第2章工作分析

1、人力资源管理人力资源管理第三章第三章 工作分析工作分析Job Analysis1工作分析工作分析n什么是工作分析？n为什么要进行工作分析？n何时进行工作分析？n由谁进行工作分析？n怎样进行工作分析？n如何撰写工作说明书和工作规范？n工作分析的新应用 2工作分析工作分析(Job Analysis)n工作工作(Job)组织为了达到目标必须完成的若干任务有机地组合在一起，就是一项工作。n工作分析，工作分析，或称职务分析职务分析（job analysis），是指确定关于某种特定工作的性质和所需技能的一种程序。n以便为管理活动提供各种有关工作方面的信息所进行的一系列的工作信息收集、分析和综合的过程。3工

2、作分析中的几个概念工作分析中的几个概念n职位职位 职位也叫岗位，在组织中完成一项或多项责任职位也叫岗位，在组织中完成一项或多项责任的组织中的一个任职者所对应的位置就是一个的组织中的一个任职者所对应的位置就是一个职位。一般来说，有多少个职位就有多少个任职位。一般来说，有多少个职位就有多少个任职者。例如，总经理、秘书、出纳、招聘主管、职者。例如，总经理、秘书、出纳、招聘主管、营销总监等。应该注意的是，职位是以营销总监等。应该注意的是，职位是以“事情事情”为中心确定的，强调的是人所担任的为中心确定的，强调的是人所担任的岗位岗位，而，而不是担任这个岗位的人。例如李强是某公司中不是担任这个岗位的人。例如

3、李强是某公司中的生产部经理，当我们在对生产部经理这个职的生产部经理，当我们在对生产部经理这个职位进行工作分析时，我们所指的生产部经理是位进行工作分析时，我们所指的生产部经理是一个岗位的概念，而不是具体的李强这个人。一个岗位的概念，而不是具体的李强这个人。 4工作分析中的几个概念工作分析中的几个概念n职务职务 职务是由组织中主要责任相似的一组职职务是由组织中主要责任相似的一组职位组成的。在组织规模大小不同的组织位组成的。在组织规模大小不同的组织中，根据不同的工作性质，一种职务可中，根据不同的工作性质，一种职务可以有一个职位，也可以有多个职位。例以有一个职位，也可以有多个职位。例如营销人员的职务中

4、可能有从各种不同如营销人员的职务中可能有从各种不同营销工作的人，但他们的主要工作责任营销工作的人，但他们的主要工作责任是相似的，因此可以归于同样的职务中。是相似的，因此可以归于同样的职务中。 5工作分析的原因工作分析的原因n帮助组织察觉正在发生的变化n诊断组织潜在的弊端n为各项人力资源管理工作打基础6工作分析工作分析工作分析的工作分析的目的和作用目的和作用7工作分析要回答的问题工作分析要回答的问题n员工完成什么样的体力和脑力活动？n工作将在何时完成？n工作将在哪里完成？n员工怎样完成这项工作？n为什么要完成这项工作？n完成这项工作需要哪些条件？8任务权限责任能力技能知识工作分析工作规范工作说明

5、HR计划人员招聘人员选拔HR开发绩效评估薪酬设计安全与健康员工升迁均等就业工作分析对工作分析对HR各方面的影响各方面的影响9以岗位为核心的HRM理解10工作分析的时机工作分析的时机n新组织建立时n新工作出现时n新技术、新方法、新工艺或新系统出现而使工作发生变化时11工作分析的参与者工作分析的参与者n人力资源部门管理者(经理或专员)n工作承担者n工作承担者的上级主管n其他相关人员12工作分析的步骤工作分析的步骤n1、准备阶段（明确目的，组织队伍）n2、调查阶段（收集背景信息、选择工作样本、搜集工作信息）n3、分析阶段（与工作承担者共同审查工作信息）n4、完成阶段（编写工作说明书及修改、审核）13

