民营企业档案管理培训班PPT课件

1、民营企业档案管理培训班广东省档案局督导处2014年1月提 纲 一、背景介绍一、背景介绍 二、测评办法解读二、测评办法解读 三、测评标准解析三、测评标准解析一 背景介绍 自1987年以来，广东先后施行国家档案局制定的企业档案管理升级试行办法及企业档案工作目标管理办法，大力推动全省企业档案工作，取得了良好成绩，档案工作服务企业生产经营和各项管理活动，成效显著。 2009年11月2日，国家档案局发布企业档案工作规范（DAT 422009，2010年1月1日开始实施，以下简称规范）。 企业档案管理规定企业档案管理规定（ 档发20025号，国家档案局、国家经贸委、国家计委，2002年印发） 国有企业文件

2、材料归档办法国有企业文件材料归档办法（ 档发20044号，国家档案局、国务院国资委，2004年印发） 企业档案工作规范企业档案工作规范（DA/T 42-2009，国家档案局发布） 广东省企业档案工作规范测评办法广东省企业档案工作规范测评办法（粤档发201124号） 企业文件材料归档范围和保管期限表规定企业文件材料归档范围和保管期限表规定（国家国家档案局档案局10号令，2013年2月1日施行） 企业档案工作规范企业档案工作规范的制定具有以下特点： 第一、管理创新。第一、管理创新。企业档案工作规范适应社会主义市场经济体制完善的要求，第一次系统、全面地提出社会某一方面（企业）建立和开展档案工作的基本

3、要求，填补了我国档案工作整体建设规范化方面的空白，结束了企业档案工作只结束了企业档案工作只有单项业务技术标准、没有统一的系统管理标准的历史有单项业务技术标准、没有统一的系统管理标准的历史。 第二、观念创新。第二、观念创新。随着社会发展，人们对档案与档案工作的认识也在不断深化。2001年，国际标准ISO15489.1 档案管理通则中首先正式提出档案的资产属性档案的资产属性概念。2002年，我国企业档案管理规定中只是将企业档案作为是“有保存价值的文件材料”。 第三、经验基础。第三、经验基础。企业档案工作规范从档案工作原则、档案工作体系、档案工作制度、档案工作业务、档案信息化、档案工作设备设施等方面

4、，对企业档案工作提出了具体要求，全面规范了企业档案工作，是企业档案工作行为企业档案工作行为的准则和档案业务建设的依据的准则和档案业务建设的依据。 第四、信息化方向。第四、信息化方向。企业档案工作规范将档案信息化将档案信息化建设作为对企业档案工作的方向性要求建设作为对企业档案工作的方向性要求，对企业档案信息化提出了目标和原则，对电子文件的归档存储、传统载体档案数字化，网络化服务，电子档案安全保管等提出了原则性要求。也为下一步专门制定企业档案信息化标准预留充分的发展空间。 国际标准国际标准ISO9001ISO9001质量管理体系要求中的档案记录质量管理体系要求中的档案记录 质量控制离不开档案记录，

5、档案记录是ISO9001要求的文献工作的文件控制与档案记录控制这两大控制之一。强调文件控制时，是需要企业证实有能力满足客户及法规的要求；强调档案记录控制时，是表明通过检验证明企业通过体系性和持续改进保证能满足质量、客户及法规的要求。整个ISO9001质量管理体系要求中：档案记录（records）一词出现28次，其中20次是重复提示、参照、引用，要求标准在实施中按照4.2.4条的要求建立档案。而ISO9001中这种对某一条款的引用、参见、提示的要求总共才有38处。除了4.2.4，被要求引用、参见、提示的18次，涉及11个条款，由此可见档案记录及其管理控制在质量管理体系中的地位和作用。国际标准IS

6、O9001质量管理体系要求4.2.44.2.4：“档案记录的控制档案记录的控制”规定规定： “为证明符合质量管理体系要求和有效实施提供证据而建立的档案记录，必须要受控管理。 机构必须建立有书面文件记录的程序及执行过程（Documented Procedure），以明确对档案记录鉴别、存储、保护、检索和处置所必要的控制管理。 档案记录必须保持易于辨认、快捷确证和可以检索。”企业档案工作规范部分内容摘引 4 档案工作总则 4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。 4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、

7、统一管理、统一制度、统一标准。 4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。 4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。 企业档案工作规范附件： 附录A（资料性附录）企业文件归档基本范围与保管期限参考表-注意是资料性，而非规范性附录 附录B（资料性附录）表格样式-补充规范性引用文件中没有的表格（如：档案交接登记表、温湿度登记表、销毁清册、借阅档案登记表、档案利用效果登记表） 顺应企业需求，同时也是行政部门依法治档的需要，省档案局于2010年8月印发了关于贯彻实

