流程现状分析报告

1、现状分析报告现状分析报告一九九九年十月十五日一九九九年十月十五日中国电信中国电信JMCCJMCC业务流程优化咨询项目业务流程优化咨询项目 2议程议程n现状分析方法现状分析方法n现有流程现有流程 - - 宏观图宏观图 ( (Level 0)Level 0)n现有流程现有流程 - - 第一层流程图第一层流程图(Level(Level 1) 1) 采购管理 (PO，AP) 财务与税务报告管理 (GL)预算管理 (GL)基建项目管理 (PA)固定资产管理 (FA)库存管理 (INV)现金管理 (CM)收入管理 (AR)n重点问题讨论重点问题讨论制度问题流程与监控问题n附件附件 一：省、市、县详细流程分

2、析一：省、市、县详细流程分析公司概述 模块概述流程图问题列表n附件附件 二：二：OracleOracle调研辅助基础素材调研辅助基础素材调研问题回答文档业务描述工作文档3项目啟動项目啟動项目计划及项目计划及目标介绍目标介绍高層领导及高層领导及主要人员访谈主要人员访谈策略及流程策略及流程业务目标业务目标 流程记录流程记录AnalysisAnalysis分析分析报告报告现狀流程记录现狀流程记录现狀流程问题现狀流程问题观察及調研观察及調研 ( (现狀分析现狀分析) )省省市市( (模板模板) )县县( (模板模板) )现状分析方法现状分析方法4现有流程现有流程 - - 宏观图宏观图5现有流程现有流程

3、 - - 采购管理及其它应付業务采购管理及其它应付業务采购業务应付業务总帐業务業务类采购業务类采购SIMSIM卡、储值卡、及充值卡卡、储值卡、及充值卡廣告及宣傳用品廣告及宣傳用品固定资产类采购固定资产类采购工程配套、物業工程配套、物業、车辆、车辆及办公设备及办公设备项目类采购项目类采购网络建设主设备网络建设主设备网络建设工程配套设备网络建设工程配套设备其它类采购其它类采购经经PO: 办公用品办公用品不经不经PO: 基站地址及营务厅租赁基站地址及营务厅租赁采购类应付采购类应付采购付款采购付款财务匯总财务匯总營运类应付營运类应付应付話费应付話费漫游話费、附加费及网间结算付款漫游話费、附加费及网间结

4、算付款应付电路租费、無委应付电路租费、無委( (频率占用频率占用) )费费企業类应付企業类应付土建工程及裝修工程拔款土建工程及裝修工程拔款自动周转金、拔落市资金自动周转金、拔落市资金行政类应付行政类应付员工工资员工工资、福利及奖金福利及奖金差旅费支付差旅费支付采购管理6重点问题讨论重点问题讨论 - - 采购管理采购管理制度制度n供应商管理不够严谨。-没有供应商记录、编号、评审不足、采购上限/比率 等。- 在工程采购招标找供应商时，没有政策规定按金额而要求一定数目的招标书。-计财部也不能对供应商作帐齡分析。- 没有定期对长期合作的供应商与市 场上其他供应商作价格及质量的比 较。(省)n没有设立一

5、个独立的采购部门进行统一采购。(省，市)n没有制定“合格供应商”列表及增减列表的程序。(省，市)n没有书面界定采购审批权限导致采 购流程中经过分管经理及总经理的多重审批。而当分管经理及总经理 出外公干时更耽误了采购的进度。(省，市)n县公司的固定资产采购是由当地的电信局代办。市公司未有按人力资源因素订立县公司所负责的固定资产采购范围。(县)7重点问题讨论重点问题讨论 - - 采购管理采购管理流程与监控流程与监控n请购过程不够规范。-请购部门没有指定请购人員，也没有设立请购权限及标准格式请购单。(省)n采购计划考虑因素不足够。- 固定资产的申购由使用单位经相关采购部门， 到计财部才发现财政预算不

