UFZXSSUU采购管理用户手册

1、北京英斯泰克视频技术有限公司 操作手册手册 名称：米购业务应用 操作手册适用部 门：采购部门、 多媒体部门编写 人员：项目组编写日 期2003年5月16日对 口 支 持业 务采 购 部 门张 国 桢业务问题、操作问题多 媒 体董 欣业务问题、操作问题总调 室沈 恒业务问题、操作问题技 术财 务 部白 晓 宇软件问题、错误提示计 算 机网络、硬件、系统故 障、部门职责：采购部门的日常工作在 ERP系统处理中主要1、工作有： 维护供应商资料，进行供应商资料的维护和添加，加强供应商资源管理。2、及时录入、审核采购订单，为总调室安 排生产提供依据。3、及时取得客户开出的采购发票，录入系 统，并及时送交

2、到财务。4、准确掌握采购发票和采购入库单之间 的对应关系，做好采购结算，确定采购成 本5、及时、全面掌握供应商供货质量、 价格， 优化供应商结构6、作好各种采购统计，需款分析，为决策 层提供分析数据。、部门岗位划分：采购助理：采购管理模块供应商分类、供应商档案、采购订单 / 采购到货单 / 采购 发票的录入、账表查询。采购经理：对于采购订单的最终审核、对于 账表查询、供应商分析质检员：检验所购的原材料质量，对不合格 的通知采购人员作到货退回，对合格品 出据质检单；检验公司产成品的质量情 况，出据质检单方可以进行入库处理和 发货处理。总调室人员：内请购单录入审核、部分采购 订单的录入三、采购管理

3、模块的作用及与其他模块的关 系采购管理模块可以对采购业务的全部流程 进行管理，提供请购、订货、到货、入库、 开票、采购结算的完整采购流程四、英斯泰克采购管理系统业务处理流程业号PU-001名称米购入库业务流程系统列表理请采购申计划|部室审|需购办划批货！ 采理。库员收采购应或行财务部门公司计划及生产部门的采购需求扌务部门亠f亠 用位系统操作、丄权限请购员录入请购单请入购单计戈U员审核请购单审购订、米购助 理录入米购订单米购订单 -7录入采购经司二审核采购订单采购助 司二录入到货单/退 货单-r亠到货单 录入 A宀库管员录入采购入库单1房 | .审核入库单单购录核库采购员录入采购发票陈购、发票

4、录入财务部审核采购发票怪审核发票财务部.核采|票库账表t采审核管理系统提供的香谕、统计账表、请购单列表、采购到 订购列库单列表、采购发票列表一系统统计系统账簿到货结细表卓购未细成业入明细表 费III计表表哂抵扣|余|庚 米、成购类析结构分剪格对比分 米购资金比重分;析、采购费用分析_ 米购货龄综合分丿备注米购货龄综合分析、应尚业应该 应冏发Mi。货收已供应但尚未收但货 錯处理。录入完毕后再进单位）2. 冋化计量单位组， 钢板以张为主计量单位 （采 钢、规根为领机量单张为单位、规划放弃包的单位， 以根为单位）系统流程：1、总调部门根据生产任务考虑库存量结存、安全库存等因素进行规划运算，规划 生成

5、采购计划。由总调、财务、总工进行 确认，审核完毕后，最终由总调在系统中 进行审核，进行打印下发到采购部门。2、采购部门根据总调室下发的采购计划，进行对外的询价、订货处理，在系统内拷 贝生成采购订单。3、采购订单由本部门经理、总调进行审核，手工审核完毕后（具体手工审批流程 参考公司相关采购合同管理规定），由总调 在采购管理模块内对采购订单进行审核。4、供应商材料送到后，由采购人员在采购管理模块中添置到货单通知单，进行打印， 库房根据到货通知单，通知质量检验人员 进行材料入库前检验。5、质量检验人员对入库材料进行检验，检 验合格后填写质检单；凭采购人员的到货 通知单和质检单，库房记账人员在库存系