6、具体步骤具体步骤n步骤1：明确目的和组织队伍（准备阶段）n步骤2：搜集背景信息n步骤3：选择工作样本n步骤4：搜集工作信息（以上为调查阶段）n步骤5：与工作承担者共同审查工作信息（分 析阶段）n步骤6：编写工作说明书，修改、审核（完成阶 段）14 确 定 目 标 搜 集 背 景 信 息 搜 集 工 作 分 析 信 息 共 同 审 查 编 写 工 作 说 明 书 与 规 范 选 择 代 表 性 职 位工作分析的流程工作分析的流程15步骤步骤1：明确目标、组织队伍：明确目标、组织队伍n服务于人员选拔：(深度)访谈，任职资格n服务于薪酬设计：(PAQ)问卷法，工作的量化排序n组织精干高效的队伍16步

7、骤步骤2：收集背景信息：收集背景信息n组织图n工作流程图n现有的工作说明书n其他相关背景信息17步骤步骤3：选择工作样本：选择工作样本n典型的、有较好代表性的n目的是提高工作分析的效率18步骤步骤4：收集工作信息：收集工作信息n工作活动的结构n工作对人的行为要求n工作的设备要求n工作的绩效标准n工作环境n承担工作者的深层胜任特征与表层素质要求19步骤步骤5：审查工作信息：审查工作信息n审查者：HR专员、工作承担者、工作承担者的直接主管n审查重点：工作的性质、工作的功能20步骤步骤6：工作说明书的编写：工作说明书的编写n工作说明(Job Description)：对有关工作职责、工作活动、工作条

8、件以及工作安全等方面的书面描述文件。n工作规范(Job Specification)：全面反映对工作承担者在个性特征、技能以及工作背景等方面的要求的书面文件。21工作分析工作分析工作分析的成果工作分析的成果22工作说明书的内容及写法工作说明书的内容及写法n1、工作认定、工作认定n职务名称职务名称n编号编号n所属部门所属部门n职务等级职务等级n工作说明书的编写日期工作说明书的编写日期n等等等等23工作说明书的内容及写法工作说明书的内容及写法n2、工作概要、工作概要p.571）工作摘要工作摘要 2）工作说明）工作说明24工作说明书的内容及写法工作说明书的内容及写法n3、工作执行（包括职责、技术领域

9、、设备、管理领域、工作执行（包括职责、技术领域、设备、管理领域几最终成果等）几最终成果等）n工作职责：应该简单、明了，一般不超过工作职责：应该简单、明了，一般不超过4或或5项。项。n核心词汇：确保、保证、实现、完成、达到、负责。核心词汇：确保、保证、实现、完成、达到、负责。n 工作内容：应具体、明确。工作内容：应具体、明确。n核心词汇：对于管理人员，多用概括性词汇，如组核心词汇：对于管理人员，多用概括性词汇，如组织、领导、进行、审核、考察、决定等；对于非管织、领导、进行、审核、考察、决定等；对于非管理人员，多为具体动作词汇，如：操作、倾倒、开理人员，多为具体动作词汇，如：操作、倾倒、开动、填制

10、、计算、发放、检查、运送等。动、填制、计算、发放、检查、运送等。n最后一项应统一表达为最后一项应统一表达为“完成上级领导交办的其它完成上级领导交办的其它任务任务”。25工作说明书的内容及写法工作说明书的内容及写法n4、任职资格：担任此职务的人员应具备的基、任职资格：担任此职务的人员应具备的基本资格和条件。本资格和条件。n受教育水平受教育水平n经验经验n培训培训n性别性别n年龄年龄n体能要求（教材第体能要求（教材第5点）点）n知识知识n技能技能n在本公司的工作经历n“在本公司工作3年以上。”n专业技能所必需的工作磨练n“从事财务或证券工作2年以上。” 26工作说明书的内容及写法工作说明书的内容及

11、写法5、工作场所：、工作场所：机器、设备及工具机器、设备及工具n列出工作中用到的所有机器、设备及辅助性工列出工作中用到的所有机器、设备及辅助性工具等。具等。 工作条件与环境工作条件与环境n噪音水平噪音水平n可能遇到的危险可能遇到的危险n工作场所布局工作场所布局27工作说明书的内容及写法工作说明书的内容及写法n专业技能、证书与其他能力专业技能、证书与其他能力n明确的证书要求明确的证书要求n如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等级证书等。如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等级证书等。n如果没有这方面要求，则略去，不用写如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求无证书要求”。n基本知识、素