6、许可，浪费行政时间 。 (省) n没有定期与主要设备供应商对帐。(省) n没有标准格式的采购单。- 一般多使用合同形式但没有统一的合同编号。(采 购部与财务部采用不同的合同编码)。 (省)n供应商发票直接送到归口部门，并非到计划财务部，形成监控问题。发票应该直接送到计划财务部，例外事项应事先有被授权人批准。 (省，市)n采购的合同谈判多数由经办人负责。同时一般有法律约束力的合同都由经办人签署。许多时候经办人并非管理层人员，形成了监控的问题。 (省)8重点问题讨论重点问题讨论 - - 采购及其它应付業务采购及其它应付業务制度制度n分公司没有订立一个系统化的审批权限。所有费用(除电路租费、基站电费

7、及租赁费)都要通过分公司总经理审批。这不但占用了分公司高层管理人员的时间，而且对审批的过程也未必产生增值的作用。(市)n未设立完善制度以确保有权签署付款的人员离开公司或调职后，财务会马上通知有关银行修改记录。(省，市)n分公司没法向电信局计费中心所计算的网间结算收入及支出报告进行任何查核。无形中增加了固有的内在风险。(市)n对于一些未有作出竣工决算而已投入使用的固定资产，财务部都只按已缴付的工程款转到固定资产。而未有收到发票的部分工程款则不进帐。引致实际使用的资产值跟财务帐不相配。(市)9重点问题讨论重点问题讨论 - - 采购及其它应付業务采购及其它应付業务流程与监控流程与监控n目前JMCC指

8、定高层管理人员作付款审核，并未设立层次性的付款批核制度。但随着业务的发展及县公司的分配，一套完善的制度是必须的。(省)n对一般的采购付款，会计核算员都采用现金制而不列入应付帐。在付款的审批流程，需要对供应商资料作出重复性的核对。(省，市)n由于现金制的作法，而且发票是从供应商直接给采购部门。所以财务报表上未能实际反映负责情况。(省，市)n. .发票从供应商直接传给采购部，而非财务部，做成入帐时间差距，应付帐款不能完全反映实及情况，并且增加了欺诈行为的可能性。(省，市)10现有流程现有流程 - - 财务与税务报告财务与税务报告帐务作业财务报告税务库存帐务省财务报表市财务报表报表汇总科目表维护财务

9、分析报表报税应收帐务应付帐务固定资产帐务现金帐务县财务报表11重点问题讨论重点问题讨论 - - 财务与税务报告财务与税务报告制度制度n各个公司可以因自己需要对 其他 应 收、其他应付及 在建工程的明细会计科目进行维护，没有全省統一会计科目表维护。(省，市)流程與监控流程與监控n会计科目表的维护没有专职的人负责，也没有设立维护的监控流程，编写会计科目表的建立和维护规范的程序文档。在系统上，可以做帐的使用者便能任意增加会计科目表。(省，市)n上级公司不能遥控属下公司的财务资料，现在下级公司的财务会计资料是以月报表的形式向上提交。(省，市)12重点问题讨论重点问题讨论 - - 财务与税务报告财务与税

10、务报告流程與监控流程與监控n市公司的所有财务报表都是手工生成，而省公司的报表只有资产负债表及损益表是自动生成。(省，市)n报表汇总时需要市公司来省公司一起制作，此外各市报表资料需要在财务系统输入汇总，用以检查，另外重复再用EXCEL汇总，方便制作报表。(省，市)n制作每月报表时，县公司会计人员需要携同凭证到市公司作审核及输入市公司的财务系统。程序繁复。(市)n报表只提供基本财务数据及有限的信息，管理人员并不能依报表资料作出深入的业务分析。(省)n现在没有管理会计的概念。因此并没有收集非财务上的主要信息，作业务上的决策、计划和分析。(省，市)n市公司合同并没有提交印花税。合同缺乏保障。(市)13

11、现有流程现有流程 - - 预算管理预算管理投资计划预算控制省预算修定及平衡市投资计划省投资计划预算汇总投资完成统计执行收支追踪分析财务收支预算县投资计划省收支预算市收支预算县收支预算预算汇总市预算修定及平衡省预算修定及平衡市预算修定及平衡14重点问题讨论重点问题讨论 - - 预算管理预算管理制度制度。n省公司没有发预算指引给市县公司以作预算报告的参考。导致市县公司所制作的预算报告理念不一致。(省，市)流程與监控流程與监控n投资计划预算或其他支出预算不能输入电脑来作自动化监控。现在的监控和考核是手工做的。 (省，市)n省市公司对做投资预算的经验有限。也缺乏以往的数据及非财务信息来作预算参考，因此