6、统根据采购到货单生成采购入库单进行打印（一式5联？财务、库房、总调、采购）， 库房管理人员点收实物后手工在采购入库 单上进行签字，由仓库主管在系统内进行 采购入库单审核。6、采购发票（增值税发票/零售发票、运 费发票、港杂费发票）到齐后，由财务往 来会计进行采购结算，同时作付款或挂账 处理；如果月末未作采购结算处理，则系 统自动记录为暂估结算。五、部门日常业务系统处理：5.1 、日常业务类型的界定：3 种分类中进行选采购类型分类： 分为材料采购、 商品采购、 国外采购，根据采购统计和财务核算的需 要，在采购订单的表头栏目内必须选择对 应的采购类型，从以 择。业务类型按照结算情况分为两种进行界

7、定：普通采购业务：无论付款方式是赊购还 是现结，如果采购的货物要入仓库，在 增加销售订单时选择业务类型为普通采 购业务。具体操作见普通采购业务处理 流程 直运采购： 采购的商品不经过公司库房， 直接将商品从供应商处发送到客户方的 采购业务，在增加采购订单时选择业务 类型为：直运采购。具体操作见直运采 购业务处理流程。 因为两种处理方式的业务核算存在不 同，所以在增加采购订单时一定要区分清楚。5.2 、应明确的问题：1. 各个存货应尽量简化该存货所使用的 计量单位个数， 以已有的存货为例：2. 钢板和钢管设定浮动换算率，钢板只有 张和公斤两个计量单位， 其中张是主计量 单位（各个系统都如此） ，

8、采购时的包必 须换算成张。 钢管只有根和公斤两个计 量单位， 其中根是主计量单位 （各个系统 都如此），其他存货都遵循这个原则，能 用单计量单位的尽量用单计量单位， 必须 用多计量单位的存货要和其他系统关键 用户协商3. 存货档案维护和添加由总调度室完成， 采购部门如果用到存货档案中没有的存 货，要及时通知总调度室添加，并告知 该存货的相关信息。总调度室添加档案 时要遵循对换算率的要求， 另外要注意 : 一种存货只能有唯一的编码，唯一的名 称，对于同种存货但不同规格型号的存 货要给不同的编码和名称； . 存货档案中的存货属性和计量单位应录入准确；存 货档案中的存货参考成本应该尽量录 入，以方便

9、规划资金的使用；存货档案 中的存货提前期应该尽量准确，以便总 调度室合理规划生产和采购的日期；对 于比较重要的存货要在存货档案中设立 安全库存、最低库存和最高库存，从而 为资源的合理配置提供基础资料，才可 以实现库存预警4. 供应商档案由采购经理维护，新增供应 商时由采购关键用户录入，要注意：供 应商的档案应该尽可能完整，以方便以 后的使用；供应商的的编码、名称、简 称必须唯一，各部门要做好沟通工作， 杜绝出现多种称谓，供应商的全称必须 准确；供应商档案的其他部分要尽量填 写清楚，为往来管理提供坚实准确的口，号、台，达到资源共享的目的；供应商的税 开户银行尽量填入，为开出和收到 增值税票作准备

10、5. 采购单据处理时应该首先明确该笔采 购行为所采购的货物是否要入库，如果要入库则业务类型选择普通采购，如果 不需要入本公司的仓库，直接运到客户 那里，则业务类型选择直运采购6. 有 可能在企业的采购业务中，由于运 输、装卸等原因采购的货物会发生短缺 毁损，应根据不同情况，作出相应的账 务处理。属于定额内合理损耗的，应视 同提高入库货物的单位成本，不另作账 处理；运输部门或供货单位造成的短缺 毁损，属于定额外非合理损耗的，应根 据不同情况分别进行账务处理。因此企 业应在此事先设置好本企业可能发生的 非合理损耗类型以及对应的入账科目， 以便采购结算时根据具体的业务选择相 应的非合理损耗类型，并由

