档案管理与案卷格式规范--王燕英

1、 房地产房地产档案管理与案卷格式规范档案管理与案卷格式规范一、概述一、概述二、公司现有档案资料的分类二、公司现有档案资料的分类三、归档范围三、归档范围四、案卷整理的几个表格四、案卷整理的几个表格（重点）（重点）五、保管与移交五、保管与移交（重点）（重点）六、案卷的整理与组织六、案卷的整理与组织七、案卷号的编制七、案卷号的编制八、结语八、结语 二、公司现有档案文件的分类 1 1、会计档案、会计档案 2 2、文书档案（组织类，行政类）文书档案（组织类，行政类） 3 3、人事档案、人事档案 4 4、项目经营管理类、项目经营管理类 成本计算成本计算 土建工程和装饰工程土建工程和装饰工程 水电工程水电工

2、程 招商工程招商工程 售楼工程售楼工程 物业管理物业管理 1、会计档案 会计档案是机关、企业、事业单位或其他组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和财务报告等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算材料。 办法第五条规定：会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 档案形成责任部门：财务部 会计凭证会计凭证：是各单位经费收支的原始记录，是明确经济责任的书面证明，是会计记账的依据。 会计账本：会计账本：是以会计凭证为依据，全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的簿册。 财务报告：财务报告：是总括和反映机关、企事业单位在一

3、定时期内经济活动和财务收支情况的报告性文件。 2、文书档案的定义 文书档案的责任部门是公司行政人事部。文书档案的责任部门是公司行政人事部。 其大概可以分成二大类其大概可以分成二大类 （1 1）组织类）组织类 主要是关于公司成立公司章程，股东决议，主要是关于公司成立公司章程，股东决议，董事会决定和公司重大决策、方针等方面的文字记录。董事会决定和公司重大决策、方针等方面的文字记录。 （2 2）行政类）行政类 主要是行政日常工作中形成的各类文书，主要是行政日常工作中形成的各类文书，包括上级单位文书和本公司制定的文书，会议纪要、公包括上级单位文书和本公司制定的文书，会议纪要、公司各项规章制度和后勤管理

4、工作中形成的各种记录。司各项规章制度和后勤管理工作中形成的各种记录。 （3 3）财务预算、计划、制度财务预算、计划、制度等文件材料，不属会计档案等文件材料，不属会计档案归档范围，应当归文书档案管理归档范围，应当归文书档案管理。 3、人事档案的定义 是指是指 人事招聘、管理、聘用、升职、调人事招聘、管理、聘用、升职、调薪、任免等方面的重要人事信息。包括在薪、任免等方面的重要人事信息。包括在职人员人事信息和非在职人员人事信息。职人员人事信息和非在职人员人事信息。 4、经营管理类档案经营管理类档案 （1 1）项目工程档案）项目工程档案 （土建、水电、装饰工程（土建、水电、装饰工程等）等） 相关责任部

5、门：工程部相关责任部门：工程部 项目工程档案的定义：建设过程中形成的具有归项目工程档案的定义：建设过程中形成的具有归档保存价值的工程资料。档保存价值的工程资料。 参考和指导文件：参考和指导文件： JGJ/T185-2009JGJ/T185-2009建筑工程资料管理规范建筑工程资料管理规范 DA/T282002 DA/T282002 国家重大建设项目文件归档要求国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范与档案整理规范 福建省重点建设项目档案验收实施细则福建省重点建设项目档案验收实施细则 3、经营管理类档案经营管理类档案 （2 2）销售类档案）销售类档案 相关责任部门：销售部相关责任部门：销售部

6、销售类定义：销售部在销售公司开发的销售类定义：销售部在销售公司开发的产品过程中形成的重要历史纪录。产品过程中形成的重要历史纪录。 3、经营管理类档案经营管理类档案 （3 3）物业管理类档案）物业管理类档案 相关责任部门：物业管理部相关责任部门：物业管理部 销售类定义：物业管理部在公司产品完工后，对销售类定义：物业管理部在公司产品完工后，对业主或者客户进行物业管理过程中形成的关于工业主或者客户进行物业管理过程中形成的关于工程保修、维修、投诉管理等方面的各种纪录。程保修、维修、投诉管理等方面的各种纪录。 3、经营管理类档案经营管理类档案 （4 4）成本计算：包括成本预算和成本结算，责任）成本计算：

7、包括成本预算和成本结算，责任部门是项目预算部；部门是项目预算部； （5 5）招商工程）招商工程 （租赁等）（租赁等） 三、归档范围1 1、会计档案的归档范围、会计档案的归档范围2 2、文书档案的归档范围、文书档案的归档范围3 3、项目工程档案的归档范围、项目工程档案的归档范围4 4、人事档案的归档范围、人事档案的归档范围5 5、实物、声像档案的归档范围、实物、声像档案的归档范围会计档案归档范围及保管期限 1、会计档案归档范围1、归档范围归档范围：凡是在会计活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他类的会计专业核算材料等，都必须归档。（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证

