第五章会计账簿

1、第五章会计账簿会计账簿第一节第一节 会计账簿的意义和种类会计账簿的意义和种类 一一. .会计账簿概念会计账簿概念 账簿：是以会计凭证为依据，对全部经济业务进行全面、系统、连续、账簿：是以会计凭证为依据，对全部经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核算的簿籍，是由专门格式并以一定形式联结在一起的分类地记录和核算的簿籍，是由专门格式并以一定形式联结在一起的 账页所组成。账页所组成。二、会计账簿的分类二、会计账簿的分类 (一一)账簿按用途分类账簿按用途分类 1总账：总账： 总账也称总分类账总账也称总分类账 按总分类账户开设，用以分类核算按总分类账户开设，用以分类核算 与监督各项资产、负债、所有者

2、权益、与监督各项资产、负债、所有者权益、 费用、成本和收入成本等总括核算资费用、成本和收入成本等总括核算资 料的账簿。料的账簿。 2明细账：也称明细分类账，明细账：也称明细分类账， 按明细分类账户开设，是分类按明细分类账户开设，是分类登记某类经济业务详细情况，用登记某类经济业务详细情况，用来提供明细核算资料的账簿。来提供明细核算资料的账簿。 总分类账总分类账 明细明细分类账。分类账。分类账分类账 3 3日记账日记账 日记账：（序时账）日记账：（序时账） 是按经济业务发生和完成时间的是按经济业务发生和完成时间的 先后顺序进行登记的账簿。先后顺序进行登记的账簿。 登记方法：登记方法： 逐日按照记账

3、凭证逐日按照记账凭证( (或记账凭证所附的原始凭证或记账凭证所附的原始凭证) )逐笔进行逐笔进行登记。登记。 种类：种类： 普通日记账（普通日记账（分录簿） 把每天发生的经济业务所编制的会计分录，全部按时间顺把每天发生的经济业务所编制的会计分录，全部按时间顺序逐笔登记，这种日记账也叫普通日记账序逐笔登记，这种日记账也叫普通日记账。 特种日记账特种日记账 如设置现金日记账；银行存款日记账等如设置现金日记账；银行存款日记账等。 4辅助账辅助账 辅助账（备查簿）辅助账（备查簿） 是对在序时账和分类账中未能反映和记录的事项进行补充登记的账簿。 用途：用途： 记录一些供日后查考的有关经济事项。 例如：例

4、如： “代销商品登记簿”、 “租人固定资产登记簿” (二二)账簿按外表形式分类账簿按外表形式分类1.1.订本账订本账 (1)(1)订本账：订本账： 是在启用前进行顺序编号是在启用前进行顺序编号并固定装订成册的账簿。并固定装订成册的账簿。 用途：用途： 用于现金日记账、银行日记账用于现金日记账、银行日记账和总分类账。和总分类账。 2. 2. 活页账活页账 活页账 是把账页装订在账夹内，可以随时增添或取出账页的账簿。 用途： 用于一般的明细分类账。 3. 卡片账卡片账 卡片账卡片账 是由专门格式、分散的卡片作是由专门格式、分散的卡片作为账页组成的账簿。为账页组成的账簿。形式：形式： 用卡片箱装置，

5、可以随取随放，用卡片箱装置，可以随取随放，它实际上也是一种活页账。它实际上也是一种活页账。 例如：例如： “固定资产明细账固定资产明细账”、“低值低值易耗品明细账易耗品明细账” 第二节第二节 会计账簿的设置会计账簿的设置 一、日记账的设置和登记一、日记账的设置和登记 1 1现金日记账现金日记账 现金日记账：是由出纳人员根据审核无误的现金收、付凭证，现金日记账：是由出纳人员根据审核无误的现金收、付凭证，序时逐笔登记的账簿。序时逐笔登记的账簿。 格式，格式，基本结构基本结构：为为“收入收入”、“付出付出”和和“结余结余”三栏三栏。（三栏式）（三栏式） 现金日记账现金日记账第 页年年 凭证号码凭证号

