中南林业大学财务报销手册综述

1、报 账 须 知中南林业科技大学财务处二一四年一月一日目 录报账程序1出差交通费、住宿费开支标准5第一章 对原始凭证的要求 7第二章 各类费用报账的具体要求13第三章 有关付款方式的规定25第四章 借款与还款的有关规定27第五章 科研报账特别要求29第六章 其他注意事项4146财务报帐程序财务处出纳根据核对无误的记账凭证付款财务处复核岗位复核、如核对无误，交出纳付款，如核对有误，退回审核岗，重新填制记账凭证财务处审核岗位审核，填制记账凭证归口部门领导审批签字。比如学科经费需学科建设处签字等。部门领导签字2、填制表单，含差旅费报销单、借款单、其他有关表单、固定资产验收单等1、票据整理，含各种合理合

2、法收据、车船机票、其他有关合同、协议和资料等 专项经费差旅费借款、报销程序出差人员填“中南林业科技大学请款单”，单位领导审批签字(行政经费2万元以上的需财务处处长签字)否财务处审核、复核财务处出纳将款项支付到借款人公务卡上或开支票由借款人到银行领取现金返回本单位借款后一个月内，本人填“差旅费报销单”并附有关原始发票，单位领导签字请示单位领导解决资金来源后现金借支一个月后，汇款借支三个月后财务处将直接扣减个人工资（科研协作费除外）否财务部门审核报销，冲减借款小型维修报销程序单位根据需要填写维修项目申报表基建处通知有关部门现场察看，确定是否维修通过维修项目申报表所列的审批程序，确定资金来源金额在5

3、万元以下的由基建处组织维修，金额在5万元及以上的将维修项目申请表交学校政府采购与招投标管理中心进行招标程序后，由基建处组织维修。凭审计验证定案表、维修工程合同、维修项目申报表、项目结算书、维修发票(分管校领导、审计处、基建处处领导、经手人、财务处领导签名)财务处审核、复核、出纳付款说明：1、小型维修项目一律不支付预付款。中南林业科技大学报账须知财务报账是财务管理的经常性、基础性工作。为了提高我校会计核算业务水平，规范会计核算工作秩序，提高财务服务质量和报账工作效率，依据中华人民共和国会计法和会计基础工作规范及有关财经管理制度等，特就学校财务报账工作有关事项作如下规定和说明：第一章 对原始凭证的

4、要求 一、原始凭证（发票、收据等）的项目要素应当齐全，包括：凭证名称、填制凭证日期（必须填列）、填制人签名、开具单位财务公章（财务专用章或发票专用章）、接受凭证单位名称（学校报账只能为“中南林业科技大学”）、经济业务内容、数量、单价和金额。定额发票应加盖开具单位财务公章。 二、原始凭证应当保持票面完整、内容正确无误、字体清晰可辨，不能有涂改、挖补、缺损，大写与小写金额必须相符。发现原始凭证有错漏的，应当由开具单位重开或更正（大、小写金额错误必须重开），更正处应加盖开出单位的财务公章或由填制人签章。三、原始凭证应当为从合法途径取得的正规票据，在取得原始凭证时，应辨别原始凭证的真伪（虚假的原始凭证

5、通常没有防伪标记或防伪标记不清晰），非法、虚假的原始凭证不能作为会计核算的凭据。各类发票来财务处报销前，必须登录税务局发票真伪查询系统查询，核实发票信息的真实性，并签字说明“已核发票为真”。四、原始凭证开具单位属经营单位的，必须开具税务机关现行统一印制的发票；属行政事业单位的，根据业务性质，必须开具财政部门印制的“行政事业性收费票据”、“非税收入票据”、财政部门批准使用的其他收据或税务机关现行统一印制的发票。五、税务部门代开的发票只限于绿化部门、教学科研部门（实验用）必要的农副产品购买费（发票后须附有农民提供的写明品种、数量、单价的收条，农民身份证复印件）、基建与维修工程费、临时工劳务费，长沙