8、施企业档案工作规范的通知，要求各地级以上市档案局，各省属企业（集团），中直驻粤企业，全面认识规范的重要性和宣传贯彻、实施规范的重大意义；同时按照“全面宣贯、因企制宜”的原则，做好企业档案工作规范化建设。 2010年10月，国家档案局发文废止了企业档案工作目标管理办法及相关标准，广东省档案局开始启动在规范指导下的企业档案工作评价方法研究。 经多次征求省内有关企业和市县档案局意见、召开专家研讨会反复论证，2011年8月省档案局印发了广东省企业档案工作规范测评办法。新的测评办法突出体现了三个方面的特点： 一、国内率先推出全面量化指标体系一、国内率先推出全面量化指标体系 规范出台后，国内有关省、市、自

9、治区积极探索将规范要求纳入地方有关业务工作检查评估标准中。有的将规范的部分内容补充进本地已有的年检标准中，有的将规范内容精简形成了相关评价标准，而广东则率先推出了全面量化指标体系。 广东出台的测评办法率先全面应用规范要求，形成了包括档案工作组织、档案工作制度、档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备等5项一级指标，项一级指标，29项二级指标、项二级指标、96个测评个测评点点的量化指标体系。各一级指标单项满分100分，同时根据长期以来企业档案工作的实践基础和发展要求，将5项一级指标在总分中的权重设定为0.2、0.15、0.3、0.15、0.2。如此权重设计，是考虑到要强调对“档案工作组织档

10、案工作组织”和“档案工作设施档案工作设施设备设备”这两项关系到档案工作“安身立命”之根本保障内容的要求，同时肯定企业档案部门在“档案业档案业务工作务工作”这项需要投入大量精力开展的业务活动。而“档案信息化建设档案信息化建设”总体要求比较高，今后将根据发展形势，可以相应调整权重。 二、评价结果创新设定级别等次二、评价结果创新设定级别等次 测评办法对评价结果分级定等，适当区分评价企业对适当区分评价企业对档案工作的重视力度和保障条件，以及企业档案工作总体档案工作的重视力度和保障条件，以及企业档案工作总体业务水平业务水平。这一创新设计，在省内外有关档案工作评价方式上属于首次。 广东省档案局认为，在规范

11、的全面指引下，特别是总结本省多年来的档案监督和指导经验，企业档案工作是时候要在理念认知和业务实践上实现转型升级。这个转型升级突出有两点，一是要理清企业档案工作的体制与机制关一是要理清企业档案工作的体制与机制关系，二是要平衡组织管理与业务工作的关系。系，二是要平衡组织管理与业务工作的关系。档案行政管理部门、企业领导、企业业务部门、企业档案部门等各方，都要充分认识到档案作为企业重要的信息资源和知识资产，在企业生产经营和各项管理中发挥的作用日益突出。企业应当通过加强对档案工作的组织领导和系统管理，从而带动和提升档案工作业务水平。 由此，测评办法规定：企业档案工作规范测评，采取先测级别，再评等次，级别

12、与等次结合的方法，共分三级六等三级六等。测评结果由高到低依次排列为：一级甲等，一级甲等，一级乙等，二级甲等，二级乙等，三级甲一级乙等，二级甲等，二级乙等，三级甲等，三级乙等等，三级乙等。 三、细节设计巧妙着眼持续发展三、细节设计巧妙着眼持续发展 一种评价方式，必须有良好的覆盖性，能适应大多数评价对象，能让企业感觉“有奔头”；同时也要有一定的高度指引性，使得企业必须通过适当的努力，才能获得相应的高标准评价。 测评办法及测评标准，全面贯彻落实规范的要求，系统地对企业档案工作如何有序开展进行了规定和布置。 在测评办法的组织实施中，要对申报对申报“二级二级”的企业增加档案人员岗位核查环节的企业增加档案

13、人员岗位核查环节，对申报对申报“一级一级”的企业再增加系统单位测评定等率以及面向业务的企业再增加系统单位测评定等率以及面向业务部门人员的现场问答环节部门人员的现场问答环节等要求。 如关于档案人员的配备，要查看企业人力资源部门确定的岗位分类说明或职位表，核实岗位设置及其定员情况； 如档案工作机构的设立，要进而查看职能部门设置安排，而不仅仅凭着“一纸公文”的通知； 再如面向业务部门人员的现场问答，则是直接检查了解企业员工对档案工作与业务活动的认知和实践情况。 企业档案工作规范等级测评活动，是档案行政管理部门依法组织开展的业务检查工作。测评办法第七条规定，企业档案工作规范测评坚持自自愿申报、客观公正

14、、实事求是愿申报、客观公正、实事求是的原则。企业档案工作规范测评由被测评单位自行提出书面申请。 同时，为了持续推动工作，防止搞形式主义、防止搞突击短视，测评办法提出，企业档案工作规范测评等级的有效期为五年有效期为五年。规范测评等级自核准之日起满四年自愿申请复查，经复查合格后办理换证手续。有效期满五年、未申请复查的单位，其等级自动失效。测评组织单位在获证企业申请后对其进行复查，复查合格后换发等级证书。复查不合格，视情况降低或取消原等级。 规范是国家档案局为适应现代企业档案工作发展新要求而颁布的档案行业标准，新时期企业档案工作行为的准则和档案业务建设的依据。 广东通过创新评价机制，引导企业全面贯彻