11、存货核算系 统根据结算时记录的非合理损耗类型自 动生成凭证5.3 、基础档案： 基础档案填加： 供应商分类增加：原则 1-2-2-2 供应商分类编码：供应商分类编码必须唯号、联系人、地址等供应商分类名称：可以是汉字或英文字 母，不能为空 修改分类：只能修改分类名称。 删除分类：已经使用的不能删除、存在下 级的分类不允许删除。 操作路径：【采购管理】【设置】【分 类体系】【供应商分类】 供应商档案填加：本功能完成对供应商档 案的设置和管理。 供应商档案：供应商编号原则供应商分类 +顺序号（三位） 供应商全称、供应商简称、供 应商所属分类、 所属地区分类、 所属行业、 开户银行、账 供应商档案修改

12、：除供应商档案编号外， 其他信息日常进行修改。 供应商方案删除、停用：已经使用的档案 不能删除，但可以停用，在供应商档案其 他页签录入停用日期即可，在新增单据中 参照供应商档案不再出现。5.4 、期初录入期初暂估入库：没有取得供货单位的采购 发票，而不能进行采购结算的入库单作为 期初入库单输入系统， 以便取得发票后进 行采购的结算 ;操作路径：【 采购管理 】 【业务】 入库】 【入库单】操作说明表头项目 :? 入库单号：录入或自动生成，必填。用 户可以设定单据生成规则，同一类型的 单据号保证唯一性。? 入库日期：录入或参照输入货物的入库 日期，必填。默认值为进入系统时输入 的业务日期， 即系

13、统登陆日期， 可修改。 参照日历；录入必须符合日期格式，即 yyyy-mm- dd ”。期初单据日期必须小于系 统启用日期。? 操作说明表体项目 :存货编号：录入或参照，必填，参 照的内容为存货档案，根据存货档 案进行合法性校验。参见参照单据口.此存时，根据参照单据自动带入。根据 存货编号，系统带入存货名称、规 格型号、主计量、单位、换算率等 栏目。采购单据参照存货时，只能 参照存货档案中具有外购”属性的 存货。采购发票可以参照 应税劳务” 的存货，用于采购发票上的运费费 用、包装费等采购费用。采购发票 可以参照设置 是否折扣”的存货，在 开票时可以没有数量，只有金额， 或者在蓝字发票中开成负

14、数。同一 张单据上可以有相同的存货。停用 日期不为空的存货为停用存货：填 制单据时不能再参照。如果手工录 入已停用的存货，系统将提示 货已停用，请选择其他存货。P糸菱国丄具（D窗世秒助同用 teER Pf打弟于K输出1増加 建改 圖除 保存 皱弃 生戍1喀行fflJu 1定位*首弛丄5H r：末光1昴厳帮助唱出期初采购入库单A 库单吕 OODCOOODOI入库日朗2003-04-ES仓庫材料库订羊号封货年号业夯号供贷单位江组供氧部门去购邹门、业务员犠芳到K日期业务类型普通耒!采购冀a校料采购代阵寰别采嗚入母申核期备庄序号存货扁码存贺名101D1C103 胡板rfi車数量单价10. co 30.

15、捉格型昙1.0*1. 5+.5架TT期初在途存货：已取得供货单位的采购 发票，但系统上线时货物没有入库, 而不能进行采购结算的发票输入系 统，以便货物入库填制入库单后进 行采购结算操作路径：【采购管理】一【业务】【发票】一【专用采购发票】【业务】操作路径：【采购管理】【发票】一【普通采购发票】 采购发票是供应商开出的销售货物的凭 证，系统将根据采购发票确认采购成本， 并据以登记应付账款。采购发票按业务性质分为：蓝字发票、红 字发票。采购发票按发票类型分为： 增值税专用发票，增值税专用发票的单价 为无税单价。普通发票：增值税普通发票包括普通发票、 废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、 其他收据，

16、这些发票的单价、金额都是含 税的。普通发票的默认税率为 0，可修改 运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、 运输装卸费、 手续费、违约金（延期付款利息） 、包装费、 包装物租金、储备费、进口关税等。运费 发票的单价、金额都是含税的。运费发票 的默认税率为 7，可修改。 在收到供货单位的发票后，如果没有收到 供货单位的货物，可以对发票压单处理， 待货物到达后，再输入系统做报账结算处 理；也可以先将发票输入系统，以便实时 统计在途货物。录入完毕期初数据后采购期初记账，进 行本月的业务。相关概念：采购结算自动结算入库单和自动结算功能中有三种结算模式： 发票、红蓝入库单、红蓝发