12、质方面的要求基本知识、素质方面的要求n“应具备企业管理专业背景应具备企业管理专业背景”、“应具备较强文字表达应具备较强文字表达能力能力”、“要求具有高等数学知识要求具有高等数学知识”、“要熟练掌握要熟练掌握MS-Office系列软件的使用系列软件的使用”、“具备较强的外语水平具备较强的外语水平”等等n能力方面能力方面n根据调查表概括根据调查表概括 n“应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力”、“应具备倾听敏感性，能捕捉到谈话对象的内心变化应具备倾听敏感性，能捕捉到谈话对象的内心变化” 28工作说明书的内容及写法工作说明书的内容及写法n体能要求体能要求n

13、无特殊要求无特殊要求n久站久站n久坐久坐n强壮强壮n精力高度集中精力高度集中n“要求身体健康、精力充沛要求身体健康、精力充沛”其实就是其实就是“无无特殊要求特殊要求”。 29工作说明书的内容及写法工作说明书的内容及写法n所用工具及设备所用工具及设备n“自动化机器设备自动化机器设备”n“包装设备包装设备”n“一般办公室设备（即电话、电脑、传真机、一般办公室设备（即电话、电脑、传真机、复印机等）复印机等）”n“机械工具机械工具”n“一般钳工工具一般钳工工具” 30工作说明书的内容及写法工作说明书的内容及写法n工作环境特征工作环境特征n“闷热闷热”n“潮湿潮湿”n“无菌，对白细胞数量有轻微影响。无菌

14、，对白细胞数量有轻微影响。”n“办公室，对身心健康无不良影响。办公室，对身心健康无不良影响。”n“高臭氧环境，对身心健康有一定不良影高臭氧环境，对身心健康有一定不良影响。响。” 31工作说明书的内容及写法工作说明书的内容及写法n工作时间特征工作时间特征n“正常上下班正常上下班”n“需要经常加班需要经常加班”n“ 需要经常外出需要经常外出”n“ 需要经常出差需要经常出差”n“ 需要经常倒班需要经常倒班”n“午休时间不能保证午休时间不能保证”32工作说明书的内容及写法工作说明书的内容及写法n有密切关系的其他岗位和人员有密切关系的其他岗位和人员n本部门的本部门的n公司内其他部门的公司内其他部门的n公

15、司以外的公司以外的n写职位名称或机构名称写职位名称或机构名称n“经常与经常与车间质检员车间质检员、生产供应部仓生产供应部仓管员管员、公司办公室档案管理员公司办公室档案管理员、税税务局务局、财政局财政局进行联络进行联络”。 33编写工作说明书的准则编写工作说明书的准则n清楚明了（有区分度）n指明范围（工作关系）n专门化（标准化的词汇）n简单化（易懂）n以受过训练的工作承担者为主要对象n注重主管人员、HR专员的经验与判断n注重探索预测关系的统计分析结果34工作说明书的常用缩略语工作说明书的常用缩略语(一一)nG(Intelligent) nV(Verbal)nN(Numerical)nS(Spat

16、ial)nP(Perception)nQ(Clerical perception) 35nK(Motor Coordination)nF(Finger Dexterity)nM(Manual Dexterity)nE(Eye-hand-foot Coordination)nC(Color Dissemination)工作说明书的常用缩略语工作说明书的常用缩略语(二二)36v对事不对人对事不对人v尽可能具体，可操作尽可能具体，可操作v表述准确表述准确v剔除废话剔除废话v任职资格与岗位责任对应任职资格与岗位责任对应v建立工作系统，完善任务与岗位的关系建立工作系统，完善任务与岗位的关系编写工作说明书

