基层行政单位会计工作存在的问题及解决方法

1、1基层行政单位会计工作的重要性及其存在的问题随着经济社会的发展和全面依法治国的深入推进，行政单位会计对于合理有效地监督行政单位的运行，对于相关部门做出经济决策的作用越来越突出。行政单位会计也越来越得到党和国家的高度重视，党的十八届三中全会报告就指出，要“加快建立国家统一的经济核算制度，编制全国和地方资产负债表”。基层行政单位会计是行政单位会计的工作基础和决策数据来源，是行政单位会计能否良好运行的根本点和突破点，基层行政单位会计的重要性不容忽视。另外，近年来对基层行政单位会计的要求越来越高，财政部2013年修订发布的行政单位会计制度（以下简称新制度）要求基层行政单位会计“向会计信息使用者提供与行

2、政单位财务状况、预算执行情况等有关会计信息，反映行政单位受托责任的履行情况，有助于会计信息使用者进行管理监督和决策”，基层行政单位会计人员不仅应做好账务处理工作，还要发挥好会计工作的监督、管理和控制的职能。现阶段基层行政单位会计工作存在一些问题，比较普遍的有：财务监督制度不健全；存货核算不明晰，管理不到位；非流动资产核算不明晰，管理不到位；应缴款项和往来款项核算不明晰，管理不到位；收支、结转和结余核算不明晰，管理不到位；财务报表的编制不规范，报送不及时，所提供的数据不具有参考价值；新会计制度下各会计科目期初余额确认不谨慎。当然，现阶段基层行政单位会计还面临一些如会计人员配备较少，会计人员素质不

3、高、新旧会计制度差异较大等客观困难。2基层行政单位会计工作存在问题的解决方法21加强本单位财务监督制度建设财务部2012年颁布的行政单位财务规则提出基层行政单位应建立健全财务监督制度，同时规定基层行政单位财务监督要包括对预算管理、收入管理、支出管理、结转和结余管理、资产管理、负债管理等管理情况的监督。基层行政单位应建立健全内部控制制度、经济责任制度、财务信息披露制度等制度。基层行政单位监督制度对于规范基层行政单位财务工作，明确人员权责、加强资产管理、规范资金拨付、严格报销人员经费和公用经费、加强基层行政单位内部控制能力，保证基层行政单位廉洁高效地运行，保证基层行政单位所负责项目的效益具有重要意

4、义。鉴于基层行政单位工作较繁杂，财务监督人员较少，其制定的财务监督制度应简洁明了，切实可行，但至少应包含有对本单位组织结构及职责分工、财务人员岗位职责和权限、会计记录控制、资产控制、资金拨付控制、经费核销控制、项目资金管理、基建资金管理、预决算控制、工作报告等方面的规定。基层行政单位应根据行政单位财务规则，再结合本单位实际情况，制定本单位财务监督制度，并报经有关部门批准。已制定财务监督制度的要仔细检查相关制度是否符合法律法规、是否健全、是否合理可行，必要时要做出修订。基层行政单位还应在本单位内部定期组织学习财务监督制度，并在日常工作中保证财务监督制度落到实处。22加强存货的核算与管理新制度将行

5、政单位会计科目下的“库存材料”科目替换为“存货”科目，“存货”科目的核算范围较原有“库存材料”有所扩大，充分说明了财政部对行政单位存货管理的重视。加强存货管理对于严格存货领用，妥善保管存货，存货盘亏损毁责任追查、存货长效监察机制的建立都有着深刻的意义。行政单位购入的物资和用品较多，既有不纳入存货核算的随买随用的零星办公用品，又有要纳入存货核算的办公用品、未达到固定资产计量标准的低值办公家具、专用物资等。行政单位会计人员首先要做的是确定哪些物资要纳入存货核算，确定其初始价值后进行相应的会计处理，每个会计期间终了，要做好存货本期领用清点和盘点工作并进行相应的会计处理。同时，应按存货的种类、规格和保

