档案的保管与保护

1、档案的保管与保护档案的保管与保护业务二科郝辉业务二科郝辉第一节第一节档案保管与保护工作的含义、任务和要求档案保管与保护工作的含义、任务和要求l一、档案管理与保护工作的含义一、档案管理与保护工作的含义l1、档案的保管含义l档案的保管是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施2、档案保管工作的内容、档案保管工作的内容l（1）档案的库房管理，即对库房内档案科学管理的日常工作l（2）档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的一般的安全保护l（3）保护档案的技术措施二、档案保管与保护工作的任务二、档案保管与保护工作的任务l（一）档案保管工作的任务l1、建立和维护档案的存放秩序l2、防止档案的

2、损坏l3、维护档案的完整与安全（二）档案保护工作的任务三、档案保管与保护工作的要求三、档案保管与保护工作的要求（一）档案保管工作的要求l1、账物相等l2、突出重点、兼顾一般l3、处理好档案保管工作与其他业务环节的关系，处理好“管”与“用”的关系档案保护工作的要求档案保护工作的要求l1、满足不同载体档案材料的特殊保管要求，确保其安全，延长其寿命l2、以防为主，防治结合。采取有效措施，预防档案损毁，一旦档案受损，要及时进行妥善治理。第二节档案的保管第二节档案的保管l一、档案保管工作的条件l（一）档案库房l1、要有足够的使用面积l2、屋顶、墙壁要具有隔热、防潮、防雨雪浸漏的性能。在楼层安排上应避免“

3、顶天立地”，即尽可能不用底层和最高层做库房。l3、库房门窗应密封、牢固耐火，具有防强光和防风沙的功能l4、档案库房要远离易燃、易爆场所和腐蚀性气源l5、在交通条件方面，即要方便利用，又要便于必要时档案的疏散搬迁（二）库房设备（二）库房设备l1、温湿度监控调节装置l2、库房防火防盗监控装置l3、空调调备l4、吸湿（加湿）设备l5、库房空气净化装置l（三）档案装具l1、档案箱l2、档案架l（四）档案包装材料l1、卷皮l2、卷盒l3、包装纸二、库房的管理二、库房的管理l（一）档案库房管理的任务l1、档案存放位置与排列顺序管理l2、库房温湿度的调节与卫生保洁l3、档案进出库房的控制l4、库房的安全保卫

4、（二）编号和排架（二）编号和排架l1、档案库房的编号l2、档案架（柜）的排列和编号l（1）整齐（2）空间适度l（3）避光通风（4）统一编号（三）档案实体的保管（三）档案实体的保管l1、档案排架的原则和要求l（1）便于管理。便于档案的存取，便于档案保管人员熟悉所保管的档案l（2）相对稳定。一旦档案按一定的秩序排列，就不要随便变动。这不仅是为了避免减少档案的磨损，而且对管理人员熟悉和掌握馆藏情况也是有必要的l（3）要有益于档案的保密和保护2、档案排列的方法、档案排列的方法l（1）按全宗顺序号排列，它对库房空间和全宗实体的安排比较方便。l（2）全宗分类排列法，它对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有

5、利。l（3）在我国，通常采用按全宗群排列的方法，即保持全宗完整的情况下，安排所有全宗存放位置的时候，尽量将同一时期同一系统相同性质的全宗放在一起，以保持全宗与全宗之间的联系。3、存放方式、存放方式l（1）竖放，其优点是存取档案比较方便l（2）平放，其优点是有利于保护档案，缺点是不便于存取4、档案存放位置索引、档案存放位置索引l（1）以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点l（2）以库房、架柜为单位，指出它们存放了哪些档案档案存放位置索引（一）档案存放位置索引（一）全宗名称：全宗号：全宗名称：全宗号：案卷目录号案卷目录号案卷目录案卷目录名称名称目录中案卷目录中案卷起止号数起止号数楼楼层层房

6、房间间架、架、柜柜栏栏格格档案存放位置索引（二）档案存放位置索引（二）楼：屋：房间：架、柜栏 格 存放档案全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号数5、档案代理卡、档案代理卡（又称代卷卡）（又称代卷卡）全宗号案卷目录号案卷号移出时期移往保处库房管理人员签字（移出）归还日期库房管理人员签字（收回）单位名称经手人姓名6、全宗卷、全宗卷（1）全宗卷的内容）全宗卷的内容l在收集档案工作中产生的文件材料，即移交和接受全宗的文据l在档案管理工作中形成的文件材料，即立档单位和全宗的历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明等l在档案鉴定工作中形成的文件材料，即档案鉴定材料分析报告、档案销毁清册等l在档

