Word2010深度之应用

1、 1 文档分栏文档分栏 使用分页和分节功能使用分页和分节功能 插入页眉、页脚和页码插入页眉、页脚和页码 目录与索引目录与索引 文档校对文档校对 批注与修订批注与修订 保护文档保护文档 邮件合并邮件合并2 利用利用Word进行排版操作，可以大幅进行排版操作，可以大幅度的提高自己的工作能力，从而使编排度的提高自己的工作能力，从而使编排出的文档质量和效果达到最佳。出的文档质量和效果达到最佳。3 在文档的处理过程中，用户可以根据需在文档的处理过程中，用户可以根据需要随时更改页面的布局，如更改纸张大小、要随时更改页面的布局，如更改纸张大小、纸张方向等。通过对页面属性的设置，可以纸张方向等。通过对页面属性

2、的设置，可以保证打印内容与打印纸张之间的匹配。保证打印内容与打印纸张之间的匹配。 1设置纸张大小设置纸张大小 2. 设置页面边距和方向设置页面边距和方向 3设置页面版式设置页面版式4左装订线上装订线 所 谓 分 栏 ， 是所 谓 分 栏 ， 是指在编辑文档的过指在编辑文档的过程中，将版面划分程中，将版面划分为两栏为两栏或者或者多栏。多栏。为文档创建分栏效为文档创建分栏效果，既可以美化页果，既可以美化页面，又可以方便用面，又可以方便用户的阅读。户的阅读。（页面（页面布局中分栏工具。）布局中分栏工具。）5 在编辑在编辑Word文档时，系统会为文档自动分页。文档时，系统会为文档自动分页。而为了美化文

3、档的视觉效果，或者便于在同一个而为了美化文档的视觉效果，或者便于在同一个文档中为不同部分的文本设置不同格式，则可以文档中为不同部分的文本设置不同格式，则可以利用利用Word 2010提供的强制分页和分节功能，对文提供的强制分页和分节功能，对文档另起一页，或者将文档分隔为多节。档另起一页，或者将文档分隔为多节。 1分页功能分页功能 2分节功能分节功能6 页眉和页脚分别位于文档页面的顶部或底部页眉和页脚分别位于文档页面的顶部或底部中，通常用来插入标题、页码、日期等文本，还中，通常用来插入标题、页码、日期等文本，还可用来插入公司标志或符号等。本节介绍页眉页可用来插入公司标志或符号等。本节介绍页眉页脚

4、的插入和删除方法，以及设置其高度插入页码脚的插入和删除方法，以及设置其高度插入页码的方法。的方法。78 页眉和页脚不仅可以使文档页面看起来较为正页眉和页脚不仅可以使文档页面看起来较为正规、美观，还可以便于用户对文档内容进行查阅。规、美观，还可以便于用户对文档内容进行查阅。在在Word中提供了多种页眉和页脚样式供用户使用。中提供了多种页眉和页脚样式供用户使用。9 添加页眉和页脚之后，为了使文档具有最佳的添加页眉和页脚之后，为了使文档具有最佳的视觉效果，还可以利用页眉和页脚工具栏对其进视觉效果，还可以利用页眉和页脚工具栏对其进行编辑操作。行编辑操作。 1调整页眉或页脚的位置调整页眉或页脚的位置 2

5、插入对象插入对象10 文档每一页文档每一页面上标明次第面上标明次第的数字即为页的数字即为页码。当要阅读码。当要阅读一篇较长的文一篇较长的文档时，为其添档时，为其添加页码可以统加页码可以统计文档的页数，计文档的页数，便于读者的检便于读者的检索。索。11 默认情况下，默认情况下，Word文档的背景颜色都是单一文档的背景颜色都是单一的白色。为了使文档看起来更加丰富、具有层次的白色。为了使文档看起来更加丰富、具有层次感。用户可以通过感。用户可以通过Word文档中的设置渐变颜色、文档中的设置渐变颜色、运用程序自带的图案，以及添加图片等方法，来运用程序自带的图案，以及添加图片等方法，来改变背景效果。改变背

