呼叫中心59秒管理工具

1、呼叫中心59秒管理工具互联网服务中心质检与数据监控组分享日期情境说明用户问题标杆回答用户反应要如何学习说明：分享日期：是哪一天分享这通录音档的；情境说明：是哪个情境或背景下跟用户通话的；用户问题：用户通话过程中提出的问题是什么；标杆回答：录音分享中，对用户问题精彩的回答内容；用户反应：用户提出了问题，客服代表提出了精彩回答，接着用户对这个回答出现的反应；1.要如何学习：听到了标杆回答以后，我们可以如何学习这样精彩的问答管理工具1：录音分享录音分享是让班组技能成长非常关键的工作，一个好的管理应该是有标准的执行流程、利用了标准的表格、让每次的执行过程都遵守标准步骤。心理学家证明：写下来、讲出来是提

2、高人学习能力、改变人心最好的做法。树立标杆；统计常见问题；吸取模式；复制模式管理工具2：采取措施四步骤说明：第一象限：我们爱说，用户也爱听，这是我们产品的强项；第二象限：我们爱说，可用户不爱听，这可能是我们产品卖点，但对这个用户起不到作用，或是这是我们产品的规定，公司要 求必须要说明；第三象限：我们不爱说，用户也不爱听，这是完全没有用的象限，因为没人爱说，也没人爱听，我们一般通常不予处理；第四象限：我们不爱说，可用户爱听，这往往是我们产品的弱项，是减弱用户意愿最重要的因素。第一象限第二象限第四象限第三象限用户爱听客服代表不爱说客服代表爱说用户不爱听管理工具3：引导地图（话术、规范）分群管理图把

3、班组成员分成四个象限：平均值好，离散系数小平均值好，离散系数大平均值差，离散系数大平均值差，离散系数小管理工具4：班组分群管理图平均值离散系数特征：1.标兵群； 2.班组绩效的稳定来源和引导力量； 3.追求成就感和发展 4.密切关注标杆发展趋势特征：1.离散系数大，不一定代表这个组员不好，还要搭配趋势值来看（趋势向上、趋势向下、趋势平稳）； 2.给予高度关注（表扬、激励以及经验/方法沉淀）特征：1.趋势明显进步的，通常为新员工，心态好，技能提升明显，需要及时鼓励和技能指导； 2.趋势平稳，通常是技能没能养成习惯，心态开始慢慢沮丧，需及时正面鼓励； 3.趋势值明显后退，需重点预防进入该阶段特征：

4、1.“许三多象限”，技能不好，可是又超级稳定，稳定的不好，经常犯错； 2.日管理和提升； 3.一旦改变，会是班组最棒的员工。正向分析是质量管理经常使用的方法，正向行为分析有非常多种模型，一般采用简易的SPSD（SituationProblemStrengthDuplicate）循环：S：情境，要研究这个议题到底有什么背景、想要解决什么、想要达成什么目标；P：问题和困难，阻碍我们达成目标的困难是什么、有哪些问题；S：标杆行为，在这种情境之下，遇到了这样的问题，有哪些对象产生了标杆行为，克服了这些困难；D：标杆行为复制，找出标杆行为，找出标兵的特征，找出复制到其它人的方法，验证效果管理工具5： S

5、PSD正向行为分析正向行为分析很重要的就是要找出P来，就是要找出面对的困难和问题，首先要收集问题，统计问题，才可以分析问题。有三项工具可以帮助我们：问题管理表问题编号发生日期问题类型问题描述解决方法处理人共性问题跟踪表问题编号发生时间结束时间问题类型共性问题描述问题处理方法问题处理过程责任人管理工具6：问题管理表、共性问题跟踪表和质量问题七层面质量问题七层面这个工具就是在帮助我们寻找这个原因存在的可能层面。个人组织规范组织倡导组织培训质量检查找出正确的方法训练大家养成习惯性的方法说明：质量管理主要面对的问题有三类：技能、心态和习惯。呼叫中心的KPI指标刚好也能分成这三类：第一类：技能类，就是任