6、管地点对存货进行明细核算。221存货增加时的会计处理存货增加时，根据实际情况编制如下分录：借：经费支出基本支出办公费/经费支出项目支出项目贷：银行存款/库存现金借：存货贷：资产基金存货222存货领用时的会计处理一个会计期间终了，基层行政单位会计人员应对本期领用存货数进行清点，编制如下分录：借：资产基金存货贷：存货223存货盘亏时的会计处理对于本期存货发生的盘亏损失，查明原因后，编制如下分录：借：待处理财产损益待处理流动资产损益贷：存货借：资产基金存货其他应收款等 贷：待处理财产损益待处理流动资产损益224存货的明细核算会计人员可以设立存货辅助账，通过存货辅助账对存货进行明细核算。存货辅助账应包

7、括存货名称、计量单位、取得方式、期初数量和金额、本期购买数量和金额、本期耗用数量和金额、期末数量和金额、盘盈盘亏数量和金额、盘点人等条目。会计人员应在存货购进、清点和盘点时，在存货辅助账相应条目下进行登记，并及时与存货实存情况进行核对。如果基层行政单位采用电子报表填列存货辅助账，并在账页内设置取数公式，相关处理就比较方便了。在对存货进行核算与管理时，既要严格遵循相关法律法规，又要考虑会计计量和资产管理的连续性和简便性。23加强非流动资产的核算与管理231非流动资产增加时的会计处理分类、计量和录入非流动资产是对非流动资产进行管理的开始，对于提高其管理水平，细化其管理责任，监督其使用具有重要意义。

8、基层行政单位的非流动资产较多，包括办公家具、办公软件、专用物资、专用器械、在建工程等，会计人员首先要做的是通过查阅采购发票、实地勘察等手段，依照定义将本期增加的非流动资产分为固定资产、在建工程和无形资产等，准确计量其初始金额后做出会计处理。行政单位会计人员在分类时，应注意到不能够增加固定资产、公共基础设施使用效能或延长其使用寿命的修缮、维护不计入在建工程核算；办公软件因为其本身不具有实物载体的特性，应作为无形资产而不是固定资产来核算；在建工程既要在会计账套中进行核算，又按照基建会计处理的要求进行账务处理。（1）固定资产在取得时，根据实际情况编制如下分录：借：经费支出基本支出办公费/经费支出项目

9、支出项目贷：银行存款/库存现金借：固定资产贷：资产基金固定资产（2）在建工程在建设和安装时，根据实际情况编制如下分录：借：经费支出基本支出办公费/经费支出项目支出项目贷：银行存款/库存现金借：在建工程贷：资产基金在建工程（3）无形资产在取得时，根据实际情况编制如下分录：借：经费支出基本支出办公费/经费支出项目支出项目贷：银行存款/库存现金借：无形资产贷：资产基金无形资产232固定资产折旧盘亏和无形资产摊销时的会计处理本期固定资产发生的折旧，编制如下分录：借：资产基金固定资产贷：累计折旧本期固定资产发生的盘亏损失，查明原因后，编制如下分录：借：待处理财产损益待处理流动资产损益贷：固定资产借：资产

10、基金固定资产其他应收款等贷：待处理财产损益待处理流动资产损益本期无形资产发生的摊销，编制如下分录：借：资产基金无形资产贷：累计摊销233在建工程完工和毁损的核算在建工程完工后，编制如下分录：借：资产基金在建工程贷：在建工程借：固定资产贷：资产基金固定资产在建工程发生的盘亏损失，查明原因后，编制如下分录：借：待处理财产损益待处理流动资产损益贷：在建工程借：资产基金在建工程其他应收款等贷：待处理财产损益待处理流动资产损益234固定资产、在建工程和无形资产的明细核算会计人员应按固定资产类别、项目和使用部门等对固定资产进行明细核算，应按具体工程项目等对在建工程进行明细核算，应按无形资产的类别、项目等对

11、无形资产进行明细核算。会计人可以设立固定资产辅助账，通过固定资产辅助账对固定资产进行管理。固定资产辅助账应包括资产分类名称及代码、资产名称、规格型号、品牌、取得方式、取得日期、折旧方式、法定折旧月数、期初已提折旧月数、购入价值、期初折旧、本期折旧、折旧合计、资产净值、使用部门、保管人、盘点人等条目。固定资产购进、折旧、后续支出和处置时，会计人员应在固定资产辅助账相应条目下进行登记，并及时与固定资产实存情况进行核对。会计人员可以设立在建工程辅助账，通过在建工程辅助账对在建工程进行明细核算。在建工程辅助账应包括工程名称、建造方式、建造开始日期、建造时限等条目。在建工程在开始建造、发生后续费用和转为

