电大行政管理专科秘书学小抄(已排版,增加内容)

1、1、什么是秘书活动?答:秘书活动,秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取 的辅助行为。2、什么是秘书人员?答:秘书人员,泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员, 如领导者的个人秘书、秘书机构中的集体秘书,以及为领导工作和机 关工作服务的非专职秘书人员。3、秘书活动的基本要素是什么?答:秘书活动的基本要素有五个:(1秘书人员秘书人员是秘书活动的主体要素,也是秘书人员的主导要素。 就是说,在秘书活动的诸要素中,秘书人员位居其他要素之首,且起 到统领的作用。(2秘书工作秘书工作是秘书活动的客体要素,也是秘书活动的载体要素。 秘书活动只有依托和通过秘书工作, 才能发挥出自身的参谋和助手作 用,才能满

2、足领导工作和机关工作的需要。(3秘书方法秘书方法是秘书活动的中介要素,也是秘书活动的效率保证。 良好的秘书方法,可以提高秘书工作的质量,加快秘书工作的进程。 (4领导意图领导意图是秘书活动的潜在要素,也是秘书活动的准绳和尺度。 (5秘书环境秘书环境是一个相当宽泛的概念,它包括秘书活动的地域环境、 人文环境、组织环境和办公环境等内外部环境。4、 秘书方法:是秘书活动得以运行的媒介,意指秘书人员在认 识、 表达和处理各种事务时所采用的途径、 方式手段和程序等的总称。 5、什么是领导意图?答:广义的领导意图,是指领导者在引导他人实现组织目标的 过程中所产生和形成的意见、倾向及企图;狭义的领导意图,是

3、指领 导者对完成默想任务的意见、倾向及意图。6、秘书活动具有哪些重要特征?答:秘书活动的重要特征有:(1文牍性(2秘密性(3事 务性(4受动性(5随机性(6补偿性(7潜隐性7、秘书工作发挥怎样的作用?答:秘书工作的作用:(1参谋助手作用为领导工作出主 意,想办法,提预案;向领导机关提供资料,提供信息,提供咨询; 做好事务工作,尽量减轻领导工作的负担;(2沟通协调作用负责信息的收集、加工,传递和存藏, 以为领导者进行决策与管理提供科学依据。同时,还承担着调整和改 进部门关系、工作关系和人际关系的任务,发挥着协调作用。沟通是 协调的前提,协调是沟通的结果,沟通贯穿于协调的全过程;(3督促检查作用秘

4、书部门要积极主动地开展督察工作, 发挥督促检查的作用。8、秘书工作的原则都包括哪些?答:(一准确原则准确原则,是对秘书工作的质量要求。秘书工作是领导工作和机关工作的重要组织部分,秘书工作直 接对领导工作和机关工作负责。(二及时原则及时原则,是对秘书工作的效率要求。秘书工作大都是具有较强的时限性,务必在规定的时间内处理 完各项事务,做到不积压,不拖延,不扯皮。(三严谨原则严谨原则,是对秘书工作的作风要求。从某种意义上说,秘书工作属于事务性工作,要处理好纷繁复 杂的、琐碎具体的日常工作。 (四同步原则同步原则,是对秘书工作的态势要求。秘书活动的辅助性质,决定了领导工作与秘书工作的关系是一 种工作上

5、的的主辅关系。(五保密原则保密原则,是对秘书工作的纪律要求。保守秘密,特别是保守国家秘密,是秘书工作的原则,也是秘 书工作的纪律。1. 什么是秘书制度?秘书制度,是指秘书工作制度和秘书管理制度,其中有成文的、 也有不成文的(即惯例秘书制度。2. 简述秘书机构的作用?一是组合作用能够把机构、职责、人员和组织关系等要素 有机地加以优化组合,形成一种组织力量,起到一种凝聚作用,以保 证领导工作和机关工作的正常运行;二是上传下达、内外联络合左右协调等作用三是过滤的作用代行领导者处理琐碎何不重要的事情,以 便使领导人从繁杂的事务中解脱出来。3. 秘书机构设置应遵循的原则?一是统一原则机构名称要统一,机构

6、设置要统一,职能目 标要统一;二是精简原则秘书机构的设置及其秘书人员要精干,秘书 机构的分工及其工作者则要简明, 秘书机构内部设置及其秘书人员的 定编要科学。三是效能原则分工要合理,层次尽量少,幅度要适中; ; 四是适应原则适应主要领导者的工作需要,适应分管领导 者的工作需要。4. 秘书机构的特点具有怎样的特点?秘书机构就其自身而言,大体上发挥着以下三种作用:一是组合作用发挥参谋助手作用,沟通协调作用,督促检 查的作用以及“窗口” 、 “门面”的作用;二是枢纽作用辅助中枢机关行使职权的作用,如参与决策、 拟定计划、传达指令、组织协调,督促检查,等等;三是过滤作用只接受同级领导机关的领导,直接对

7、同级领 导机关负责与上级秘书机构和下级秘书机构之间并无隶属关系, 只有 业务指导关系。1. 什么是秘书职能?答:秘书职能,是秘书活动的任务、职责、作用和效能的统称。 2. 什么是辅助决策?答:辅助决策,是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决 策所采取的各项辅助行为。它包含决策前、决策中和决策后的秘书工 作,即决策过程中的各种辅助行为。3. 试述秘书在辅助决策中应遵循的原则。答:秘书人员要有效地辅助领导者进行科学决策,必须遵循以 下辅助决策的基本原则,即定位原则,超前原则,系统原则,信息原 则和诤谏原则。(1定位原则在决策过程中,秘书人员要始终将自己置于 辅助的位置上,一切从“谋”的地位出发,

