如何保障公司管理体系的有效运行？

1、如何保障公司管理体系的如何保障公司管理体系的有效运行？有效运行？公司管理体系现状公司管理体系现状 公司于公司于20062006年年3 3月月6 6日正式全面启动管理体系建设工作，日正式全面启动管理体系建设工作，经过公司全体人员的努力，建立了一套完整的公司管理体经过公司全体人员的努力，建立了一套完整的公司管理体系，已于系，已于20072007年年3 3月月1111日顺利通过认证中心审核并于日顺利通过认证中心审核并于20072007年年4 4月月5 5日获得证书。日获得证书。 由于体系建立后试运行时间较短，所以目前公司的管由于体系建立后试运行时间较短，所以目前公司的管理体系还有许多不完善之处（如文

2、件、记录与实际工作不理体系还有许多不完善之处（如文件、记录与实际工作不能紧密结合、覆盖面小等），制度的适用性等都还需要进能紧密结合、覆盖面小等），制度的适用性等都还需要进一步来细化和完善。一步来细化和完善。 如何保障公司管理体系的有效运行？如何保障公司管理体系的有效运行？ 建立质量、环境和职业健康安全于一体的管理体系建立质量、环境和职业健康安全于一体的管理体系是物业管理企业完善内部管理，建立现代企业制度的必然是物业管理企业完善内部管理，建立现代企业制度的必然趋势，是成为高品质物业管理企业的标志。如何提高管理趋势，是成为高品质物业管理企业的标志。如何提高管理体系运行质量，保障体系的有效运行，实现

3、符合性向有效体系运行质量，保障体系的有效运行，实现符合性向有效性转变是大多数企业一直在关注的问题。作为通用性标准性转变是大多数企业一直在关注的问题。作为通用性标准ISO9001ISO9001、ISO14001ISO14001、OSH18001OSH18001是对世界上许多发达国家是对世界上许多发达国家优秀企业在质量、环境、职业健康安全管理方面的经验总优秀企业在质量、环境、职业健康安全管理方面的经验总结，是具有西方特色的一种管理思想和方法。我国企业在结，是具有西方特色的一种管理思想和方法。我国企业在贯彻这些标准建立和运行管理体系时，就应特别注意结合贯彻这些标准建立和运行管理体系时，就应特别注意结

4、合我们企业的特点，在满足标准要求的前提下，要充分利用我们企业的特点，在满足标准要求的前提下，要充分利用现有的管理方法，将其加以规范或转换，下面就如何保障现有的管理方法，将其加以规范或转换，下面就如何保障公司管理体系有效运行，对影响管理体系有效性的关键因公司管理体系有效运行，对影响管理体系有效性的关键因素谈几点认识。素谈几点认识。 一、领导作用是关键一、领导作用是关键 在整个体系活动中在整个体系活动中“领导作用领导作用”是关键，首先要得到是关键，首先要得到领导重视，同时还必须要有端正和明确的态度。领导应当领导重视，同时还必须要有端正和明确的态度。领导应当创造并保持使员工能充分参与与实现公司目标的

5、工作条件创造并保持使员工能充分参与与实现公司目标的工作条件和内部环境，为员工提供所需的资源和培训，采取激励机和内部环境，为员工提供所需的资源和培训，采取激励机制，鼓励创新，以确保管理体系的有效推行，反之则容易制，鼓励创新，以确保管理体系的有效推行，反之则容易出现出现两张皮两张皮现象。现象。 二、全员参与是基础二、全员参与是基础 体系的运行，需要公司全体人员的积极参与，各个岗位的人员只体系的运行，需要公司全体人员的积极参与，各个岗位的人员只有理解了系统化管理体系的重要性及个人在其中的作用，才能主动、有理解了系统化管理体系的重要性及个人在其中的作用，才能主动、有效地参与其管理活动。从文件的编写，到

