办公室会务保障、接待与礼仪讲义

1、 办公室会务保障、接待与礼仪（定稿）2017年12月12日第一部分 办公室会议与会务工作会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同办公室行政事务人员的关系极为密切。这里，着重介绍一下会务的一些基本问题，特别是针对基层特点，作一些有针对性、可借鉴性的介绍。一、会议的概念会议的概念会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党委会、局长办公会等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素：1、有组织；2、有领导；3、商

2、议事情；4、集会。四个要素缺一不可，否则就不成其为会议。二、会议的作用在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面都有重要的作用。当然，这并不意味着会议是解决问题的唯一途径，会议并不是目的，只是一种手段；也不意味着会议越多越好，开的时间越长越好，相反，那种流于形式的会议不如不开。正确的态度是，会议不可不开，也不可多开；既要解决问题，又不能沉溺于会海；既要提高会议效率，也要讲求

3、社会效益。 三会议的类型按照会议规模（即参加人数多少）划分，主要有4种：1、小型会议，人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。2、中型会议，人数在一百至一千人之间。3、大型会议，人数在一千人至数千人以上。4、特大型会议，人数在数万人以上，例如节日集会、庆祝大会等。按照会议性质和内容划分，主要有5种：1、规定性会议即法定的必须按期召开的各种代表大会。2、日常性会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制原则，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议。3、专业性会议，即为研究某项工作，讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。4、纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会

4、议。5、座谈性会议，包括各种各样的座谈会、茶话会等。按照会议形式划分，可划分两种：1、有会有议的，多数会议属于这种类型。2、会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。按照时间划分，可划分为定期性会议和不定期会议，还可以划分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间如无特殊情况必须召开，不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议是指需要开两次以上的会议，一次性会议是指只需要开一次的会议。按照会议阶段划分，可划分为预备会议和正式会议。预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。按照开会手段划分，可划分为常规会议

5、和电视电话会议。常规会议即传统性的会议，电视电话会议指通知电子数据信息召开电话会议、视频会议等。 四、会务工作的概念会务工作是指会议从筹备到善后的一系列会议组织工作和服务工作（也叫会议事务）。会务工作做得好坏，直接影响会议的质量和会议效果。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。今天，介绍的会务工作主要针对会议行政事务及安全保卫工作。五、会务工作的特点1、服务性。会务工作就是为了保证开好会议，豁然贯通的一切活动，是为会议提供方便条件，做好各项服务工作。2、被动性。会务工作取决于会议的总体要求，其辅助地位决定了它的被动性。3、事务性。会务工作繁杂琐碎，无论是发送会议

6、通知，还是会场安排，人员食宿等，很多环节都有较强的事务性。4、综合性。会务工作直接为领导和与会者服务，涉及的内容广泛，参加会议的各种人才济济，知识渊博，同时，会务服务的自动化、电子设备越来越多，需要负责会议的人员成为通才和“杂家”，总揽全局的综合能力要求越来越强。5、时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性，要求会议准时召开、遵守时间，会务人员要高度重视时间观念，各项准备工作必须及时到位，不能出现会场未布置好等现象。六、会前准备工作：认真负责地做好会议的准备工作，是开好会议的基本保证。成功地举办一次会议，必须周全考虑好举办会议的相关因素。只有事先做好充分准备，才能保证会议有效进行并

7、圆满结束。安排会议主题或议题会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项，它决定着会议的性质和方向，是会议目标的体现。议题是对会议主题的细化，是由领导决定的。提出议题有两种情况：一是由领导提出，二是领导提出会议的目标和要求，由办公室向相关领导或部门单位征求意见，经筛选整理后，报主管领导审定。会议的议题无论是领导提出的，还是办公室征求意见整理的，都应建立在调查研究、实事求是的基础上，尽量避免主观性和片面性，使其科学合理，具有较强的针对性。确定会议名称有些会议的名称是固定的，如代表会议、办公会议等，有些会议的名称则是不固定的。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，做到名副其实。会议的名称一般由以

8、下几个部分组成。(1)会议主办单位的名称；(2)会议的主题；(3)会议的类型。会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题，使人一目了然。如：全省卫生计生系统党风廉政建设工作会议。确定会议的规模和规格会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，中、低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。提出参加会议的范围或人员名单在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加。在拟定会议范围或人员名单时，将真正应

9、当参加会议的人员列入名单，无关人员应排除在外。确定会议时间与会期会议召开的时间要由单价瓣领导人员来确定，也有的是办公室先提出建议，再由领导来决定。会议时间长短庆根据会议内容来考虑，安排会期力求高效，宜短不宜长。确定会议场地会议地点和场所，要结合参加会议的人数、交通和会议效果来综合考虑。最常用的是本部门的会议室或下属单位的会场，也可能借用其他部门的会议室；至于大型的、重要的会议则可以放在政府采购定点的宾馆、饭店。地点的选择，应避免交通堵塞，既要考虑领导到会的交通方便，也要考虑到与会人员的出行方便。会场要根据参会人数的多少来确定，会场不能过小，使人感到压抑感；会场也不能过大，座位疏散，容易造成与会

