办公室事务管理十八项(6S篇)

1、1合众资源集团办公室办公室6S管理管理实施方法与技巧实施方法与技巧深圳深圳3A企业管理顾问有限公司企业管理顾问有限公司张明虎张明虎20222022年年5 5月月2020日日2合众资源集团1. 1. 请您参与而不是参观请您参与而不是参观2. 2. 请您学习而不是休息请您学习而不是休息3. 3. 请让您的宝贝请让您的宝贝 睡觉睡觉( (震动或关机震动或关机) )4. 4. 杜绝打盹别让思想去旅游杜绝打盹别让思想去旅游5. 5. 请准时请准时! !温馨提示温馨提示3合众资源集团4合众资源集团5合众资源集团请请 说说 出出 看看 到到 的的 颜颜 色色 ( 1 )( 1 )6合众资源集团请请 说说 出

2、出 看看 到到 的的 颜颜 色色 ( 2 )( 2 )7合众资源集团8合众资源集团9合众资源集团规范规范 高效高效细致细致 专业专业追求目标追求目标:10合众资源集团 一、OA机定位 二、公私区分 三、资料归位 四、柜架管理 五、电脑文件 六、表格管理 七、桌面状态 八、桌底状态 九、抽屉状态 十、物品定位 十一、线束整理 十二、开关标识 十三、空调状态 十四、张贴管理 十五、看板管理 十六、会议管理 十七、安全消防 十八、门窗管理11合众资源集团1、清理不要物；2、公用的办公设备（传真机、打印机、复印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置；3、明确管理责任人；一、OA(办公自动化)设备管理

3、12合众资源集团13合众资源集团14合众资源集团1、清理不要物2、私人用品和办公用品分开放置；3、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；4、私人用品应置于抽屉的下层；5、标识明确：办公用品、常用资料、私人物品15合众资源集团1、清理过期的资料；2、每册资料都需要有明确的标识； 资料名称 定位标识 管理者标识3、每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处；4、保持资料干净整齐。三、资料物品归位16合众资源集团17合众资源集团改善前改善前改善后改善后18合众资源集团1、清理不要物；2、各文件、物品必须分层、分类管理 标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规 范、参考资料、事务管理类、品质管理类

4、、生产 计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文 件、国家标准、空白表格 3、各文件柜、架内物品按轻重决定置于哪层。一般 轻的物品、文件放上层，重的放下层，4、各文件柜、架内物品按使用的频率决定置于哪 层。一般使用频率高的置于中间拿取方便的位 置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次；5、标识明确；6、定期清扫，保持干净无尘。19合众资源集团文件柜分类标识20合众资源集团21合众资源集团C盘盘我的文档我的文档私人文件私人文件*文件文件品质文件品质文件培训文件培训文件JIT文件文件*文件文件效率文件效率文件22合众资源集团XXX公司JIT文件分类实例23合众资源集团六、空白表单管理六、空白表单管理2

5、4合众资源集团25合众资源集团1、清理不要物；2、可定置于桌面的物品为：电脑、文件栏、电话、 笔筒、台历、茶杯，并要求定位；3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但 人长时间（0.5H以上）离开时，文件、资料必须 归位；4、桌面文件状态可按“待处理”、“已处理”、“处理中”5、保持桌面清洁七、桌面状态26合众资源集团27合众资源集团28合众资源集团29合众资源集团30合众资源集团31合众资源集团32合众资源集团33合众资源集团1、不要物的清理2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分 抽屉放置；3、一个抽屉内有几种物品时，想办法将物品固定，想办法将物品固定， 避免来回开关抽屉时物品乱动避

6、免来回开关抽屉时物品乱动 ；4、标识清楚；5、定期清理，保持干净无尘。34合众资源集团35合众资源集团36合众资源集团十、物品定位十、物品定位(隐形定位法隐形定位法)37合众资源集团38合众资源集团39合众资源集团40合众资源集团41合众资源集团42合众资源集团43合众资源集团44合众资源集团45合众资源集团46合众资源集团47合众资源集团48合众资源集团49合众资源集团50合众资源集团51合众资源集团52合众资源集团53合众资源集团54合众资源集团1、清理过期的张贴物；2、所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域；3、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置 上，不可随处有张贴现象；4、工

7、作台需要的张贴物（备忘录等）不可随意贴，要 求规定位置,规定数量贴附(不能超过2张A4纸位置), 玻璃窗上不宜张贴通知/资料；5、明示标识岗位、职责6、保持张贴物的清洁。十四、张贴物管理55合众资源集团56合众资源集团内容： 通告/公告栏 学习园地(初期可以展示6S基础知识) 人员去向管理 轮值管理 6S责任区域布局图 6S日常点检表(可以先空着)57合众资源集团58合众资源集团59合众资源集团十六、会议室十六、会议室60合众资源集团61合众资源集团62合众资源集团63合众资源集团出席会议六要求：出席会议六要求： 准时出席，不任意离席。准时出席，不任意离席。 发言遵守会议程序及规定，言简意赅。