7、案保管、统计工作中形成的文件材料、即档案安全检查记录、档案数量与状况统计等在档案提供利用工作中形成的文件材料，即全宗指南，机关组织沿革，档案利用的重要登记等（2）全宗卷的性质和特点（3）全宗卷的管理（四）档案的安全检查（四）档案的安全检查l1、档案的定期检查，是按规定时间对档案保管情况进行检查，具体时间可根据本部门的实际情况而定。l2、档案的不定期检查一般在下列情况下进行l（1）库房发生火灾，水灾之后l（2）发现档案被盗或怀疑被盗时l（3）发生虫害、霉烂、水浸等现象时l（4）档案人员调动时l3、档案检查有普查、抽查和重要检查三种形式l4、档案检查内容l（1）档案数量是否准确、有无遗失l（2）档

8、案受损情况和数量l（3）档案进出、存取登记是否准确l（4）库房管理的各种制度的执行情况等5、检查程序、检查程序l（1）组织检查小组l（2）选定检查形式l（3）确定检查对象l（4）逐项实施检查，并作出记录l（5）写出检查报告l（6）对发现的问题妥善解决三、档案保管制度三、档案保管制度l（一）安全保密制度l（二）档案进出库房的登记制度l（三）清洁卫生制度l（四）设备管理制度l（五）库房管理人员的岗位责任制l（六）库房档案的检查制度第三节档案的保护第三节档案的保护l一、档案制成材料的耐久性l（一）档案纸张材料的耐久性l1、造纸原料（1）纤维素是葡萄糖脱水聚合而成的，其）纤维素是葡萄糖脱水聚合而成的，

9、其化学性质主要有：化学性质主要有：l不溶于水不溶于一般的有机溶剂可以和水发生水解反应，变为水解纤维素对酸或霉很敏感，在酸或霉存在的情况下，纤维素的水解加快能与氧发生氧化反应，变成易碎的氧化纤维素怕光，特别是紫外光。在无氧的情况下，光对纤维素的作用叫做光解作用，在有氧的情况下，光的作用更大，会发生光氧化反应，生成氧化纤维素。（2）半纤维素和木质素的化学性质）半纤维素和木质素的化学性质l半纤维素易溶于水l木质素具有一定的可塑性，不溶于水l木质素在常温下不溶于稀碱、稀酸，但在高温下，一定深度的酸或碱可使木质素溶解l木质素易氧化，尤其在光照下，氧化更快，氧化后变黄、发脆l2、纸张成分l3、纸张耐性（二

10、）档案字迹材料的耐久性（二）档案字迹材料的耐久性l一是字迹色素成分是否耐久不褪；二是字迹色素与纸张结合是否牢固l1、色素成分与档案字迹的耐久性l碳黑颜料染料l2、色素与纸张的结合方式l结膜方式吸收方式粘膜方式l3、字迹材料耐久性的评价l（1）最耐久的（2）比较耐久的（3）不耐久的4、几种常见的档案字迹材料、几种常见的档案字迹材料l（1）墨、墨汁（2）墨水l（3）圆珠笔（4）油墨l（5）复写纸（6）铅笔l（7）印泥和印台油l（8）底图线条材料l（9）复印图的线条（三）声像档案制成材料的耐久性（三）声像档案制成材料的耐久性l1、机械录音档案l（1）金属模版l（2）塑料唱片胶片档案的保存应注意胶片档

11、案的保存应注意l（1）严格控制库房的温湿度，防止受潮、霉变、发粘。保存挎贝片的库房温度为14-24，相对湿度4060范围内；保存母片的库房温度为13-15 ，相对湿度在35-45范围内。l（2）避免机械的碰撞与摩擦。用标准片盒装存，不同感光材料分别存放，不要用手触胶片表面。l（3）胶片档案在存放时，平片应立放，卷片应平放，不得压摞存放，并且不能让胶片承受任何外来压力，防止其在外力作用下相互粘连或发生变形。l（4）保存胶片的库房应洁净无尘。l（5）定期检查3、磁记录档案、磁记录档案l磁记录是一种信息存储技术，它是通过将声音、图像和数据变成电信号，用磁介质发生磁化后的剩磁来保存信息的。l保存磁记录

