让数据说话——商务图表制作

1、让数据说话商务图表制作目录页CONTENTS PAGE1图表基础2图表制作3误区解析4高级图表过渡页TRANSITION PAGE认识图表103】图表的分类04】图表的结构01】图表的定义02】图表的特性图表的定义图表是将统计数据进行可视化展示的一种手段。图表分为 信息图表 和 数据图表，本课件讲的是数据图表。65%35%信息图表20072008200920102011201220132014数据来源：市场部单位：万销售额年均交易额数据图表0103图表6图表的特性图表表达的准确性对所示事物的内容、性质或数量等处的表达应该准确无误。02信息表达的可读性在图表认识中应该通俗易懂，尤其是对于大众传达

2、的图表。图表设计的艺术性图表是通过视觉的传递来完成，必须考虑到人们的欣赏习惯和审美情趣。54.543.532.521.510.50系列 1系列 3系列 2类别 1类别 2类别 3类别 4类别 5图表的分类 柱形图010123456类别 1类别 2类别 3类别 4系列 1系列 2系列 3 折线图02图表的分类第一季度第二季度第三季度第四季度 饼 图03图表的分类0123456类别 1类别 2类别 3类别 4系列 3系列 2系列 1 条形图04图表的分类051015202530352002/1/52002/1/62002/1/72002/1/82002/1/9系列 1系列 2 面积图05图表的分类

3、00.511.522.533.500.511.522.53Y 值 散点图06图表的分类05101520253035紧致度白皙度光滑度光泽度柔润度A类化妆品B类化妆品 雷达图07图表的分类0102030405060702002/1/52002/1/62002/1/72002/1/82002/1/9盘高盘低收盘 股价图08图表的分类0123456类别 1类别 2类别 3类别 4系列 1系列 2系列 3 曲面图09图表的分类0500100015002000250030003500总费用房租水电费交通费伙食费日用品费占位金额图表的分类 瀑布图10图表的分类00.511.522.533.5400.511

4、.522.533.54Y 值 气泡图11图表的分类第一季度第二季度第三季度第四季度 圆环图11图表的结构012345678920072008200920102011201220132014数据来源：市场部单位：万销售额年均销售额绘图区网格线坐标轴图表标题数据系列图 例图表区012345678920072008200920102011201220132014单位：万图表标题的作用年均交易额标题所传达的观点是整个图表的魂过渡页TRANSITION PAGE制作图表201】图表制作的基本原则02】图表制作的一般步骤03】案例：基础饼图制作图表制作的基本原则01020403根据数据或观点表达的需要选择

5、最合适的表达形式(插图或表格)图表的设计要基于成果的表达，准确的突出作者的贡献图表的表达要考虑到读者的理解水平，应具有“自明性”图表的形式应尽量简洁，所承载的问题不要过多随心所欲格式化图表元素如何快速进入格式对话框用鼠标双击该对象即可唤出对应的格式对话框选中该对象后，按“Ctrl+1” 快捷键也可唤出对应的格式对话框选中该对象后，右键菜单中会出现相应的格式子菜单图表区格式图表区格式对话框中，有图表选项和文本选项两个选项卡图表选项：是指在图表选项卡中设置图表区的边框和填充色、阴影和柔化边缘、大小属性和位置文本选项：是指对图表中文字的填充色和边框进行设置绘图区格式绘图区格式对话框中，只有绘图区选项

6、卡绘图区选项：是指在图表选项卡中设置图表区的边框和填充色、阴影和柔化边缘、大小属性和位置当我们还没有形成自己的图表风格的时候，我们往往喜欢在图表区或者绘图区里设置渐变的填充色效果或者其他图片，殊不知会影响图表中重点信息的传递。数据系列格式数据系列格式对话框中，有填充、坐标轴和系列选项四个选项卡填充：若是柱形图等填充型的图表类型，则可以设置边框线和填充色； 若是曲线图类型，则可以设置曲线的线型和数据标记；坐标轴：用于将选定的数据系列设置到主坐标轴或是次坐标轴。这个选项只有在图表中有多个数据系列时才可使用选项：若是柱形图或条形图，可以在这里设置重叠比例和分类间距；若是曲线图，可以在这里设置垂直线、