6、码 对方科目对方科目 摘摘 要要收入收入 付出付出 结余结余月月日日现收现收现付现付种类种类（采用多栏式采用多栏式 ）o“现金收入日记账现金收入日记账” ：o结构要点结构要点 ：现金收入要按对应科目，将金额记入有关的现金收入要按对应科目，将金额记入有关的“贷方科目贷方科目”栏内，同栏内，同时加计收入合计栏；时加计收入合计栏； o“现金付出日记账现金付出日记账” ：o结构要点结构要点 ：现金支出要按对应科目，将金额记入有关的现金支出要按对应科目，将金额记入有关的“借方科目借方科目”栏内，同栏内，同时加计支出合计栏时加计支出合计栏； o每日终了要将现金付出日记账的支出合计登入现金收入日记账的每日终

7、了要将现金付出日记账的支出合计登入现金收入日记账的“支出合计支出合计”栏，栏，并结出余额，填入余额栏。并结出余额，填入余额栏。 现金收入日记账现金收入日记账第 页 年年收款凭证收款凭证摘要摘要 贷方科目贷方科目 收入收入合计合计 支出支出合计合计余额余额月月 日日 字字号号现金付出日记账现金付出日记账第 页 年年付款凭证付款凭证摘要摘要结算凭证结算凭证 借方科目借方科目月月日日字字号号种类种类号数号数 支出支出 合计合计 2银行存款日记账银行存款日记账 银行存款日记账银行存款日记账 由出纳人员根据审核无误的银行存款收、由出纳人员根据审核无误的银行存款收、付凭证序时逐笔登记的账簿。付凭证序时逐笔

8、登记的账簿。 种类种类 “银行存款收入日记账银行存款收入日记账” “银行存款付出日记账银行存款付出日记账”。 格式格式：与现金日记账相同，与现金日记账相同， 三栏式三栏式 多栏式，多栏式， 二、分类账的设置二、分类账的设置 ( (一一) )总分类账总分类账1 1、总分类账、总分类账( (总账总账) ) 按总分类账户按总分类账户( (会计科目会计科目) )进行分类登记的账簿。进行分类登记的账簿。2 2、格式、格式 ：一般采用三栏式账页：一般采用三栏式账页 业务简单可采用按全部账户开设账页。业务简单可采用按全部账户开设账页。3 3、登记：、登记： 按记账凭证汇总表进行登记，按记账凭证汇总表进行登记

9、， 按转账凭证汇总表和多栏式现金、银行存款日记账在按转账凭证汇总表和多栏式现金、银行存款日记账在月末时汇总登记。月末时汇总登记。 总分类账总分类账会计科目 第 页年凭证号码对方科目 摘要 借方 贷方借或贷 余额 月 日(二二)明细分类账明细分类账 明细分类账明细分类账( (明细账明细账) ) 是按明细分类账户(子目或细目)进行分类登记的账簿。 明细账的格式明细账的格式 1 1、 三栏式三栏式明细分类账明细分类账：只设借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。只设借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。 2 2、 数量金额式明细账数量金额式明细账： 它在收入、发出、结存三栏内，再分别设置它在收入、

10、发出、结存三栏内，再分别设置“数量数量”、“单价单价”、“金额金额”等栏目等栏目明细分类账明细分类账(数量金额式账页数量金额式账页)会计科目会计科目 第第 页页年年凭证号码凭证号码摘要摘要 收入收入 发出发出 结存结存月月 日日数数量量单单价价金金额额数数量量单单价价金金额额数数最最单单价价金金额额 3多栏式明细分类账多栏式明细分类账结构：结构： 它在一张账页上，按明细科目分设若干专栏，集中反映有关它在一张账页上，按明细科目分设若干专栏，集中反映有关明细项目的核算资料。明细项目的核算资料。 格式：格式：制造费用明细账制造费用明细账明细科日明细科日 第第 页页年年 凭证凭证 号码号码摘摘要要 借

11、借 方方贷贷方方余余额额月月日日工资和工资和福利费福利费折旧费折旧费修理费修理费办公费办公费水电费水电费4平行式明细分类账平行式明细分类账 平行式明细分类账也称平行式明细分类账也称横线登记式横线登记式明细分类账。明细分类账。账页结构特点：账页结构特点： 将前后密切相关的经济业务在同一横行内进行详细登记，以将前后密切相关的经济业务在同一横行内进行详细登记，以检查每笔经济业务完成及变动情况。检查每笔经济业务完成及变动情况。格式格式 物资采购明细分类账物资采购明细分类账物资名称或类别物资名称或类别 第页第页年年 凭证凭证 号码号码 摘摘 要要 借方金额借方金额 贷方金额贷方金额 结余金额结余金额月月