12、档案应注意l（1）严格控制温湿度。磁带使用的温度不应超过50，保存的温度在14-24之间，波动范围小于2 ，相对湿度在45-60之间，波动范围小于 5。l（2）防止受外磁场的作用l（3）库房内要无尘l（4）减少使用中的磨损程度l（5）防光l（6）定期转录，倒带4、光盘、光盘l保存光盘应注意l（1）控制温湿度。低温干燥、恒温恒湿的环境，最适合光盘的长期保存。综合考虑各组成物质的特点，光盘保存适宜的温度在14-24 之间，相对湿度在45-60 之间，温度变动范围为2 ，湿度变动范围在 5。l（2）减少使用l（3）保持库房洁净无尘l（4）防止机械性的摩损。不用手触摸信息读取面l（5）防治空气污染物二

13、、档案库房的保护技术二、档案库房的保护技术（一）档案库房温湿度的控制与调节（一）档案库房温湿度的控制与调节l1、温湿度的基本知识l（1）温度（2）湿度l绝对湿度与相对湿度的关系l（1）在湿度不变时，绝对湿度越大，相对湿度也越大，它们是呈正比关系l（2）在绝对湿度不变时，气温升高，相对湿度减少；反之，温度越低，相对湿度增大。它们呈反比关系l（3）在相对湿度不变时，温度越高，绝对湿度越大；反之，温度越低，绝对湿度越小。它们呈正比关系2、温度的测量、温度的测量l（1）液体温度计l在测量时应注意l在测量时，人体不要紧贴温度计，不要对着温度计急促呼吸，影响测量的准确l在读数时，眼睛的位置必须正确，眼睛应

14、与正在读取点上的刻度线平行（2）双金属自记温度计）双金属自记温度计l在测量时应注意l使用时仪器应水平放置l记录笔尖靠记录纸不宜过紧，以免由于摩擦力过大，使笔尖移动失灵，形成记录误差3、湿度的测量、湿度的测量l（1）普通干湿球温度计l在测量温度时应注意l普通干湿球温度计即不能放在不通风的死角，也不能放有靠近门窗的风外，最好放在百叶窗内l为得到准确的数据，要选用优质的纱布，并保持纱布的清洁l润湿纱布应用蒸馏水而不用硬水，如无条件用蒸馏水，也可用冷开水l（2）通风干湿球温度4、档案库房的温湿度标准、档案库房的温湿度标准指标名称一般档案库（含胶片库、磁带库）母片库控制范围每昼夜允许波动范围温度14-2

15、4213-15相对湿度45-60535-455、不适宜的温湿度对档案制成材料的影响、不适宜的温湿度对档案制成材料的影响l（1）高温l库房温度过高，会促使字迹材料及声像档案的影像分解，也会使耐热性差的复写纸、圆珠笔等字迹发生油渗扩散现象，还会促进氧气和其他有害气体对纸影响的破坏而造成微斑l高温会有利于档案有害生物的生长与繁殖。据研究分析，害虫生长最适宜的温度为22-32 ，霉菌生长最适宜的温度为20-35 。各种微生物在最适宜生长温度的范围内，温度升高10 ，生长速度可加快1-2位l 高温会加快档案纸张材料中各种有害化学杂质对纸和纤维的破坏作用（2）潮湿）潮湿l库房潮湿会加速档案纸张材料纤维素的

16、水解l潮湿会使耐久较差的纯蓝墨水、红墨水等字迹褪色l库房潮温有利于档案有害生物的生长繁殖l库房潮湿还有加快空气中有害气体，灰尘等对档案制成材料的损毁作用（3）低温）低温（4）低湿）低湿l6、如何调节库房温湿度l（1）密封l（2）通风l（3）降温l（4）减湿（二）档案保护的具体措施（二）档案保护的具体措施l1、护光l（1）光对档案制成材料的破坏作用l（2）防光的措施l库房的窗子要少，东西向不宜设窗，适当减少窗户的面积l改进窗户的结构l减少档案利用过程中光的辐射强度与作用时间，如减少复印次数，避免档案原件损伤严重l使用档案柜、箱、袋等保存均能在一定程度上起到避光作用l当库内不需采光时将门窗关闭2、