8、做到“谋”而不“断” 。 秘书人员作为决策的辅助力量,只能充当领导者的参谋和助手,绝无 决断的权力和义务。(2超前原则决策,是对未来行动的抉择。可以说,它是 规划未来、影响未来、推动未来的行动。因此,决策制定特别是决策 执行中随机性、可变性和风险性是客观存在的。为了实现决策的科学 化,提高决策的可靠性,秘书人员应坚持辅助决策的超前原则。所谓 超前原则,就是要以预见的眼力和预测的本领,多考虑未来的需要, 多提供未来的信息,多拟定“防范措施” ,发挥超前服务的作用。 (3系统原则决策是一项系统工程。秘书人员在辅助决策 时,要有全局观念和整体思维能力;要关于观察和把握决策的内外部 环境,以及各种关系

9、的发展和变化;要尽职尽责地做好决策过程中的 各项事务工作,特别是各项协调工作,以保证领导决策的整体效能。 (4信息原则信息是决策的基础。决策是否正确,首先取 决于决策所需要的信息是否及时、准确和适用。因此,在决策的各个 阶段及其每个环节上, 秘书人员要十分重视信息工作, 为领导者收集、 加工、处理和提供有价值的信息。秘书人员应通过各种渠道,运用各 种手段,获取决策所必需的各类信息。(5谏诤原则决策是一个动态过程,又受到多种因素的制 约,发生某些错误以至失误,也是难以避免的。秘书人员应本着对事 业、对群众极端负责的态度,实事求是地向领导者进言,直言不讳地 提出自己的意见和建议。那种为个人利益而患

10、得患失,甚至面对错误 也不知不诤的思想和行为,是一种不称职或失职的表现。 (5章 94-95页4. 协助管理的原则有哪些?答:秘书人员要有效地协助领导者进行科学管理,必须遵循以 下协助管理的基本原则:(1服从原则要服从于领导者的管理意图,严格按照领导 者的管理思想和主张行事;服从于领导者的管理目的,一切为了实现 组织的共同目标;要服从于领导者的管理效能,处处对管理效率与效 益负责。还要服从职能部门管理工作的需要。配合职能部门去做管理 工作。(2沟通的原则在计划工作中,要多提供预测信息;在指 挥工作中,要多提供上级信息;在控制工作中,要多提供反馈信息。 (3合作原则作为管理者和被管理者之间的特殊

11、管理人 员,秘书担负着承上启下的特殊管理使命,需要有极强的合作意思和 合作本领。5. 什么是沟通信息?答:即秘书机构同有关组织或领导者之间的信息传递与反馈, 以求的共同的理解和认识。6. 沟通信息有什么作用?答:(1 、先导作用离开了决策信息和有效的信息沟通,决 策就失去了依据和基础;再管理过程中,要科学地进行计划、组织、 指挥和控制,也离不开信息沟通。可以说,整个决策与管理过过程就 是信息输入到输出,经过反馈再依次重新输入的过程。(2 、枢纽作用如果没有秘书部门的信息沟通,领导机关 的正常秩序和有效运转,也就无法得到保证。(3 、协调作用沟通也是一种协调,而且是协调的前提, 。 从功能上看,

12、沟通在于求得认识上的一致,协调在于谋求行动上的一 致,只有两者的和谐一致,才能保证一级组织的稳定与发展。7. 秘书机构沟通信息的五大特征是什么?答:(1 、双向性沟通者具有“双重身份” ,沟通是双向的 过程,沟通是相互依存的过程。(2 、 中介性秘书机构充当着使双方发生关系的 “媒介物” , 起着“中转站”的作用。(3 、保真性尽量减少失真,缩小误差。(4 、时效性信息从发送、接收到提供利用所站用的时间 和效率,是衡量沟通效果的速度指标。(5 、连续性秘书机构的信息沟通,是一个连续不断、运 转有续的过程。8、试论秘书机构沟通信息的特征。答:秘书机构的沟通信息具有双向性、中介性、保真性、时效 性

13、和连续性的特征 :(1双向性沟通不论采取何种形式,都是一种双方的行为。 就是说,当甲方(发送者发出信息后,乙方(接收者必须对此作 出反映。具体的说,沟通的双向性表现在三个方面:首先,沟通者具 有“双重身份” ,如秘书人员既是发送者又是接受者;其次,沟通是 个双向过程,没有信息的发送,也就无所谓信息的接收。(2中介性在信息的沟通中,秘书机构充当着使双方发生 关系的“媒介物” ,起着“中转站”的作用。从严格意义上说,信息 的最终接收者并非秘书人员, 而是各级领导者。 由于秘书机构处于 “中 介人” 的位置, 其主要任务就是保证信息在发送者和接收者之间畅通、 有效。(3保真性根据通信理论,信号在传输

14、的过程中,由于外 界对信号的干扰而产生的噪声, 几乎是无所不在的; 要完全消除噪声, 也是无法办到的。因此,失真是不可避免的。尽量减少失真,缩小误 差,已成为通信技术需攻克的难题和重点。同样,信息在沟通中也会 受到“噪声”的干扰,失真的问题难以杜绝。因信息失真引起的工作 被动,甚至造成不同程度的失误,在秘书工作中是屡见不鲜的。 (4时效性沟通的时效性,是指信息从发送、接收到提供 利用所占用的时间和效率。沟通的时效性,是衡量沟通效果的速度指 标。在科学技术飞速发展、生产力水平日益提高、社会生活节奏不断 加快的今天,信息沟通的速度越来越快。可以说,信息的价值、沟通 的效益是同时间、速度成正比的。一