17、注意事项编写工作说明书注意事项37n选择一个同伴。选择一个同伴。n确定你的工作。如果你是学生，就把学生作为你的工作。确定你的工作。如果你是学生，就把学生作为你的工作。n就你的同伴的工作对他（她）进行采访。你可以问以下问题就你的同伴的工作对他（她）进行采访。你可以问以下问题：v请描述您的一个典型的工作日。v您管理哪些人？v您归谁管？v您的主要责任是什么？v您在每周中都有哪些活动？v您在每项活动中都投入多少比例的时间？v您的工作对脑力和体力都有哪些要求？v胜任您的工作需要些什么知识、技能、经历？v您的工作的主要成果（产出、产品）是什么？v您的工作做到怎样就可以说做得不错了？n交换角色。交换角色。n

18、利用采访得到的信息，写出您的同伴的工作描述、业绩评价标准。利用采访得到的信息，写出您的同伴的工作描述、业绩评价标准。n作业：我的同伴的工作说明书作业：我的同伴的工作说明书编写工作说明书练习编写工作说明书练习38工作说明书的内容样板工作说明书的内容样板-1-1基本资料（1）职务名称；（2）直接上级职位；（3）所属部门；（4）工资等级；（5）工资水平；（6）所辖人员；（7）定员人数；（8）工作性质。工作描述n 工作概要n 工作活动内容：活动内容；时间百分比；权限等n 工作职责n 工作结果n 工作关系：受谁监督；监督谁；可晋升、可转换的职位及可升迁至此的职位；与哪些职位有联系。n 工作人员运用设备和

19、信息说明39任职资格说明n 最低学历；n 所需培训的时间和科目；n 从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。n 一般能力n 兴趣爱好n 个性特征n 性别、年龄特征。n 体能要求： 工作姿势 对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求 精神紧张程度 体力消耗大小。工作环境n 工作场所 n 工作环境的危险性n 职业病 n 工作时间特征n 工作的均衡性 n 工作环境的舒服程度工作说明书的内容样板工作说明书的内容样板-2-240职 务：发货员部 门：货品收发部门地 点：仓库 C 大楼职务概况：听仓库经理指挥，根据销售部门递来的发货委托单据，将货品发往客户。和其他发货员、打包工一起，徒手或靠电动设备从货架搬卸货品，

20、打包装箱，以备卡车、火车、空运或邮递。正确填写和递送相应的单据报表，保存有关记录文件。教育程度：高中毕业工作经历：可有可无岗位责任：一、花 70%的工作时间干以下的工作：1. 从货架上搬卸货品，打包装箱；2. 根据运输单位在货运单上标明的要求，磅秤纸箱并贴上标签；3. 协助送货人装车。二、花 15%的工作时间干以下的工作：1. 填写有关运货的各种表格（例如装箱单、发货单、提货单等） ；2. 凭借键控穿孔机或理货单，保存发货记录；3. 打印五花八门的表格和标签；4. 把有关文件整理归档。三、剩余的时间干以下的工作：1. 开公司的卡车送货去邮局，偶尔也搞当地的直接投递；2. 协助别人盘点存货；3.

21、 为其他的发货员或收货员核查货品；4. 保持工作场所清洁，一切井井有条。管理状态：听从仓库经理指挥，除非遇到特殊问题，要求独立工作。工作关系：与打包工、仓库保管员等密切配合，共同工作。装车时与卡车司机联系，有时也和订销部门的人接触。工作设备：操纵提货升降机、电动运输带、打包机、电脑终端及打字机。工作环境：干净、明亮、有保暖设备。行走自如，攀登安全，提货方便。开门发货时要自己动手启门。工作说明书示例工作说明书示例-1-141工作说明书示例工作说明书示例-2-2部门办公室职等七职位办事员职系行政管理工作内容：负责公司人事及总务管理事项1. 人员招募与训练2. 人事资料登记与整理3. 人事资料统计4

22、. 员工请假、考勤管理5. 人事管理规章草拟6. 人员之任免、调动、奖惩、考核、薪资等事项办理7. 员工保险加退保与理赔事宜8. 文体活动与员工福利事项办理9. 员工各种证明、证书的核发10. 文具、设备、事务用品的预算、采购、修缮、管理11. 办公环境安全及卫生管理工作12. 公司文书、信件等的收发事宜13. 书报杂志的订购与管理14. 接待来访人员职务资格：1. 专科毕业，曾任人事及总务工作二年以上。2. 高中毕业曾任人事、总务工作六年以上。3. 现任分类职位七职等以上。4. 具有高度服务精神与善于处理人际关系者。5. 男性为佳，女性亦可。42工作分析的常用方法工作分析的常用方法n工作实践

