办公室管理办法

1、办公室管理办法一、办公室管理条例第一章总则第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明 确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。第二章细则第二条服务规范：1 .仪表：公司职员应仪表整洁、大方；2 .微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应 注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；3 .用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大 声喧哗；4 .现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌接待；5 .电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话 人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录。第三条办公秩序1 .工作时间内不应无故离岗、串岗，不得

2、闲聊、吃零食、大声喧 哗，确保办公环境的安静有序。2 .职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工 作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。3 .各部门专用的设备由其部门指定专人保管，公司公共设施则由 办公室负责定期的清洁保养工作。4 .发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时， 员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。二、办公室物资管理条例第一章总则为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特 制订本规定，此规定的执行部门为办公室。第二章物资分类1 .公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资 产。2 .低值易耗品：笔、纸、电池、订书

3、钉、胶水等3 .管制品：订书机、打孔机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等第三章办公用品物资采购1.公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊 物资经总经理同意，可由申购部门自行购买。2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：1）定点：公司定大型超市进行物品采购。2）定时：每月月初进行物品采购。3）定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。4）特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。第四章物资领用管理1 .公司根据物资分类，进行不同的领用方式：2 .低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用3 .管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用4 .贵重物品：根据专立文件的领

4、用程度来领用5 .实物资产：由办公室设立实物资产管理 台帐，以准确记录固定 资产的现状第五章公司物资借用1 .凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字 认可2 .借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还3 .借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿 第六章附则1 .新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人 员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的， 其它部门不得为其办理离职手续。2 .办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。3 .本办法由办公室解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。 三、公司值班管理条例一、总则：为保障公司正常工

5、作秩序不间断和财物安全，特制定 本制度。二、管理体制1 .员工值日：公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度；2 .部门主管值班：公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制 度。三、管理要点和内容（1） .员工值日。1 .目的：维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务；2 . 一般以工作时间为责任时间；3 .值班要点：1） .巡察办公场所保洁情况；2） .电话记录、处理、转送；3） .领导交办任务。（2） .部门主管值班1 .目的：以公司业务工作为主；2 . 一般以下班时间或节假日为值班时间；3 .值班要点:1) .接待下班后来客；2) .处理未完成工作；3) .处置下班后的突发、紧急事件；4)

6、 .值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提 出处理意见；4 .值班规定1 .遵守值班纪律，有事须先请假，以便安排临时代替人员；2 .值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；3 .在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的 监管；4 .接待来宾热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要 守口如瓶，不能随便乱说；5 .遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急 措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。5 .接听值班电话应注意：1 .礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓 名，如对方未通报，应客气询问清楚；2 .使用语

7、言文明，切忌粗声粗气；3 .对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；4 .对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、 姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；5 .对打听事情、咨询态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；6 .除紧急情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有 条理地予以报告；7 .加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意 后排定值班表，印发各有关部门和人员；四、考勤管理条例一、基本定义1、迟到：上班时间已到仍未到岗。早退：未到下班时间而提前离岗。2、脱岗：工作时间未经领导批准离开工作岗位。3、旷工：无任何手续无故不上班。有下列情

8、况者，均按旷工论处： 迟到、早退或脱岗连续超过60分钟；或未经准假而不到岗者；4、考勤统计时间：每月考勤周期按自然月计算，即每月 1日至每 月最后一日。5、考勤是公司办公室管理的基础性工作，是计发工资、奖金、劳保、福利等待遇的重要依据。二、考勤规定6、公司的工作时间：根据公司实际情况，工作时间为：（冬季）时间： 上午 09 : 00-12 : 00;下午 14: 30-18 : 30。（夏季）时间： 上午 08 : 30-12 : 00;下午 14: 30-18 : 00 。每年五月一日至十月三十一日实行夏季时间，十一月一日至次年四月三十日实行冬季时间。办公室负责人对本部门的考勤记录和管理工作

9、负责。应准确如实地记录员工的考勤，考勤记录的周期为自然月，每月初上报上月考勤记 录报送总经理审核，会计根据上报考勤情况编制工资表。7、打卡制度公司实行上、下班指纹录入打卡制度，全体员工都必须自觉遵守 工作时间。打卡次数：一日两次，即上班打卡一次，下班打卡一次。打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写出差登记表，注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按 旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班 后要及时到办公室处填写未打卡补签申请表，由直接主管签字