15、个很有价值的信息,如果在沟通 中延误了时间,失掉了机会,就会丧失其有效性,甚至会给领导者的 决策与管理造成损失。(5连续性秘书机构的信息沟通,是一个连续不断的、运 转有序的过程。这是因为信息源不断地产生和发送着各类信息,新的 信息产生了,原来的信息就老化了;信息由信息源发出后,经过不同 接收者的再加工,不仅在数量上,而且在质量上都发生了变化;在决 策与管理的过程中,领导工作处处离不开信息作依据,而且随着社会 的变化。领导工作对新信息的需要也愈来愈强。9. 秘书协调包括哪些要素?答:协调活动是一种复杂的管理过程,它由诸多相关联系、相 互作用的要素构成。秘书协调的基本要素有:协调者即协调主体。秘书

16、协调的协调者,就是秘书人员。 由于协调的内容和难易不同,协调者可能是某个秘书,也可能是某些 秘书,还可能是由若干组织派人参加的协调群体。协调对象即协调客体。协调对象至少是两个以上,或组织, 或工作。或当事人。协调对象的多少,取决于协调内容的复杂程度。 协调意图即领导者对协调活动的指示、意见、要求和用意 等。这是秘书协调的主观依据,也是协调能否成功的重要保证。秘书 人员在协调过程中,必须如实而富有创造性地执行协调意图。协调目标即协调要达到目的与结果。一般地说,协调目标 有直接目标和最终目标。直接目标,就是统一认识,融洽关系,消除 或者减少矛盾,最终目标,就是统一行动,齐心协力,保障组织目标 的顺

17、利实现。协调目标的制定必须明确、具体而又可行。协调环境即协调活动的内外部条件也就是协调活动的背 景。10、秘书协调工作的方法有哪些?答:秘书协调的方法分为基本的协调方法和具体的协调方法。 基本的协调方法有以下四种方法:a. 行政方法就是秘书人员依靠 行政组织通过行政渠道,运用行政手段进行协调的一类方法。行政方 法具有较强的权威性、 强制性和直接性, 往往能收到令行禁止的效果。 秘书的任务是传达行政命令,并协助和监督行政命令的贯彻执行。 b. 经济方法就是秘书人员依靠经济规律,运用经济手段和 经济形式进行协调的一类方法。如利用税收、奖金和罚款等手段,以 及经济合同、经济责任制等管理形式,使被协调

18、者的行为与经济利益 相联系,从而促进协调工作的成功。即能从经济利益上约束被协调的 各方,以推动矛盾的解决,达到和谐一致的目的。c. 法律方法就是秘书人员依靠现行的法律、法令和法规, 运用经济法和行政法等手段进行协调的一类方法。 这种方法由国家权 利机关和国家行政机关制定并颁发的计划法、统计法、计量法、经济 合同法、企业法、税法、土地法、水法、森林法和环境保护法,以及 各行政法规等,来规范被协调者的行为,处理协调中的问题。d. 疏导方法就是秘书人员依靠思想教育,运用各种疏导性 措施进行协调的一类方法。这种方法利用引导,即带领被协调者向着 协调目标行动; 劝说, 即用启发、 忠告、 说理来说服被协

19、调者; 激励, 即通过肯定、 赞扬、 批评来满足被协调者的某种需求。 运用疏导方法, 要注意针对性,富有感染力,做到合情合理。除以上几种基本方法外,还有一些具体的协调方法,如联席会 议法, 联合行文法, 现场办公法, 非正式沟通法, 感情投资法, 等等。 国家秘密的等级是怎样规定的?答:我国保密法根据国内的实际,并参照国外的情况,将 国家秘密的等级分为“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”三级。 “绝密”是最 重要的国家机密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害; “机密”是重要的国家机密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的 损害; “秘密”是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭到

20、损害。划分国家秘密不同密级的标准,是国家秘密泄露后会使国家安 全和利益遭受损害的程度。遭受特别严重损害的是泄露“绝密” ;遭 受严重的损害的是泄露“机密” ;遭受损害的是泄露“秘密” 。保密工作的方针是什么?答:我国保密法明确规定:“保守国家秘密的工作,实行积 极防范,突出重点,既确保国家秘密又便利各项工作的方针。 ”这一 工作方针由三部分组成:积极防范保密工作要把立足点放在预防上,以防为主,防 患于未然,要积极地防范。突出重点从秘密的层次上来说,国家秘密是重点;从秘密 的等级上来说,绝密级是重点;从秘密的分布上来说,国家秘密相对 集中的地区和部门是重点;从涉密的人员上来说,接触国家秘密较多

21、的各级领导者和经管国家秘密事项的专职人员是重点。既确保国家秘密,又便利各项工作在保密工中,要正确处 理保密与各项工作的关系。保密工作要结合各项业务工作进行,不能 孤立地强调保密。保密的特点是什么?答:由于保密与秘密在涵义上的差异,其特点有所不同。保密 具有以下特点:(1 . 封闭性保密的封闭性是由秘密的隐蔽性决定的。任 何类型的秘密,如果不人为地加以保守和保护,就会泄露出去,或者 被外人窃取。从情报学的角度看,秘密就是情报;保密就是对秘密情 报加以封锁,防止失密、泄密;保密工作,就是对自己内部可能产生 的失、泄密所采取的一系列防范措施。保密实践表明,在保密范围和 保密期限内,秘密被封闭的越严密