23、法n访谈法n问卷法n关键事件法n其它方法43工作分析的方法工作分析的方法工作实践法工作实践法n工作分析者从事所要研究的工作，工作分析者从事所要研究的工作，在工作过程中掌握有关工作要求的在工作过程中掌握有关工作要求的第一手资料第一手资料n可以了解工作的实际任务以及在体可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求力、环境、社会方面的要求n适用于短期内可以掌握的工作适用于短期内可以掌握的工作n不适用于需要进行大量训练才能胜不适用于需要进行大量训练才能胜任或有危害的工作。任或有危害的工作。44工作分析的方法工作分析的方法访谈法访谈法n工作分析者与工作执行者面对面的工作分析者与工作执行者面对面

24、的谈话来收集信息资料谈话来收集信息资料n座谈者构成应呈随机性座谈者构成应呈随机性n注意选择参加座谈的工作执行人员注意选择参加座谈的工作执行人员n一般不作为单独收集信息的方法，一般不作为单独收集信息的方法，而是和其他方法一起使用。而是和其他方法一起使用。45访谈法的种类访谈法的种类n个体访谈（Individual Interview）：结构化、半结构化、无结构；一般访谈、深度访谈n群体访谈（Group Interview）：一般座谈、团体焦点访谈（Focus Group Interview）46访谈法的访谈法的实施实施n对有代表性的工作承担者进行结构化访谈n对部分工作承担者进行团体焦点访谈n对了

25、解被分析的工作的主管人员进行深度访谈47个体访谈的一般原则个体访谈的一般原则n与主管人员密切合作，找到最了解该工作的员工n尽快与被访谈者建立融洽关系：叫出对方的名字、简要说明来意、用浅显的语言提问和交流n使用结构化提纲（如方便可录音）n注意工作的常规性和偶然性n及时对访谈内容进行核实48个体访谈的提问举例个体访谈的提问举例n您所做的工作是一种什么样的工作？n您所从事的工作有哪些基本的职责？n您工作好坏的标准是什么？n您的工作环境有些什么特殊要求？n49团体焦点访谈要点团体焦点访谈要点n选择同质的成员，邀请直接主管参加n引导访谈的进程，促使全体成员在充分互动的基础上达成共识n协调直接主管在团体中

26、的作用50访谈法的优点访谈法的优点n易于操作，能够广泛运用n信息量大，便于发现潜在问题n加深员工对工作本身的认识，加强组织内的管理沟通51访谈法的访谈法的缺点缺点n访谈信息的真实性受被访谈者的主观因素的影响很大，工作职责常常被夸大n为保证访谈过程的有效性，访谈者应具备一定的水平52访谈法最适用的工作分析类型访谈法最适用的工作分析类型n以确定工作任务和责任为目的 的工作分析53问卷问卷法法n结构化问卷（Structural Questionnaire）n开放式问卷n半结构化问卷（Semi-structural Questionnaire）54问卷法的优点问卷法的优点n搜集的信息便于量化处理n便于

27、进行大规模的调查，省时高效55问卷法的缺点问卷法的缺点n对问卷的质量有较高要求n与访谈法相比，问卷法的灵活性以及信息的丰富程度要差一些56问卷法最适用的工作分析种类问卷法最适用的工作分析种类n对工作进行量化排序，并与工作报酬相联系的工作分析57工作分析的方法工作分析的方法关键事件法关键事件法n对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描述。比如把文秘人员的打字、收发文件等一系列行为收集起来进行归纳分类，得到有关工作内容职责等方面的信息。n局限性：需耗费大量时间，对于一些不具显著特征的工作行为可能造成遗漏，对整个工作实践缺乏完整的了解。58工作分析的方法工作分析的方法工作日记法工作日记法 （P