17、防污染与灰尘、防污染与灰尘l（1）有害气体与灰尘对档案制成材料的破坏作用l有害气体与灰尘对档案制成材料的破坏作用l灰尘对档案的破坏作用（2）防有害气体与灰尘的措施）防有害气体与灰尘的措施l正确选择档案库房的地址l档案库房要密封l绿化植被对环境的保护有积极作用l净化与过滤l做好库房的清洁卫生工作，档案工作人员进入库房要换工作服和拖鞋3、防虫、防虫l（1）损害档案的生物对档案制成材料的破坏作用l危害档案的微生物对档案制成材料的破坏作用l档案害虫对档案制成材料的破坏（2）防损害档案的生物措施）防损害档案的生物措施l对损坏档案的微生物的防治l对档案害虫的防治l4、防鼠l5、防火l6、防各种自然灾害三、

18、档案的修复和复制技术三、档案的修复和复制技术l（一）档案修复工作的基本原则l1、以最大限度地延长档案寿命为指导思想l2、要尽量保持档案的历史原貌l3、使用修复方法要经过试验，确有把握时，再着手对档案进行修复l（二）修复前的准备工作（三）档案的修复技术（三）档案的修复技术l1、档案字迹和纸张的加固l（1）胶粘剂喷涂法l（2）加膜法l2、档案的去污l（1）溶剂去污法l（2）氧化剂去污法l（3）胶片档案去污3、档案的去酸、档案的去酸l（1）湿法去酸l（2）破性有机溶剂去酸法l（3）干法去酸l4、档案的修裱、档案的修裱l（1）揭档案砖l（2）补缺l（3）托补5、档案的复制技术、档案的复制技术l（1）重

19、氮型晒图技术是复制技术图纸的主要方法l（2）静电复印技术是电摄影方法的一种l（3）缩微摄影技术是利用摄影的方法将档案文献缩小记录在摄微品上l（4）磁性录音录像复制技术通过声（光）、电、磁在一定条件下相互转换的原理，记录下人们各种活动的声音和形象是目前较为先进的方法之一档案利用工作档案利用工作第一节档案利用工作的概念第一节档案利用工作的概念l一、档案利用工作的含义l档案利用工作，亦称“档案利用服务”、“档案提供利用”是档案部门通过一定的方式与方法，直接提供档案，为利用者服务的一项业务工作二、档案利用工作的指导思想二、档案利用工作的指导思想l（一）全面为档案用户服务l（二）及时地为档案用户服务l（

20、三）准确为档案用户服务l（四）有效地为档案用户服务三、档案利用工作的意义和要求三、档案利用工作的意义和要求l（一）提供利用是档案工作的根本目的l（二）利用工作是对整个档案工作的发展有决定性影响档案利用工作的基本要求：档案利用工作的基本要求：l（一）明确服务方向，端正服务态度l（二）熟悉档案，了解需要l1、全面熟悉，重点研究l2、先熟悉形成档案单位的历史和档案保管、收存情况，后熟悉档案的具体内容l3、结合收集、整理、鉴定、保管、统计，特别是编制的检索工具和参考资料等工作，熟悉档案的内容与成份及存放地点l（三）正确处理利用和保密的关系l（四）正确处理利用工作与基础工作的关系l（五）注意被动服务与主

21、动服务并举l（六）注重掌握档案利用效果第二节档案利用的途径与方式第二节档案利用的途径与方式l档案利用的途径：是指档案馆室满足档案用户需求基本形式l档案利用方法：就是档案部门为达到迅速、准确、全面、及时地满足档案用户需要之目的，所采取的各种服务方式，程序和手段档案利用方式，主要有以下十种：档案利用方式，主要有以下十种：l一、开设阅览室l（一）阅览室的设置需兼顾优质服务和严于管理两个方面l（二）为了维护阅览室秩序和档案的安全，阅览室应建立必要的规章制度l（三）阅览室工作人员需要良好的工作作风和扎实的业务基本功l（四）认真做好开架阅览开架阅览的基本要求：开架阅览的基本要求：l1、可供阅览的是科技档案