22、,保密和保密工作就越有成效。 (2 排他性排他性是保密的另一个显著特点。 所谓排他性, 就是对于不该知密的外部势力,如敌对的的情报、间谍活动,坚决予 以抵御与排斥。党和国家设置的保密机关,立法和行政机关发布的保 密法规,以及对失、泄密事件所采取的法律和行政措施等,就是保密 的排他性在实际工作中的体现。(3 . 利益性从根本意义上讲,保密就是为了保护某种利 益,使之不受或少受损害。保密对于国家来说,是维护国家的安全和 利益;保密对于单位来说,是维护单位的安全和利益。如果保密与利 益无关,保密也就失去了意义。可以说,维护某种利益是保密的基本 出发点,也是保密的根本目的的之所在。正因为如此,保密才受

23、到世 界各国和各个行业的普遍重视。(4 .相对性保密的相对性,是指保密有一定的范围和一 定的时间。其具体表现是:任何保密都是有时间性,此一时保守的秘 密事项,彼一时就可能成为公开的信息;任何保密都有空间性,再绝 密的事项,也有一定的知密范围,哪怕是一两个人;密与非密没有固 定不变的界限,超过了一定的界限,保密也就失去了价值 .1. 新时期对秘书职业道德提出了怎样的要求?答:随着市场经济的发育和成熟,社会对秘书职业道德建设提 出了更高的要求。第一,在政治上过得硬,要同党中央保持一致;第二,要培养 一个好的作风, 要深入实际, 密切联系群众; 要兢兢业业, 勤勤恳恳; 要讲求效率,讲求质量;第三,

24、对自己要严格要求,在廉政问题上要 以身作则,在办公厅工作要有光荣感、责任感,不能有特殊感、优越 感;第四,要不断提高业务素质,其中最重要的是要有很高的政治水 平。在秘书的资格体系中,职业道德是最根本、最重要的构成因素, 它是知识、能力和心理等其他构成因素的核心和灵魂。2. 什么是知识,什么是能力?简述知识和能力之间的关系 答:知识,是人们在改造客观世界的实践活动中所获得的认识 成果。能力是指一个人掌握了知识并运用知识解决问题、完成本职工 作的本领。知识与能力是两个既相关联系又相区别的概念。知识是对 客观世界级实践活动的概括反映, 能力是调解行动和活动的相应的心 理过程的概括化的结果。知识与能力

25、又是相互联系和相互转化的,知 识是能力的前提基础,过人的能力离不开知识作基础, “非学无以广 才” ;而能力也是掌握知识的必要条件,能力的高低会直接影响掌握 知识的快慢、深浅、难易和巩固的程度。知识就是力量。面对知识迅 猛增长的现实,秘书人员必须尽可能敏锐、广博地获取知识,为成功 奠定基础,同时还必须锻炼能力,增长才干,提高高效完成秘书活动 的技巧和本领。2、秘书应具备的基本能力有哪些?答:秘书活动的纷繁复杂,决定了秘书人员需要具备多种多样 的能力,特别是要具备以下基本能力:一是表达能力文字表达和口头表达是秘书的两种基本表达能力。文字表达能力,是秘书运用书 面语言进行写作的能力;口头表达能力,

26、是秘书运用口头语言表述思 维内容的能力。 二是调研能力即调查研究, 它是领导工作的基础, 也是秘书的一项经常性工作。调研能力包括调查能力和研究能力。调 查能力,即全面、准确、迅速获取有关材料的能力;研究能力,即对 调查得来的材料,进行分析研究,去伪存真,得出正确结论的能力。 三是管理能力作为领导者参谋的助手的秘书人员, 要具备辅助领 导者进行管理活动,有时还要根据领导者的授权授意,独立从事某项 活动的组织管理和办公室的行政管理的能力。 四是办事能力秘书 每天都要面对大量的事务性工作, 如文书事务、 接待事务、 电话事务、 会议事务、领导交办是相等,办事成了秘书的一项基本职能。秘书的 办事能力一

27、定要强。 五是操作能力对现代办公设备的熟练操作能 力。4. 什么是秘书工作方法?答:秘书工作方法,是秘书人员处理日常工作所采取的工作方 式、工作程序和工作技巧等的总称,它回答秘书“如何做更有效”的 问题。5. 如何正确理解按领导意图办事与发挥主动性的辩证统一? 答:按领导意图办事与发挥主动性是辩证统一是说:秘书工作 是适应领导工作需要而产生,并为领导工作服务的。因此,按领导意 图办事既是秘书工作的一条纪律,也是秘书工作的基本准则。在任何 时候,秘书都不能离开领导意图自行其是,否则,就是越权、违纪。 按领导意图办事决定着秘书工作的方向。秘书工作的被动性特点,集 中表现为必须受领导意图的控制。但是

28、另一方面,秘书人员还必须发 挥主动性,这也是秘书工作的客观要求。发挥积极主动性解决秘书工 作的动力问题。秘书在工作中必须按领导意图办事,被动性较大,所 以,更要求秘书必须发挥主动性。从而获得领导者的满意。按领导意 图办事与发挥主动性是辨证统一的关系。6. 什么是挡驾?答:挡驾,是指对领导者不必要参与和处理的事务性活动由秘 书处面阻挡或谢绝。7. 什么是文书?答:文书,是指能表达某种意思,用于处理各种事务,并具有 一定体式的书面材料。8. 什么是公文?答:公文,是指能表达某种意思,用于处理公共事务,其体式 由国家统一规定的文书。9. 简述文书管理的基本原则答:文书管理的基本原则是:(1准确无误文

