电脑档案管理的基本原则PPT课件

1、电脑档案管理的基本原则电脑档案的管理文件夹的管理工作单的内容平面印刷成品的管理表格的应用主要内容电脑档案管理目的让上司了解工作进程让同事清楚工作状态让自己一目了然,提升工作效率电脑档案管理原则不允许有文件夹外的文件，文件必须全部归档清晰的搜索路径：不同类文件按母、子目录区分，同类文件按日期区分定期清理，每月一次90秒原则公司public品牌组其它部门客户部品牌组大 路 径对内会议记录服务品牌对外会议记录To AM/AD工作单提案本客户资料财务类传真工作进度类XXX0613XXX策略案子目录及文本文件夹的管理内容包括： 1、封面及封二的“品牌写真” 2、来往传真、对内、对外会议记录、工 作进度、

2、工作单、提案本、客户资料、 财务资料等文件夹的建立每个客户都应建立至少一个文件夹单项合作客户只需建立一个文件夹整体代理客户应将文件夹分三类常规文件夹财务类文件夹（如发票号、支付排期等）已完成工作文件夹文件夹的分类文件夹背贴要求按文件夹不同的厚度贴不同的背贴背贴高度要求底部离文件夹底部25cm文件夹的分类客户：类型：编号：主要内容按顺序排列（一）A、FAX IN 客户传真B、FAX OUT 给客户传真C、CONTACT REPORT 会议记录DE、STATUS REPORT 工作进度表（内、外两种）FG、COMMUNICATION STRATEGY 全年沟通策略常规文件夹主要内容按顺序排列（二）

3、HI、MEDIA STRATEGY/INFORMATION 媒介策略/媒介资料JK、CREATIVE BRIEF(未完成)创意工作单、制作工作单L、RESEARCH DATA 市场调查资料M、CLIENTS INFORMATION 客户提供的资料NO、OTHERS 其它常规文件夹主要内容按顺序排列A、客户确认的报价、合同，要求客户付款的 通知书B、客户付款的底单、客户签收的发票复印件财务文件夹主要内容按顺序排列A、项工作的创意策略（工作单） 每项工作单后附每次的修改单及修改稿B、客户确认的完稿、客户确认的打样稿、 完稿制作单等C、最后的成品（平面类）（刻录光盘）已完成工作文件夹为便于工作可将常

4、规文件夹与财务文件夹合并已完成工作文件夹将发展为成品档案NO、OTHERS 其它PQ、 RS、 TU、确认的报价、合同，要求客户付款的通知书VW、客户付款的底单、客户签收的发票复印件XYZ、 文件夹的整理文件夹的整理文件夹应不定期清理，原则上每月一次，尤其是建立月报制度的客户将常规文件夹中已完成的工作单及过程中单据移入已完成工作文件夹，如往来传真、会议记录、进度表、媒介资料、市场资料等将已过期的且没有保留价值的文件清理掉工作单的要求工作项目、项目背景目标、目标市场、承诺点、支持点竞争范畴强制事项、既有策略、附件创作部工作单创意策略单主要内容工作项目：一项工作的内容及详细要求项目背景：即项目来源

5、，或项目形成原因让创作部的同事更易了解并开始工作或比稿、或对前期广告的改进、或新产品目标：广告所要达到的目标目标市场：广告所针对的人群承诺点：原有的承诺，或策略设定的承诺支持点：对此承诺产品可提供的支持竞争范畴：对竞争产品的简要介绍强制事项：Logo、Slogan等既有策略：如已有客户已有的策略，或是经过内提通过的策略附件：产品资料或竞争对手的资料等 Creative Concept (创意概念) Key Copy (卖点) Slogan (广告口号)创意指引书详细的创作部工作单可以让创作部的同事尽快熟悉商品，及有关方面详细的创意策略单可以让创作部有明确的创意思路，工作效率更高创意策略单可直接

6、用于对客户的提案，让客户明了创意思路结论：平面印刷成品的管理目的客户需加印，我们只需按编号查找即可。加印时需改动少部分内容，只需按编号在平面部查找出来原文件即可修改。事后查看成品时，可直接看出完成日期、印刷次数 等内容编号内容X X客户代码工作单编号印刷次数如“大显01060501”编码印于印刷品背面的右下角。表格的应用每周工作进度表每日工作安排表项目进度表CF进度表表格包括：每周工作进度表 用于各分公司向总公司 汇报各品牌上一周的工作进度Status Report 每周工作进度表每周工作进度表CC抄送：抄送： 小姐、先生 From由：由： 部门 经理：经理： 组员：组员： Date日期：日期

7、： 年 月 日 Creative创作创作客户各称客户各称进展情况及问题描述进展情况及问题描述下一步工作下一步工作/完成时完成时间间完成时完成时间间负责方负责方 Media媒介媒介客户各称客户各称进展情况及问题描述进展情况及问题描述下一步工作下一步工作/完成时完成时间间完成时完成时间间负责方负责方 Finance财务财务客户各称客户各称进展情况及问题描述进展情况及问题描述下一步工作下一步工作/完成时完成时间间完成时完成时间间负责方负责方 Others其他其他本周小结本周小结 本周签合同本周签合同 新客户新客户 停跟客停跟客户户 本周已收金本周已收金额额客户名称： 金额：下周收取金额下周收取金额客

8、户名称： 金额：客户名称： 金额：客户名称： 金额： 组员：组员： 部门主管：部门主管： （签名） 要求按客户描述工作进展情况，定出下一步工作及具体工作完成时间。在完成时间一栏写入全部工作完成的时间。每项工作标明负责方，即负责部门及负责人。每日重点工作安排表每日工作安排每日工作安排呈： 主管 部门： 主管： 组员： 时间：编号客户/项目进展状况描述今日工作安排/完成时间备注 提交人：要求主要描述每天最重要的1-3件工作。在备注栏写明需要其他部门协助或需要某个主管协助的工作。项目进度表内部使用表外部使用表年度：2000年项目项目11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 12一、策略制定一、策略制定1、确定策略方向2、确定宣传媒体二、创意设计阶段二、创意设计阶段1、策略提案的撰写2、媒介推广计划的撰写3、文案、创意工作进行三、调整修改三、调整修改1、策略修改2、创意、文案修改五、提案五、提案集团品牌推广策略进度表 制作：梅10月11月注：各项工作时间如有变动则相应时间顺延。C