15、实施规范，将为企业可持续发展提供基础管理和档案信息资源的保障，有利于全省企业档案工作进一步提高水平，再创新的成绩。 变变的是评价方式，不变不变的是工作抓手； 变变的是结果形式，不变不变的是业务核心； 变变的是“更加”全面系统，不变不变是“持续”规范促进。广东省企业档案工作规范测评办法 第一条为进一步加强企业档案工作规范管理，更好地为建设经济强省服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、广东省档案条例等法律、法规的规定，以及贯彻实施企业档案工作规范等标准规范的要求，结合我省实际，制定本办法。 测评工作是一项依法而依法而行行的业务活动。 第二条 本办法适用于在广东省内登记注册的

16、企业，及按其资产关系全资所属或控股的企业。 测评办法适用于不同所有制不同所有制（国有、民营、集体、外商独资、合资合作、股份公司、上市公司）、行业行业（制造业、交通运输、建筑安装、金融、流通、邮电通讯、农业）、层级层级（集团本部、分子公司）、规模规模（特大型、大中型、小型）的企业。 第三条 档案是企业重要的信息资源和知信息资源和知识资产识资产，在企业生产经营和各项管理中发挥的作用日益突出。企业应当按照国家和省的有关要求，加强对档案工作的领导，增强全员档案意识，提升档案工作规范水平，更好地发挥档案在企业内部控制、外内部控制、外部维权部维权等过程中的凭证和信息价值。 第四条企业档案工作规范测评，采取

17、先测级别，再评等次，级别与等次结合的方法，共分三级六等。测评结果由高到低依次排列为：一级甲等，一级乙等，二级甲等，二级乙等，三级甲等，三级乙等。 业务水平跟工作条件直接相关，有个适配性问题。测评等级（级别与等次）的确定，应该实事求是，找准定位找准定位就好。 第五条 企业按其档案人员、档案工作用房的配备情况划分为一、二、三级。一、二、三级的标准要求，实行逐级递进。二级满足并高于三级的要求，一级满足并高于二级的要求。 级别，主要围绕两个要素进行测定。一是档案人员配档案人员配备备情况，二是档案工作用房配备档案工作用房配备情况。 这两个要素是工作开展的重要基础条件，如同“钢筋水泥砖瓦”等必不可少的原材

18、料。可以适度理解为：有多少材料，对应盖多大的房子，干多少事情。 达到某一级的条件，达到某一级的条件，仅代表仅代表企业可以申报的最高级别。企业可以申报的最高级别。是否可以测评到该级某等，还要进一步结合分数。是否可以测评到该级某等，还要进一步结合分数。 三级三级企业：档案工作有专人专人负责。有单独使用、满足5年以上档案存储需要的档案库房，有相对独立的办公和阅览室。 要求相对比较低。 规模小的企业可以不是专职，比如还可能兼其他工作。 二级二级企业：有两人以上两人以上的档案专职专职人员；属国有企业的，不少于一人为编制内员工。有满足10年以上档案存储需要的独立档案库房，有独立使用的办公和阅览室。 注意是

19、专职；在全面落实部门预立卷的前提下，专职人员可以适当参与其他工作。 办公、库房、阅览用房要求绝对三分开。 一级一级企业：有设立独立独立履行企业档案管理职能的档案工作机构档案工作机构，配备适应档案管理和发展需求的专职档案人员。有满足1515年年以上档案存储需求的独立档案库房，有独立使用、布局合理的各项档独立使用、布局合理的各项档案工作业务用房案工作业务用房。属企业集团的，其直属企业档案工作规范等级测评定等率应达60%60%（含）以上。 这个要求比较高，可能只有相当少的企业符合条件。 增加了独立的档案工作机构设置要求，必须是人力资源体系的管理层次，而不是“挂着名”的档案室。 要有其他业务工作用房，

20、比如陈列展示空间。 第六条 在测定级别的基础上，按照广东省企业档案工作规范测评标准（以下简称测评标准，见附件1）评出等次，分甲、乙二等。 测评标准包括档案工作组织、档案工作制度、档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备5项一级指标，各一级指标共包含29项二级指标、96个测评点。 在企业档案工作规范（DA/T 42-2009）全面指导下的量化标准。 对照测评标准进行逐点测评，得出各一级指标分值，分别乘以0.2、0.15、0.3、0.15、0.2，计算出总分，总分满分为100分。 一级企业，总分70分（含）以上的为乙等，80分（含）以上的为甲等。 二级企业，总分60分（含）以上的为乙等，70