6、校区的基建、维修工程费发票必须为长沙市天心区地方税务局的代开发票，代开发票应当加盖开具单位财务专用章或发票专用章。六、原始凭证应当注意如下内容一致、相符：“发票专用章”或“财务专用章”的单位名称必须与收款单位名称一致；刷卡结算的，发票或收据收款单位名称与刷卡交易凭条的商户名称应当一致；银行转账支付的，发票或收据收款单位名称与银行转账凭证收款单位的名称、合同签署单位的名称应当一致；发票或收款凭证上的收款项目与收款单位经营范围应当一致;购物发票与验收单在数量、金额上应当一致。七、校内结账通知单、请款单、领款单等自制凭证，经办人填写后，由单位（项目）财务负责人签字并加盖部门公章。填写自制原始凭证应做

7、到字迹清晰、工整，金额数字填写符合要求。八、 购买实物的原始凭证，要求经办人、验收人、部门财务负责人等3人以上签字；费用支付的原始凭证，要求经办人、部门财务负责人等2人以上签字。九、从2014年1月1日起，所有报销的发票或收款凭证应为报销当年所开具的票据，当年12月11日-12月31日之间的发票或收款凭证因财务关账原因不能在当年报销的，必须在学校当年放寒假之前报销完毕（学校有规定必须研究期过后，绩效评价通过、研究目标任务完成以后才能报账的除外，如学生创新基金、研究生培养经费、攻读学位学费等）。十、所有报销发票都必须是发票原件，不能用复印件及证明代替。十一、各类车票、定额发票等，均应分类用与“中

8、南林业科技大学差旅费报销单”同样大小的纸张粘贴，成鱼鳞状排列整齐，不得超出粘贴纸张。第二章 各类费用报账的具体要求一、个人现金发放均须填制中南林业科技大学现金领款单，并附有通过财务处查询网个人发放系统录制的发放表。发放给学生（含研究生）的奖助学金、劳务费等必须附有学生证复印件，所发放的现金均须由财务直接打入学生的个人银行卡。二、差旅费（含外埠差旅费和市内交通费）报销应注意以下事项：1、出差人员报销差旅费需逐项填写中南林业科技大学差旅费报销单中的内容，外埠差旅费票据应按时间顺序填写清楚。单位负责人或项目负责人根据中南林业科技大学差旅费管理办法的规定，在报销单上审批签字。除交通票、住宿票（按标准）

9、、订票费之外，其他票据均需单位负责人或项目负责人在票据背面另行签字报销。副厅级、教授以下级别人员乘坐飞机的机票需由主管校领导签字方可报销。2、国内机票报销须同时附机票和登机牌；国际机票报销须同时附机票或电子行程单、登机牌、发票，若不能提供发票的，应提供付款证明，如银行刷卡记录等。3、出差人员乘坐交通工具的等级标准和住宿费标准，按照中南林业科技大学差旅费管理办法执行。另参照关于中央国家机关和事业单位出差人员乘坐高速铁路列车座位等级及报销问题的通知（财办行201136号），中央国家机关和事业单位工作人员出差可以乘坐高铁列车。正、副司（局）级人员可以乘坐一等座，并按照一等座车票报销；处级以下人员可以

10、乘坐二等座，并按照二等座车票报销。4、外埠出差报销路费，需提供往返车票；自驾车报销补助时须附过路过桥费往返收据以及报销人所在单位出具的证明材料。三、会务费或会务资料费报销需附会议通知；承办会议的费用报销，除附会议通知外，还需附会议决算表、会议签到表、宾馆出具的消费明细等。凡旅游公司提供的参观、学习考察等内容的票据不能作为会务费报销（横向科研和创收经费暂不受此限制，国家有新规定则按新规定执行，但必须通过银行转账支付或公务卡结算）。四、招待费属“三公”经费范畴，报销时须从严控制。接待人数在10人以下的，陪同人员不能超过3人，接待人员在10人以上者，陪同人员不能超过接待人员的一半。在外用餐需附用餐明

11、细（行政经费），同时严禁公款消费烟草及高级酒水。五、办公用品、教学用品、体育用品的报销应注意以下事项：1、凡报销“办公用品”、“电脑耗材”、“微机配件”、“体育用品”等笼统内容的购物发票，需附商场或超市的电脑小票购物清单；2、购买金额达到中南林业科技大学采购与招投标管理办法规定限额标准1万元以上的，必须由学校采购中心负责集中采购或政府采购；3、单价在200-1000元，且能单独使用的低值耐用品，应由实验室建设与资产管理处进行验收和财产登记，填制并出具“低值易耗品报增单”。六、报销固定资产（含图书资料）票据应注意以下事项：1、 固定资产是指使用期限一年以上，单位价值在1000元以上（其中：专用设