6、方针、目标的实现等一系有效地参与其管理活动。从文件的编写，到方针、目标的实现等一系列管理体系的运行都需要集思广益，使之融入到整个管理体系中，必列管理体系的运行都需要集思广益，使之融入到整个管理体系中，必须跳出体系的运行责任只落在几个人身上的怪圈，只有全员参与，才须跳出体系的运行责任只落在几个人身上的怪圈，只有全员参与，才能实现公司管理方针、目标和指标，只有全员参与，才能充分调动员能实现公司管理方针、目标和指标，只有全员参与，才能充分调动员工的积极性和创造性，才能提高企业的整体素质，体现以人为本的思工的积极性和创造性，才能提高企业的整体素质，体现以人为本的思想。当每个人的才干得到充分发挥并能实现

7、创新和持续改进时，公司想。当每个人的才干得到充分发挥并能实现创新和持续改进时，公司将会获得最大收益。将会获得最大收益。 三、克服体系运行中的冷热病三、克服体系运行中的冷热病 体系运行中的冷热病具体表现为：只有到了内审的时候才开始意体系运行中的冷热病具体表现为：只有到了内审的时候才开始意识到公司在贯标，才开始找资料、补记录，到需要进行管理评审时，才识到公司在贯标，才开始找资料、补记录，到需要进行管理评审时，才开始仓促地进行目标实现情况的分析，才来进行数据的东拼西凑，到接开始仓促地进行目标实现情况的分析，才来进行数据的东拼西凑，到接受外审时，才开始紧张忙碌一阵子，过后，又恢复常态，依旧我行我素，受

8、外审时，才开始紧张忙碌一阵子，过后，又恢复常态，依旧我行我素，以前怎么做，现在还怎么做，体系文件的要求以前怎么做，现在还怎么做，体系文件的要求“做你所写，记你所做做你所写，记你所做”的准则都扔到了一边去。这样的运行，只能是形式上的贯标，难以起到的准则都扔到了一边去。这样的运行，只能是形式上的贯标，难以起到提升公司整体素质、工作质量和效果的作用。这一点在体系运行过程中提升公司整体素质、工作质量和效果的作用。这一点在体系运行过程中应尤为注意并努力纠正和克服。应尤为注意并努力纠正和克服。 四、管理体系文件的不断细化和完善四、管理体系文件的不断细化和完善 公司制定的管理体系文件并不是一成不变的，文件能

9、公司制定的管理体系文件并不是一成不变的，文件能否满足实际工作的需要还需要大家在实践中不断验证、完善否满足实际工作的需要还需要大家在实践中不断验证、完善和补充。首先各部门负责人、各主管必须熟悉本部门文件并和补充。首先各部门负责人、各主管必须熟悉本部门文件并与实际工作有效结合，这样才能在实践中发现问题。同时还与实际工作有效结合，这样才能在实践中发现问题。同时还应关注体系内外环境的变化，及时对体系作出适应性调整，应关注体系内外环境的变化，及时对体系作出适应性调整，以满足公司管理体系的充分性。以满足公司管理体系的充分性。 管理体系中管理体系中工作手册工作手册（作业指导书）制定的是否（作业指导书）制定的

10、是否合理，是否能够满足实际工作需要显得更为重要，因为它合理，是否能够满足实际工作需要显得更为重要，因为它将直接反映出我们的工作业绩及效率。将直接反映出我们的工作业绩及效率。工作手册工作手册的细的细化也是管理部今年的重要工作指标，管理部将制定详细工化也是管理部今年的重要工作指标，管理部将制定详细工作计划逐步实施，主要以在项目蹲点的方式为主，分专业作计划逐步实施，主要以在项目蹲点的方式为主，分专业的与各主管一起逐个流程进行梳理，一方面是把现有的流的与各主管一起逐个流程进行梳理，一方面是把现有的流程细化、完善和优化，一方面是查漏补缺，全面覆盖，并程细化、完善和优化，一方面是查漏补缺，全面覆盖，并且监