7、涨跌主线；若是饼图，可以在这里设置第一扇区的起始位置；若是气泡图，可以在这里设置使用气泡的面积还是宽度来代表数值大小。坐标轴格式坐标轴格式对话框中，包括坐标轴、刻度线标记、标签、对齐、数字五个选项卡对齐：在这里设置坐标轴文本的方向。坐标轴：调整最小值和最大值，主要单位和次要单位。刻度线标记：调整刻度线标签之间的分类数，也就是每隔几个数据点显示一次标签。标签：在这里设置数据标签的位置或与坐标轴的距离。数字：坐标轴的数字格式可以通过常用工具栏设置，但这里可以设置自定义的数字格式，某些图表技巧会利用到这里的自定义数字格式。图表选项图表选项对话框包括图表标题、坐标轴标题、坐标轴、网格线、图例、数据标签

8、、数据表、参考线、误差线、趋势线9个选项卡图表标题：当图表标题较长时，一般建议不启用标题元素本身，而是使用单元格或文本框来代替坐标轴标题：若非必要，一般不使用(散点图因为有两个坐标轴，一般需要使用)坐标轴：在这里设置分类轴的类型是“分类”的，还是“时间刻度”的网格线：在这里设置是否显示水平和垂直的网格线(一般建议使用水平的网格线，作为比较数值大小的参考)。数据表：可以勾选是否在图表的X轴下方显示一个数据表(由于数据表会占用过多的图表空间，一般不建议使用)向图表追加数据系列鼠标拖放法：选中待加入的数据区域，鼠标至于边框，出现十字箭头时，按下鼠标将其拖放到图表上释放即可。复制粘贴法：选中待加入的数

9、据区域，Ctrl+C复制，再选中图表，Ctrl+V粘贴。框线扩展法：选中图表时，其源数据区域周围会出现紫、绿、蓝的不同框线。如果待加入数据与已有数据是连续的，可以拽住蓝色框线的右下角，出现双向箭头时，将篮框区域拉大到包含待加入数据即可。对话框添加：选中图表，右键数据源系列添加，即可增加一个数据系列，然后在名称、值、分类轴标签的输入框中指定数据源让F4键完成重复设置的任务快捷键F4的用途：输入公式时用来循环切换相对地址和绝对地址 重复上一次的操作数据系列的选择用鼠标直接点选需要的数据系列。箭头循环选择：选中图表后，按上或下箭头，光标焦点会在个图表元素之间循环切换，一直到想要你的数据系列被选中即可

10、。通过图表工具栏选择：当选中图表时，图表工具栏会变亮，最左边是一个图表元素的下拉框，点击选择想要的图表元素。选中图表后，单击鼠标右键，在弹出的对话框中最右面的图表元素的下拉框，点击选择想要的图表。改变数据系列的图表类型Excel图表中的每一个数据系列，都可以单独设置其图表类型制作简单的柱形图或曲线图，然后选中需要修改图标类型的数据系列，单击鼠标右键图表类型，在对话框中选择需要的图表类型，则该系列会变成制定的图表类型。删除辅助系列的图例项两次点击鼠标法：第一次单击鼠标选中图例，再单击鼠标选中要删除的图例项，按Del键，即可删除该图例项。快速复制图表格式选中已格式化好的图表，Ctrl+C复制；再选

11、中待格式化的图表，点击菜单“编辑选择性粘贴格式”，即可把源图表的格式应用到目标图表上。将源图表复制一份后，再将其数据源修改为新的目标数据区域。跨电脑复制自定义图表类型图表制作的一般步骤季 度销 售Q140Q260Q380Q496准备数据源01020304选择图表类型01020304制作图表美化图表案例：基础饼图制作饼图显示一个数据系列中各项的大小，与各项总和成比例，饼图中的数据点显示为整个饼图的百分比。 使用饼图的五种情况：仅有一个要绘制的数据系列；要绘制的数值没有负值；要绘制的数值几乎没有零值；不超过七个类别；各类别分别代表整个饼图的一部分。40%21%15%9%15%午餐销售客额三明治沙

12、拉汤饮 料甜 点01. 准备数据源注：仅排列在工作表的一列或一行中的数据可以绘制到饼图中。在A2:A6单元格区输入各个项目；B1:B6单元格区域中输入午餐销售客额(如下图所示)。AB1菜 单午餐销售客额2三明治40%3沙拉21%4汤15%5饮料9%6甜点15%02. 选择图表类型 选中A1:B6单元格区域。【插入】【图表】【饼图】。03. 制作饼图 单击【确定】，则出现如下图所示的饼图。40%21%15%9%15%午餐销售客额三明治沙 拉汤饮 料甜 点04. 美化图表 选中图表区域，激活【图表元素】选项卡。【图表元素】【数据标签】 【数据标签外】。 同上：【图例】【右】。04. 美化图表 选中