12、备单位价值在1500元以上），并在使用过程中可基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理；2、用专项经费或临时特批经费在采购设备前必须经过中南林业科技大学物资设备采购项目申报表所列程序办理申报审批手续；3、根据中南林业科技大学采购与招投标管理管理办法的规定：设备采购金额在1万元以上必须由学校采购中心负责集中采购或政府采购；4、采购的图书资料必须到图书馆进行财产登记，填制“文献资源报增单”；采购的物资设备达到固定资产标准的必须到实验室建设与资产管理处进行设备验收和财产登记，填制并出具“固定资产报增单”；5、物资采购发票金额超过20

13、000元（含20000元）的,经审计处审计后,财务方可办理报销业务；6、报销固定资产（含图书资料）费用时应附下列材料：经审批人、验收人、经办人等签字的购物发票，中南林业科技大学物资设备采购项目申报表，3万元及以上的物资采购必须附采购合同（加盖中南林业科技大学合同专用章），属招投标采购的应附中标通知书，文献资源报增单或固定资产报增单，进口设备报销还需附银行水单、国外发票、国内发票、进口免税证明、进口产品审批表。七、基建维修费用报销应注意以下事项：1、所有维修项目在维修前必须经过中南林业科技大学维修项目申报表所列程序办理维修立项审批手续；2、根据中南林业科技大学采购与招投标管理管理办法的规定， 维

14、修预算金额达到5万元（含5万元）至20万元的必须由学校采购中心负责集中采购，维修预算金额达到20万元及以上者必须由学校采购中心负责，并通过政府采购中心进行政府采购；3、基建维修费用报销须提供以下材料：经审批人、验收人、经办人、分管基建校领导、分管财务校领导等签字的发票，工程费5000元以上的须经审计处签字,中南林业科技大学维修项目申报表，须签合同的必须附维修合同或协议，工程结算书 ，验收报告。八、凡报销设备维修和加工费用（如印刷费等）的，除持发票外，还必须附维修或加工单位出具的明细清单、维修或加工协议，单项业务结算金额5000元以上的需经审计处审计签字，批量分次印刷的校报、学报、期刊、累计金额

15、达到中南林业科技大学采购与招投标管理管理办法规定限额标准5万元以上的，必须由学校采购中心负责集中采购或政府采购。九、订阅各类报刊杂志，不得采用邮寄订单作报销凭证（特殊情况必须通过财务办理银行汇款）。十、版面费一般要通过银行转账支付，特殊情况需通过邮局汇款支付的必须附邮局汇款单，另需附采稿通知或发表作者文章的刊物封面及目录、摘要复印件。十一、学术讲座费凭中南林业科技大学现金领款单领取，同时需附学术讲座海报或通知，其内容包括学术讲座主要内容，学术讲座人姓名、职务、技术职称、单位等信息，提供学术讲座人身份证号码和联系电话。十二、非毕业实习经费领取除提供按中南林业科技大学实习教学经费使用管理办法规定的

16、材料外，还需提供以下票据作为非毕业实习经费使用表的佐证材料：提供差旅费、住宿费票据作为学生外出实习的佐证材料；提供接收实习单位开具、并加盖财务专用章或公章的收款证明作为实习管理费开支的佐证材料；提供参观门券或收款证明作为参观实习费用的佐证材料；实习教学耗材需提供销货单位发票，金额在1000元及以上的必须通过银行转账或公务卡结算；指导费及讲课酬金需提供接收实习单位收款证明或指导老师签名的领款单等。十三、凡向学校申请取得的专项经费(除本单位预算经费外,向学校申请的特批经费),报账时需提供校长或主管财务校领导审批同意的经费申请报告及预算复印件,经财务处负责人审定金额、财务处长签字、预算科核拨预算指标