21、分（含）以上的为甲等。 三级企业，总分50分（含）以上的为乙等，60分（含）以上的为甲等。 等次总分达不到相应级别乙等的，需降低级别应用测评结果。 不同级别的甲、乙等次分有区别，保持每10分一个档次。 级别与等次相结合的区间，才是最终对应的等级。等级分值区示意图 第七条 企业档案工作规范测评坚持自愿申自愿申报、客观公正、实事求是报、客观公正、实事求是的原则。企业档案工作规范测评由被测评单位自行提出书面申请。 第八条 申请单位近3年内发生档案工作人员违法乱纪和档案失泄密、损毁、丢失等安全事故情况的，不能申请测评。 组织贯彻实施企业档案工作规范自觉性与应用测评办法核准等级水平的自愿性。 第九条 省

22、档案行政管理部门负责组织对省直和央企驻粤分支机构省直和央企驻粤分支机构的测评，以及全省辖区内申报一级申报一级企业的测评。 各地级以上市档案行政管理部门负责组织对辖区内除省直和央企驻粤分支机构以外，申报二、三级企业的测评；并可根据省档案行政管理部门委托，负责组织对辖区内省直和央企驻粤分支机构的预评。 第十条 测评工作应全面全面检查申请单位档案工作。 企业对照本办法和测评标准进行自检后，按照测评组织关系测评组织关系，向有关档案行政管理部门提交测评申请和测评登记表，申请测评相应的等级。 测评申请内容包括：档案工作情况和自查测评情况，存在的问题与改进的措施。测评登记表一式三份（样式见附件2）。 谁组织

23、测评，就向谁提交申请。 测评申请材料的具体份数视情况多或少。 第十一条企业申请测评后，由有关档案行政管理部门派出工作人员进行预评，在确认其申报情况基本达到相关要求后，再组织测评组进行正式测评。 测评组成员根据实际情况委派，由5至7人组成，其中测评员不能少于3人。 在地方的省直和央企驻粤分支机构，预评将更多地由市档案局与企业上级主管部门完成。 测评组签名表，将注明是否“测评员”；但并不限制非“测评员”参加测评组。 正式测评程序为： （1）测评组听取申请单位关于企业档案工作规范管理及其自查情况的汇报； （2）审查申请单位出示的相关文件或依据材料； （3）对照标准进行实地考核； （4）测评组内部进行

24、评议，形成测评意见； （5）测评组向申请单位通报测评结果。 这是合理合规的程序。个别情况下，可以分“现场考核”与“会议”阶段。 要在适当环节如通报时，向企业员工说明清楚测评不是一蹴而就的“运动”。如，在测评程序的主持或者正式通报结果之前，简要说明企业档案工作已经历和处理了大量业务情况。 第十二条 测评员应具备中级以上中级以上档案专业技术资格或从事档案工作满满5 5年以上年以上，熟悉档案业务，责任心强，客观公正，能胜任测评工作。测评员由各地级以上市档案行政管理部门、省属企业集团、央企驻粤分支机构推荐，经培训并考核合格后，由省档案行政管理部门聘任。任期五年，可连聘连任。退休、辞职或调离的被聘人员视

25、为自动解聘。 经过培训后，以及聘任后，将建立测评员库。 测评员的职责： (1) 对企业档案工作进行业务指导和咨询； (2) 参加企业档案工作规范测评和复查工作； (3) 及时向测评组织机关或上级机关反映企业档案工作规范测评过程中的情况和问题。 在工作中坚持业务原则，恰当评分。 不泄露企业内部资料或商业秘密。 不谋取私利。 第十三条经测评获得相应等级的单位，由测评组织单位授予相应的等级证书，并在本单位互联网站上公告。等级证书样式由省档案行政管理部门统一规定。 各地级以上市档案行政管理部门应当在每年的6月30日和12月30日前，每半年将本地区测评情况报送省档案行政管理部门备案。楷体，小一号楷体，二

26、号楷体，小一号小标宋，一号签署批复单位名称并加盖公章 第十四条 企业档案工作规范测评是评价企业管理水平的重要方面，测评等级既是档案工作规范化建设的检验标尺，也是档案人员业绩能力的具体体现。 根据中华人民共和国档案法实施办法第六条的规定，经测评获得等级的企业，应对本企业档案部门和档案人员给予奖励。 在测评意见中，要明确提出奖励建议来。 第十五条 企业档案工作规范测评等级的有效有效期为五年期为五年。规范测评等级自核准之日起满四年自愿申请复查，经复查合格后办理换证手续。有效期满五年、未申请复查的单位，其等级自动失效。 测评组织单位在获证企业申请后对其进行复查，复查合格后换发等级证书。复查不合格，视情

27、况降低或取消原等级。 未达到一级甲等的单位，鼓励其在较低等级的基础上继续申报较高等级。 在等级批复文书及测评等级证书上标明有效时间。 根据国家局原企业档案工作目标管理办法认定的“国家一级”、“国家二级”、“省（部）级”单位，应按照新标准复查，确认按照新标准复查，确认等级等级。 不存在所谓旧标准下，如“国家二级”对应新标准哪个等级的情况。 第十六条 本办法由广东省档案局负责解释。 第十七条 本办法自颁布之日起施行。 测评标准包括5项一级指标，各一级指标共包含29项二级指标、96个测评点。 一、档案工作组织一、档案工作组织 二、档案工作制度二、档案工作制度 三、档案业务工作三、档案业务工作 四、档