29、书运转的各个阶段和每个环节,必须完全 符合行文标准和行文制度,做到正确、规范、合乎实际。这是一种质 量要求。(2及时迅速文书在整个运转过程中,必须视文书的紧急 程度,急件急传,急件急办,及时传递,及时处理,做到不积压,不 拖位,不扯皮,不推诿。这是一种效率要求。(3安全保密要求文书从形成到终止,必须严守保密纪律 和保密制度,自觉维护党和国家的安全与利益,以保证文书特别是秘 密文件的安全运转,做到该保的保住,不该保的公开。这是一种可靠 性要求。(4 集中统一文书管理在领导、 机构、 人员和制度等方面, 必须实行统一领导、统一编制和统一管理,即统一由机关办公部门和 秘书机构集中管理,做到上下一致,

30、业务对口。这是一种管理组织的 要求。(5党政分开文书管理特别是行文,必须按照各自的隶属 关系和职权范围办事,禁止政府向党组织发布指示性文件,做到党要 管党,政要管政,党政分开。这是一种政治上的要求。10. 秘书的文书写作活动从总体上看具有哪些重要特征?答:秘书的文书撰写其本质属性表现为辅助性,即秘书人员为 辅助领导者撰写文书所采取的从属性行为。受文书撰写辅助性的制 约,秘书的文书写作活动从总体上看,具体有以下重要特征:一是撰 写动机的授命性二是脑力劳动的群体三是思维形式的抽象性四是表 达方式的兼容性五是成文过程的程序性。此外,在语言的运用上,文 书撰写还应注重文书语言的庄重性,尽量运用能够体现

31、准确、平实、 简练和得体等语体风格的书面语言。11. 简述会议成立的基本条件和会议构成的要素答:会议的四个基本条件:有组织、有领导、商议实情、集会。 一个会议构成,包括以下要素:会议名称、会议时间、会议地 点、会议人员、会议组织、会议主题等。12. 简述会议组织的作用答:从最本质的意义上讲,会议是社会民主的表现方式,是领 导活动的有效手段。会议组织的作用是:(1会议是社会民主的表现 方式。作为一项聚众议事的活动,会议本身就有着民主的内涵。每个 与会者都代表着一定数量的社会公众。 会议本身又赋予与会者充分发 表自己观点、 见解的权利, 因此会议成为, 社会民主的有利表现形式。 (2市领导活动的有

32、效手段。各级领导机关制定政策、部署工作、 调查情况、统筹协调、宣传动员等活动的开展,都离不开会议。从控 制论的观点看,领导活动是由收集信息,制定决策,监督控制,反馈 协调等构成的一个环闭系统,在这个系统中的每一个环节,都可借助 会议的独特作用。13. 什么是会简调度?答:会间调度,是指会议进行期间对会议程序、内容以及会场 服务等所作的调整和安排。名词解释秘书活动 就是秘书人员为领导着进行有效决策与管理所采取的辅助 行为。秘书人员 泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员,如领导着的 个人秘书、秘书机构中的集体秘书,以及为领导工作和机关工作服务 的非专职秘书人员。秘书方法 是秘书活动得以运行的媒介

33、,亦指秘书人员在认识、表达 和处理各种事务时所采取的途径、方式、手段和程序等的总称。 秘书业务 是指秘书人员或秘书机构的专业工作。秘书技术 秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。它同秘书业 务能力相比,具有更强的实践性、灵活性和可操作性。狭义领导意图 是指领导者对完成某项任务的意见、倾向和企图。 秘书环境 是一个相当宽泛的概念,它包括秘书活动的地域环境、人 文环境、组织环境和办公环境等内外部环境。其中以组织环境与秘书 活动的关系最密切、办公室次之,其他再次之。公务秘书 就是在国家机关、国有或集体企事业单位,以及官办社团 中担任秘书工作的公职人员。广义的秘书 我们统称为秘书人员, 一般由四部分

34、人组成:一是秘书, 即由组织或人事部门正式任命的,具有某种职务的秘书人员,如秘书 局局长、处长、科长和科员等。二是秘书工作者,即虽无秘书职务, 但实际上从事秘书工作,或秘书性工作的秘书人员。三是机要人员, 即由保密工作部门和用人主管部门审批的, 经管国家和集体秘密事项 的人员。 四是秘书首长, 即拥有决策权、 指挥权, 又主管办公厅 (室 工作的负责人。广义的秘书工作 是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任 务而在一定业务范围内的劳动。秘书制度 主要是狭义的制度,即秘书工作制定和秘书管理制度,其 中有成文的,也有不成文的(即惯例秘书制度。秘书机构(广义 是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促

35、检查等功 能,并为领导工作和机关工作服务的办事部门,如办公厅(室中的 秘书、文书、机要、信息、调研、督查、信访、接待和值班等业务部 门。机构 是组织的组成部分一般为组织中的内设单位。管理职能 是管理人员在完成管理任务的过程中所具有的职责与功 能。中枢机关 是在决策管理系统中起总的主导作用的机关,在一级组织 中能够统揽一切。秘书职能 是秘书活动的作画、职责、作用和交通的统称。会议 是指有组织、有领导的召集人们商议事情的行为过程。会议预案 是会议的筹备方案。在会议如开之前,必须周密、细致地 制定会议预案,以保证会议的顺利进行。商务谈判 买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议,与争端,以 取得各自经

36、济利益而进行的磋商活动。直接调查法 即由谈判人员通过直接接触来搜集有关情况。谈判议程 就是谈判的程序,这是影响谈判效率高低的重要一环。 信访工作 是各级领导机关的一项重要的经常性的工作,它是领导机 关同人民群众瓮中捉鳖信息沟通的有效途径, 也是维护人民群众的民 主权利,为人民群众排忧解难的重要手段。礼仪 是人们在长期的生活实践中约定俗成的种种行为规范,它是社 会文明的标志,也是人际交往的准则。接待规格 就是对来宾的礼遇规格。事务(广义 是指行政管理中除政务以外的,具体的,一般的日常 公务活动。如办会、值班、接待、印信管理等。广义的事务还包括机 关后勤服务的内容,如车辆、财务、房产、食堂、物品、