12、固定资产时，会计人员应在在建工程辅助账相应条目下进行登记，并及时与在建工程实际完成情况进行核对。会计人员可以设立无形资产辅助账，通过无形资产辅助账对无形资产进行明细核算。无形资产辅助账应包括资产名称、取得方式、取得日期、摊销方式、法定摊销月数、期初已提摊销月数、购入价值、期初摊销、本期摊销、摊销合计、资产净值、使用部门、保管人、盘点人等条目。无形资产购进、摊销、后续支出和处置时，会计人员应在无形资产辅助账相应条目下进行登记，并及时与无形资产实存情况进行核对。如果基层行政单位采用电子报表填列上述辅助账，并在账页内设置取数公式，相关处理就比较方便了。在对固定资产、在建工程和无形资产等非流动资产进行

13、核算与管理时，既要严格遵循相关法律法规，又要考虑会计计量和资产管理的连续性与简便性。24加强应缴款项和往来款项的核算与管理241加强应缴款项的核算与管理 新制度撤销了“应缴预算款”、“应缴财政专户款”科目，增加了应缴财政款科目。新制度下，基层行政单位应缴款项被界定为在业务活动中按规定向有关单位和个人收取的应上缴财政预算的各种款项，包括行政性收费、政府性基金、罚没收入、其他应缴财政的资金等。基层行政单位会计人员应继续做好应缴财政款的核算与管理工作，并对应缴财政款进行明细核算，便于管理和按时清缴。建议会计人员设立应缴款项辅助账，应缴款项辅助账应包括收入名称、收入明细、凭证字号、金额等条目，应缴款项

14、增加、减少和核销时，会计人员应在应缴款项辅助账相应条目下进行登记。242往来款项管理新制度撤销了“暂付款”科目和“暂存款”科目，增加了“应收账款”、“预付账款”、“其他应收款”、“应付账款”、“其他应付款”、“长期应付款”等科目，对往来款项会计核算的明晰性提出了更高的要求。基层行政单位会计人员在核算每一笔往来款项时，应根据其性质及实际收还款时限将其计入相应科目进行核算。值得注意的是，对于按进度支付的工程款应作为预付账款核算，工程审验结束后再及时核销。（1）发生时根据实际情况编制如下分录：借：预付款项贷：资产基金预付款项借：经费支出项目支出项目贷：银行存款/库存现金（2）审验结束后编制如下分录：

15、借：资产基金预付款项贷：预付款项基层行政单位会计人员应对往来款项进行明细核算，建议会计人员设立往来款项辅助账，往来款项辅助账应包括对方单位名称、发生事由、凭证字号、金额等条目，往来款项增加、减少和核销时，会计人员应在往来款项辅助账相应条目下进行登记，并及时与往来款项实存情况进行核对。25加强收支、结转和结余的核算与管理基层行政单位做好收支的核算与管理工作对于掌握本单位资金的使用和结转结余情况，防止资金的流失和滞留，提高资金的使用效益具有重要意义。新制度在收支科目上调整不大，但撤销了“结余”科目，增加了“财政拨款结转”、“财政拨款结余”、“其他资金结转结余”科目，这就要求会计人员在进行资金结转结

16、余时既要区分财政拨款资金结转结余和非财政拨款资金结转结余，又要区分结转资金和结余资金。251收支、结转和结余科目的设置在收支科目的设置上，基层行政单位会计人员应在“财政拨款收入”、“其他收入”、“经费支出”、“拨出经费”科目下设置下级科目，做到将基本收支与项目收支分开核算，将项目收支按项目分开核算，将财政拨款资金收支与其他渠道来源资金收支分开核算，将本单位经费与拨给下级预算单位的经费分开核算。会计人员在设置收支科目时还要充分考虑本单位的实际情况，做到收入科目与支出科目一一对应，收支科目清楚明了、不重复，收支科目有利于本单位所实施项目的核算。另外值得注意的是政府收支分类科目不等同于会计科目，其在