17、票。是由计算机 系统自动将相同供货单位的， 存货相同且数 量相等采购入库单和采购发票进行结算。 注 意：红蓝入库单对结， 入库单上必须有金额， 可以不等。再选择【自动结算】业务】下的【采购结算】，屏幕显示自动结算画1. 用鼠标单击【 面。2. 可以根据需要输入结算条件，系统将根 据企业输入的条件范围进行结算。例如，只 要对某个供货单位的采购业务进行结算， 以输入该供货单位的名称或编号。3. 用鼠标单击工具栏的开始结算按钮， 计算机自动把采购入库单和采购发票相同， 供货单位、 存货相同且数量相等的单据进行 结算，产生结算结果列表。具栏的退出按钮或单4. 用鼠标单击 击窗体右上角的退出按钮，结束自

18、动结算5. 进入【采购结算单列表】功能，查询、 打印本次自动结算结果。. 手动结算 使用“手工结算”功能可以进行正数入库单 与负数入库单结算， 正数发票与负数发票结 算，正数入库单与正数发票结算，费用发票 单独结算。手工结算时可以结算入库单中部分货物， 结算的货物可以在今后取得发票后再结算。 可以同时对多张入库单和多张发票进行报 账结算。业务】下的【采购结算】结算画面。1. 用鼠标单击【 选择【手工结算】 ，屏幕显示手2. 按过滤按钮，显示出结算条件输入 画面，可以根据需要输入结算条件，系统将 把满足条件的入库单和发票过滤出来， 在选 择入库单和发票时只能选择过滤出来的入 库单和发票。栏，选择

19、栏打勾，表3. 选择要结算的入库单：用鼠标单击【入 库】按钮，出现入库单选择画面，单击想要 结算的发票左侧的选择 示该行数据选择上了，可以结算。用鼠标单 击打勾标志的入库单数据左侧的选择栏，会取消选择。注意：选择入库单时在工具栏按设置按 钮，可以由用户自行设置入库单显示项目。. 选择要结算的发票：用鼠标单击【发票】 按钮，出现发票选择画面，单击想要结算的 发票左侧的选择栏，如果最左边选择栏打 勾，表示该行数据选择上了，可以结算。用 鼠标单击打勾标志的发票数据， 则会取消选 择。5. 产生结算汇总表：入库单、发票选择完 毕后，用鼠标按确认按钮，计算机自动 将本次选择的数据汇总，以汇总表显示出 来

20、。用鼠标按确认按钮进行结算，用鼠 标按取消按钮，取消本次结算，可以重 新选择单据进行结算。6. 结算完成后，计算机把已结算的单据数 据从屏幕上清除， 您可以继续按以上步骤进 行其它采购结算。结算的结果可以在【采购 结算列表】功能中查看到。注意：入库单的金额可以与发票金额不等，入库单金额可以为空，入库成本以结算金额为准。如果没有期初记账，则不能进行采购结算。 入库单与采购发票可以分次结算，即入库 单的一条记录可与采购发票多次结算如果当前操作日期在已月末结账的日期范围，则不能进行采购结算，必须注销账套， 重新注册时调整操作日期。 如果采购结算确 实应核算在当前操作日期所在会计月内， 那 么可以先取

21、消该月的月末结账后再做采购 结算。 英斯泰克要求入库单与采购发票是多对 一的关系， 另外必须采购的所有货票和运费 发票到后再一起结算5.5 普通采购流程5 5 1 采购请购 采购请购是指企业内部向采购部门提出采 购申请，采购系统的请购单由转播车、 机加、 系统集成、结构设计等部门提出，请购是采 购业务处理的起点， 在此描述和生成采购的 需求，如采购什么货物、采购多少、何时使 用、谁用等内容；同时，也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期 等。由总调负责审核请购单，采购部门根据 审核后的请购单进行采购，已审核或已执行 的单据可以关闭 操作路径：【采购管理】【业务】 购】【请购单】操

