会计档案与声像档案管理

1、会计档案与声像档案管理www w 会计档案管理w 一、会计档案的概念一、会计档案的概念 二、会计档案的归档和保管期限划分二、会计档案的归档和保管期限划分w 三、会计档案的整理三、会计档案的整理w 四、会计档案的分类排列四、会计档案的分类排列w 五、会计档案案卷目录的编制五、会计档案案卷目录的编制 w六、会计档案的装盒、排架六、会计档案的装盒、排架w一、会计档案的概念w会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。财务部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、计划、工作总结、报告以及来往文书都不属于会计文件材料的归档范围，应按照文书档案

2、管理办法执行。w一、会计档案的概念w“会计档案”与“文书档案”的区别、形成领域不同、形成领域不同会计档案一般在资金活动领域中形成，而文书档案主要在行政管理领域中形成。w、形式和内在联系不同、形式和内在联系不同会计档案由三种会计核算材料有机地形成一个整体，具有密不可分的内在联系。文书档案多以公文形式出现，具有相对的独立性。w、立卷和归档的时间不同、立卷和归档的时间不同立卷时间：会计档案按“日清月结年决算”的会计程序立卷，即会计凭证月终记账完了就可以立卷了。文书档案则通常在次年的第一、二季度立卷。归档时间：会计档案由财会部门立好卷后保存一年，再移交归档。文书档案一般在第二年上半年归档。二、会计档案

3、的归档和保管期限划分ww 1、会计档案归档w 会计部门或会计人员将形成的会计文件材料经过整理立卷，移交给本单位档案部门保管的过程，叫做会计文件归档。各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案管理清册，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。会计档案的归档，仅指会计核算专业材料的归档。其归会计档案的归档，仅指会计核算专业材料的归档。其归档范围是：会计凭证、会计账簿、财务报告等。机关行政事档范围是：会计凭证、会计账簿、财务报告等。机关行政事业单位会计档案的归档范围

4、主要包括会计报表、会计帐薄、业单位会计档案的归档范围主要包括会计报表、会计帐薄、会计凭证及其它等四大类。会计凭证及其它等四大类。凭凭 证证帐帐 簿簿报报 表表其其 他：他：总帐、明细帐总帐、明细帐现金、银行帐现金、银行帐季、月报表季、月报表年报（决算）年报（决算）2、会计档案的归档范围和保管期限15年年永久永久保管、保管、销毁清册销毁清册移交清册移交清册25年年15年年永久永久 5年年15年年会计档案归档范围原始、记帐、汇总等原始、记帐、汇总等二、会计档案的归档和保管期限划分w、归档要求:w （1）、归档的会计核算材料真实、准确。 （2）、会计档案移交时，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆

5、封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。w （3）、归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。w采取电子计算机进行会计核算的单位，应将电采取电子计算机进行会计核算的单位，应将电子核算材料和打印输出的纸质核算材料一并归档。子核算材料和打印输出的纸质核算材料一并归档。三、会计档案的整理ww会计档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一个有序的过程。依照会计工作的基本环节，进行科学的分类整理。w整理原则：遵循会计档案形成的自然规律及其本身固有特点，保持其相互间的有机

6、联系，进行科学的分类整理，以便有利于管理和开发利用。 注意：w 1、由于会计文件材料专业性强，一般应由会计人员整理立卷，、由于会计文件材料专业性强，一般应由会计人员整理立卷，然后向机关档案部门移交。把会计文件的立卷归档作为会计人员的职然后向机关档案部门移交。把会计文件的立卷归档作为会计人员的职责之一，是有效地保证全部会计档案能系统完整按时归档的重要前提。责之一，是有效地保证全部会计档案能系统完整按时归档的重要前提。档案部门应当保持原卷册的封装，不能对原始的卷册拆开，重新组合。档案部门应当保持原卷册的封装，不能对原始的卷册拆开，重新组合。 2、同一全宗的会计档案应按年度分开整理，不应跨年度，对跨