12、 日日买价买价采购费用采购费用合计合计第三节第三节 会计账簿的启用和登记会计账簿的启用和登记一、会计账簿的启用规则一、会计账簿的启用规则1 1、启用新的会计账簿时、启用新的会计账簿时： 应在账簿的扉页上填制应在账簿的扉页上填制“账簿启用表账簿启用表”和和“经管账簿人员一览经管账簿人员一览表表”( (有的合称有的合称“账簿启用及交接表账簿启用及交接表”) ) 。 详细填明：企业名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数详细填明：企业名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数( (如为活页账如为活页账应在装订成册后写明页数应在装订成册后写明页数) )和启用日期等。和启用日期等。 填明会计主管人员、记账人员姓名、加

13、盖公章，由会计主管人员和填明会计主管人员、记账人员姓名、加盖公章，由会计主管人员和记账人员签章。记账人员签章。2 2、记账人员更换时、记账人员更换时： 应在主管会计监督下办理交接手续。应在主管会计监督下办理交接手续。 在表内注明交接日期。在表内注明交接日期。 移交人和接管人双方都应签章，以明确责任。移交人和接管人双方都应签章，以明确责任。 二、记账规则二、记账规则 (1)(1)为了保证账簿记录的准确性，必须根据审核无误的会为了保证账簿记录的准确性，必须根据审核无误的会计凭证，及时地登记各种账簿。登记账簿时，应将会计计凭证，及时地登记各种账簿。登记账簿时，应将会计凭证的日期、编号、摘要、金额等逐

14、项登记入账，做到凭证的日期、编号、摘要、金额等逐项登记入账，做到数字准确、摘要简明清楚、登记及时。数字准确、摘要简明清楚、登记及时。 (2)(2)账簿登记完毕，应在账簿登记完毕，应在“过账过账”栏内注明账簿的页数或栏内注明账簿的页数或作出作出“”符号，表示已登记入账，以免重登、漏登，符号，表示已登记入账，以免重登、漏登，也便于查阅、核对，并在记账凭证上签名或盖章。也便于查阅、核对，并在记账凭证上签名或盖章。 (3)(3)为了使账簿记录清晰，防止涂改，记账时必须用钢笔为了使账簿记录清晰，防止涂改，记账时必须用钢笔和蓝、黑墨水或规定使用的圆珠笔书写，不能使用铅笔和蓝、黑墨水或规定使用的圆珠笔书写，

15、不能使用铅笔或不合规定的圆珠笔登账，红色墨水只能在结账划线、或不合规定的圆珠笔登账，红色墨水只能在结账划线、改错和冲账时使用。改错和冲账时使用。 (4)(4)各种账簿必须按事先编写的页码，逐页、逐行顺序连续登各种账簿必须按事先编写的页码，逐页、逐行顺序连续登记，不得隔页、缺号、跳行，如不慎发生此种情况，应在空记，不得隔页、缺号、跳行，如不慎发生此种情况，应在空页或空行处用红色墨水对角划线注销，并注明页或空行处用红色墨水对角划线注销，并注明“作废作废”字样，字样，同时由经手人员会计机构负责人同时由经手人员会计机构负责人( (会计主管人员会计主管人员) )在更正处盖在更正处盖章。对各种账簿的账页不

16、得任意抽换和撕毁，以防舞弊。章。对各种账簿的账页不得任意抽换和撕毁，以防舞弊。 (5)(5)“摘要摘要”栏内的说明，应简明扼要，文字要规范，栏内的说明，应简明扼要，文字要规范，“金额金额”栏的数字应与账页上标明的位数对准，各账户结出余额后，栏的数字应与账页上标明的位数对准，各账户结出余额后，应在应在“借或贷借或贷”栏内写明栏内写明“借借”或或“贷贷”。没有余额的账户。没有余额的账户在在“借或贷借或贷”栏内写栏内写 “平平”字，在字，在“余额余额”栏内写栏内写“0 0”。 (6)(6)每一账页登记完毕，应在账页的最末一行加计本页发生额每一账页登记完毕，应在账页的最末一行加计本页发生额及余额，并在