22、作流程】 进入单据查询界面。击增加，进入单据录入状态1. 点I -八、2. 输入单据表头的各项内容，输入单据表 体的各项内容。3. 填写完毕，发现单据有错，可以直接将 光标移到有关栏目进行修改。4. 在单据保存前，可以放弃当前单据，返 单据查询界面；未保存单据时，如退出当前界面， 则系统提示 “此单据尚未保 存，继续退出吗？ ”，如选择是，则不做 保存退出； 如选择否， 则返回录入状态。未审核5. 保存单据，单据状态为未审核。 的单据可以修改、删除。未审核的单据可以审核，单6. 审核单据 据状态为已审核，不能修改、删除。已 审核的单据为有效单据， 可被其他单据、 其他系统参照使用。7. 弃审单

23、据：已审核的单据可以弃审，弃 审后单据状态为未审核。有下游单据生 成的，系统视为该单据已执行，不能弃 审。8. 执行：已审核的单据为有效单据，可以 执行，可以被其他单据、其他系统参照 使用；已执行的单据不能弃审。9. 关闭单据：已审核或已执行的单据可以 关闭。已关闭的单据不能执行、弃审， 但不影响根据该单据生成的下游单据的 正常操作。10. 打开单据：已关闭的单据可以打开打开后的单据状态为关闭前的状态，即 已审核、已执行。采购请购单，从业务上可分为五种状态：录 入、未审核、已审核、已执行、关闭。 . 流 程如下图所示：总调度室根据采购计划和生产经营的需要， 有权填制并审核请购单， 请购单列表将

24、符合 过滤条件的请购单记录以列表的格式显示， 便于用户快速查询和操作单据552 采购订单（合同）订货的口头协。采购订单是企业与供应商之间签订的采购 合同、购销协议等，主要内容包括采购什 么货物、采购多少、由谁供货，什么时间 到货、到货地点、运输方式、价格、运费 等。它可以是企业采购合同中关于货物的 明细内容，也可以是 指企业根据采购需求，与供货单位之间签 订采购合同、购销协议，采购部门根据审 核后的请购单和供应商接洽成功后，在系 统中填制采购订单 （ 合同 ） ，如果有对应的 请购单或采购计划或销售订单 （直运业务） 应该参照以上单据生成。由采购主管负责 审批操作流程】1. 采购订单可以手工录

25、入，也可以参照请 购单、销售订单、采购计划、直运销售 订单生成。2. 采购订单可以修改、删除、审核、弃审 变更、3. 已审核未关闭的采购订单可以参照生成 采购到货单、入库单、采购发票1.进入单据查询界面。击增加，进入单据录入状态操作流程】2. 点厶-八、3. 输入单据表头的各项内容，输入单据表 体的各项内容。4. 填写完毕，发现单据有错，可以直接将 光标移到有关栏目进行修改。5. 在单据保存前，可以放弃当前单据，返 单据查询界面；未保存单据时，如退出当前界面， 则系统提示 “此单据尚未保 存，继续退出吗？ ”，如选择是，则不做 保存退出； 如选择否， 则返回录入状态。未审核6. 保存单据，单据

26、状态为未审核。 的单据可以修改、删除。未审核的单据可以审核，单7. 审核单据 据状态为已审核，不能修改、删除。已 审核的单据为有效单据， 可被其他单据、 其他系统参照使用。8. 弃审单据：已审核的单据可以弃审，弃 审后单据状态为未审核。有下游单据生 成的，系统视为该单据已执行，不能弃 审。9. 执行：已审核的单据为有效单据，可以 执行，可以被其他单据、其他系统参照 使用；已执行的单据不能弃审。10. 关闭单据：已审核或已执行的单据可 以关闭。 已关闭的单据不能执行、 弃审， 但不影响根据该单据生成的下游单据的 正常操作。11. 打开单据：已关闭的单据可以打开打开后的单据状态为关闭前的状态，即