7、、同一全宗的会计档案应按年度分开整理，不应跨年度，对跨年度的决算报表等，可放入针对内容年度里。年度的决算报表等，可放入针对内容年度里。w 3、 归档文件材料的收集要完整齐全，有头有尾。对打印输出的归档文件材料的收集要完整齐全，有头有尾。对打印输出的会计档案，财务主管要签字、盖章。会计档案，财务主管要签字、盖章。 三、会计档案的整理w 1、会计凭证的整理 将各种报销单据、现金凭证、银行转账凭证、成本核算凭证、职工工资凭证、资产凭证等凭证材料，都归入会计凭证范围整理，及时整理立卷。w会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记帐簿后，应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷，每本为一卷。凭证卷装订

8、前要剔除金属物，编写页号，所附原始凭证可以不编号，但应折叠整齐，要填写好凭证封面和脊背（注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证种类、起止号码），并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章。w 会计凭证一般按记账顺序装订成册，厚2.53.5cm，封面内容填写齐全。每一本凭证为一个案卷，加盖档案号章。 三、会计档案的整理w 2、会计帐簿的整理 将会计总账、明细帐、现金、银行存款账、固定资产帐和各种辅助帐，都归入会计帐簿范围整理。在年终决算后按帐簿的种类进行整理立卷。 会计帐簿按年度立卷，在会计年度终结时进行。帐会计帐簿按年度立卷，在会计年度终结时进行。帐簿一般都有固定格式和明确分类，立

9、卷时要严格按照帐簿簿一般都有固定格式和明确分类，立卷时要严格按照帐簿的种类进行，一本帐簿为一卷。订帐簿应保持原来面目，的种类进行，一本帐簿为一卷。订帐簿应保持原来面目，活页帐簿应撤出空白帐页，编写页号装订成册。每本帐簿活页帐簿应撤出空白帐页，编写页号装订成册。每本帐簿均要加贴封面。均要加贴封面。三、会计档案的整理w注意事项： （1）检查账簿扉页有无填写齐全； （2）固定账簿不拆空白页，在案卷备考表中详细记明使用账页和空白账页的页数。 （3）活页账簿应将空白页抽出，在账页右上方编页数，加装封面和封底。 一般是每本账本为一个案卷，加盖档案号章。三、会计档案的整理w 3、会计报表的整理w 将年度报表

10、、月（季）度报表、不定期专用报表和主要财务指数快报等，都归入会计报表范围整理。按保管期限整理立卷，本单位与下级单位的报表分开立卷。年度会计报表应单独整理组卷，财务分析在前，会计报表在后；月（季）会计报表可按情况整理成若干卷。加盖档案号章。w 需要注意的事，在装订时，除会计凭证可不需要注意的事，在装订时，除会计凭证可不加卷内目录和备考表外，其它卷册均应填写卷内加卷内目录和备考表外，其它卷册均应填写卷内目录和备考表。目录和备考表。四、会计档案的分类排列w介绍两种：w1、类别年度案卷 分类排列法。按财务报告、会计账簿、会计凭证、其它会计资料四个类别顺序排列，每个类别内再分别按年度顺序排列，年度内再区

11、分不同科目排列。w案卷流水号：按类别跨年度编案卷流水号。例：w会计报表类：1993年：1，2，312。1994年：13，1427。会计账簿类：1993年：1，2，38。1994年：9，1014。 会计凭证类：1993年：1，2，35。1994年：16、1728。w一般来讲，采用跨年度编流水号的方法，其案卷号一般不超千位数，即若干年就要断号，再从“1”开始编流水号。此方法适用于会计档案数量不多的机关单位。四、会计档案的分类排列w2、年度类别保管期限 分类排列法。即一个年度形成的会计档案，分为会计凭证、会计账簿、会计报表、其它会计资料四大类，然后再按不同保管期限的会计档案分别排列编号。案卷流水号：

12、一年编一个流水号。例： 会计报表类： 1993年：1，2，3，4 1994年：1，2，3，4会计帐薄类： 1993年：1，2，3，4 1994年：1，2，3，4会计凭证类： 1993年：1，2，3，4 1994年：1，2，3，4此方法适用于每年产生大量会计档案的单位，如金融机构、大型企业等。总之，不管采取何种分类排列方式，一经确定，就不要随便更改。五、会计档案案卷目录的编制五、会计档案案卷目录的编制w会计档案进行了分类、立卷、编号、排列后，就必须编制会计档案案卷目录，它是管理会计档案和提供利用的检索工具。 五、会计档案案卷目录的编制会计档案案卷目录的编制w 会会 计计 档档 案案 目目 录（封

