物资采购管理程序

1、Page2 of 12目目 录录1.目的目的.32.范围范围.33.定义定义.34.相关文件相关文件.45.职责职责.46.程序程序.47.报告和记录报告和记录 .128.附录附录.12 归档夹类：管理制度归档夹类：管理制度 夹号：夹号：3 3发文份数发文份数发文份数注：。本版文件于 XXX 年 XX 月 XX 日开始实施。 批准人：Page3 of 12物资采购管理物资采购管理1.目的目的规范工程项目物资采购管理工作，对采购工作进行有效控制，保证所采购物资满足规定的质量、成本等要求。2.范围范围适用于 XX 工程项目部所有物资采购、外委加工活动。3.定义定义3.1.采购管理：为得到所需要的物

2、资所进行各种活动，从提出需求开始，到购买验收入库、保管发放一系列活动。3.2.采购部门：项目部的物资部及负责采购的实施部门。3.3.施工项目：施工部的 XX、XX、电仪、综合、调试项目。3.4.管理部门：工程管理部、质量部、安全部、行政部、物资部、合同部。3.5.安 全 件：直接涉及人身、工程安全或为保护人身、工程安全而采用的物资（如安全帽、安全带、扣件、主要起重工具及其它安全防护用品） 。3.6.关 键 件：对工程质量有决定性影响的物资，本工程泛指主要的装置性材料（如钢材、管道等） ，包括辅助施工使用的管道、钢材、电缆等在公司物资分类中属主材类物资。3.7.辅助材料：不构成本工程安装设备的实

3、物形态，辅助施工使用的消耗材料及工具。3.8.周转材料：不随施工而损耗或损耗较少，可于多个工程周转使用的大宗物资，主要指架子管、竹排、扣件、路轨等。4.相关文件Page4 of 124.1.QBXXXX7 物资采购管理规定4.2.QB/XXXXX07 物项控制程序4.3.QB/XXXXX-X006 监控、检验和试验的控制管理 4.4.QB/XX 20X01007-200XX 物资检验大纲4.5.QB/XX 20X01008-200XX 物项标识管理4.6.QB/XXC 20X00006-20XX 不符合项管理5.职责职责5.1. 施工项目负责提出物资需求计划、使用计划和提供技术条件，协助对物资

4、质量或技术要求的检验，配合做好安全件、关键件及周转材料使用质量状况跟踪工作。5.2.物资部负责市场、供方信息收集，制订和实施采购计划，择优订货，签订采购合同或订单，保证所购物资按合同或订单的技术要求按时、按质、按量到达，并保存好采购活动记录。对潜在供方进行评估以及进行年度复评，编制合格供方名册。负责对辅助材料的质量验收、放行，关键件和安全件的检验放行向安全部或质量部提供充分的质量证明资料并给予积极配合。5.3.安全部参与对安全件进行质量验收、放行，负责经回收检修后的安全件及机工具二次验收、放行。5.4.质量部负责对关键件、周转材料进行质量验收、放行，但其中属安全件部分应有安全部参与验收、放行；

5、参与对主要供方的质保能力的资格评审，并对采购管理进行监督和监查。5.5.合同部负责对大宗材料采购物资供货范围的核对。6.程序程序6.1. 对潜在供方的评估和控制对潜在供方的评估和控制6.1.1.评估方式Page5 of 12采购部门根据采购文件要求和需采购物资的复杂性选择下列一种评估方式或几种评估方式的组合。1) 根据供方提供类似的历史情况、试验结果、其它使用者的经验和有关资料进行评价。2) 根据供方新近可供客观评价的、成文的、定性和定量质量记录进行评价。3) 到货源地评价供方的技术能力或通过抽查产品进行评价。4) 对供方产品的样品进行评价。6.1.2. 评估方式和评估人员的确定1) 采购部门

6、负责组织有关人员对物资的潜在供方进行综合调查和评估，涉及到安全件请安全部参加，并按“潜在供方调查报告”中规定进行填写。2) 对于与产品质量无关的辅助材料和外观可以判断质量情况的小批量物资采购，对供方的评估可用对供方产品的样品进行评价的方式由采购人员在售货地点进行。6.1.3.评估要点及内容1) 供方拥有必要的资源，技术能力和经营管理活动状况（人员和设备）；2) 是否已建立质量保证体系以及符合的状况；3) 以往提供的同类产品可靠程度是否稳定及售后服务是否持续；4) 其它顾客使用供方的产品情况；5) 供方的质量保证记录是否完整、清晰、可靠；6) 对不可接受的条件供方能否作出纠正的书面承诺，并令人确