17、会计账套中的作用更多地在于明细核算。在结转结余科目的设置上，基层行政单位会计人员应在“财政拨款结转”、“财政拨款结余”、“其他资金结转结余”科目下设置下级科目，做到将其他渠道来源资金的结转结余与财政拨款拨入资金的结转结余分开核算，将本单位经费的结转结余与拨给下级预算单位经费的结转结余分开核算，将基本收支的结转结余与项目收支的结转结余分开核算。252收支、结转和结余的管理基层行政单位会计人员要做好资金收支的监督管理工作。会计人员应与业务经办人员加强对接，检查项目的实施情况，收款方账户信息等相关财务信息，审查无误后方可拨付款项，确保资金的安全和效益。特殊情况如涉及政府补助的，要对被补助单位是否符合

18、补助要求进行检查；拨付给下级预算单位的项目资金，要检查项目的实施情况和资金使用情况。基层行政单位负责人和业务经办人员对会计人员的该项工作应予以支持。基层行政单位会计人员还应做好重点项目的明细核算工作，建议会计人员设立各项目的收支明细账，收支明细账可采用三栏式明细账，具体应包括日期、摘要、凭证字号、收到金额、支出金额、结余金额、结余方向等条目。会计人员应在对项目资金收支情况进行会计处理的同时填列该收支明细账。每年度终了，基层行政单位应做好本年度资金收支的期末结转结余工作，根据每一笔剩余资金的属性，将其结转到相应科目。一般情况下，项目审验完成后的剩余资金和基本收支剩余资金均应作为结余资金核算。26

19、做好财务报表的报送工作行政单位财务报表是整体反映行政单位财务状况、收支情况和国有资产管理情况的重要的资料，也是判断单位财务制度是否健全，内部管理制度是否完善的重要依据。新制度将财务报表定性为“反映行政单位财务状况和预算执行结果的书面文件”，充分肯定了财务报表的作用。定期报送符合规定并具有实际效用的财务报表有助于业务经办人员了解相关项目资金的收支情况，有助于本单位负责人、财政部门和有关部门全面了解本单位当期财务运行情况，有助于行政单位做好内部控制工作。新会计制度规定基层行政单位应在会计期间终了编制本会计期间资产负债表、收入支出表、财政拨款收入支出表等财务报表。考虑到基层行政单位期末结转工作一般以

20、年为单位这一实际情况，资产负债表、收入支出表、财政拨款收入支出表等财务报表的编制应在会计年度终了进行，力求全面完整，真实准确。为及时掌握本单位资金使用情况，会计人员还应在每会计年度终了编制资金使用情况表、存量资金情况表和对本单位财务情况进行说明的报告性文件。资金使用情况表应包括当前会计年度到位的或以前年度到位但和当前会计年度相关的各笔资金的到位金额、使用金额、结余金额，存量资金情况表应包括本单位所有存量资金的明细情况，报告性文件应包括对本单位当前会计年度资产情况、负债情况、收入支出情况、结转和结余情况、财务监督工作运行情况等财务情况的说明。如果基层行政单位有其他规定的，在不影响上述报表报送的基

21、础上，遵从相关规定。对于收入来源渠道较多的基层行政单位建议在收支情况表中按照来源渠道对资金收支情况进行分表列示并编制汇总表对资金收支情况进行汇总。27做好新制度下各会计科目期初余额的确认工作根据财政部2013年印发的新旧行政单位会计制度有关衔接问题的处理规定，行政单位要将2013年12月31日原账中各会计科目余额按照该规定进行调整，按照调整后科目余额编制科目余额表，作为新账各会计科目的期初余额，新账各会计科目期初余额的确定成为了新旧会计制度衔接工作中首先要解决的问题。会计人员在进行新账各会计科目期初余额的确定时，需要重点关注以下事项：（1）存货和非流动资产的期初余额调整。会计人员应按照新的分类