13、面）录（封面）w 全宗名称全宗名称 盘锦市档案局 w 年年 度度 20022004 w 类类 别别 帐 簿 w 目目 录录 号号 2w 保管期限保管期限 25 年 会 计 档 案 目 录（帐薄） 盒号卷号名 称年度月份册数张数保管期限箱号销毁日期备注11-3 盘锦市档案局 2002年度现金日记帐、银行存款帐、对帐单20021-12 31-206 2524-6 盘锦市档案局2003年度现金日记帐、银行存款帐、对帐单20031-1231-2072536-9 盘锦市档案局2004年度现金日记帐、银行存款帐、对帐单20041-1231-20525 会 计 档 案 目 录（凭证） 盒号卷号名 称年度月份

14、册号张数保管期限箱号销毁日期备注1 1 盘锦市档案局 2002年度一月份会计凭证2002 1 1-63 152 2 盘锦市档案局2002年度一月份会计凭证2002 1 64-75 153 3 盘锦市档案局 2002年度二月份会计凭证2002 2 172 154 4 盘锦市档案局 2002年度二月份会计凭证2002 2 7396 15六、会计档案的装盒、排架六、会计档案的装盒、排架w会计档案整理完成后，必须装盒、上架排列保管，那么就必须填写会计档案盒的有关项目内容。 （一）会计档案盒项目的填写1、全宗号。按市档案馆给予每个机关、事业单位的全宗号进行填写。2、年度。本盒内档案形成的年度。3、目录号

15、。填写档案目录号，如1、2、3、4、5等。4、卷号。填写本盒内档案的案卷起止卷号，如1 3等。5、保管期限。如实填写。序号责任者文号题 名日期页数备注1盘锦市档案局 盘锦市档案局2002年度现金日记帐20021-121-1002盘锦市档案局 盘锦市档案局2002年度银行存款帐20021-121-100 3 盘锦市档案局 盘锦市档案局2002年度银行对帐单20021-12 1-6 备 考 表 盒（卷）内文件情况说明 本盒共两卷：其中银行存款日记帐，10-21页、50-80页、150-200页为空白页；现金日记帐，15-50页、80-110页、130-150页为空白页。 整理人 张XX 检查人 李

16、XX 2002年4月20日 盘 锦 市 档 案 局会 计 档 案 盘锦市档案局二OO二年度 银行存款帐、现金日记帐、银 行对帐单 自2002年1月1日起至2002年12月31日止 本盒共3卷206张保管期限 25会计档案会计档案会计档案会计档案类 别帐簿类 别帐簿类 别帐簿类 别帐簿年 度1998年 度1999年 度2000年 度2001 全宗号 6 全宗号 6 全宗号 6 全宗号 6 目录号 2 目录号 2 目录号 2 目录号 2 案卷号 1-3 案卷号 4-6 案卷号 7-10 案卷号 11-18 盒 号 1 盒 号 2 盒 号 3 盒 号 4保管期限 25保管期限 25保管期限 25保管

17、期限 25六、会计档案的装盒、排架六、会计档案的装盒、排架w（二）会计档案的排架接收入库的会计档案登记后，即可上架入柜固定其存放位置，以便查阅利用。排列要求：1、排列整齐。、排列整齐。2、要在柜架上注明类别、保管期限和案卷起、要在柜架上注明类别、保管期限和案卷起止号，以方便查找。止号，以方便查找。w排列方法：按类别、保管期限不同分别排列，排列方法：按类别、保管期限不同分别排列，案卷顺序号按大类流水编号。案卷顺序号按大类流水编号。柜架编号原则：从左到右，自上而下。柜架编号原则：从左到右，自上而下。声像档案范围声像档案范围w 一、凡是反映本单位主要职能活动和工作成果的录音、录像、照片、光盘录音、录

18、像、照片、光盘，其范围包括：1、领导人，著名人物参加与本单位有关的重要公务活动；2、本单位组织或参加的重要活动；3、记录本单位重大案件，以及与其他载体档案有密切联系的以磁带、软盘、感光材料为载体的都属于归档范围。声像档案重要性声像档案重要性w 声像档案声像档案是在各项工作和实践活动中产生和形成的，每盘磁带和每张照片都和某一项具体的工作和业务活动有着直接的、密切的联系，是一个单位重大历史真实写照，因此是立档单位全宗档案的重要组成是立档单位全宗档案的重要组成部分部分。例如：党政机关的重要会议、重大活动，不但形成了围绕会议的文字材料，还形成了会议活动的录像带、录音带、照片录像带、录音带、照片；司法机