17、摘要栏内注明及余额，并在摘要栏内注明“过次页过次页”，同时在新账页的首，同时在新账页的首行记入上页加计的发生额和余额，并在摘要栏内注明行记入上页加计的发生额和余额，并在摘要栏内注明“承前承前页页”，以便对账和结账。，以便对账和结账。 (7)(7)账簿记录发生错误时，不得括、擦、挖补，随意涂改或用账簿记录发生错误时，不得括、擦、挖补，随意涂改或用退色药水更改字迹，应根据错误的情况，按规定的方法进行退色药水更改字迹，应根据错误的情况，按规定的方法进行更正。更正。三、更正错账规则o (一)划线更正法o (二)红字更正法o (三)补充登记法(一)划线更正法适用范围： 在结账之前，发现账簿记录有文字或数

18、字错误，而记账凭证无错误。更正方法o 第一步：将错误的文字或数字划一条红线注销，但必须使原有字迹仍可辨认；o 第二步：在划线上方用蓝字填写正确的文字或数字 ，并由记账人员在更正处盖章。o 注意：对于错误的数字，应当全部划红线更正，不得只更正其中的错误数字。对于文字错误，可只划去错误的部分。例：例： 将将8 700误记为误记为7 800更正：更正： 8 7007 800陶郎陶郎（二）红字更正法适用范围: 登记账簿后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目或者金额上有错误。更正方法: 1 1、记账以后、记账以后，发现记账凭证的，发现记账凭证的会计科目和记账会计科目和记账方向方向有错误，金额无错误。有错

19、误，金额无错误。更正：更正： 第一步：第一步：用用红字红字填制一份与原来科目、借贷方填制一份与原来科目、借贷方向和金额相同的记账凭证，据以登记账簿，向和金额相同的记账凭证，据以登记账簿，冲冲销销原有错误的账簿记录；原有错误的账簿记录； 第二步：第二步：用用蓝字蓝字重新填制一份正确的记账凭证，重新填制一份正确的记账凭证，登记账簿。登记账簿。例：生产车间领用甲材料例：生产车间领用甲材料780780元，填制凭证时将应借科元，填制凭证时将应借科目误记为管理费用，并已登记入账目误记为管理费用，并已登记入账。 已登记的记账凭证为：已登记的记账凭证为： 转字第转字第1212号号 借：管理费用借：管理费用 7

20、80780 贷：原材料贷：原材料甲材料甲材料 780780 记账凭证更正如下：记账凭证更正如下：（1 1）转字第）转字第6262号号 借：管理费用借：管理费用 780780 贷：原材料甲材料贷：原材料甲材料 780780（2 2）转字第）转字第6363号号 借：制造费用借：制造费用 780780 贷：原材料甲材料贷：原材料甲材料 780780 账簿记录更正如下：账簿记录更正如下： 原材料原材料 管理费用管理费用 制造费用制造费用 （1）780 （1）780 （3）780 （2）780 （2）780 （3）780 2 2、记账以后，发现记账凭证和账簿记录的金额有错误，而且所记金额大于应记金额，但

21、记账凭证中应借应贷科目并无错误。更正： 按照正确金额与错误金额之间的差额，用红字金额填制一张记账凭证，据以登记入账，冲销其多记部分的金额。 例：某企业以银行存款购买厂部办公用品2000元，填制凭证时误记为20000元，并已登记入账。已编记账凭证如下：（1）银付字第23号 借：管理费用 20000 贷：银行存款 20000账簿记录如下账簿记录如下： 管理费用 银行存款 （1）20000 （1）20000记账凭证更正如下：（2）银付字第67号 借：管理费用 18000 贷：银行存款 18000账簿记录更正如下：账簿记录更正如下： 管理费用管理费用 银行存款银行存款 （1）20000 （1）2000