22、标准将原有存货、固定资产、在建工程和无形资产进行盘点和计量，得到汇总数后，分别作为新制度下各科目的期初余额。（2）往来款项的期初余额调整。会计人员应根据原“暂付款”、“暂存款”科目下核算的往来款项的性质将其进行拆分，分别作为新制度下各科目的期初余额。（3）结转结余科目的期初余额调整。会计人员应根据原“结余”科目下核算的结转结余资金的性质将其进行拆分，分别作为新制度下各科目的期初余额。在此过程中，会计人员应对新账中各会计科目期初余额的调整数和调整办法进行详细说明并附上证明材料，对于需要追溯到以前年度的，注明每一年度调整数；对于调整金额较大的，报经财政部门和其他相关部门批准后方可调整。上述方法立足

23、于现阶段基层行政单位会计实际情况，充分考虑到了基层行政单位现阶段面临的问题和困难，上述方法也是提高基层行政单位现有会计核算效率、财务监督水平的较为简便易行的方法。基层行政单位会计人员可以结合本单位实际对上述方法加以吸收和应用，基层单位会计人员也应认真学习相关法律法规，在日常工作中及时总结经验，积极探索一条适合本部门会计工作的道路。1 the importance of the basic administrative units accounting work and problemsAlong with the economic and social development and the

24、comprehensive and thorough going efforts to promote the rule of law, administrative units accounting to supervise the administrative units, effectively for related departments to make economic decisions are playing an increasingly important role. Administrative units accounting is becoming more and

25、more get of the party and the state attaches great importance to, the third plenary session of the 18 report pointed out that to speed up the establishment of national unified accounting system, the formulation of the national and local balance sheet. Grassroots administrative units accounting is th

26、e basis of administrative units accounting work and decision making data source, is good running of the administrative units accounting basic point and the breakthrough point, the importance of the basic administrative units accounting cannot be ignored.In addition, in recent years, more and more hi

27、gh to the requirement of grassroots administrative units accounting, the ministry of finance issued revised 2013 administrative units accounting system (hereinafter referred to as the new system) for grassroots administrative units accounting to provide accounting information users with administrati

28、ve unit for finances, budget, implementation and related accounting information, reflect the implementation of administrative accountability unit, will help the accounting information users in the supervision and management decisions, the grassroots administrative units accounting personnel should n

29、ot only to do a good job of accounting treatment, and the supervision of the accounting work, play a good management and control functions.There exist some problems in the present basic administrative units accounting work of common are:Financial supervision system is not sound; Inventory accounting

30、 is not clear, management does not reach the designated position; Non-current assets accounting is not clear, management does not reach the designated position; Any item and payment business accounting is not clear, management does not reach the designated position; Balance of payments, carry forwar

31、d and balance calculation is not clear, management does not reach the designated position; The establishment is not standard, of the financial statements is not timely, the data provided do not have reference value; All accounts under the new accounting system of the beginning balance confirmation i

32、s not careful. At present administrative units at the grass-roots level, of course, also face some such as accounting personnel less, accounting personnel quality is not high, the objective difficulties such as the differences between old and new accounting system.2 at the grass-roots level administ

33、rative units accounting work problems solution21 to strengthen financial supervision system constructionIssued by the ministry of finance in 2012 of the administrative units accounting rules put forward administrative units at the grass-roots level shall establish a sound system of financial supervi

34、sion, at the same time requires administrative units at the grass-roots level financial supervision, to include the budget management, revenue and expenditure management, carry forward and balance management, asset management, liability management and supervision and management. Administrative units

35、 at the grass-roots level shall establish a sound system of internal control, economic responsibility system, the financial system of information disclosure system, etc.Administrative units at the grass-roots level supervision administrative units at the grass-roots level to the standard financial w

36、ork, clear responsibilities, strengthen asset management, standardization of funds allocated, strict reimbursement funds and public funds, strengthening the internal control ability, administrative units at the grass-roots level to ensure administrative units at the grass-roots level clean run effic

37、iently, ensure the administrative units at the grass-roots level was responsible for the benefit of the project is of great significance.In view of the basic administrative units is multifarious, financial supervision personnel is less, the formulation of financial supervision system should be simpl

38、e, practical, but should contain at least this unit the organizational structure and division of duties, financial personnel post responsibility and authority and accounting records control, control of assets and funds allocated to control control, funds cancel after verification, the project funds