6、何需要反复练习才会学会的事物； 例如：通话均长第二类：心态，跟忠诚度和积极性有关 例如：小休（示忙）率、遵时率第三类：习惯质量问题七层面管理工具6：问题管理表、共性问题跟踪表和质量问题七层面第五项修炼：“只有学习型组织才能从错误中找到防止错误的办法，一个没有学习能力的组织，只会不断藉由事后的检验，藉由事后检查、犯错就罚的恐吓管理中，试图阻止员工继续犯错。健康检查第一项：是否有错误原因排行榜？（共性原因，20/80法则图） 质量问题来自两种原因：共同原因（94%）、特别原因(6%)健康检查第二项：数据是否有效传递？培训部门、流程部门健康检查第三项：对终极指标是否关注并统计分析？管理工具7：质量管

7、理健康检查表健康检查第四项：是否对影响满意度最深的指标进行测量与分析？ 测量一次解决率的真正目的：不是为了知道有哪些电话一次被解决了，而是要统计有哪些类型的电话“没有”一次解决。 一次解决原因有四：客服代表对业务不熟悉话术F&Q不够完善知识库等支撑系统不够完善业务培训不够完善健康检查第五项：你有投入足够的时间在使用SPSD方法吗？健康检查第六项：满意度是否一直维持同样的水平？管理工具7：质量管理健康检查表事前预防，而不是事后检查事后检查远远不如事前预防用户满意度无法提升的8种根源可能性：没有收集问题问题没有分类没有总结出共性问题共性问题的统计不科学共性问题底下的深层原因没有找到没有采取

8、有效改善措施缺乏对应的组织结构来处理问题并负起责任措施的有效与否没有回馈追踪质检主要目的： 是要在组织、流程和培训当中，设下预防犯错的机制，避免下一次再度出现类似问题； 运用质量管理工具，从表象找出真相，让真相能够达到事前预防的效果。质检工作的核心满意度调查的陷阱1.趋中原则不满意 一般 满意很满意非常满意 满意 一般不满意非常不满意2.选项排列顺序语音调查文字调查满意度调查的陷阱成本类每通电话成本每分钟电话成本品质类质量分数用户满意度重复处理率产量类处理量/人月人员利用率话务员类工时利用率人员流失率考勤培训时间客服代表占比遵时率员工任用期员工满意度服务水平类平均应答时长呼损率服务水平平均等待

9、时间平均保留时间用户耐心度忙线比电话处理类平均处理时长通话时长话后处理时长一次解决率自助服务率转接电话率呼叫中心数字化管理选择7个关键指标？选择4个关键指标？选择2个关键指标？只用一个关键指标？一次解决率、服务水平、遵时率、预测准确率、自助服务率、质量管理、用户满意度用户满意度、每通电话成本、一次解决率、人员利用率遵时率、质量管理（在适当的时间，做适当的事情）平均通话时长呼叫中心数字化管理呼叫中心的关键点：效率类：通话利用率、小休率、平均处理时长、服务水平质量类：一次解决率、质检分数参考标杆数字：关键指标参考标杆通话利用率69%74%小休率8%12%平均处理时长（AHT）控制图确定服务水平（2

10、0秒接通率）80%质检分数注意6大误差一次解决率80%85%人员利用率74%78%值机率88%92%（其实考核小休率）人员流失率20%呼叫中心数字化管理通话利用率（69%74%）小休示忙率（人员利用率）平均处理时长（通话时长+平均话后处理时长）确定效率指标目标值目的：让通话利用率达到公司满意、客服代表能接受、小休率受到控制、不断改善平均通话时长的效能，然后给大家一个能完成的目标。在这四个步骤的基础上，不断缩小差异、改善均值、持续进步，这就是呼叫中心效率提升的关键。呼叫中心效率提升关键四步骤班组分群管理图实现方法（一）1、平均值：一组数据平均数值。平均值=一组数据之和/数据个数2、标准差：衡量一组数据的稳定程度，标准差越小，稳定度越好，标准差越大，稳定度越差。函数：STDEV。实现步骤：公式其它函数统计STDEV选取数据确定，如图示 3、离散系数：同样代表稳定度，离散系数越小，稳定度越好，离散系数越大，稳定度越差。可用于不同业务团队，不同性质数据间的横向比较。离散系数=标准差/平均值。4、趋势值：通过现有数据预测该数据指标的变化趋势。指标为正向时，趋势值0，表示进步，趋势值=0，没有明显的进步或者退步，趋势值0，