8、发言遵守会议程序及规定，言简意赅。 讨论时应尊重对方的意见，对事不对人，勿伤讨论时应尊重对方的意见，对事不对人，勿伤 和气。和气。 会议进行时，勿私自交头接耳或高声谈话，影会议进行时，勿私自交头接耳或高声谈话，影 响会议进行。响会议进行。 会议中应将手机关机或转至振动状态，以免干会议中应将手机关机或转至振动状态，以免干 扰会议。扰会议。 穿适宜的服装出席会议。穿适宜的服装出席会议。64合众资源集团十七、消防设备管理 定位标识明确 明确责任人 日常点检65合众资源集团66合众资源集团灭火器编号:_点检责任人_管理部门(章)：_点检项目1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月

9、11月 12月压力表指针在绿色范围内保险插销完好整洁无尘未随意移动点检者签名灭火器点检表灭火器点检表 （例）（例）_年67合众资源集团编号： 点检担当者： 管理部门（章）： _年点检项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月1箱体、报警按钮、警铃无灰尘污垢2 箱体无乱写乱画，无不必要揭示3水带不潮湿发霉，否则需取出凉干4 箱内及箱体顶部无杂物5 箱体玻璃完好6 水带完好7 水枪完好8 阀门无破损，不漏水9 报警玻璃完好10 警铃完好11 周围环境整洁，通道畅通点检者签名消防栓点检表（例）消防栓点检表（例）68合众资源集团69合众资源集团70合众资源集团门门 “推推”/“拉拉”

10、标识标识71合众资源集团案例案例1 1:一天，林经理上班后将刘维隆叫一天，林经理上班后将刘维隆叫去，问道：你早上来上班时，有没有到办去，问道：你早上来上班时，有没有到办公室四公室四处处看看？刘答道：有看看？刘答道：有啊啊！林经理又！林经理又问道：那你是否发现有什幺问题？刘答道：问道：那你是否发现有什幺问题？刘答道：没有没有啊啊！林经理听闻此言，很生气的说：！林经理听闻此言，很生气的说：怎么没有问题？会议室椅子乱七八糟、签怎么没有问题？会议室椅子乱七八糟、签约室的茶杯没收约室的茶杯没收一大堆问题，你竟然一大堆问题，你竟然说没发现问题！说没发现问题！案例分析案例分析72合众资源集团 刘维隆只有去巡

11、视，却没有发现问刘维隆只有去巡视，却没有发现问题题 因为每个人对同一事物的看法因为每个人对同一事物的看法( (标准标准) )是是不同不同的的. . 我们每天看到的都是一样的乱，我我们每天看到的都是一样的乱，我们已经习以为常了。们已经习以为常了。73合众资源集团思考思考: : 有没有这样的经历有没有这样的经历? ?一件事情一件事情( (一种做法一种做法, ,一个现象一个现象) )一直以来都是这样的一直以来都是这样的, , “老老大大”现在却说不行现在却说不行, ,需要改善需要改善, ,你能理解你能理解吗吗? ?74合众资源集团 不对的地方不对的地方, ,虽然当初没有提出没有改虽然当初没有提出没有

12、改善善, ,但不代表它是正确的但不代表它是正确的 但是但是, ,如果工作没有明确的标准如果工作没有明确的标准( (有的有的称之为标称之为标杆杆) )，就很难去了解工作上是，就很难去了解工作上是否有问题。否有问题。所以所以, ,建立完善的建立完善的标准标准才是最重要的才是最重要的75合众资源集团 那么那么,如果发现有问题如果发现有问题,你要怎样去做你要怎样去做呢呢? 我们继续看案例我们继续看案例76合众资源集团 案例案例2 2: :刘维隆被修理后第二天上班前，就四刘维隆被修理后第二天上班前，就四处去巡视，发现一大堆问题，于是他就随手记录处去巡视，发现一大堆问题，于是他就随手记录下来。上班后，林经

13、理又把刘维隆找去询问：你下来。上班后，林经理又把刘维隆找去询问：你今天有去四处看看吗？刘维隆答道：有今天有去四处看看吗？刘维隆答道：有. .。林经。林经理又问道：那你发现什幺问题？刘维隆答道：发理又问道：那你发现什幺问题？刘维隆答道：发现很多问题，例如：报纸没放回报架、会议室白现很多问题，例如：报纸没放回报架、会议室白板没擦板没擦等很多问题。林经理说：我刚刚去看等很多问题。林经理说：我刚刚去看过，为什么东西还是像你说的情况一样？过，为什么东西还是像你说的情况一样？77合众资源集团 刘维隆只去记录每个问题点刘维隆只去记录每个问题点, ,但却没但却没有进一步的行动有进一步的行动 发现问题后要有解决的意愿与动机。发现问题后要有解决的意愿与动机。发现问题的目的就是为了发现问题的目的就是为了很好的解很好的解决决78合众资源集团 案例案例3 3:刘维隆有了前两次的经验，刘维隆有了前两次的