22、0（2）18000 （2）18000 （三）补充登记法 适用范围： 记账以后，发现记账凭证中应借、应贷科目无错误，但所记金额小于应记金额。 更正方法： 将应记金额与实记金额之间的差额用蓝字填制一张记账凭证，据以登记入账，加以补充。 例：企业收到光明工厂偿还材料款计30000元，填制凭证时误记为3000元，并已登记入账。已编记账凭证如下：已编记账凭证如下：（1 1）银收字第）银收字第2424号号 借：银行存款借：银行存款 30003000 贷：应收账款贷：应收账款 30003000账簿记录如下账簿记录如下： 银行存款银行存款 应收账款应收账款 3000 3000更正：再用蓝字编制一张记账凭证银收

23、字第68号 借：银行存款 27000 贷：应收账款 27000账簿记录更正如下： 银行存款 应收账款 3000 300027000 27000四、四、 对账和结账对账和结账 （一）对账（一）对账 为了保证账簿记录的真实可靠，对账簿和账户所记录的有关为了保证账簿记录的真实可靠，对账簿和账户所记录的有关数据加以数据加以检查和核对检查和核对，这种核对工作，在会计上叫对账。，这种核对工作，在会计上叫对账。 1 1、账证核对、账证核对 将将账簿账簿记录与会计记录与会计凭证凭证相核对相核对 2 2、账账核对、账账核对 (1)(1)总分类账中总分类账中，全部账户的，全部账户的借方余额借方余额合计数应同合计数

24、应同贷方余额贷方余额合计数相符。合计数相符。 (2)(2)总分类账中总分类账中，“现金现金”、“银行存款银行存款”账户的账户的余额数余额数应应同相对应的日记账同相对应的日记账余额数余额数核对相符。核对相符。 (3)(3)总分类账中总分类账中，各账户的月末余额，与所属明细分类账户，各账户的月末余额，与所属明细分类账户月末余额之和核对相符。月末余额之和核对相符。 (4)(4)会计部门有关财产物资的会计部门有关财产物资的明细分类账明细分类账的余额，与财产物的余额，与财产物资保管部门或使用部门相应的资保管部门或使用部门相应的明细账明细账( (卡卡) )核对相符。核对相符。 3 3、账物核对、账物核对

25、指有关财产物资明细账的指有关财产物资明细账的结存量结存量应定期同应定期同实存量实存量核对核对相符相符。 4 4、账款相符、账款相符 (1)(1)现金现金日记账的日记账的账面余额账面余额应同现金的应同现金的实际库存数实际库存数每每日核对相符。日核对相符。 (2)(2)银行存款银行存款日记账的日记账的账面余额账面余额应同银行应同银行对账单对账单核对核对相符，每月至少核对一次。相符，每月至少核对一次。 (3)(3)各种应收、应付各种应收、应付款项款项等明细分类账各账户的等明细分类账各账户的余额余额，应定期与有关单位或个人核对相符；已上交的税金及其应定期与有关单位或个人核对相符；已上交的税金及其他预交

26、款应按规定时间与有关监交部门核对相符。他预交款应按规定时间与有关监交部门核对相符。（二）结账二）结账1 1、结账、结账 就是把一定时期内发生的经济业务在全部登记入账就是把一定时期内发生的经济业务在全部登记入账的基础上，将各种账簿记录的基础上，将各种账簿记录结出结出“本期发生额本期发生额”和和“期末余额期末余额”，从而根据账簿记录，编制会计报表。，从而根据账簿记录，编制会计报表。2.结账手续结账手续o月结月结在各账户的最后一笔数字下，结出本月借方发生在各账户的最后一笔数字下，结出本月借方发生额、贷方发生额和期末余额，额、贷方发生额和期末余额，在摘要栏内注明在摘要栏内注明“本月发生额及期末余额本月发生额及期末余额”字样，字样，在数字的上端和下端各划一根在数字的上端和下端各划一根红线红线。对需要逐月结转累计发生额的账户，在计算本月对需要逐月结转累计发生额的账户，在计算本月发生额及期末余额后，应在下一行增加发生额及期末余额后，应在下一行增加“本年累本年累计发生额计发生额”，然后再在数字下端划一，然后再在数字下端划一红线红线。 月结，是指月末对本月账簿记录所进行的总结。2004 年凭 证摘要借贷借或贷余额月日字号131