做为结算凭证。5.9.2.1.5 每月结束后，由财务部负责对相互调拨物资情况进行汇总、核对、结算。5.9.2.2 出厂后不回厂物资5.9.2.2.1 有偿物资的出厂（1）调拨单类主要指发给客户的产成品调拨、辅助材料：物流部成品库保管员根据销售部订单及物流部发运计划通过ERP系统开具调拨单，调拨单一式五联，由成品库保管员与承运司机在所有联次上签字。在成品发运出厂时，承运司机持五联调拨单至物资出厂管理人员审核、盖章、出门，门卫人员对调拨单签字、盖章情况进行审核并与出厂实物一一对应无误后留存一联（蓝色联）。成品到到达客户时，客户在剩余四联上签字并留存一联（绿

12、色联），其他三联（白色联、粉色联、黄色联）交由承运司机带回，其中：白色联交由物流部调拨单回收人员回收存档；粉色联同运费发票一并交由财务部运费核算人员；黄色联现场交付公司销售人员或交由物流部代转销售部。不同经营主体下公司各厂区物资调拨不返回或返回实物不可辩认的通过调拨单作销售、采购处理。（2）物资出厂单类主要指外售各类配件或物资的出厂，具体流程规范如下：公司对外零售配件或物资的出厂，原则上由财务部开具销售发票，经办人以销售发票出门联办理出门手续；特殊情况由专人开具物资出厂单出厂后集中开票入账。5.9.2.2.2 无偿物资的出厂公司无偿物资的出厂主要包括：同一经营主体下各厂区间的物资无偿调拨、领用

13、；公司无偿提供的设备维修配件；外协库所使用的器具、模具、办公用品、设备、辅助生产材料；外部检测玻璃；对外协作物资；废旧物资等。具体流程规范如下：1) 同一经营主体下公司各厂区间工序物料的调拨由发出厂区工序车间开具一式五联的“半成品交接单”（五联专用，车间申请，采购部采购），一联发出厂区工序车间自留，一联交发出厂区门卫检查出厂，一联交接收厂区门卫复检入厂，一联交接收厂区工序车间，一联交财务部核算人员。发出厂区工序车间开具的“半成品交接单”必须连续编号使用，不得缺号、错号。发出厂区工序车间定期（不得超过一个月）与接收厂区工序车间对转出、转回物料进行核对、确认，形成确认台账；发出厂区门卫定期（不得超

14、过一个月）与接收厂区门卫对出厂与进厂的“半成品交接单”进行核对、核销；财务部核算人员通过统计、核算“半成品交接单”对出厂工序物料进行实时监督、检查。接收厂区工序车间将工序物料直接加工为成品发货的，由接收厂区办理成品入库、开具调拨单出厂。本办法所表述的同一经营主体下，是指发出车间与接收车间同属一个经营主体，仅是生产地点不同，如铁锚公司设在鸿艳路的生产车间。2) 同一经营主体下各厂区间原辅料的领用由领用单位开具一式四联的 “领料单”（四联专用，车间申请，采购部采购），一联领用单位自留，一联交原辅料仓库，一联交出厂单位门卫，一联交领用单位进厂门卫，出厂单位门卫定期（不得超过一个月）与领用单位门卫对

15、“领料单”进行核对、核销；原辅料库、财务部通过ERP系统进行后续的跟踪与处理。3) 维修配件由公司无偿提供维修配件交付维修方维修的，由经办人按办法审批权限审批并注明所维修的设备名称，维修配件交付维修方时，由经办人负责取得签收回执交付财务部核销人员核销物资出厂单。4) 外协库所用器具、模具、办公用品、设备、辅助生产材料由经办人按办法审批权限审批，物资交付接收方时，由经办人负责取得签收回执交付财务部核销人员核销物资出厂单。5) 外部检测玻璃由经办人按办法审批权限审批，物资交付接收方时，由经办人负责取得签收回执交付财务部核销人员核销物资出厂单；检测玻璃能够返回的，在回收价值大于返回成本的情况下应尽量

16、予以返回。6) 对外协作物资（赠品）对外协作物资（赠品）严格按本办法规定权限审批，无权限或未经授权人员一律不得签批物资出厂单；原则上物资交付接收方时，由经办人负责取得签收回执交付财务部核销人员核销物资出厂单，不能取得接收方签收回执的，由原经办人在原物资出厂单存根联上做出说明。7) 废旧物资经公司使用部门提交处理的废旧物资，由经办人凭财务开具的发票出门联出厂；经公司特别授权经办人处理的废旧物资（如碎玻璃、垃圾等），由经办人直接开具物资出厂单出厂。5.9.3 物资出厂手续办理的其他说明1) 与产成品不可分割的器具、包装按成品调拨出厂流程办理，物流部做好器具、包装出厂登记、回收等工作。2) 归属于公

17、司固定资产和低值易耗品的物资出厂不返厂需经归口管理部门会签出厂，同时归口管理部门及时将相关信息提交财务部固定资产和低值易耗品管理人员。3) 核销人员核销原则：凡开具物资出厂单的物资，返厂的，以返厂手续核销；不返厂的，以接收方接收回执核销，签收回执需签署明确的接收意见。4) 公司与下属子公司、分公司的业务往来视同外部单位一律办理物资出厂手续。5) 接收方的签收回执原则上必须盖章，不能盖章的必须是经接收方授权认可的签收人员签章。6) 为便于明确审批权限，物资出厂经办人在办理物资出厂手续时应在物资出厂单上标注预估的物资出厂价值，以便于物资出厂盖章人员辨识物资出厂审批人员是否具有审批权限。5.10 总

18、经办、审计部为物资出厂管理检查、监督部门，至少每月抽查一次物资出厂情况。5.11 总经办负责落实一切物资出厂手续的合规、完整，除物流部开具的调拨单出门联、签字盖章的物资出厂单出门联、发票出门联外，其他手续的物资一律不得放行出厂，违者视同物资损失对保安人员严肃处理。物资进厂保安人员须据实登记，物资出厂保安人员须依据出厂手续逐一清点核实，违者须赔偿因此所致的全部损失。5.12 除上述规定外，未按本规定执行的其他违规行为，视情况给予50-500元考核，情节严重的，移交司法机关处理。6.更改本管理规定由江苏铁锚玻璃股份有限公司财务部负责制定、修订，经总经理审批或授权审批人批准后发布。7.支持文件 无。8.其他事项本管理办法自2015年7月10日起生效，未生效前