6、景效果。12 水印是衬于文档内容下方的一种文本或图片水印是衬于文档内容下方的一种文本或图片形式，通常用于增加趣味或标识文档状态，例如形式，通常用于增加趣味或标识文档状态，例如将一篇文档标记为草稿或机密，用户可通过设置将一篇文档标记为草稿或机密，用户可通过设置水印来实现。在水印来实现。在Word 2010中，用户可以直接使中，用户可以直接使用系统内置的水印样式，也可以自定义个性化的用系统内置的水印样式，也可以自定义个性化的水印效果。水印效果。 1使用系统内置水印使用系统内置水印 2自定义水印效果自定义水印效果13 Word提供了多提供了多种颜色供用户选择种颜色供用户选择使用，通过设置文使用，通过

7、设置文档页面的背景颜色，档页面的背景颜色，可以使文档内容更可以使文档内容更加醒目。加醒目。14 文档的页面背景除了可以设置纯色背景外，文档的页面背景除了可以设置纯色背景外，还可设置不同的填充效果，如图案、纹理等。还可设置不同的填充效果，如图案、纹理等。通过对文档页面填充效果的设置，可以使文档通过对文档页面填充效果的设置，可以使文档的背景效果更加绚丽，从而增强文档的观赏性。的背景效果更加绚丽，从而增强文档的观赏性。 1渐变效果渐变效果 2纹理效果纹理效果 3图案效果图案效果 4图片效果图片效果15 在在Word应用中，经常用于编辑书籍、论文等应用中，经常用于编辑书籍、论文等长文档，这类文章内容长

8、、层次多，结构复杂。长文档，这类文章内容长、层次多，结构复杂。 此时，目录和索引在编辑文档的过程中就会发此时，目录和索引在编辑文档的过程中就会发挥着重要的作用。目录能够帮助用户快速了解整个挥着重要的作用。目录能够帮助用户快速了解整个文档层次结构的内容；而索引则可以根据用户的需文档层次结构的内容；而索引则可以根据用户的需要将文档中的词或短句列出来，并标明在文档中出要将文档中的词或短句列出来，并标明在文档中出现的次数及其所在的页码，从而帮助用户快速查找现的次数及其所在的页码，从而帮助用户快速查找需要的信息。需要的信息。16 文档目录可以使用户快速、清晰的了解整个文文档目录可以使用户快速、清晰的了解

9、整个文档的层次结构和大概内容，从而可以达到快速查找档的层次结构和大概内容，从而可以达到快速查找指定信息的目的。因此，为一个内容较为复杂的文指定信息的目的。因此，为一个内容较为复杂的文档创建文档目录是十分必要的。档创建文档目录是十分必要的。 若要创建文档目录，用户不仅可以使用系统自若要创建文档目录，用户不仅可以使用系统自带的模板进行手动创建，也可以在文档中自动插入带的模板进行手动创建，也可以在文档中自动插入目录。目录。 1手动创建文档目录手动创建文档目录 2自动创建文档目录自动创建文档目录1718 当创建文档目录后，当创建文档目录后，如果再对文档中的内容如果再对文档中的内容进行增加、删除等操作，

10、进行增加、删除等操作，或者在文档中添加标记或者在文档中添加标记了新的目录项，便需要了新的目录项，便需要重新编制目录以适应该重新编制目录以适应该文档的结构变化。此时文档的结构变化。此时就会用到更新文档目录就会用到更新文档目录功能。功能。19 为了能够在文档中快速查找信息，可以为了能够在文档中快速查找信息，可以利用利用Word提供的索引功能，将文档中的关键提供的索引功能，将文档中的关键字词标注出来，分别标明其出处以及页码，字词标注出来，分别标明其出处以及页码，并按照一定的次序进行排列，即可增强日后并按照一定的次序进行排列，即可增强日后查找的便利性。查找的便利性。20效果显示 标记索引项的目的是为标

11、记索引项的目的是为了对其进行快速查找，因此了对其进行快速查找，因此在标记索引项之后还需要为在标记索引项之后还需要为其创建索引。为标记的索引其创建索引。为标记的索引文本创建索引，可以帮助用文本创建索引，可以帮助用户方便、快捷地查找文档中户方便、快捷地查找文档中的相关内容。同时，使用自的相关内容。同时，使用自动索引还可以为标记的文本动索引还可以为标记的文本插入标记。插入标记。21 在使用在使用Word进行工作时，对完成的文档进行工作时，对完成的文档进行校对是必不可少的环节。利用进行校对是必不可少的环节。利用Word 2010中的校对功能，可以在确保校对质量的中的校对功能，可以在确保校对质量的前提下