37、环境等管理。 值班 指在固定的时间、岗位和场所所从事的日常事务工作。会谈 是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见。. 庆典仪式 是庆祝典礼和各种组织仪式的合称,是社会组织开展公共 关系活动的一种重要形式。企业 是从事生产、流通等经济活动,为满足社会需要并获得盈利, 进行自主经营,自负盈亏,实行独立经济核算,具有法人资格的基本 经济单位。私人秘书 指为私营企业、民办机构、个人或家庭所雇佣,提供秘书 性服务的社会职业人员。. 秘书职业 是指具有秘书知识和技能的人, 受聘于单位或个人, 协助 领导者或主事者处理日常事务,提供综合性服务,并收取报酬的一种 社会职业。选择题1. 秘书活动:(D D.

38、 辅助行为2. 秘书人员:( C C. 秘书工作的专门人员3. 秘书方法:( A A. 秘书活动运行的媒介4. 领导意图:( B A. 领导为实现组织目标的意见5. 秘书环境:( B B. 秘书活动的内外部环境6. 秘书活动的基本要素:(CD C. 秘书人员和方法 D. 秘书环境和 领导意图7. 秘书人员:( CD C. 秘书活动的主体要素 D.秘书活动的主导要素8. 秘书工作:( BC B. 秘书活动的客体要素 C. 秘书活动的载体要素9. 秘书方法:( AB A. 秘书活动的中介要素 B.秘书活动效率的保证10. 领导意图:( AD A. 秘书活动的潜在因素 D.秘书活动的准绳和尺度1.

39、秘书环境:(BC B. 秘书活动的组织保证 C. 秘书活动的外在因素2. 秘书活动的本质属性:( A A. 辅助性3. 秘书活动辅助性的特点:( AD A. 辅助的全面性 D.辅助的非独立性4. 秘书活动的重要特征:( AD A. 随机性 D.潜隐性5. 秘书活动的重要特征:(AB A. 文牍性 B.受动性6. 秘书活动的重要特征:( BC B. 事务性 C.秘密性7. 秘书活动的重要特征:( AD A. 补偿性 D.受动性8. 秘书活动的受动性:( B B. 以领导活动为中心9. 秘书活动的补偿性:( AC A. 知识与能力的补偿 C.经验与精力的补偿10. 秘书业务包括的内容有:( AB

40、A. 文字工作 B.文书工作1. 会议的功能( AC A. 决策功能 C.协调功能2. 按会议的内容划分,会议可划分为( AD A. 综合性会议 D.专题性会议3. 商务谈判按谈判的正规程度划分,谈判可分为( BC B. 非正式谈判 C.正式谈判4. 商务谈判准备阶段中的主要秘书工作( AD A. 广泛收集资料 D.拟定谈判方案5. 谈判方案的主要内容有( BC B. 谈判主题和目标 C.谈判议程6. 信访工作的原则( AB A. 调查研究、实事求是的原则 B.按政策、法规办事的原则 7. 信访工作的要素( BD B. 信访人 D.信访方式8. 信访工作应遵循的基本方针是( BC B. 联系群

41、众 C.广开言路1. 接待工作的一般程序有(BC B. 收集来宾情况 C. 拟定接待方案2. 接待工作的作用(AB A. 代表作用 B. 联络作用3. 交谈的礼仪要求是(CD C. 态度要真诚 D. 倾听要认真4. 秘书处理事务的特点是(CD C. 重复性 D. 智能性5. 秘书值班的主要功能有(AB A. 过滤 B. 应急6. 领导者事务活动的特点有(AD A. 繁杂性 D. 临时性7领导者事务活动安排的原则有(AB A. 力戒排场,求真务实 B. 围绕中心,突出重点8. 党政秘书工作的特点(AB A. 政务性 B. 从属性9. 党政秘书工作的基本原则有 (AC A. 服从原则 C. 参谋原

42、则10企业秘书工作的特点有(AC A. 经营性 C. 时效性简答题秘书学的学科对象是什么?秘书学的对象,即秘书学的学科对象,应为秘书活动。秘书活动的本质属性是什么?辅助性是秘书活动的性质, 即秘书活动区别于其他职业活动的本质属 性。秘书活动的辅助性有什么特点?1、辅助的直接性,即秘书活动直接受命并服从于领导活动,又直接 对领导活动负责。 2、辅助的全面性。 3、辅助的非独立性。秘书活动的重要特征有哪些?1、 文牍性 2、 秘密性 3、 事务性 4、 受动性 5、 随机性 6、 补偿性 7、 潜隐性 秘书工作机构设置有哪几项原则?答:设置秘书工作机构有三大原则:精简原则 纵向层次尽量少 横向幅度

43、可适当加大简述我国秘书活动产生的条件。社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件简述我国古代秘书活动的基本特征。1、 秘书活动历史悠久 2、 秘书机构变动频繁 3、 秘书人员选拔较严 4、 秘书制度比较完备。秘书的层次是怎样划分的?1、 从组织级别上区分 2、从辅助功能上区分 3、从职位分类上区分 秘书有哪些方面的工作?1、文字工作。文字的撰拟,文稿的校核。 2、文书工作。发文、处文 处理。 3、信息工作。信息的搜集、加工提供。 4、协调工作。部门关 系协调、工作协调。 5、督查工作。 6、信访工作、办信、接访。 7、 议案和提案工作。 8、机要工作。