27、已审核、已执行。553 采购请款（国内部分）采购部门的部分采购要求需要预先付全部或部分款项，采购员拿审批后的采购订单订单号，（尚没有达成采购订单的拿审批之后的请 购单）找财务人员申请预付款，财务主管 同意后，应付会计做付款单，款项类型为 预付，备注栏填写该笔请购所对应的采购 付款单打印出来后，要求领款人员签字确认领到此笔预付款。 应收应付会计审核预付款单，确认该笔预 付款 , 预付款单制单既可以审核时进行， 也 可以在制单处理菜单中进行， 做凭证时 货物收到并入库后，采购人员在采购系统 录入采购发票，采购发票操作步骤如下：。有下游单据生成的，系统视为该采购发票在采购管理不需审核，保存单 据即为

28、有效单据，可被其他单据、其他系统 参照使用 单据已执行，不可修改、删除。操作流程】进入单据查询界面。1.点击增加，进入单据录入状态。参见2.输入单据表头的各项内容，输入单据表 体的各项内容。3. 填写完毕，发现单据有错，可以直接将 光标移到有关栏目进行修改。4. 在单据保存前，可以放弃当前单据，返 单据查询界面；如未保存退出，系统提示“此单据尚未保存，确定退出吗？ 如选择是，则不保存单据退出；否则返 录入界面。5. 保存单据，单据可以修改、删除。参见、操作流程】1. 采购发票可以手工填制，也可以参照采 购订单、入库单填制；直运业务可以参 照直运销售发票；采购发票也可以拷贝 其他采购发票填制。2

29、. 采购发票可以修改、删除。3.采购发票可以现付、弃付。4. 采购发票与采购入库单可以进行采购结 算。5. 采购发票可以在应付款管理进行审 核。【注意事项】? 新增单据为“录入”状态，可以进行修 改、删除操作。? 在未保存前可以按放弃 ，放弃当前 填制的单据。? 在保存后可以按删除 ，删除当前未 执行的单据。? 同一张单据上可以有相同存货、相同自 由项的记录存在。? 用户选择或输入存货后，系统自动将该 存货的代码、名称、规格型号、计 量单位、自定义项、单价等信息带 入单据。采购人员应该持采购发票到财务消账，应 付款会计在应付系统中审核采购发票，确 认此笔应付款。应收应付会计对采购发票制单既可以

30、审核 时进行，也可以在制单处理菜单中进行， 做凭证时554 普通采购到货流程处理：1. 采购的货物到货，采购员有责任进行初 检，如果采购员对所采购的货物的质量有 疑义，责令供货商退回，在系统中不做处 理，如果对数量和质量没有疑义，在采购人员在采购管理模块参照采购订单生成采购到货单。采购到货单（到货退回单）不需审核， 保存单据即为有效单据，可被其他单据、其 他系统参照使用。有下游单据生成的，系统 视为该单据已执行，不可修改、删除。操作流程】? 进入单据查询界面。? 点击增加，进入单据录入状态。 参见? 输入单据表头的各项内容，输入单 据表体的各项内容。? 填写完毕，发现单据有错，可以直 接将光标

31、移到有关栏目进行修改。? 在单据保存前，可以放弃当前单据， 返回单据查询界面；如未保存退出， 系统提示 “此单据尚未保存，确定退 出吗？ ”如选择是，则不保存单据退 出；否则返回录入界面。2. 质检部接到采购到货单，有责任对货物回，采购人员将不合格的退回，如进行复检，发现不合格的，在系统中作到 货单退果认为合格要在到货单上签字确认，并出具质检单。操作流程】? 采购到货退回单可以手工录入，也 可以参照采购订单、原采购到货单 生成。? 采购到货退回单可以修改、删除。 ? 采购到货退回单可以参照生成红字 入库单。3. 仓库如果对质检部检验过的存货进行 验收入库，根据检验单参照采购到货单在 库存管理模