12、节省大量的时间和精力，从而有效的前提下节省大量的时间和精力，从而有效的提高用户的工作效率和质量。提高用户的工作效率和质量。22 在默认情况下，在默认情况下，Word在用户输入内容的在用户输入内容的同时会自动进行拼写检查，并用红色波形下同时会自动进行拼写检查，并用红色波形下划线的形式表示可能出现的拼写问题；用绿划线的形式表示可能出现的拼写问题；用绿色波形下划线表示可能出现的语法问题。这色波形下划线表示可能出现的语法问题。这样，用户便可以在输入文本的同时一目了然样，用户便可以在输入文本的同时一目了然的查看可能出现的问题。的查看可能出现的问题。 1使用拼写和语法检查功能使用拼写和语法检查功能 2关闭

13、拼写和语法检查功能关闭拼写和语法检查功能23 在利用在利用Word编辑文档时，往往要用到其编辑文档时，往往要用到其字数统计功能。用户除了可以在状态栏中查字数统计功能。用户除了可以在状态栏中查看文档中的总字数之外，还可以精确的查看看文档中的总字数之外，还可以精确的查看文档中标点、空格、字符数，以及行数等具文档中标点、空格、字符数，以及行数等具体内容。体内容。24 在编辑文档时，为了更清楚地理解文档在编辑文档时，为了更清楚地理解文档内容，可以通过内容，可以通过Word的批注功能为文档部分的批注功能为文档部分内容添加注解或者注释。同时，利用内容添加注解或者注释。同时，利用Word 2010的修订功能

14、，也可以标记文档中文字的的修订功能，也可以标记文档中文字的错误或者不明确的内容，还可以设置文字的错误或者不明确的内容，还可以设置文字的格式等。格式等。25 批注是附加到文档中的内容，将显示在批注是附加到文档中的内容，将显示在文档的右边距或者文档的右边距或者【审阅审阅】窗格中。每一个窗格中。每一个批注名称都是由批注名称都是由Word用户名的缩写开头，后用户名的缩写开头，后面跟一个批注号。批注不会影响文档的格式，面跟一个批注号。批注不会影响文档的格式，也不会被打印出来。也不会被打印出来。 1创建批注创建批注 2删除批注删除批注26 修订是直接在文档中进行的修改。利用修订功修订是直接在文档中进行的修

15、改。利用修订功能能够通过标记同时反映多位审阅者对文档所做能能够通过标记同时反映多位审阅者对文档所做的修改。这样，文档的作者便可以对这些修改进的修改。这样，文档的作者便可以对这些修改进行复审，并确定接受或者拒绝这些修订。行复审，并确定接受或者拒绝这些修订。 1使用修订使用修订 2在修订过程中使用批注框在修订过程中使用批注框 3显示以供审阅显示以供审阅 4设置显示标记设置显示标记 5审阅窗格的使用审阅窗格的使用 6接受或者拒绝修订接受或者拒绝修订27 为了防止其他用户对重要的文档进行修为了防止其他用户对重要的文档进行修改，除了常用的设置文档为只读属性外，改，除了常用的设置文档为只读属性外，Word

16、 2010还提供了强大的文档保护功能。还提供了强大的文档保护功能。启用文档保护功能，可以限制用户对文档的启用文档保护功能，可以限制用户对文档的编辑、格式设置等。编辑、格式设置等。28 在在Word 2010中，通过中，通过为文档设置指定的密码，可为文档设置指定的密码，可以有效地防止其他用户对文以有效地防止其他用户对文档指定某些类型的编辑，或档指定某些类型的编辑，或者格式的设置等操作。者格式的设置等操作。29 在在Word文档中，除了可以对格文档中，除了可以对格式设置限制之外，用户还可以进行式设置限制之外，用户还可以进行编辑限制。编辑限制仅允许用户在编辑限制。编辑限制仅允许用户在文档中进行特定格式的编辑，或者文档中进行特定格式的编辑，或者仅允许指定的用户进行编辑。仅允许指定的用户进行编辑。30 在在Word 2010中，