44、9、会议工作。 10、接待工作。 11、 随从工作。 12、值班工作。 13、印信工作。 14、通讯工作。 15、其他 工作。秘书工作的原则有哪些?1、准确原则,是对秘书工作的质量要求。 2、及时原则,是对秘书工 作的效率要求。 3、严谨原则,是对秘书工作的作风要求。 4、同步原 则,是对秘书工作的态势要求。秘书机构的作用有哪些?1、组合作用 2、枢纽作用 3、过滤作用如何进行秘书队伍的建设?1、保持相对稳定 2、提高综合素质 3、优化队伍结构简述辅助决策的过程。1、决策准备阶段。发现问题,确定目标,拟定方案。 2、决策制定阶 段。分析评估,方案选优。 3、决策审定阶段。决策审批,立法认定。

45、4、优化队伍结构。试验证实,普遍实施。协助管理的原则有哪些?服从原则。服从领导工作的需要。 2、沟通原则。管理过程的各项职 能,特别是计划职能和控制职能,都高不开信息沟通。 3、合作原则。 管理活动从本质上说,就是众人通力合作以实现共同目标的群体活 动。秘书协调工作的方法有哪些?基本的协调方法有以下四种:1、行政方法。依靠行政组织,通过行政渠道,运用行政手段进行协 调的一类方法。 2、经济方法。依靠经济规律,运用经济手段和经济 形式进行协调。 3、法律方法。依靠现行的法律、法令和法规运用经 济法和行政法进行协调。 4、疏导方法。依靠思想教育运用各种疏导 性措施进行协调。简述保密工作的纪律。不该

46、入的机密,绝对不说。 2、不该问的机密,绝对不问。 3、不该看 的机密,绝对不看。 4、不该记录的机密,绝对不记录。 5、不在非记 录本上记录机密。 6、不在私人通信中涉及机密。 7、不在公共场所和 家庭、子女、亲友面前谈论机密。 8、不在不利于保密的地方存放机 密文件、资料。 9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事 项。 10、不携带机密材料浏览、参观探亲、访友和出入公共场所。 良好的会议组织工作可以实现哪些功能 ?1、决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要形式,通过会议进 行决策,是实现决策科学化、民主化的重要手段。2、执行功能。通过会议,可以传达上级的政策和指令,可以部署本 组

47、织的中心工作和重大行动,可以责成所必单位统一行动步调,可以 解决工作进行中的某些问题。3、沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。4、协调功能。对于工作中的矛盾和冲突,运用座谈,对话,协调等 会议形式,往往会收到事半功倍的良好协调效果。5、监督功能。决策的实施离不开检查、督促,而监督等功能的实现 往往离不开会议。秘书人员应如何拟定接待方案?凡事预则立,重要的接待都应拟定接待方案,作为接待工作的依据和 指南,合理的接待方案来源于对于来不开会议诸情况的收集和处理, 来源于对来访者用意的正确分析和判断。接待方案的主要内容有:接 待方针、接待规格、接待日程、接待形式、接待经费、生活安排

48、等。 接待方案拟出后,要呈报主管领导者审批,必需时,还要征询来宾的 意见。交谈的礼仪要求有哪些 ?态度要真诚,表情要自然,语调要适中,体态要得当,倾听要认真。 值班工作制度有哪些 ?岗位责任制度,请示报告制度,交接班制度,保密制度。. 打电话的原则有哪些 ?清楚,简短,礼貌,保密秘书人员怎样进行自我管理?答:秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公 环境管理四个方面。1、 工作管理首先要有明确的工作计划,包括工作目标、内容、分工或合作情况、 工作步骤、方式方法、完成时间、标准要求等 ; 其次是区分轻重缓急, 决定工作次序。有条理有理地去进行。2、行为管理秘书人员应根据不同的工作

49、任务、不同的工作对象、不同的工作环境 来采取适当的行为方式。 做事要干净利落, 动作准确到位, 穿着得体, 谈吐文雅,举止落落大方。3、时间管理秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。 还应定期记录自己在一定 时间内的工作时间使用情况, 总结经验, 结合工作成果做必要的调整, 以提高工作效率。4、办公室环境管理秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些 不仅关系到秘书和其他工作人员的工作情绪和工作效率, 更涉及秘书 所在机关、企事业单位的形象。秘书应具有怎样的知识结构?答:秘书应有四方面知识的纵横结合。1、 基础知识:包括社会科学基础知识和自然科学知识。2、 专业知识:公文和应

50、用文写作知识,文书制作和文书处理知识, 档案保管知识等。3、 行业知识:具有所在行业、系统的专业知识。4、 相关知识:这一部分是秘书人员为适应时代需要,做好工作,应 加以进修提高的知识是秘书人员知识结构中的较高层次, 有经济 学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。 四、秘书应具有哪些能力?答:秘书人员应具有以下能力:写作能力 口头表达能力 听知能力 阅读概括能力 社交活动能 力 协调能力 观察分析能力 应变能力 使用先进的办公器械的能 力 预测能力五、秘书应具有哪些职业道德?答:秘书有以下五条职业道德1、忠于职守:大而言之是忠于国家的利益,人民的利益 ; 小而言 之要忠于本机关

51、、本单位的政治利益和经济利益。2、 严守机密:要严守党和国家机密, 不得泄露或出卖本单位和政 治、军事、经济、科技情报。不泄露领导尚未决定的关系群众 利益的事。3、恪守信用:秘书工作严谨缜密,而又责任重大,秘书人员为忠 于职守必须在工作人际交往中恪守信用。4、文明礼貌:在工作中待人接物一定要文明礼貌,举止大方、谈 吐文雅、常带微笑。5、廉洁奉公:秘书应做到奉公守法、廉洁清白,不以权谋私,不 接受贿赂。你基本上属于哪种气质?你认为完美的性格是怎样的?应如何塑 造?答:个人认为自己是胆汁质和多血质的混合体。完美的性格应该具备开朗乐观的精神, 有敏捷的思维, 遇事 细心, 办事稳当, 有坚持到底的勇