13、图标区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【设置图标区域格式】。 在弹出的的【设置形状格式】对话框中选择【填充】【纯色填充】，对图表区、绘图区颜色进行美化。 选中图表标题、图例、数据标签，对字体大小和颜色进行美化。40%21%15%9%15%午餐销售客额三明治沙 拉汤饮 料甜 点过渡页TRANSITION PAGE解析误区301】混乱的饼图分割02】折线图线条的粗细03】折线图中使用不连贯线条04】折线图的基线05】条形图的排列顺序06】柱形图零基线07】柱形图数据条宽度12345误区1.混乱的饼图分割饼图的设计应直观而清晰，一般情况下，分割不应该超过5块；将最大的部分顺时针放在12点钟方

14、向，便于读者识别，并能更好的对此部分进行强调，第二部分逆时针在12点钟方向，剩下的部分按逆时针方向依次排列；也可将最大的部分顺时针放在12点钟方向，剩余部分按顺时针降序排列。1234512345误区2.折线图线条的粗细线条太细，难以辨识线条太粗，隐藏细节线条适中误区3.在折线图中使用不连贯的线条0123456类别 1类别 2类别 3类别 40123456类别 1类别 2类别 3类别 4相反，使用实线和颜色，容易进行区分虚线容易分散注意力，不易进行区分误区4.折线图的基线507510012515010010511011596100120116106100约占图表区域的三分之二太过水平，遮盖信息太

15、过夸张，夸大趋势恰当高度误区5.条形图排列顺序1.8梨子2.8香蕉4.4葡萄2.4苹果4.4葡萄2.8香蕉2.4苹果1.8梨子数据应该按照一定的顺序规律进行排列误区6.柱形图零基线22.533.544.5201345不以零基线为起始线的柱形图具有误导性误区7.柱形图数据条宽度图表直条太窄太窄的直条，会让视线集中在空白区域合理的宽度直条宽度约为条间距的2倍过渡页TRANSITION PAGE高级图表301】混乱的饼图分割02】折线图线条的粗细03】折线图中使用不连贯线条04】折线图的基线05】条形图的排列顺序06】柱形图零基线07】柱形图数据条宽度瀑布图29001200300200900300总

16、费用房租水电费交通费伙食费日用品费生活开销主要为住和吃深圳月最低生活费组成资料来源：天涯网单 位：元01. 准备数据源 在A2:A7单元格区输入各个项目；C2:C7单元格区域中输入金额。 在B2单元格输入0；在B3单元格输入=$C$2-SUM($C$3:C3)，下拉公式。 占位 辅助列构造完成。(如下图所示)ABC1项 目占 位金 额2总费用029003房租170012004水电费14003005交通费12002006伙食费3009007日用品费0300 选中A1:C7单元格区域。【插入】【图表】【柱形图】 【堆积柱形图】。02. 创建图表 选中“占位”系列，设置数据系列格式。 选中“占位”系

17、列后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【设置数据系列格式】。 在弹出的的【设置形状格式】对话框中选择【填充】【无填充】。03. 设置系列格式 选中“金额”系列，设置数据系列格式。 选中“金额”系列后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【设置数据系列格式】。 在弹出的的【设置形状格式】对话框中选择【填充】【纯色填充】【填充颜色橙色】 。03. 设置系列格式 选中“水平坐标轴”，单击鼠标右键，在弹出的快捷餐单中单击【设置坐标轴格式】。 【坐标轴选项】【主要刻度线类型】【无】；【线型】【宽度】【1.5磅】。 选中“垂直坐标轴”，按下Del键，删除“垂直坐标轴”。04. 设置坐标轴格式 选中“金

18、额”系列，激活【图表工具】选项卡。【图表工具】【布局】【数据标签】 【居中】。05. 设置数据标签 删除网格线与图例，设置图表区、绘图区背景颜色。 调整绘图区大小，添加图表标题。 给出数据来源等信息。29001200300200900300总费用房租水电费交通费伙食费日用品费生活开销主要为住和吃深圳月最低生活费组成资料来源：天涯网单 位：元06. 美化图表散点图012345602468101214161820物流收货天数和客户满意度相关性分析数据来源：制单员满意度线性(满意度)01. 准备数据源 对物流收货天数和客户满意度相关性进行分析。 在A2:B2单元格区输入两个项目：收货天数和满意度；在A3:B16单元格区域输入统计到的数据(如下图所示)。02. 创建图表 选中A3:B16单元格区域。【插入】【图表】【散点图】。012345602468101214161820物流收货天数和客户满意度相关性分析03. 添加趋势线 选中图标区域