39、management, construction fund management, budget control, work report, etc.Administrative units at the grass-roots level shall, according to the administrative units accounting rules and in combination with the practical situation of this unit, unit of financial supervision system are formulated, an

40、d reported to the relevant departments for approval. Established financial supervision system to examine whether compliance with laws and regulations, improve the relevant system, whether reasonable and necessary to make revision. Administrative units at the grass-roots level should also be studied

41、in this unit organize regular internal financial supervision system, and guarantee in the daily work of financial supervision system into effect.Strengthen the accounting and inventory managementUnder the new system will be administrative units accounting subjects of stock material subject is replac

42、ed by inventory course, the range of accounting inventory course is the original inventory material, fully illustrates the Treasury of the inventory management of administrative units. Strengthening the inventory management for strict, should properly keep in stock, inventory loss destroyed responsi

43、bility tracing, inventory the establishment of a long-term supervision mechanism is of profound significance.Administrative units purchased materials and supplies more, both as you buy, not included in the inventory accounting with sporadic office supplies, and to include inventory accounting office

44、 supplies, low-value office furniture that do not meet the measurement standard of fixed assets, special materials, etc. Administrative units accounting personnel the first thing to do is determine what material to include inventory accounting, determine the initial value for the corresponding accou

45、nting treatment, after the end of each accounting period, to do a good job and current recipients counted and physical count for the corresponding accounting treatment. At the same time, should according to stock type, specification and storage location for inventory accounting details.221 the accou

46、nting treatment of inventory increaseWhen the inventory is added, according to the actual situation the following entries:Borrow: spending - basic spending - office/spending - - xx project project expensesBorrow: bank deposit/inventory in cashBorrow: inventoryBorrow: asset funds - inventories222 inv

47、entory recipients in accountingAt the end of an accounting period, the grassroots administrative units accounting personnel inventory number counting of recipients to deal with this issue, the following entries:Borrow: fund assets, inventoryCr: inventory223 the accounting treatment of inventory shri

48、nkageTo the plate the current inventory losses, after find out the reason, the following entries:Borrow: pending property profit and loss - current assets gains and losses to be processedCr: inventoryBorrow: fund assets, inventoryOther receivables and other loans: pending property gains and losses -

49、 current assets gains and losses to be processed224 stock detail business accountingAccountants may establish inventory auxiliary account, auxiliary by inventory account for inventory accounting details. Inventory account should include inventory name, unit of measurement, obtains the way, at the be

50、ginning, this purchase quantity and amount, quantity and amount for current consumption, the final number and amount, quantity and amount for inventory surplus dish deficient, inventory quantity and amount for entry. Accounting personnel should be in purchase inventory, inventory, and inventory, und

51、er the corresponding item in the inventory auxiliary account registration, and check with inventory factual situation in time. If administrative units at the grass-roots level using spreadsheet filled up inventory auxiliary account, and set up around a ZhangYe access formula, correlation processing

52、is more convenient.In the inventory accounting and management, should strictly follow the relevant laws and regulations, also want to consider the continuity of accounting measurement and asset management and simple.23 strengthen non-current assets accounting and management231 the accounting treatme

53、nt of non-current assets increaseClassification, measurement and entry non-current assets is the beginning of the non-current assets management, to improve the management level, refining its management responsibility, supervision and its use is of great significance. Administrative units at the gras

54、s-roots level of non-current assets, including office furniture, office software, special materials, special equipment, construction engineering, etc., the first thing to do is through the accounting personnel purchasing invoices, field investigation, according to the defined this increased non-curr

55、ent assets can be divided into fixed assets, projects under construction and intangible assets, such as accurate measurement after its initial amount to make accounting treatment.Administrative units accounting personnel in the classification, should notice not to increase the fixed assets, and publ

56、ic infrastructure use efficiency and prolong the service life of repair, maintenance is not included in the calculation of projects under construction; Office software because of its itself does not have the characteristics of physical carrier should be as intangible assets rather than fixed assets accounting; Projects under construction should not only in accounting books set of accounting, and accounting treatment in accordance with the requirements of the capital construction accounting treatment.(1) in fixed assets, according to the actual situation the following entries:Borrow: spending