7、信能及时纠正。6.1.4.评价为合格供方的准则6.1.4.1.评价为合格供方必须符合以下条件：Page6 of 121) 供方拥有必要的资源，如：必要的生产设备和技术能力等。2) 具有提供过同类产品或服务的业绩且评价良好。6.1.4.2.具有以下条件之一不能评为合格供方：1) 重要材料设备的供方（如：焊条、阀门等）没有建立和实施质量管理体系。2) 以往提供给我公司同类产品或服务过程中出现严重不符合项或评价较差。6.1.5.合格供方名册的建立和管理6.1.5.1.合格供方名册应按如下物项分类进行建立：（但不限于）1) 主要材料（装置性材料)）2)消耗材料3)周转材料4)工具6.1.5.2.采购部

8、门根据评估意见和审批权限，把评估结果送有关部门和人员审批。对首次评估合格的供方，只定为合格等级，根据审定好的合格供方名单，建立“合格供方名册” 。6.1.5.3.总公司工程部评估合格的供方应提供“合格供方名册” 。6.1.6.合格供方的升级、更新、验证及复评6.1.6.1.合格供方名册建立后，采购部门要定期（最少每年一次）依照评估标准对合格供方进行复评，XX 公司工程部评估的合格供方由 XX公司工程部复评，按“供方资信复评表”要求进行，分别确立合格、良好、优秀等级，不合格者取消其资格。选择供方时应按优秀、良好、合格的顺序同等条件下优先选择。对于在“合格供方名册”中在评审满一年后，没有实施采购和

9、服务的供方应在名册中删去。6.1.6.2.对于业主指定的供方也要进行评审，方能进行采购活动。若评定后定为不合格的供方，必须向业主反馈。Page7 of 126.2. 需求计划的编制需求计划的编制6.2.1. 所有材料需求计划应在 XX 管理信息系统内录入。6.2.2. 辅助材料需求计划，项目必须在材料使用前一周交物资采购部门，也可以由仓库管理员根据库存状况提出需用计划；关键件及安全件需求计划，6.2.3. 物资需求计划应明确下列内容：物资名称、规格、型号、标准、等级、数量、质量要求、技术性能要求、根据需要附图纸或实样、要求到货日期和紧急程度。6.2.4. 物资需求计划的审核基本流程：施工项目由

10、项目技术人员或工程师依据施工图纸材料表及施工需要提出物资需求计划，送项目主管、施工部经理审核后，报物资部复核；管理部门由工程师或业务组长提出物资需求计划，送项目主管、部门经理审核后，报物资部复核。属项目部的安全技术措施经费开支的采购计划应由安全部编制或审核。6.3. 采购计划的审批采购计划的审批及实施及实施6.3.1. 采购计划编制前必须询价，做到货比三家，从质量、价格、服务等方面择优选购。6.3.2. 辅助材料的采购，物资计划员制订采购计划时需统一填写“购物审批单” ，所有采购材料无论金额多少均由项目经理批准后实施。当审核批准人外出时，由其指定委托人审批。6.3.3. 紧急采购计划由需要部门

11、提出需求，物资部报紧急采购计划申请项目部项目经理批准后实施。6.3.4. 大宗材料的招标6.3.4.1.五万元以上通用型大宗材料的采购，如钢材、建材或其它周转材料，因为都是参照国标确定型号参数等，由物资部进行多方的调查、询价后，填写“大宗材料采购招标评审表” ，经相关人员评审后进Page8 of 12行采购，必要时由审核人员组成评审小组评审后确定供方。6.3.4.2.对设备或关键性材料的采购，如阀门、风门、补偿器等，由于涉及的金额、施工规范、质量要求及技术细节等较多，如大于十万元应按招标办法进行，招标书基本内容如下：1) 招标范围；2) 报价方式及货币；3) 投标与开标；4) 投标文件；5)

12、交货期要求；6) 合同的约定；7) 技术规范；8) 附件。6.3.4.3.开、评标办法 ：到截标时间后，由物资部收集投标资料，组织施工项目、质量部、合同部、施工部经理、党政书记、施工副总经理（项目副经理）及工地总经理（项目经理）等进行开标及评标工作，必要时请业主或监理参与。6.3.4.4.物资部对开、评标做好记录工作，包括开标时间、参与人员、评标结果等，填写“大宗材料采购招标评审表” 。6.3.5. 批量采购在 50000 元及以上或采购单价在 20000 元及以上应签订合同，关键件采购属长期供货可先与供方签订供需责任合同，辅助材料的采购属于长期合作供应点应签订年度供货协议，合同经“合同会审表