11、督指导制度的有效执行。且监督指导制度的有效执行。 五、不断强化人员培训，提高管理意识五、不断强化人员培训，提高管理意识 管理体系培训的目的就是加强员工对制度的理解及执管理体系培训的目的就是加强员工对制度的理解及执行，从而实现公司目标，满足客户和其他相关方的需求和期行，从而实现公司目标，满足客户和其他相关方的需求和期望。应特别注意的是，为了达到预期的培训效果，还需及时望。应特别注意的是，为了达到预期的培训效果，还需及时进行培训考核和效果评价，对结果加以改进，寻找改进的机进行培训考核和效果评价，对结果加以改进，寻找改进的机会，制定整改措施，并将其纳入下一阶段的培训计划中。会，制定整改措施，并将其纳

12、入下一阶段的培训计划中。 六、实现内审及管理评审同公司日常管理的六、实现内审及管理评审同公司日常管理的一体化一体化 内审，它能动态地显示质量、环境和职业健康安全管内审，它能动态地显示质量、环境和职业健康安全管理体系的运行状况，是公司自我审核、自我约束、自我完善理体系的运行状况，是公司自我审核、自我约束、自我完善的一种系统性的活动，是保证公司管理体系更加有效运行的的一种系统性的活动，是保证公司管理体系更加有效运行的重要手段，同时也是通向管理评审和外部审核的重要环节，重要手段，同时也是通向管理评审和外部审核的重要环节，所以有效地把内审和公司日常管理联系在一起是非常必要的。所以有效地把内审和公司日常

13、管理联系在一起是非常必要的。 内审应注意以下两方面的内容：内审应注意以下两方面的内容： 1 1明确内审的目的和范围明确内审的目的和范围 内审的目的是验证公司所制定的管理体系的符合性、有内审的目的是验证公司所制定的管理体系的符合性、有效性和适宜性，通过自我诊断的方式来发现问题并分析问效性和适宜性，通过自我诊断的方式来发现问题并分析问题产生的原因，从而解决问题，防止同类问题的再次发生，题产生的原因，从而解决问题，防止同类问题的再次发生，以增强体系自身的免疫力和适宜性。目的不明确，就很容以增强体系自身的免疫力和适宜性。目的不明确，就很容易迷失方向，使该发现的问题没有及时发现、得到解决。易迷失方向，使

14、该发现的问题没有及时发现、得到解决。 内审的范围指管理体系覆盖的范围及其承诺和实施的内审的范围指管理体系覆盖的范围及其承诺和实施的范围，一般以公司部门等来表示。内审时要主次分明，抓范围，一般以公司部门等来表示。内审时要主次分明，抓重点和难点问题出现频繁且集中的部门展开工作，要围绕重点和难点问题出现频繁且集中的部门展开工作，要围绕与体系运行有直接关联的部门和要素进行。与体系运行有直接关联的部门和要素进行。 2 2开好首末会议开好首末会议 首次会议是实施内审工作的开端，是审核组全体成员与首次会议是实施内审工作的开端，是审核组全体成员与受审方有关人员共同参加的会议。内审工作的成效，关键受审方有关人员

15、共同参加的会议。内审工作的成效，关键在于公司人员对内审工作的认识、理解和相互配合支持的在于公司人员对内审工作的认识、理解和相互配合支持的程度。所以要利用首次会议统一思想，详细陈述内审目的、程度。所以要利用首次会议统一思想，详细陈述内审目的、范围及依据，澄清有关问题。审核组和被审核部门之间应范围及依据，澄清有关问题。审核组和被审核部门之间应建立一种相互信任、友好、和谐的协作关系。建立一种相互信任、友好、和谐的协作关系。 末次会议的召开就意味着内审工作的结束，但内审中发末次会议的召开就意味着内审工作的结束，但内审中发现的不符合项的纠正工作要通过跟踪验证来完成，因此，现的不符合项的纠正工作要通过跟踪