10、证 明当日的出勤状况，报总经理批准后，月底办公室据此上报考勤。7、法定节假日和公休日原则上按国家规定执行、特殊情况以公司 具体通知为准。三、管理要求8、迟到、早退、旷工处罚标准：迟到或早退5-10分钟者，现场进行批评教育，初次口头警告处理，二次，做通报处理。（通报期为 7天）对未办理请假手续的，均按旷工处理，旷工半天者，手抄管理制度5遍，并扣除半天固定工资，旷工一天者，手抄管理制度 10遍，并扣 除当天固定工资。若受处罚人不执行者，做通报处理，通报期为 7天,9、未打卡：员工因手指受伤、脱皮等原因不能打卡的，须在未打卡补签申请 表。五、办公区域内卫生管理条例1 .员工应保持公共场所的整洁卫生，

11、养成良好的公共卫生习惯，2 .禁止在公共场所随地吐痰；3 .禁止乱扔瓜（果）皮、果核、烟头、纸屑等及各种废弃物，垃 圾、杂物要倒在垃圾桶内；楼道及公共场所，禁止堆放杂物；4 .禁止在门窗、墙壁上乱写、乱画、舌L划、舌L贴、乱钉和弄脏墙壁。5,办公桌面、工作台面保持整洁、有序、无尘土，文件、办公用 品等摆放整齐，不得将书本、报刊、背包、化妆品等个人用品摆放在 办公桌面或工作台面上；6. 办公电器和设备上无尘土、油渍等污物，电源线连接整齐、不凌乱。7. 办公室内地面、过道要保持清洁、无纸屑、无尘、无积水等，至少每日清扫一次。8. 笤帚、簸箕、抹布、肥皂、洗涤剂等保洁工具和用品应放在门后或隐蔽处。9

12、. . 洗手间、厕所、洗刷间及其它卫生设施，必须保持整洁卫生，厕所内采光、照明和通风应良好、无明显臭味，做到：10. 当天值日人员，须做好公共区域内及老总办公室卫生，做到干净、卫生、整洁。每周星期五下午进行卫生大扫除。值日人员应在上班前打扫完规定内的卫生，严禁上班后打扫卫生。六、公司周例会制度一、目的1. 检查、掌握公司日常运营、管理工作执行情况，规范公司管理，促进公司上下的沟通与合作。2. 提高公司执行工作目标的效率，追踪工作进度。3. 集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。4. 协调各部门的工作。二、公司周工作例会1会议组织、责任部门：综合办公室。2. 会议发起人：总经理。3. 会议参加

13、人：办公室各科室人员4. 列席人员：视事实需要，可提前通知相关人员出席。5会议记录人：综合办公室。6. 会议时间：时间为每周一上午 09：00，特殊原因需要延期或改期召开由办公室提前通知。7. 会议地点：待定。8. 会议内容 （议程）：（ 1）对上一周的重点工作进行总结，包括主要的工作内容、原定计划（上周例会决定事项）的执行情况及在执行的过程中出现的问题及解决办法，有哪些不足需要加以改进，针对存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案（如未得到解决的问题进行讨论，找到及时的调解和处理的办法）；（ 2）对本周的工作计划进行布置、规划，追踪并改进日常管理工作；三、会议程序和要求（一）会议相关人员的要求1

14、、参会人应不迟于会前 5 分钟到达会场，做好会前准备。2、会议发起人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行简要的说明。3、公司办公室负责会议通知，会议要求的各种资料需在会议前准备好。（二）会议记录1、办公室需负责做会议内容记录，做好会议原始记录的日常归档、保管工作；会后整理会议记录，会议记录要标明会议召开的时间（格式为年/月/ 日/ 时/分）、地点、议题、主持人、记录人、与会人员、缺席人员、详细会议内容（ 发言记录 ） 、商议结果等，会议记录应简明扼要反映会议内容',并准确真实地反映与会人员的意图，在会后 2 个工作日内整理完毕，以文件形式（含电子文档）发给各参会人员。（三）周会纪律1、与会人员必须认真对待会议主题，积极发表自己的见解，对发表意见的真实性、可行性负责。并且要注意条理清晰，简明扼要。会议发言应言简意赅，紧扣议题。遵循会议主持人对议程控制的要求。2与会人员要准时到会，没有特殊情况不得缺席周会，不得迟到 早退，中途不得随意离场。不能参加周会者，应当事先请假。3与会者必须严格遵守会议纪律，例会上讨论的问题属于公司机 密，参会人员必须遵