8、（包括工资表）。（2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。（3）财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表附表、附注及文字说明，其他财务报表。（4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。注意：注意：采用电子计算机进行会计核算的单位，应将打印出的纸质文件与电子文件一并归档。 2、文书档案的归档范围 4、人事档案的归档范围 5、实物、声像档案的归档范围 四、案卷整理的几个表格四、案卷整理的几个表格 1 1、会计档案整理的几个表格、会计档案整理的几个表格 参照参照 DA/T3

9、9-2008 DA/T39-2008会计档案案卷格式会计档案案卷格式 GB/T970588 GB/T970588 文书档案案卷格式文书档案案卷格式 财会字财会字199819983232号会计档案管理办法号会计档案管理办法（1 1）会计档案的案卷目录）会计档案的案卷目录（2 2）会计档案的卷内文件目录）会计档案的卷内文件目录（3 3）会计档案的卷内备考表）会计档案的卷内备考表会计档案的案卷目录会计档案卷内文件目录会计档案卷内备考表 （2）文书档案卷案卷目录格式）文书档案卷案卷目录格式 （2）文书档案案卷目录格式）文书档案案卷目录格式 （2）文书档案卷内备考表格式）文书档案卷内备考表格式 （3）项

10、目工程档案案卷目录格式）项目工程档案案卷目录格式 （3）项目工程档案卷卷内目录格式）项目工程档案卷卷内目录格式 （3）项目工程档案备考表）项目工程档案备考表3、关于卷内备考表填写 （2）备考表的填写 备考表项目的填写方法 本卷情况说明：填写卷内文件材料缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。 立卷人：由负责立卷者签名。 检查人：由案卷质量审查者签名。 立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。 检查时间：填写审查案卷质量的年月日。 五、五、档案的保管与移交（档案的保管与移交（按照按照公司档案管理制度执行）公司档案管理制度执行） 1、文件资料移

11、交、文件资料移交 （1）工程资料每季度每季度向行政人事部档案室移交 （2）工程项目竣工档案备案后15天内天内，向行政人事部档案室移交。 （3）工程承包合同原件由档案室保管。 （4）图纸设计资料（包括电子文档），工程部应在收到资料的第一时间第一时间向档案室移交，经档案专员登记复印，交复印件给工程部；审图中心批准的图纸原件，竣工图原件一律由档案室保管，各部门原则使用图纸复印件，原件借阅按照档案管理制度执行； （5）营销部对外签署的广告、策划合同，签署完毕，于每月初每月初向档案室移交。第一时间第一时间 1、文件资料移交文件资料移交2、文件资料文件资料保管保管六、六、案卷的整理和组织案卷的整理和组织折

12、叠整齐；折叠整齐； B 原凭证封面各项目填写齐全，装订牢固，原凭证封面各项目填写齐全，装订牢固， C 在凭证右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚，凭证起止张数在凭证右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚，凭证起止张数 是指记账凭证数。是指记账凭证数。 2）会计账簿会计账簿 A 会计账簿以自然形成的一本作为一个案卷；会计账簿以自然形成的一本作为一个案卷； B 固定账薄不能拆去原封面，如现金和银行存款帐；固定账薄不能拆去原封面，如现金和银行存款帐； C 活页账薄应拆去原封面和空白页，用活页账薄应拆去原封面和空白页，用“三孔一线三孔一线”的方法将活页账簿装订；的方法将活页账簿装订； D 在

13、启用页右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚；在启用页右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚； F 会计账簿不编写页号，已编有页号的，则保持原貌。会计账簿不编写页号，已编有页号的，则保持原貌。六、六、案卷的整理和组织案卷的整理和组织财务报告财务报告 A A 按年度组卷；按年度组卷； B B 注意保持财务报告的原貌，除去会注意保持财务报告的原貌，除去会 生锈的金属物，整本折叠；生锈的金属物，整本折叠； C C 编写页号，正面在右上角，背面在编写页号，正面在右上角，背面在 左上角，空白页不编页号。左上角，空白页不编页号。六、六、案卷的整理和组织案卷的整理和组织填写凭证封面与封底：填写凭证封面与封底： 封面上一般都有固定的项目,填写时要求齐全完整。封底一般是登记抽出原始凭证的名称、数量以及记帐凭证缺号等的情况说明六、六、案卷的整理和组织案卷的整理和组织组卷：组卷： 会计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同会计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的先所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的先后顺序，根据其数量多少，每月装订成一册或数册，后顺序，根据其数量多少，每月装订成一册或数册，每册厚度一般不超过每册厚度一般不超过2 2厘米，一册即是一个保管单位厘米，一册即是一个保管单位( (卷卷) )。