12、投资计划并不能完全反映实际需要。(省，市) n投资计划在董事会通过后并没有将信息下达到市公司，市公司并不知道已通过的投资金额以作适当的监控。 (省)15现有流程现有流程 - - 基建项目管理基建项目管理 Project CycleProject Cycle省公司省公司市公司市公司项目规划主设备采购项目工作计划工程采购项目进度报告项目工作报告工程实施申请资金工程配套设备采购项目实施项目实施预估折旧资本化16重点问题讨论重点问题讨论 - - 基建项目管理基建项目管理制度制度n现在在项目会计方面，只有将项目的直接物料费用分摊到每个市公司。并没有将项目的其他成本如经常开支(OVERHEAD)和员工工资

13、(LABOUR COST) 等分摊到各项目 上。(省，市)n省公司没有运用项目会计概念在在建工程项目中。财务部会计记录并没有参考确实工程进度，因此资产负债表会有较大机会低估资产。 (省，市)n网络扩容的规模是以经验去决定，没有一个业务模型将客户增长，网络质量及财务成本等作整体分析，帮助决定网络的规模。(省)n网络工程的成本效益分析依靠设计院的可行性研究报告中提供，省公司没有做严紧的成本效益分析去证明项目投资是否有合理回报。设计院的可行性研究报告中虽然有风险分析及敏感性分析，但并不严谨。 (省)17重点问题讨论重点问题讨论 - - 基建项目管理基建项目管理流程與监控流程與监控n项目进度计划表只提

14、供重要项目完成里程碑。省市公司都没有制定详细的项目计划将工程分作数个阶段，每阶段将工程工作，指标，预算，资源要求，进度进行细化，以便管理和追踪。 (省，市)n用以项目规划的数据没有利用数据库去收集，处理及分析。不能作趋势分析和预测去支持规划上的决策。(省)制度制度n在工程规划时，没有作资金需求分析，而投资计划的资金需求因工程规划时间与做投资计划时间有差异而变得不准确。(省)18重点问题讨论重点问题讨论 - - 基建项目管理基建项目管理流程與监控流程與监控n没有对工程项目投资作检讨，考核项目投资是否到达目的及指标。实际收益与成本，客户增长和用量是否达到预期指标。以便在将来改善预测的质量。 (省)

15、n市公司提供的项目进度报告只有完成时间，并没有报告未完成工作的情形。(省，市)19现有流程现有流程 - - 固定资产管理固定资产管理省市公司省市公司固定资产采购资产卡建立及提折旧固定资产报表生成固定资产调拨固定资产盘点固定资产报废20重点问题讨论重点问题讨论 - - 固定资产管理固定资产管理制度制度n在移动电话业务跟邮电局分割时，邮电局没有把移动电话业务有关的固定资产记录(包括固定资产卡片)转交到移动公司，引至在固定资产管理及记录的完整性未能作出有效的控制。(省，市)n只以二千元人民币决定是否固定资 产项目可以考虑提高，使固定理正确度和效率提高。(省，市)n固定资产的分类并不一致。因没有指引，

16、某些固定资产在不同帐务人员处理时，会归类到不同的固定资产类别上。(省)n省公司内部的固定资产调拨没有设 立一套完善的程序，要求各部门需 要调拨时通知财务部进行资料更改。(省)n没有定期实行固定资产盘点。未能 对已损耗的固定资产在帐上及时反 映。 (市) 21重点问题讨论重点问题讨论 - - 固定资产管理固定资产管理n每月折旧项目入帐的金额，没有经过批核程序。如有异常项目，不容易发现。 (省)n现存在工程部/维护部的工程物料固 定资产清单跟财务记录并不对应。 如有固定资产报废，未能把对应物 件在帐上作准确调整。 (市) n在计算固定资产折旧时，并没有考 虑，到已完全折旧的固定资产不用 继续提折旧