10、者精神不集中，影响会场气氛。选择场地，也要符合“八项规定”，必须兼顾成本费用的开支。发出会议通知各项会议通知，必须简明扼要，包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。注意事项：1、先落实会场，后发通知；2、时间要具体，最好写明年月日上午或下午几时几分；3、会议对象要周详，会议开到哪一级、哪些单位派什么人，该参加的不要遗漏，切忌含糊不清，起草通知时都应当周密考虑，把工作做得越仔细越好。会议材料准备1、印制会议须知。即：会议日程，会议代表名单，会务联系人，注意事项等。2、需要编组的要提出小组召集人、讨论地点。3、要印制会议证件的，要求及时印制，如出席证、列席证、工作证、就餐证、请柬等。会

11、议材料的分发发放会议文件材料应当注意，尽量避免把许多资料一起堆积发放给与会代表。特别是秘密程度比较高的，一定要编号分发；需要后收回的，应当标注会者的姓名，按人装封递送。领导的讲话材料，可按照会议进程现场分次分发。报名和报到报名很重要，参会者是否到会，能否及时报名，直接影响会务制发证件、排列座次、准备文件、安排食宿和交通工具等一系列会务工作。报到是落实参会人员是否到会的重要环节。未报到的未及时报到，应抓紧时间联系，催促到会，需要调换的要及时落实调换人及时到场。重点参会人员不能到场的，要掌握情况，及时向领导报告。(十一)会场布置会场布置是一门学问。不同的会议，会场布置有不同的形式，尽可能反映出会议

12、的中心内容。工作部署性会议力求庄严隆重；庆祝大会要有喜庆热烈；座谈会显得和谐融洽；报告会需要简单朴素；纪念会要求隆重典雅；追悼会会场则应当庄重肃穆；日常工作会一般应简单适用。会场布置形式用得较多的还是正方形、长方形、回字形、T型、U形、扇形等。是否设置主席台，一般而言，各种代表性会议及全局性工作会议，会场应设主席台。是否设讲台，根据需要而定。有些会议需要领导（主席台）靠近代表的，可以用一条桌子置于面对代表席就行了（T型）（但有一细节请注意：可考虑主席台的桌子宽于代表会议桌）。会场是否使用会标、横幅、张贴标语等，应根据会议内容和情况需要提出建议，在得到领导同意后方可执行。具体会务包括以下几点：（

13、1）悬挂会标、徽记、旗帜等。（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席卡、话筒，并保证音响效果。（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。（5）摆放适量花卉。（十二）座次排列会场座次，面对主席台来说，有前后左右之分，根据会议代表的构成合理地排列，可按行政区划、部门排序、会者职级等要素安排。会场可以发放“座次表”；需要领奖的代表可安排在会场的右侧入座；重要代表可安排前排座位。座位排列有：横排法、竖排法、左右排列法、S排列法。用得多的还是左右排列法，即以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位。中

14、国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余民居中者的左手为第一顺序，一左一右，依次排列。七、会议间服务工作会议签到与引导就座 会议签到。签到的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到情况安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。签到方式：一种是先前将已报名的参会者名单打好，现场只要签名确认即可；另一种是先准备好签到表，由参会者直接签名（姓名、单位、职务、联系电话等）。还有一种使用签到簿签到，与会者签署自己的姓名，表示到会，有纪念意义的活动可采用，利于保存。引导入座。单位内部开会与会者都明白自己的习惯座位。有席位图

15、或入场券的按照事先确定的座位入座，与会人员第一次入场的时候，可按排工作人员引导，便于参会者尽快找到座次。对参会的关键要客，先前要掌握到达时间，要排专人引导，及时通知单位领导迎候。要客分散到达时，要按排领导班子成员分头迎接。开会前集中引导领导进场。开会前5分钟，要落实主席台领导、发言人是否到齐，与会者是否入座就绪等。会议记录根据会议的情况，一般都应有会议记录，特别是机关办公会、党组会等不同规模的大小议事会议。会议记录是重要的文字档案材料，也是会议快报、简报、纪要的原始根据和重要素材。会议记录应包括：会议时间地点、与会者名单、议事的内容等。会议记录只需如实记录会议内容，无需加入记录人员的个人评论。