32、块中生成采购入库单，目前管 理要求采购发票和采购入库单之间是一对 多的关系，即要求入库单开发票时不能拆 单，所以采购人员有责任根据开票情况提 示库房人员是否将本次入库的货物拆分成 几张入库单， 采购人员拿到采购入库单中 的一联作回执，库房主管审核采购入库单? 采购入库单参照订单、到货单（到 货退回单）生成。? 采购入库单修改、删除、审核、弃 审。? 根据设置，本系统采购入库单保存 后更新现存量。采购入库单操作步骤：? 进入单据查询界面。? 点击增加，进入单据录入状态； 可以生单的，按生单进行参照 生单。? 输入单据表头的各项内容，输入单 据表体的各项内容。? 填写完毕，发现单据有错，可以直 接

33、将光标移到有关栏目进行修改。? 在单据保存前，可以放弃当前单据， 返回单据查询界面；如未保存退出， 系统提示 “此单据尚未保存，确定退 出吗？ ”如选择是，则不保存单据退 出；否则返回录入界面。?保存单据，单据状态为未审核。未 审核的单据可以修改、删除。未审核的单据可以审核，?审核单据：单据状态为已审核，不能修改、删除。已审核的单据为有效单据，可 被其他单据、其他系统参照使用。 有下游单据生成的，系统视为该单 据已执行，不能弃审。?弃审单据：已审核的单据可以弃审, 弃审后单据状态为未审核。9益二它牛厘枷4库业昙亞瘠Rr辽T序号时鋼诃1駆嘶肿S犁目1 vS单（7 1数Bafr金网1110101剧

34、療112 旳300就J.COO. 00P1345 1S 巻计j,coo. 30c.a)|人库&4 Lfccnnuou：U 吕何主庄空虬封克B朗_小颊空匹_ Tt制年人 宜辕，心H盟空竺兰麹占单夸谦门采两祁门业另5SJ塑邑空E_wsaii I4. 采购人员收到采购货物的发票后，将发 票录入系统（专用票用米购专用发票， 通票用采购普通发票，税率为 0）,然后将 发票实物交给财务的应收应付会计，由应 收应付会计审核确认该笔应付款，如果我 方要马上付款，由应收应付会计对采购发 票做现付处理5. 运费发票 是记录在采购货物过程中发 生的运杂费、装卸费、入库整理费等费用 的单据。运费发票记录可以在手工结算

35、时 进行费用分摊， 也可以单独进行费用结算。 本系统中采购中发生运费、港杂费、关税 等费用应该分别在存货档案中设置应税劳 务属性的存货，收到以上费用发票后，作 采购运费发票，在摘要栏中注明对应的采 购入库单号和采购货物发票号业务规则】运费发票的表体存货只能是在存货档案中设定属性为 “应税劳务 ”的存货。运费发票如果与采购入库单或直接与存 货进行结算，会产生一张结算单。俱苗单fZ江讎供孰ar霜齐孫购部n夕币肅新儿民币O 备注 ffi-ULMJUUUOl U序寻疗盡K码1疗黄京称畔 II原币单f 1原乏金1廉币K輙11丄1Z戸运殃覽1I0.00 0.00100.007.00345舍i+dZL0.0

36、0100.00谿算巳期锚单TjT票 B 期 2oro-O5-g非箔祥型B塩私盏票 000000000 L6. 手工结算：为了将运费、关税等费用都 计入该存货的成本，要求一种货物采购必 须所有的货票和运费票都到齐后再进行采 购手工结算！菜单路径：【业务】-【采购结算】-【手 结算】【操作流程】进入手工结算界面。按选单按钮，显示结算选单界面。参见 选单后返回结算选单界面， 窗口上方带入发 票记录、入库单记录，窗口下方带入费用折口，位、代垫单位、发票日期、规格型 单价：根据所选择的费托 折扣存货发票记录、运费发票记录带入 入库数量与发票数量不符时， 缺数量、金额，将两者数量调口.弓、扣存货发票记录、