17、后方能报销。十四、凡从各级财政申请到的专款，必须单独设立专项,不能转入其他项目合并使用, 其管理办法及投资方向,国家财政有明确规定或项目下达时有明确规定用途和使用范围的，必须严格按其规定管理和使用。十五、凡指定参加国家级、省级大学生运动会的学生及教练，赛前训练时间定为两个月，在这两个月内每人每天补助15元（不另报餐费、饮料费，军训期间学生教官参照实行）。外出参加比赛，按实际参赛天数，每人每天补助60元(含饮料费等)，校内每年一次的运动会不享受任何补助。校内比赛凡得奖者，按每分5元计奖励，其奖励费用在各二级学院学生活动费中列支，不得随意提高。第三章 有关付款方式的规定一、财政授权支付业务中原使用

18、现金结算的公用经费支出，包括差旅费、会议费、招待费和2万元以下的零星购买支出等，应使用公务卡结算。公务卡消费报销发票时须同时附公务卡消费交易凭条（即POS机小票）。二、根据湖南省财政厅关于实施省级预算单位公务卡强制结算目录的通知（湘财库20128号）规定，下列情况可使用现金结算 ：1、在县级以下（不包括县级）地区发生的公务支出；2、在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出；3、按规定支付给个人的支出；4、签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出。三、除以上可用公务卡和现金结算的之外，其他都应按规定实行银行转账结算。四、校内各院（系

19、）、部门之间发生经济往来，一律填写中南林业科技大学结账通知单，实行内部转账结算，严禁现金支付。五、网上购物可以通过网银支付，报账时须附购物发票、购物清单、支付宝付款凭据等。第四章 借款与还款的有关规定根据湖南省财政厅关于实施省级预算单位公务卡强制结算目录的通知（湘财库20128号）规定，原使用现金结算的公务支出应尽量使用公务卡结算，除进口设备可支付70%的预付款外，其他物资采购及基建维修一律不支付预付款，所以在一般情况下，教职工个人不予借款，因特殊情况必需借款的按以下要求办理：1、借款人填写中南林业科技大学请款单，经借款单位经费审批人批准后(行政经费借款金额在20000元以上的须财务处长签字)

20、,方可办理借款手续。冲账使用的票据必需与借款用途相符。2、凡因公出差或参加会议需要借款者，各单位主管财务的领导必须严格审定出差时间及地点。参加会议的必须出示会议通知,交纳会务费的原则上不能报销出差补助。3、凡因教学实习或毕业实习需要借款者,须向财务提供经教务处签字认可的实习计划。4、凡因公借支现金，借款之后一个月内必须办理冲账手续(学生实习根据实习计划所需时间)，凡因公借款从银行汇出的，三个月内必须办理冲账手续；不及时办理冲账的，不再允许第二次借款（即前款不清，后款不借，科研协作费除外）；超过规定时间不冲账的，其借款从经办人工资中扣回。5、非学校在岗在职职工不能借款。6、借款必须打入借款人本人

21、公务卡。7、财务处有权审定借款金额，任何人不得因私借用公款。8、借出票据两个月内款项未到且票据又未归还的，从借票之日起两个月后，学校按票面金额从借票经办人的工资中全额扣回。第五章 科研报账特别要求为规范和加强科研经费管理工作，根据科技部、财政部和教育部等上级主管部门相关文件要求，科研经费报账除遵照国家和学校相关制度和管理办法外，同时要按照以下要求报销科研经费（国家有新规定则按新规定执行）：一、总体要求1、项目（课题）预算总额调整、课题承担单位变更等应报科技部审核，财政部批准；合作单位预算的调整报科技部批准。2、预算科目的调整由项目（课题）承担单位审批，在中期财务检查或财务验收时予以确认。3、设

22、备费、咨询费、差旅费、会议费、劳务费、国际交流合作费、间接费用不可超支，超支部份须报账人退回，按原拨款渠道上缴相关主管部门。4、严格按照预算批复控制支出，不可扩大范围支出，扩大范围开支的部份须报账人退回，按原拨款渠道上缴相关主管部门。5、不可列支研究周期以外的各项经费，列支的部份须退回，按原拨款渠道上缴相关主管部门。6、汽油费不可在燃料动力费中列支，办公用品不可在材料费中列支（除非预算批复中含有此项内容）。7、课题验收结题时一般应无资金结余，如果有后续支出，也只能包括验收费用和咨询费等。课题结余经费应当按原渠道收回科技部或相关主管部门。二、各科目报账具体要求1、设备费设备费是指在课题研究开发过