17、，引至计提数据不准确。 (市) 流程與监控流程與监控n现在固定资产是没有编码和标签去识别，在盘点时只能依赖部门自行识别，容易引起错误，也增加盘点所需时间。(省，市)n各部门现没有设立台帐去监控固定资产。 (省)n现在固定资产管理缺乏分析报表(例：固定资产使用率，修理费用，修理次数， 采购固定资产所需时间等)，以方便制定决策。 (省) 22重点问题讨论重点问题讨论 - - 固定资产管理固定资产管理流程與监控流程與监控n在计算固定资产折旧时，并没有考虑，到已完全折旧的固定资产不用继续提折旧，引至计提数据不准确。 (市) n没有对每件主要备件作维修记录，没有数据提供该主要备件的使用寿命并作适当的采购

18、及报消。 (市) n财务部把所有工程余料及新购备件当作固定资产处理。对一些未有开始使用的备件也在工程竣工时开始计提折旧，使折旧总额未能反映真实所需成本。 (市) 23现有流程现有流程 - - 库存管理库存管理省使用部门省使用部门市市/县使用部门县使用部门市市/县仓库县仓库省仓库省仓库SIMSIM卡，储值卡，卡，储值卡，充值卡充值卡宣傳礼品宣傳礼品SIMSIM卡及储值卡出卡及储值卡出/ /入库入库充值卡出充值卡出/ /入库入库宣傳礼品出宣傳礼品出/ /入库入库电话及配件出电话及配件出/ /入庫入庫SIMSIM卡及储值卡出卡及储值卡出/ /入库入库充值卡出充值卡出/ /入库入库宣傳用品出宣傳用品出

19、/ /入库入库电话及配件电话及配件SIMSIM卡及储值卡卡及储值卡宣傳用品宣傳用品工程备件工程备件工程配套备件工程配套备件办公用品办公用品工程备件出工程备件出/入库入库工程备件出工程备件出/入库入库办公用品出办公用品出/入库入库办公用品办公用品办公用品出办公用品出/入库入库業务类物料業务类物料固定资产固定资产/项目类物料项目类物料其它类物料其它类物料24重点问题讨论重点问题讨论 - - 库存管理库存管理制度制度n各部门存在内部制定的库存进出记录方法。并没有统一的审批流程和记录文档。 (省，市)n管理层没有制定有关流程或制度处理呆死料，也没有在帐上作贬值处理。 (省，市)n省、市和县公司现没有详

20、细的物品分类规则，物品的分类主要以物理属性和用途分为SIM卡、电话及配件、办公用品、工程设备、固定资产等。 (省，市) 流程與监控流程與监控n现系统无明确的物料编码，也没有物料编码规则。(省，市)n合格、不合格、待验物料等都不采用明确的库位控制。仓库没有库位编码也没有报废仓库。(省，市)n仓库在运作上没有流程去处理呆死料，对呆死料也没有贬值处理。 (省，市)25重点问题讨论重点问题讨论 - - 库存管理库存管理流程與监控流程與监控 n在收代销货物时并没有验清代品质数，容易引起将来不必要的纠纷。(市)n财务部并没有参与过手机及配件的盘点。管理层并没有提供有关指引盘点人员。(市)n一般来说，库存的

21、盘点与监控不足。(省，市)26现有流程现有流程 - - 现金管理现金管理计财计财 / 出纳出纳出纳日常作業出纳日常作業现金现金 / / 银行付款银行付款现金现金 / / 银行收款银行收款现金管理现金管理凭証处理凭証处理出纳定期作業出纳定期作業现金盘点现金盘点银行对帐银行对帐27重点问题讨论重点问题讨论 - - 现金管理现金管理制度制度n现在省公司没有做现金流量预测，因此在贷款需求估计，预备债务的偿还及采购的支付和定期存款的续存等可能发生差误，容易引至流动现金过多或不足够的情况。现金使用没有效率，会使企业利息成本增加，信用额记录不好。(省，市)流程與监控流程與监控n作现金盘点时只有出纳一人负责，

22、并没有其他的员工审实。(省)n现在与银行对帐是以手工进行。所费需时。(省)28现有流程现有流程 - -应收及收入管理应收及收入管理客户计费中心计划财务部使用服务使用服务记录話费记录話费业务类应收业务类应收应收話费应收話费托收托收现金现金 / / 信用卡信用卡 / / 存折存折递延收入递延收入其它类应收其它类应收預付預付 - - 员工借款员工借款預付預付 - - 员工借款报销员工借款报销新用户新用户29重点问题讨论重点问题讨论 - - 应收及收入管理应收及收入管理制度制度n公司对认为有坏帐成分的用户欠费 (超过二年以上)并没有作出适当的坏帐准备。而省公司也没有给出任何 处理坏帐的指引。(省，市)