28、articipant Diary/logs）n让每位员工按时间顺序，将工作中的每一项活动都记录下来，从而提供一幅非常完整的工作图景n由专家、上级与本人就工作内容进行讨论与汇总，据此编写工作说明书59观察法最适用的工作分析类型观察法最适用的工作分析类型n所分析的工作主要由身体的活动构成，如门卫、流水线上的工人、会计等所做的工作60观察法与访谈法结合的方式观察法与访谈法结合的方式n先对员工的一个完整的工作周期进行观察，记录下所有观察到的工作活动；在积累的信息足够多时，再与员工进行访谈n一边观察员工的工作一边访谈61工作分析的常用技术工作分析的常用技术n职位分析问卷法（PAQ）n管理职位描述问卷法（

29、MPDQ）n美国劳工部工作分析法（DLJA）n功能性工作分析法（FJA）n美国公务员委员会（The U. S. Civil Service Commission）工作分析程序62职位分析问卷法（职位分析问卷法（PAQ ） （Position Analysis Questionnaire ）n1972年由普渡大学E. J. McCormick提出，是一种适用性很强的工作分析方法，借助计算机，对32项工作规格的194个要素进行分析，其中187个用来分析完成工作过程中员工活动的特征，另外7个涉及薪酬问题n6个部分：信息来源；心理过程；识别“产出”；与其他人的关系；自然和社会环境；其他工作特征。n6分

30、制主观评分63PAQ工作描述的五个方面工作描述的五个方面n是否负有决策/沟通/社会方面的责任n是否执行熟练的技能性活动n是否伴随有相应的身体活动n是否操纵汽车/设备n是否需要对信息进行加工64管理岗位描述问卷方法管理岗位描述问卷方法MPDQ（Management Position Description Questionnaire）nW. W. Tornow和P. R. Pinto在1976年提出n与PAQ方法非常类似n包括208个用来描述管理人员工作的问题，分13个类别：计划；协调；控制；产品和服务责任；公共关系；咨询指导；自主性；财务审批权；雇员服务；监督；复杂性和压力；重要财务责任；人事

31、责任。n管理人员自己评分。65管理职位描述问卷（管理职位描述问卷（MPDQ）最适合的用途最适合的用途n确定需要培训者n工作评价n决定工作的工资等级和奖金66美国劳工部工作分析法（美国劳工部工作分析法（ DLJA）nDLJA（Department of Labor Job Analysis）n核心是对于每一项工作均按照工作承担者与资料、人以及物之间的关系进行等级划分n适用于对工作的量化分析67功能性工作分析方法功能性工作分析方法 FJA （Functional Job Analysis）n美国训练与就业署开发n通过资料、人与事来反映每一种工作的职能n以DLJA为基础n适用于描述工作的任务、目的、

32、绩效标准以及工作对任职者的培训要求等68FJA表格：员工的基本功能表格：员工的基本功能数据人事情0综合0指导0筹建1协调1谈判1精密工作2分析2教育2运营与控制3编辑3监督3驾驶运行4计算4安抚4操纵5复制5说服5看管6比较6表达信号6育饲7服务7操作基本活动8受命669FJA关注的要点关注的要点n执行工作时需要得到指导的程度n执行工作时需要运用推理和判断能力的程度n完成工作所需要的数学能力的程度n执行工作时所需要的言语表达能力的程度70美国公务员委员会美国公务员委员会JA程序（一）程序（一）n一种能够对不同工作进行比较和分类的标准化程序n工作综述 任务重要性排序 任务分析n从7个方面对工作任

33、务进行分析71美国公务员委员会美国公务员委员会JA程序（二）程序（二）n知识要求n技术要求n能力要求n工作中所包含的身体活动n工作的特定环境条件n典型工作事件n对员工兴趣的要求工作任务分析的方面：工作任务分析的方面：72工作分析的有效工具工作分析的有效工具nPAQ（Position Analysis Questionnaire） nCMQ（Common Metric Questionnaire）nDOT（Dictionary of Occupational Titles）73CMQ 通用工作分析问卷通用工作分析问卷 标准化工作分析系统标准化工作分析系统 纸笔测试版本 你在使用你在使用CMQ通用工作分析问卷对特定的工作职位进行描述，请对每一个问题作出如实回答。通用工作分析问卷对特定的工作职位进行描述，请