37、运费发票记录。 选择费用分摊方式：按金额、按数量。 费用名称、发票号、对应仓库、对应存货、 金额：根据所选择的费用折扣存货发票记 录、运费发票记录带入。供货单o可录入溢余短参见数量、计量单位、费用分摊：用户可以把某些运费、挑选整理 费等费用按会计制度可以摊入采购成本，按K选单3时手工选择费用折扣存货的发票记 录，或按K选单3时选择运费发票记录，所 选记录显不在窗口下方的费用结算列表。 选择分摊方式：按金额、按数量，然后按K分 摊3则将费用折扣分摊到入库单。进行结算：入库单、发票选择完毕后，按结 算3按钮，系统自动将本次选择的数据进行 结算。? 结算完成后，系统把已结算的单据数据 从屏幕上清除，

38、 您可以继续 27 步骤进 行其它采购结算。? 按关闭按钮，退出手工结算界面。? 结算的结果可以在结算单列表功能中查 看。? 业务规则? 入库单与发票：存货、结算数量相等的 入库和发票记录可以结算， 如选择了 “相 同供应商 ”，则必须供应商、存货、结算 数量相同才可结算。发票记录金额作为 入库单记录的实际成本。 记录结算到行?红蓝入库单： 存货相同、 结算数量之和为 0 的入库单（退库单）记录可结算。如选 择了“相同供应商 ”，则必须供应商、 存货、 结算数量相同才可结算。 结算的成本即为 各入库单记录的暂估金额。记录结算到 行。红蓝采购发票： 存货相同、 结算数量之 和为 0 的红蓝采购发

39、票记录对应结算，生 成结算单。如选择了 “相同供应商 ”，则必须供应商、存货、数量相同才可结算。金 额不同的红蓝发票记录也可结算，此时业 务含义为实物退回，购销双方各自承担一 部分损失。结算的金额即为各发票记录的 金额。记录结算到行。7. 暂估录入单价：对于当月货物已入库, 但是到了月底采购发票仍然未到，在存货 核算中进行存货价格的暂估处理，手工输 入该存货的暂估单价（不含税价） 录入单价完毕后点击保存，暂估处理后， 采购入库单上自动回写该存货暂估的单价MkbRPTltf K 百血 II 2 I 再 I 9丙 IWL1活H帀fl*1来*市聿ftjsie4丽L.OQD.ODK K；也可以月末8.

40、 暂估处理：单据中的单价填入后，可计 入存货明细账，此操作可以每月多次进行， 次记账。存货核算模块记账 时，有单价的单据都允许记账，包括已暂 估的采购入库单，不允许记账的单据在系 统中以蓝色标出，需要手工填入后或者对 上游单据记账后才允许记账用帝lRP 1正需璋審4中，采用单到回冲的方式，性世矣别rr卵胛电*1ffiTiinrijlnatC-kCqO5U .mTW5 HUJUULXXUJUITESW车01 OPuLTjotnuuiiFaw103PlL OP加a尸軒-a|*BXOQ3DIwLttuU匕尬Jjast川茎IF血1|卉稱ffiJS2TH厂和圧亦也L审 妙 畫帚厂碌別0帀fUm JHi在

41、存货核算对于普通已结算的采购入库单， 中月末制凭证时 对于暂估入库的采购入库单，在存货核算中 月末填制凭证时： 在存货核算模块 即下个月发票已到并和采购入库单结算后， 自动生成一张红字回冲单， 将暂估时的分录 冲回同时系统产生一张蓝字回冲单，凭证如下：9. 采购退货结算前全额退货即已录入采购入库单但未进行采购结算， 并且全额退货。这时，需填制一张全额数量的退货单（负数入库单） ，把这张退货单 与原入库单进行结算，冲抵原入库单数据。 方法请参照采购入库及手工结算。结算前部分退货 退已录入采购入库单但未进行采购结 算，并且部分退货。这时，需填制一张部分 数量的退货单（负数入库单） ，把这张退货 单与原入库单、采购发票（发票上的数量 原入库单数量 - 退货单数量）进行结算，冲 抵原入库单数据。 方法请参照采购入库及手 工结算。结算后退货 即已录入采购入库单、采购发票、并且已进 行采购结算。这时，需填制一张退货单（负 数入库单），再填制一张红字发票（负数发 票），把这张退货单与红字发票进行结算， 冲抵原入库单数据。方法请参照采购入库、 采购发票及手