28、案信息化建设四、档案信息化建设 五、档案工作设施设备五、档案工作设施设备三 标准解析一、档案工作组织 单项总分100分 本项一级指标下，包括5个二级指标： 组织系统建设（20分）， 企业管理职责（20分）， 企业部门职责（20分）， 档案部门职责（20分）， 档案人员要求（20分）。 档案是管理管理，而不是整理不是整理。档案工作首先是企业首先是企业的的，而不是办公室的或档案室的，更不是档案人员的工作。 组织体系建设，必须厘清职责边界厘清职责边界。 （一）组织系统建设（20分）1档案工作领导(6分)标准要求企业档案工作分管领导明确(2分);各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人确定(2分);档

29、案部门的负责人确定(2分)。 【实施细则】要有公司班子成员分管，同时确定公司职能部门档案工作责任人，有下属单位或建设、科研等项目的，需同步确定档案工作责任人。档案部门单独设置的，必须明确档案部门的负责人，如归属办公室等部门的，需明确办公室哪位领导为档案室负责人。 2档案机构设置(4分)标准要求专门设置了与企业规模和管理模式相适应的档案机构，或指定了负责档案工作的机构(4分)。 【实施细则】企业规模不大的，可以设置档案管理岗位，或办公室下属的档案室即可。规模大的，必须设置独立的档案管理机构，同时明确档案管理与档案保管两种职能。 3档案人员配备(5分)标准要求配备了与企业研发、生产、经营和管理相适

30、应的专职档案人员(2分)；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员(2分)。企业应保持档案人员相对稳定(1分)。 【实施细则】无专职扣2分；专职不够的扣1分以上；“稳定”问题，一般给分，如变动大、影响到工作的，要扣1分。 4档案工作体系(5分)标准要求建立了以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。考核本单位、本系统（或行业）组织召开工作会议与业务学习情况（5分）。 【实施细则】主要考核公司系统内部的档案业务活动（工作会议、业务培训、考察学习等）情况。偶尔为之者扣4分；近三年每年两次以上者，给3分；活动形式多样、效果好的，给4至5分。 （二）企业管理职责（

31、20分） 1规划计划纳入（4分） 标准要求贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划（2分）和工作计划（2分），为档案工作持续发展提供保障。 【实施细则】企业没有制订发展规划的，或有规划但未纳入者，扣2分；年度工作计划（总结）连续3年有明确提出档案工作要求者给2分，纳入情况不佳者，扣1分以上。 2文件形成积累和归档要求纳入有关职责及其考核（4分） 标准要求将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责（2分），并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核（2分）。 【实施细则】各部门及相关人员岗位职

32、责有明确纳入的给2分，纳入不明确且覆盖不完整的不给分，介入两者之间的酌情给1分；有纳入无考核记录或无纳入无考核的，均扣2分，无纳入但有其他有关考核形式的，酌情给1分。 3确保档案完整准确系统和安全措施的有效性（4分） 标准要求采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。考核有关体制、机制和制度保障措施（2分）以及人财物保障措施（2分）。 【实施细则】考核纳入领导议事日程，对档案工作发展重大问题的研究、解决情况。其中体制机制制度方面占2分，人财物方面占2分，视情况、结合效果给分。 4资产与产权变动时档案的处置工作（4分） 标准要求企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作（4分）。国有企

33、业应依照国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法（档发字19986号）和广东省档案局、省国资委、省财政厅联合印发广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程（粤档发20076号）的要求进行，其他企业可参照。无该项处置需求的，核给2分。 【实施细则】企业改制、承继、重组等情况下，依资产产权关系应予妥善处置档案。要求处置合理、移交或接收手续完善，可以得3至4分；否则，扣2分以上。 5档案工作奖惩（4分） 标准要求企业对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。应给予而未给予表彰、奖励或处分的，每项（次）扣1分，扣完为止。 【实施细则】在之前的目标管理

34、活动或档案行政部门有表彰奖励建议、而未给予的，不得分。初次测评（认定）的，不扣分；复查时，仍未有效给予之前表彰奖励的，不得分。遇处分情况的，参照以上。 （三）企业部门职责（20分） 1归档文件的完整系统性实行部门负责人责任制（6分） 标准要求企业各职能或承办部门及项目负责人对本部门或项目归档文件的完整和系统性负责。考核部门文件管理程序和标准要求的情况（3分）及其执行效果（3分）。 【实施细则】考核对各职能部门及项目负责人这个层次，在企业文件管理程序及归档标准的职责和要求明确情况，及日常工作执行情况。要求不明确的、覆盖范围不完整的，不给分；有一定明确要求、有初步效果的，可以给1+1分；效果更佳的