19、关侦破案件，不仅有侦破过程中的文字材料，还有现场勘察及检验等过程中的录像录音和照片。这些录像录音和照片录像录音和照片都是文字材料的重要补充和真实形象的再现都是文字材料的重要补充和真实形象的再现。 目前的照片档案有两种：一种是用一般相机和普通胶卷，采用可见光使胶片感光的照片；另一种是运用数字技术与光学技术相结合而形成的照片，即我们通常说的数码相片。数码相片。（一）照片档案的构成与种类（1）照片的排列）照片的排列w排列时，要注意先排组，后排张要注意先排组，后排张。一组照片是指有密切联系的若干张照片，如一次会议、一项活动、一个项目等形如一次会议、一项活动、一个项目等形成的若干张照片，为一组照片成的若

20、干张照片，为一组照片。组与组的排列是按该组产生的时间顺序而定。每组的顺序确定后，就要进行组内每张照片的排列。如一次会议的照片共归档了如一次会议的照片共归档了8张张，排列顺序可以是：第一张第一张，有会议会标的大会会场照片；第二张第二张，大会主席台的照片；第三张第三张，大会主持人主持会议的照片；第四、第四、五、六张五、六张分别是大会发言人的照片；第七张第七张，领导为先进单位颁奖的照片；第八张第八张，大会群众场面的照片。 文字说明是照片档案不可或缺的重要组成部分。文字说明是照片档案不可或缺的重要组成部分。 1 1、内容包括六要素：、内容包括六要素：事由事由（照片所反映的事情或事照片所反映的事情或事物

21、的缘由）、时间（拍摄时间）、地点、人物（照片物的缘由）、时间（拍摄时间）、地点、人物（照片中主要人物的姓名、身份）中主要人物的姓名、身份） 、背景、作者（拍摄人或、背景、作者（拍摄人或单位）。单位）。（2）照片档案的说明照片档案收集w w1、从源头入手从源头入手，档案工作人员平时要注意调查了解本档案工作人员平时要注意调查了解本机关各项工作活动，掌握形成照片的准确信息，与照片形成机关各项工作活动，掌握形成照片的准确信息，与照片形成部门和个人进行充分的沟通，督促他们及时归档。部门和个人进行充分的沟通，督促他们及时归档。w2、坚持坚持“以我为主以我为主”的原则的原则，既要以本单位形成并反既要以本单位

22、形成并反映本单位职能活动的内容为拍摄、收集、归档的重点，映本单位职能活动的内容为拍摄、收集、归档的重点，做到“你无我有，你有我精”，独具特色w3、照片档案归档时间照片档案归档时间w定期归档定期归档(平常活动)w随时归档随时归档(重大活动)w数码照片档案归档要求w由本单位档案室集中保管由本单位档案室集中保管w凡是本单位组织宣传教育、重大纪凡是本单位组织宣传教育、重大纪念活动，由电视台等新闻媒体参与录制念活动，由电视台等新闻媒体参与录制的，应及时联系，复制一套归档保存的，应及时联系，复制一套归档保存w参与各项活动的摄影者要自觉按照参与各项活动的摄影者要自觉按照照片归档制度的要求，在活动结束后及照片归档制度的要求，在活动结束后及时将手中的照片加注文字说明，向本单时将手中的照片加注文字说明，向本单位档案室移交，任何个人不得据为已有位档案室移交，任何个人不得据为已有。（一）归档前期工作之一挑选照片w如何挑选：如何挑选：有代表意义的、反映活动、事件、会议发展过程、结果的，注意量的控制w如何分如何分组：组：并非同一类照片为一组，而是同一次活动、事件、会议的照片为一组w如何编写组说明与照片说明如何编写组说明与照片说明 组说明：对本组照片作简单说明，包括六要素六要素：时间、地点、人物、事由、背景、摄影者。 照片说明：说明每组内单张照片的具体情况（如对人物姓名、职务、行为