22、副本l2、开架的科技是非密的或密级较低的l3、提供专门的开架阅览场所l4、编写开架部分科技档案的检索工具，注明存放位置，并在每个阅览架上编制“科技档案检索图表”以不使利用者盲目寻找l5、有资格进入开架阅览室的本单位本部门有关人员，可在其间自由阅览l二、档案外借l档案外借是指按照一定的制度和手续，将档案携出档案馆或档案室外阅览、使用l三、制发档案复制本l根据档案原件制发各种复制本，是档案馆室开展利用工作的一种重要方式四、出具档案证明四、出具档案证明l1、档案证明：是指档案馆室向申请询问、核查某种事实在本馆室所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料l2、出具档案证明：是很严肃的工作，档案馆室只

23、有在机关、团体和个人的正式申请下才能进行这项工作，而且对申请的审查和证明的拟写，都必须认真对待五、提供咨询服务五、提供咨询服务l这种服务形式是档案馆室工作人员以档案为依据，以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，对查询者提出的问题进行解答，或指导利用者获得有关某一方面档案的线索。利用工作做活后，档案馆室会接到各种情况的咨询业务，有一般性咨询，也有专门性咨询；有事实性咨询，也有知识性咨询，有专题研究性咨询，也有信息性咨询。档案咨询服务具有以下五个步骤档案咨询服务具有以下五个步骤l（一）接受用户咨询l（二）分析用户咨询l（三）查找档案材料l（四）答复咨询l（五）建立咨询档案六、印发档案目录六、

24、印发档案目录l档案目录是联系档案用户和档案馆室档案内容的桥梁。档案用户只有借助于一定的档案目录信息，才能顺利实现其利用的需要。档案部门印发、出版、交流档案目录是一种有效提高馆室档案利用率的服务方式。七、网上查询七、网上查询l1、档案信息上网是指档案馆室将有关工作信息等和公开利用的档案内容上局域网，城域或上广域网，用户只要按照有关要求或程序，点击鼠标，就可以查阅所需档案，档案工作等方面的信息l2、档案信息通过网站上网主要包括以下四方面内容：l（1）档案工作信息l（2）档案机构信息l（3）档案资源信息l（4）档案利用服务信息第三节常见档案参考资料的编写方法第三节常见档案参考资料的编写方法l一、大事

25、记l（一）大事记的种类l1、记载一个机关在一定时期内重要活动的机关大事记l2、记载国家或一个地区在一定时期内重大事件的国家或地区大事记l3、按照一定专题记载国家或一定地区、一个机关在一定时期某一方面重大事件的专题大事记l4、记载重要人物一生重要活动的个人生平大事记（二）大事记的体例和结构（二）大事记的体例和结构l1、题名：即大事记的标题l2、编辑说明，有的称为前言或编者的话，是对大事记编写情况的说明l3、序言：介绍大事记记述对象的概况，如有关机构的组织沿革，基本职能等l4、目录，也称目次。是帮助读者查找大事记条目的线索l5、正文。这是大事记的主体部分l6、标语和注释l7、附录（三）大事记的编写

26、要求（三）大事记的编写要求l1、观点正确，用材真实l2、大事突出，要事不漏、小事不要l3、系统条理，简明扼要l4、大事记叙一般不加评述，观点寓于条文之中l5、收集材料尽量广泛，所用材料要经过严格挑选，去粗取精，去伪存真l6、材料来源一般注明出处l7、建立大事记录制度二、组织机构沿革二、组织机构沿革l1、组织机构沿革是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种编材料l2、其主体结构的体例通常有两种l一种是以时期为主线，先将材料分成若干阶段，然后在每个时期下面再分别叙述其内容；另一种是以题目为主线，先将材料按其叙述的内容分成若干题目，然后在每个题目下面再逐年或逐

27、阶段叙述三、全宗指南三、全宗指南l1、全宗指南：是以文章的叙述形式介绍和提示档案馆室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料，又称全宗介绍，是一种书本或检索工具。l2、内容l（一）立档单位和全宗的历史情况l（二）全宗内档案内容和成分的介绍l（三）全宗指南的辅助材料四、统计数字汇集（基础数字汇集）四、统计数字汇集（基础数字汇集）l1、统计数字汇集，就是反映一个机关、企业、地区、系统或某一方面基本情况的一种数字材料l2、统计数字汇集的内容：综合性、专题性五、专题概要五、专题概要l1、专题概要是以文章叙述的形式，简要地说明和反映某一方面工作，生产或其他社会现象和自然现象的产生，发展变化的一种参考资料。l2、编写专题概要的基本要求是：l内容全面，材