35、，酌情加给。 2归档文件的齐全准确和形成质量实行形成者责任制（7分） 标准要求企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。考核企业岗位职责描述或同类说明中对其文件管理责任的规定（4分）和效果（3分）。 【实施细则】考核对各职能部门及项目文件形成者这个层次，在岗位职责方面的职责和要求明确情况，及日常工作执行情况。要求不明确的、覆盖范围不完整的，不给分；有一定明确要求、有初步效果的，可以给1+1分；效果更佳的，酌情加给。 3归档文件的整理质量实行部门专兼职档案人员责任制（7分） 标准要求专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量

36、负责。考核平时立卷责任制建立情况（4分）及效果（3分）。 【实施细则】未实行部门预立卷的，不给分。实行部门预立卷，且企业档案部门能有效把关整理质量的，可以给3+2或以上；其他，视情况增减。 （四）档案部门职责（20分） 1统筹规划企业档案工作的办法和效果（4分） 标准要求统筹规划企业档案工作。考核档案部门的角色设置和职能发挥情况（4分）。 【实施细则】本企业档案部门的设置，能否有效发挥档案管理与档案保管两种职能，特别侧重评价管理职能方面。综合考虑档案岗位设置、定员等情况与职能发挥的匹配。成立的“档案室”非实体职能层级的、但总体效果较好的，可以给2分。 2企业档案业务工作的开展情况（4分） 标准

37、要求负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。考核档案部门业务开展的总体水平（4分）。 【实施细则】综合评价企业档案工作业务工作水平。各环节日常工作开展顺利的，可以给3至4分。 3指导企业各部门、项目及专项工作的办法和效果（4分） 标准要求指导各部门、项目及专项工作的文件形成、积累、整理及归档工作。考核指导效果（4分）。 【实施细则】为企业各部门或项目提供档案工作指导。评价总体效果。归档渠道顺畅的，重要文件归档无遗漏的，可以给3至4分。 4监督指导检查企业所属单位档案工作的办法和效果（4分） 标准要求定期对所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作监督、指导、检查

38、。考核监督指导检查制度、办法及相关记录（4分）。无所属单位的，核给2分。 【实施细则】建立对系统企业档案工作的监督检查，纳入公司层级机制并有效实施的，给3至4分；纳入主管部门层级并有效实施的，给2至3分。档案部门发挥主动性，加强了业务指导，有效果的，可以给1分。 5向国家档案馆或有关单位移交档案的情况（4分） 标准要求依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。考核档案移交情况（4分）。无移交任务的，核给2分。 【实施细则】考核包括根据有关要求，向上级企业集团或者行政部门、国家综合档案馆、专门档案馆移交的情况。移交及时、效果好的，给4分，次者，依情况核给。 （五）档案人员要求（20分） 1档案

39、人员遵纪守法忠于职守情况（5分） 标准要求档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。有违法违纪情况的，扣5分。 【实施细则】无违法违纪情况的，给5分。 2档案部门负责人职称和学历情况（5分） 标准要求档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。达不到的，视工作效果扣1至5分。 【实施细则】有独立档案部门的，考核档案部门负责人。无独立设置档案部门的，考核主管档案室工作的部门负责人。 3档案人员学历学识情况（5分） 标准要求档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平（3分），且结构合理（2分）。 【实施细则】按档案部门岗位人员达到学历学识要求的比例，核定分数。 4档案人员培训情

40、况（5分） 标准要求档案人员经过档案专业岗位培训，取得了上岗证（2分），定期参加档案业务培训和继续教育（3分）。 【实施细则】按档案部门岗位人员参加档案行政部门岗位培训要求的比例，核定分数（1至2分）。档案部门单位人员参加档案行政部门或上级企业、有关培训机构组织的业务技能培训和继续教育情况，核定分数（1至3分），包括但不限于档案专业内容。二、档案工作制度 单项总分100分 本项一级指标下，包括3个二级指标： 工作规章（35分）， 管理制度（35分）， 业务规范（30分）。 关于制度体系构建的层次层次问题。 关于企业一体化制度框架下的制订权限权限问题。 制度必须覆盖到企业全部档案资源全部档案资源

41、。而不仅是纳入档案部门实体管理的部分。 （一）工作规章（35分） 1企业文件形成、归档责任明确情况（15分） 标准要求企业文件形成、归档责任明确。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。考核企业文件与档案管理的岗位责任制，包括分管档案工作的企业领导职责（3分）、办公室主任（行政工作部部长或总工办主任等）职责（2分）、档案部门负责人职责（2分）、各职能部门（项目部门）分管档案工作负责人职责（2分）、专职档案人员职责（2分）、兼职档案人员职责（2分）、有关专业技术人员、管理人员职责（2分）。 【实施细则】考核在不同岗位的领导和员工岗位责任制中，职责明确情况。根据