13、”相关人员会审后签订，合同应明确以下内容：1)供需双方；2)合同标的；3)技术要求；Page9 of 124)交货与运输；5)交货期要求；6)价格与货款结算；7)验收方法；8)提出异议的时间及办法；9)双方责任；10)不可抗力；11)保修条款；12)保险；13)其他。6.3.6.采购实施6.3.6.1.物资部根据批准的“购物审批单” 、 “大宗材料采购招标评审表” ，签订的协议、合同发出采购订单给供方。6.3.6.2.采购订单应明确以下内容：产品名称、型号规格、质量标准、单位、数量、单价、总价、包装运输要求、是否需要提供合格证、图纸或实样等资料。6.3.6.3.计划人员严格按采购计划实施采购，

14、保质、保量、准时完成采购任务，不得采购计划外的物品。6.4.采购物资的验收采购物资的验收入库入库6.4.1. 物资部应对材料进货检验采取分类检验：6.4.1.1.A 级材料，指合金类材料及其制品、管道、板材、高温高压阀门、法兰、管件、支吊架、合金焊接材料等应由物资部、质量部、金属检验室（必要时加上使用部门）组成联合检验小组进行检验，共同对产品的机组号、批号、规格型号、技术参数、数量、外观及标记Page10 of 12进行检验核对及光镨检查，需要委托第三方验证的应在索赔期内组织验证。仓库管理员严格逐项逐件检验及记录；6.4.1.2.B 级材料，指碳钢类材料及其制品，包括管道、钢板、型钢、高温高压

15、阀门、法兰、管件、支吊架、碳钢焊接材料、油漆涂料、保温材料、电缆及附件、电缆桥架等，应迅速通知质量部门按规程规范进行检验和试验。仓库管理员按标准规范抽查；6.4.1.3.C 级材料，指辅助材料由仓库管理员直接按收货检查验收方法进行验收，抽查比例不应低于收货量的 2%，仓库管理员为常规检验。6.4.1.4.安全件应有安全部参与验收。6.4.1.5.部分产品如需要在原产地试验见证时按协议、标准前往验货，但这些验证不能免除供方提供合格产品的责任和其后对供方不合格品的拒收。6.4.2. 进货检验项目包括：名称、规格、型号、数量、厂家、产地等内容与证明文件相符；合格证、产品说明书等质量证明文件齐全；包装

16、整齐完好。质量检验完毕后，仓库管理员出具“物资进货质量放行单” 。6.4.3. 质量符合时，质量部签发 “物资进货质量放行单” ；不符合时，按 不符合项管理程序进行处理，并做好记录，须由物资部与供应商联系，作出妥善处理，确保进货质量。6.4.4. 物资计划员跟踪物资采购执行情况并记录，对执行完毕应关闭采购文件及归档。6.4.5. 所有物资要分类入库，仓库管理员凭到货清单、订购单、材料需求计划及采购计划，对物资的数量、产地、规格型号、外在质量进行核实，核实无误后登记“物资库存卡”并按物项标识管理程序做标识管理，办理入库手续，对大批量物资来不及清点的应在三天Page11 of 12之内清点完毕。6

17、.4.6. 入库信息应在 XX 管理系统内进行管理并录入 XX 管理信息系统，依据供方提供的发票核对收货情况进行发票验收，出具“物资验收单” 。6.4.7. 物资计划（采购）员依据“物资验收单”进行报销、冲帐，或将发票及“物资验收单”交财务部安排付款。6.5.采购物资的领用与退库采购物资的领用与退库6.5.1. 使用项目技术员或工程师依据施工要求及采购计划填写“消耗材料（工具）领/退料申请单” ，经主管审核后送物资部审批。6.5.2. 仓管员依据审批后的“申请单”发料或退料，如有要求仓库送料，则由仓库管理员填写“起重运输委托单” 。6.5.3. 当遇到来不及验证而需紧急放行的材料，仓库管理员和使用人员都应做出明确的标记和记录，由使用项目填写 “急用物资使用申请表” ，经质量部经理和施工部经理批准放行。6.5.4. 退库材料放入专门区域单独保管，重新验收如合格登记回收入库。6.5.5. 施工余料必须及时退回物资部仓库，无价值的边角料退回废料区。6.5.6. 领用及合格回收物资信息应及时录入 XX 管理系统。6.6.采购资料管理采购资料管理对采购文件（包括采购计划、图纸、样品） ，有关记录由物资部分类存档，工程峻工后对供方评估资料、检验记录（合格证、材质证明书、试验报告） 、报价及询价资料、财务验收凭证移交工程管理部资料室保存。7.报告和记录