16、会场后勤保障1、桌椅、席卡、茶水。桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成各种形式。席卡，就是能够方便与会人员按照约定的座位入席而坐。是否摆放席卡，视会议情形而确定。会议期间应有饮水等供应。有时可安排茶歇。2、现在规定，会场一般不发放纸张、签字笔，但主席台最好还是配备。另外，可准备少量纸笔备用，满足部分参会者的使用。3、休息室（贵宾室）需提前准备，保障会间休息时要客使用。4、会场话筒准备多少，以及是否需要配备投影仪、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，均根据会议需要而定，但必须保证设施器材的完好。5、如需要记录重要讲话、指示精神等材料的，在配备录音设备的同时，可安排速记员，及时快速整理材料

17、。会议特殊情况的处理会议进行过程中，随时可能出现临时变动情况，如更日程，改变会场，调整议题，增加会议人员，以及增加会议材料等，要求会务人员，特别是会务负责人始终在场服务，并根据变化情况，采取应急措施，组织、协调做好临时调度工作。会议的其他服务1、生活服务。妥善安排与会人员的住宿、就餐等事项。作息时间、就餐时间及地点，应在报到时通告或在会议须知中表明。食宿标准要严格执行有关规定标准要求。有少数民族人员的还要注意餐饮的习俗。2、公务车配备。大型会议应当配备必要的公务车，保障会务取材料、接送人员等应急之需。3、会议安保工作。一是住地的安全保卫，加强文件管理，防止丢失；二是外出活动的安全工作，首先要探

18、好路，选择好路线，确保畅通，同时要计划好时间，确保准时正点。必要时请公安交警予以配合；三是对有重要领导人出席会议的，还应向相关部门报告，采取相应的警卫措施。八、会议善后工作会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席卡等。安排人员离会，事先要安排好要客和嘉宾的通行及车辆。对于个别需要暂留的参会人员，应继续做好其食宿。做好会议文件的清理、收集、归档工作。做好会议报道工作。会议费用结算。会前要有会议费用预算，会后应有决算。本着精打细算，减少开支，既要符合“八项规定”要求，又要注意留有余地。会务工作总结。对于召开的大会，要及时对会务工作进行总结，特别是找出存在的问题，进一步提高和改进会务服务工作。九、做

19、好会务工作的几点体会 细节决定成败，规范体现水平。做好会务服务工作，一定要着力细化办法，规范会务工作流程，进而不断提高会务组织服务水平。 第一，制定详细方案。科学详细的工作方案是做好会务工作的基础。每次接到会务任务，我们都要根据会议主题及日程安排，对会务工作进行认真研究，制定会务工作方案。并根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作组，明确分工职责。第二，制定工作流程。会务服务水平通过细节体现。为确保会务组织服务工作规范明晰，便于操作，我们将会务工作任务进行详细分解，具体量化、细化，将整个会务工作分5大项，即：会场布置、座次安排、会议通知、入场导引、跟车服务等，并将任务落实到具体每个

20、会务人员，做到任务到人、责任到人。第三，及时对接督查。督促检查是保证会务工作顺利开展的重要环节。在会议前期组织筹备中，适时召开会务人员碰头会和对接会。对照工作任务及工作流程，落实各组工作进展情况，协调解决工作中遇到的困难和问题。坚持及时沟通情况，查漏补遗，确保工作不出现任何疏漏。 第四，加强会前查验。会前查验是确保会议组织服务不出差错的重要环节。会前查验主要包括对会议现场的查验和有关工作对接情况查验。对于会议现场查验，一般都是分管办公室的主任亲自督查。会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹办会议的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响，我们总是不忘初心，肩

21、负如履薄冰，胆战心惊地完成了各项会务工作。第二部分 公务接待与礼仪公务接待是办公室必不可少的重要日常事务工作。做好接待工作有利于单位改善外部环境，扩大对外影响，获取各种信息，是一种无形的公关工作。它是单位工作的门面，是联系合作的中间桥梁，是领导工作的有力保证。一、接待工作的原则诚恳热情，讲究礼貌诚恳热情的态度是人际交往成功的起点，同时也是待客之首的首要之点。对来访者，不管是上级机关来的，还是下级单位来的，也不管其身份、职位、资历如何，都应平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。细致周到，按章办事接待工作包涵的内容琐碎，涉及许多部门和相关人员。办公室负责接待工作的人员，要开动脑筋，综合考虑，统筹兼顾，把工作做得面面俱到、有条不紊、善始善终，工作中必须一环扣一环做好每一件事。一般来说：接待任务后，首先要弄清情况，不管任务多大，切忌慌张乱忙，第一时间拟订出完成的接待方案报委领导审批，需省政府安排的还要向省政府报客情。然后根据领导的批示意见，逐一落实。注意几点：1、接待工作必须考虑好每一个细节，不能马虎出事，否则客人感到不热情，影响全局；2、接待工作要严格执行单位制订的接待规章制度，不得擅自提高标准；3、按既定的套路走，重大问题随时请示报告；4、特别要重视不同地区、民族的风俗习惯不接待来