23、程中购置或试制专用仪器设备，对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。设备费开支要注意以下事项：设备采购1万元以上应有合同，金额在5万元以上的须报学校招投标中心组织政府采购；设备租赁费不能内部转账；设备费购买的发票开具时间应为立项后的时间，设备费的支出尽量在研究周期的前期，不得在结题前突击采购；备品备件，与专用设备同时购置，应纳入设备费列支，单独购置应纳入材料费列支； 课题负责人签字时注明“预算内设备”。2、材料费材料费是指在课题研究开发过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。开支此项费用时应注意以下几点：所有采购的材料必须是与研究相关

24、的材料；所有发票都必须附明细清单（发票本身已开具明细的除外）；一次性采购1万元以上的材料采购必须附规范的采购合同，金额在5万元以上的须报学校招投标中心组织政府采购； 原则上不能列支生产性材料、基建材料、大宗工业化原料。3、测试化验加工费测试化验加工费是指在课题研究开发过程中支付给单位（包括课题承担单位内部独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用。报销此项经费需提供委托合同、发票、测试结果报告、测试加工明细清单等。4、燃料动力费燃料动力费是指在课题研究开发过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗等费用。开支此项费用时应注意以下几点：只可以用于单独计量

25、的仪器设备和专用科学装置的相关支出，开支此项经费须提供水电管理部门开具（注明设备名称）通过单独的水表、电表计量的用水、用电清单，结账通知单等；实验室日常的水、电、气、暖和不能单独计量的仪器设备、科学装置用水用电费应从间接费用支出，不得分摊计入燃料动力费。5、差旅费差旅费是指在课题研究开发过程中开展科学实验、科学考察、业务调研、学术交流等发生的外地差旅费和市内交通费等。开支此项费用时应注意以下几点：出差人员应为课题组成员；出差手续要完备，要有出差审批表和报销单，出差目的、事由、出差人姓名等信息应当齐全，原则上要求一人一单，若几人同时出差则要求一次一单（财务审核人员在填制凭证摘要时要注明出差地点）

26、；严格执行国家有关差旅费报销标准；严禁列支旅游费、景点门票等；参与国内学术会议的注册费，差旅费可以列支。6、会议费会议费是指在课题研究开发过程中为组织开展学术研讨、咨询及协调项目等活动而发生的会议费用。由课题组织的会议开支此项费用时应注意以下几点：会议费支出手续要完备，要有项目预算、会议通知、会议决算明细表、参加人员签到表等。会议开支标准应严格执行国家标准，一般为400元/人.天。不得包含专家咨询费、礼品费、招待费和旅游费等开支。7、国际合作与交流费国际合作与交流费是指在课题研究开发过程中课题研究人员出国及外国专家来华工作的费用。开支此项费用时应注意以下几点：国际合作与交流应由项目组织单位（项

27、目实施单位）审核同意；出国人员应为课题组成员，出国任务与课题任务相关；出国人员必须持公务护照，研究生出国持因私护照、应在任务书中列明学生名字；出国要有邀请函、外办批文、国外行程单等凭据；出国目的地、国别、天数、次数和人员规模应与预算相符，经费报销时应严格执行国家有关出国补助标准；可以列支参与国际学术会议注册费；聘请外国专家来华，必须按项目预算，报销时需提供聘请专家机票、行程单、登机牌等资料。8、出版/文献/信息传播/知识产权事务费出版/文献/信息传播/知识产权事务费是指在课题研究开发过程中需要支付的出版费、资料费、专用软件购置费、文献检索费、专用通信费、专利申请及其他产权事务等费用。开支此项费用时应注意以下几点：专业软件购买、专著出版等大额支出应有预算批复及相关合同；专利申请及论文发表等支出应有受理函或检索信息；不能列支通用操作系统、办公软件、广告费；不能列支日常手机和办公固定电话通讯费。9、劳务费劳务费是指在课题研究开发过程中支付给课题组成员中没有工资性收入的相关研发人员（如在校研究生等）和临时聘用人员等劳务费性质的费用。开支此项费用时应注意以下几点：只能发放给个人，其他方式不认可；发放凭证应当具有人员姓名、工作单位、职称、身份证号码、工作内容、工作时间、领款人签