42、各评分点给分。 2企业档案工作规定制定完整程度（10分） 标准要求制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，也是企业档案工作管理方面的纲领性制度。其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。考核其内容完整性（5分）以及与企业的适应性（5分）。 【实施细则】1、要求有一个完整的企业档案工作规定或实施办法，必须由企业发布实施；2、该纲领性制度必须明确档案工作原则及管理体制机制等问题；3、该制度应该结合本企业实际，符合企业性质、层级、规模等特性要求。 3档案工作责

43、任追究制度建立情况（5分） 标准要求建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。考核其内容完整性（3分）以及可操作性（2分）。 【实施细则】1、一般应该建立单独的档案工作责任追究制度，且必须由企业发布实施；单位有统一的责任追究制度、且能完整纳入相关内容的除外；2、根据有关法律法规要求，必须明确包括但不限于两方面的责任：文件形成部门与档案管理部门。 4档案管理应急预案制定情况（5分） 标准要求制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，

44、包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。考核其内容完整性（3分）以及可操作性（2分）。 【实施细则】1、一般应该建立单独的应急预案，且必须由企业发布实施；单位有统一的应急预案、且能完整纳入相关内容的除外；2、内容完整，且具有可操作的实用价值。 （二）管理制度（35分） 1文件归档制度（5分） 标准要求文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。考核制度的完整性（3分）、可操作性（2分）。 【实施细则】1、本二级指标下各测评点涉及的制度，可以由主管档案工作的

45、部门发布；2、本二级指标下各测评点涉及的制度，首先推荐单独制定，其次可以通过“档案门类”模块化制定；3、本测评点要求考核完整性与可操作性。 2档案保管制度（5分） 标准要求档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。考核其内容完整性（3分）以及可操作性（2分）。 【实施细则】本测评点要求考核完整性与可操作性。 3档案鉴定销毁制度（4分） 标准要求档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。考核其内容完整性（2分）以及可操作性（2分）。 【实施细则】本测评点

46、要求考核完整性与可操作性。 4档案统计制度（4分） 标准要求档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。考核其内容完整性（2分）以及可操作性（2分）。 【实施细则】本测评点要求考核完整性与可操作性。 5档案利用制度（4分） 标准要求档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。考核其内容完整性（2分）以及可操作性（2分）。 【实施细则】本测评点要求考核完整性与可操作性。必须明确企业内部与外部不同利用者不同利用形式的要求。 6档案保密制度（4分） 标准要求档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的

47、保密责任。考核其内容完整性（2分）以及可操作性（2分）。 【实施细则】本测评点要求考核完整性与可操作性。同时注意与其他保密工作制度的合理规范衔接。 7电子档案管理制度（5分） 标准要求应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。考核其内容完整性（3分）以及可操作性（2分）。 【实施细则】1、仅针对办公自动化系统，规定合理的，给2至3分；2、涉及企业其他信息系统的，应该合理明确文件及其数据捕获、归档、备份等的要求。 8档案管理系统操作制度（4分） 标准要求档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。考核其内容完整性（2分）以及可操作性

48、（2分）。 【实施细则】1、不仅限于档案管理系统用户操作手册所涉及的内容；2、应根据单机版、网络版，或者岗位分工情况，明确职责和权限。 （三）业务规范（30分） 1文件档案整理规范（7分） 标准要求文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。考核其内容完整性（4分）以及可操作性（3分）。 【实施细则】1、本二级指标下各测评点涉及的制度，可以由企业档案部门发布；2、本二级指标下各测评点涉及的制度，首先推荐单独制定，其次可以通过“档案门类”模块化制定。 2档案分类方案（8分） 标准要求档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。考核其内容完整性（

49、8分）。 【实施细则】要求明确分类与编号规则，且规范合理。 3文件归档范围和保管期限表（10分） 标准要求文件归档范围和保管期限表。应参照国家档案局8号令的要求，制（修）订本企业文件归档范围和保管期限规定。考核其内容完整性（10分）。 【实施细则】1、企业各类文件归档范围和保管期限表必须与时俱进，符合企业需求；2、每一类存在完整性欠缺的，扣2分或以上。 4特殊载体档案管理规范（5分） 标准要求特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。考核其内容完整性（3分）以及可操作性（2分）。 【实施细则】要求明确声像、实物、光盘等载体档案管理要求。三、档案业务工作 单项总分10

50、0分 本项一级指标下，包括9个二级指标： 企业档案工作与业务活动（15分）， 文件的形成、积累（15分）， 文件整理与归档（12分）， 档案收集工作（8分）， 档案整理工作（10分）， 档案保管工作（10分）， 档案鉴定工作（7分）， 档案统计工作（8分）， 档案利用工作（15分）。 对集中统一管理的档案进行标准化管理，对部门保管的档案进行简便化管理。 （一）企业档案工作与业务活动（15分） 1企业档案工作“三纳入”情况（5分） 标准要求企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。从前端