16、验证来完成，因此，需要把内审员和相关人员集中起来，通报内审情况，统一需要把内审员和相关人员集中起来，通报内审情况，统一思想和认识，做好纠正措施的落实和跟踪验证。同时，对思想和认识，做好纠正措施的落实和跟踪验证。同时，对不符合项做统计、分析、归纳，让大家充分了解管理体系不符合项做统计、分析、归纳，让大家充分了解管理体系运行中存在的问题，进一步完善体系的建立，为管理评审运行中存在的问题，进一步完善体系的建立，为管理评审打下良好基础。打下良好基础。 管理评审会议应对以下几方面进行评审：管理评审会议应对以下几方面进行评审： 1 1公司管理方针的适用性及宣传贯彻情况。方针的适用公司管理方针的适用性及宣传

17、贯彻情况。方针的适用性可从以下几方面考虑：适用于公司的各类法律法规要求、性可从以下几方面考虑：适用于公司的各类法律法规要求、相关方的愿望和要求、公司服务的变化、市场导向、吸取相关方的愿望和要求、公司服务的变化、市场导向、吸取的经验教训等；的经验教训等； 2. 2. 公司目标指标完成情况及方案的实施情况，并考虑目公司目标指标完成情况及方案的实施情况，并考虑目标标-指标的适用性以及与公司方针的协调性。在目标指标指标的适用性以及与公司方针的协调性。在目标指标完成后，要对照评价出的相关因素及公司的实际情况，以完成后，要对照评价出的相关因素及公司的实际情况，以源头控制、节约资源能源原材料的思想制定新的一

18、轮目标源头控制、节约资源能源原材料的思想制定新的一轮目标指标；指标； 3 3法律法规的符合性评价；法律法规的符合性评价； 4 4公司管理体系文件的修订情况；公司管理体系文件的修订情况； 5 5内审实施情况与内审结果：公司管理体系的运行状况，内审实施情况与内审结果：公司管理体系的运行状况，存在的问题及需要改进的领域。存在的问题及需要改进的领域。 6 6相关方的要求。相关方的要求。 通过管理评审，综合评价建立的公司管理体系的适用通过管理评审，综合评价建立的公司管理体系的适用性、充分性与有效性，并以持续改进的思想来综合考虑体性、充分性与有效性，并以持续改进的思想来综合考虑体系的存在问题及发展方向，以

19、不断地持续改进公司管理体系的存在问题及发展方向，以不断地持续改进公司管理体系，并提高公司管理行为。系，并提高公司管理行为。纠正 策划检查 实施改进 策划检查 实施七、全面贯彻持续改进的要求七、全面贯彻持续改进的要求 持续改进是公司发展的动力，也是公司不断发展壮大的持续改进是公司发展的动力，也是公司不断发展壮大的重要措施。其目的是为了不断提高公司管理体系的有效性和重要措施。其目的是为了不断提高公司管理体系的有效性和效率，实现公司管理方针和目标，提升客户满意度。效率，实现公司管理方针和目标，提升客户满意度。 随着公司的不断发展，都会经历一个由不完善到完善，随着公司的不断发展，都会经历一个由不完善到完善，直至更新的过程。客户对公司的要求也在不断的变化和提高，直至更新的过程。客户对公司的要求也在不断的变化和提高，例如对物业服务质量的要求，这种发展和要求都会促使公司例如对物业服务质量的要求，这种发展和要求都会促使公司变革和改进。因此，公司应建立一种适用机制，以便能适应变革和改进。因此，公司应建立一种适用机制，以便能适应外界环境的这种变化要求，使公司增强适应能力并提高市场外界环境的这种变化要求，使公司增强适应能力并提高市场竞争力，不断改进和提高服务质量。竞争力，不断改进和提高服务质量。 坚持物业服务质量改进是使物业服务质量的管理从追坚持物业服务质量改进