23、n应收话费的记录都是依靠电信局计费中心提供的计费报告。有关部门未能对这些数据作出独立的查核。(市)n公司对过期的用户欠费未有进行积亟的追讨。(市)流程與监控流程與监控n省公司没有市公司的欠收无委费的帐龄分析，对市公司未有向客户收到的欠费未能作出有效的监管。(省)n客户未有分类及编号. 随着业务的增长及 中国加 入WTO, 明确的分类可以让CT 对客 户做适当 的 分析及策略计划. (市)n曾经发生过用户欠费的数据有误差。造成个别用户对订费系统的可靠性作出疑问。(市)30附件一附件一省、市、县详细流程分析省、市、县详细流程分析31附件一附件一 - - 省、市、县详细流程分析省、市、县详细流程分析

24、n附件一为详细的调研文档，全个附件的编排是先分公司(省、市、县)，后再分模块。n公司分为：江苏移动通信有限责任公司(省公司)苏州市公司昆山县公司n每个公司都再分开八模块，为：总帐模块 (GL)应付帐模块 (AP)采购模块 (PO)基建项目模块 (PA)固定资产模块 (FA)库存模块 (INV)应收帐模块 (AR)现金模块 (CM)n有三家公司，而每家公司有八个模块。附件一有总数二十四个调研文档。32附件一附件一 - - 省、市、县详细流程分析省、市、县详细流程分析n江苏移动通信有限责任公司江苏移动通信有限责任公司( (省公司省公司) )详细调研文档。总帐模块 (GL)应付帐模块 (AP)采购模

25、块 (PO)基建项目模块 (PA)固定资产模块 (FA)库存模块 (INV)应收帐模块 (AR)现金模块 (CM)33附件一附件一 - - 省、市、县详细流程分析省、市、县详细流程分析n苏州市公司苏州市公司详细调研文档。总帐模块 (GL)应付帐模块 (AP)采购模块 (PO)基建项目模块 (PA)固定资产模块 (FA)库存模块 (INV)应收帐模块 (AR)现金模块 (CM)34附件一附件一 - - 省、市、县详细流程分析省、市、县详细流程分析n昆昆山县公司山县公司详细调研文档。总帐模块 (GL)应付帐模块 (AP)采购模块 (PO)基建项目模块 (PA)固定资产模块 (FA)库存模块 (IN

26、V)应收帐模块 (AR)现金模块 (CM)35附件二附件二Oracle调研辅助基础素材36附件二附件二 - - Oracle调研辅助基础素材调研辅助基础素材n附件二为详细的Oracle调研辅助基础素材文档，當中包括了二类型文档。调研问题回答文档业务描述工作文档/差异文档n全个附件的编排是先分公司(省、各市、各县)，后再分模块，而每个模块都有兩個文档。n总共也是分开九家公司和八个模块。n有几家的总帐模块和现金模块的调研辅助基础素材文档是结合为一个的。n这些Oracle调研辅助基础素材文档，会由Oracle公司直接交付给江苏移动通信有限责任公司 。37附件二附件二 - - Oracle调研辅助基础

27、素材调研辅助基础素材n江苏移动通信有限责任公司江苏移动通信有限责任公司( (省公司省公司) )调研辅助基础素材文档调研辅助基础素材文档。总帐模块 (GL)应付帐模块 (AP)采购模块 (PO)基建项目模块 (PA)固定资产模块 (FA)库存模块 (INV)应收帐模块 (AR)现金模块 (CM)38附件二附件二 - - Oracle调研辅助基础素材调研辅助基础素材n苏州市公司苏州市公司调研辅助基础素材文档调研辅助基础素材文档。总帐模块 (GL)应付帐模块 (AP)采购模块 (PO)基建项目模块 (PA)固定资产模块 (FA)库存模块 (INV)应收帐模块 (AR)现金模块 (CM)39附件二附件二 - - Oracle调研辅助基础素材调研辅助基础素材n连云港市公司连云港市公司调研辅助基础素材文档调研辅助基础素材文档。总帐模块 (GL)应付帐模块 (AP)采购模块 (PO)基建项目模块 (PA)固定资产模