51、控制的角度，考核企业整体推进档案工作的力度和保障程度（5分）。 【实施细则】1、企业重视档案与档案工作，有促进档案工作持续开展的机制，保障和推进力度大，效果好，给5分；2、其他，视情况给1至4分。 2企业档案部门或人员“四参加”情况（5分） 标准要求企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。从档案部门或人员主观能动性发挥的角度，考核“四参加”纳入企业管理制度（3分）及执行情况（2分）。 【实施细则】1、根据企业性质，档案部门参与到不同业务活动验收环节的情况，同时结合归档质量给分；2、要求有制度规定，给2至3分，有管理记

52、录，给1至2分。 3项目文件“四同时”情况（5分） 标准要求企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。从全程管理的角度，考核“四同时”控制措施的制度纳入（3分）及执行情况（2分）。 【实施细则】1、根据企业性质，档案部门参与到主营业务活动全过程的情况，同时结合归档质量给1至4分；2、业务绩效考核有纳入归档情况考核的，再给1分。 （二）文件的形成、积累（15分） 1文件形成质量（9分） 标准要求文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。考核纸质文件材料

53、质量（5分）及电子文件归档质量（4分）。 【实施细则】1、评价文件形成阶段采用有关记录载体和记录方式的合法与耐久性；2、发现不符合国家公文和图样等标准要求的，扣2分及以上。 2文件形成者移交保管及时性（6分） 标准要求文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。考核兼职档案人员把关文件积累工作的效果（6分）。 【实施细则】1、要求在部门或项目兼职档案人员手上，及时积累文件材料，确保受控；2、出现应归档文件超时滞留在经办人员手上的，扣2分以上。 （三）文件整理与归档（12分） 1文件整理（4分） 标准要求文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件

54、间有机联系（4分）。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB 9705、DAT 22、GBT 11822、财会字199832号、劳力字199233号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GBT 11821、DAT 15、GBT 18894、DAT 32等标准的要求。 【实施细则】评价各类文件整理的规范化情况。每一类出现整理不规范的，扣1分。 2文件归档范围的执行（3分） 标准要求企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围（3分）。企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限

55、表。国有企业文件归档范围应符合档发20044号文件要求。 【实施细则】评价执行效果。应归档的不完整，或保管期限划分不准确的，扣1至3分。 3文件归档时间（2分） 标准要求各类应归档文件及时归档（2分）。 【实施细则】发现任一类文件归档时间存在不及时的，扣1至2分。 4文件归档要求（3分） 标准要求企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。归档的文件应为原件。考核文件归档的质量和数量（3分

56、）。 【实施细则】1、发现非原件或非有效认定文件归档情况的，扣1分或以上；2、发现归档要件不完整的，扣1分或以上。 （四）档案收集工作（8分） 1文件归档的交接（5分） 标准要求文件形成部门应按期将档案交接登记表随同已整理的文件向档案部门移交。档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在档案交接登记表签字后各保留一份。考核交接工作完备性（5分）。 【实施细则】要求有清晰的交接登记表或清册。每一类发现欠缺或不实的，扣2分或以上。 2档案与资料的收集（3分） 标准要求企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。根据需要收集宣传报道本单位的新闻

57、资料。根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。考核工作实效（3分）。 【实施细则】考核非本企业形成的“档案”收集情况。无开展的不给分；一般性开展的，给1分。 （五）档案整理工作（10分） 1分类方案的执行（3分） 标准要求分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。考核分类方案的执行情况（3分）。 【实施细则】考核各类档案的分类编号以及标识情况。 2档案目录编制（3分） 标准要求根据分类方案和排列顺序编制档号。按全宗、类别、保管期限编制档案目录（3分）。 【实施细则】要求每类档案都必须编制有一套以上的纸

58、质目录。 3全宗卷建立（4分） 标准要求档案部门应对每个全宗建立全宗卷（4分）。全宗卷的主要内容和编制方法见 DA/T 12。 【实施细则】有建立全宗卷、内容不完整的，扣2至3分。 （六）档案保管工作（10分） 1档案存放方式科学性（3分） 标准要求档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。考核存放的科学合理情况（3分）。 【实施细则】依标准要求，发现有不合理情况的，扣1分或以上。 2档案修复或补救（3分） 标准要求档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。考核档案的污损及其修补

59、情况（3分）。 【实施细则】发现污损情况的，扣1分或以上。 3库房管理（4分） 标准要求库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能（详见JGJ 25）。库房温、湿度应符合JGJ 25、GBT 18894和DAT 15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记。库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。考核库房管理水平（4分）。 【实施细则】1、库房管理存在环节或部位上疏忽的，扣1分或以上；2、未建立库房盘点制度的，扣1分。 （七）档案鉴定工作（7分） 1档案鉴定委员会（或小组）建立

60、（3分） 标准要求企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和到期档案鉴定（2分）。 【实施细则】建立符合不同类别档案需求的档案鉴定委员会或小组。 2对已到保管期限档案鉴定情况（4分） 标准要求企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。考核到期档案鉴定情况（4分），暂无该项工作需求的，核给2分。 【实施细则】依标准要求，发现有不合理情况的，扣1分或以上。 （八）档案统