52、气和毅力, 还有较高的自制力。 要保持稳定、乐观、健康的心态,需要从以下方面着手:1、博览群书,开阔胸襟。知识就是财富,知识就是力量,博览 群书能使用人丰富知识, 开发智慧, 拓宽视野, 有丰富知识, 有固定财产的人更容易具有稳定的心态。2、培养广泛兴趣,丰富业余生活。业余生活对丰富个人生活, 调节心理情绪是必不可少的,业余爱好不仅可以陶冶性情, 培养乐观情绪,还能促进人际交往,广交朋友,丰富感情生 活。3、善于反省,自我调适。遇到困难、挫折时,要善于反省,冷 静、客观地从自身寻找原因和教训,而不应总是怨天尤人。 要从自身寻找到有利因素去克服不利因素,从自身获取力量 和信心。4、倾诉、宣泄、调

53、节情绪。如果自我调适难以奏效,就只能寻 找外援了,可以向至爱挚友倾诉、发泄自己的烦恼或痛苦, 可以得到对方的安慰和劝解。 但应该注意倾诉、 宣泄的对象, 必须是你的知己,是你真诚的朋友,否则你透露的隐私可能 成为对方有意或无意伤害你的利器。你认为秘书的社会地位应该是怎样的?答:秘书作为一种职业或一种职位,它不构成阶级或阶层,但它却占 有性质、大小不一的空间,拥有大小不同的权力,也承担相应的 义务。秘书的“先赋地位”具有明显的“依附性” 。因些有人认 为秘书是没有独立的社会地位的。 但是如果秘书本人具有较高的 德、才、学、识等,作出了成绩,他仍然会获得周围人的尊重, 也可说是取得了较高的社会地位

54、,而先赋地位较高的秘书,如果 他的修养、道德、学识、能力与其地位相称,那其社会地位即是 真实的,稳定的,甚至有继续上升的可能,反之,则其地位即是 虚假的,不稳定的,随时可能降低甚至失去。因此秘书人员既要 承认自己职业、职位的从属性,又要摆脱社会地位的依附性,应 该更重视自己的后成地位。秘书如何才能扮演好自己的角色? 答:秘书是企划“角色组” ,在不同的场合、条件下将扮演不同的角 色,或是在同一时间扮演多种角色。从秘书在行政组织中以及在 领导身边的地位和作用来说,秘书是助手、是配角,这是秘书的 基本角色。每个秘书人员都应该具有这样的角色意识,自觉地、 心甘情愿地当好助手和配角。 但是也有某些秘书

55、人员担任着某种 领导职位,主管或分管着秘书部门的工作,也有自己的下属,他 必须既要遵循整个组织的总目标、总任务,服从上缓期领导的指 挥 ; 又要充分地发挥主观能动性, 规划自己的职责范围内的工作, 善于组织、指导自己的下属去完成各自的任务。秘书不能因甘当 配角而事事被动,而要在实践中和领导的授权之下学会掌握分 寸,什么情况下自己应该是配角,什么情况下自己可以是主角或 代理主角。 一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的 主角意识,其关键是自己的价值取向,不应该追求表面的地位和 荣誉,而应以自己工作的实际价值和社会贡献为满足。只有这样 清醒、全面的认识,秘书才能经常保持心态平衡,找出工作中

56、的 优势和乐趣,更好的喜爱和从事秘书工作。接待工作应遵循哪些原则?答 :接待工作的原则有以下几点:1、文明礼貌 2、负责 3、与人方便 4、讲求时效 5、按制度办事 6、遵守纪律面对突发事件,秘书应如何行动?答:处理突发事件的基本原则是加强组织领导,坚持实行统一指挥, 分级、分部门负责。突发事件的处理工作包括两个方面的含义:一是指本系统、本组织、本单位发生了比较重大的突发事故和突 发事件,需要紧急决策处理,采取果断措施 ; 另一是指为了防患 于未然, 或把突发事件消灭在萌芽状态, 平时需要做好各项预防、 准备性工作,设立自己的住处情报网络,建立预警系统。秘书处 理突发事件的基本过程如下:1、有

57、思想准备和心理准备。 2、做 好通讯准备。 3、问清详细情况。 4、采取应急措施。 5、及时向 领导、上司和上级汇报、请示。 6、根据领导指示及时处理。如 果属于刑事案件,必须及时拨打 110,并把事件移交司法、公安 部门处理。十一、调查有哪几种主要类型、方法?试比较其优缺点。答:调查分为以下几种类型:1、普遍调查。主要是对总体对象中每个具体的单位无一例外地 进行调查, 用于生大的基本情况调查, 普查得来的资料全面、 客观、精确,但缺乏生动性、具体性。2、典型调查。就是从总体或不同类型的对象中选择个别有代表 性的单位进行调查,适用于经验性调查。因为它的对象少, 便于集中、深入地进行调查,得来的材料生动而具体,但是 调查者是“选定”的,有人为的主观因素,一旦选错了对象 便可能前功尽弃。3、个案调查。就是对个别的对象进行调查,有明显的针对性, 但个案调查又往往不局限于当地、当事人本身,常常涉及历 史背景、社会环境及其他种种因素,因些调查时应充分加以 注意,不能就事论事。4、重点调查。就是对调查对象总体中部分起主要作用或决定性 作用的单位作调查,再将其结果推论至其他一般单位。它与 典型