会计档案归档整理讲义

1、会计档案归档整理讲义第一章会计档案修订的背景与意义一、形势发展的要求（一）信息化发展迅速（二）会计档案电子化呼声越来越高第二章会计档案修订概况介绍由21条增加到31条。一是完善了会计档案的定义和范围。第三条二是明确了会计电子档案管理要求。第三条、第七条三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。第八条、第九条四是对会计档案向单位档案管理机构移交的时间做了更加灵活的规定。第十一条五是对定期保管会计档案保管期限作了调整，延长了凭证、账簿和辅助性会计资料的保管期限。第十四条、附表六是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序。第十六、第十七条、第十八条七是明确了会计档案出境的管理要求。第二十五条八

2、是完善会计档案利用的有关要求第十三条第2款九是对不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位做出了特别规定第二十九条十是对中止单位会计档案处置提出了新的要求。第二十条十一是对委托代理记账机构的档案管理责任明确了要求。第二十六条第三章会计档案整理办法一、会计档案管理（整理）依据会计档案管理办法财政部、国家档案局令第79号二、会计档案适用范围国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织管理会计档案使用本办法。三、会计档案的分类及归档范围（一）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证（二）会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片及其他辅助性帐薄（三）财务报告类：月报、季报、半年度、年度财务会计报告。（

3、四）其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。、/、A、1注息：1、在财务会计各项管理活动中形成的其他文件材料，如：政策法规、计划总结、请示批复等均属文书档案归档范畴；本单位的经费预算、财务收支计划以及各种财务制度，财务管理文件材料，纳入文书档案立卷。2、工资年报，职工工资、奖金及各种福利审批名册，养老保险缴纳名册，调整、新增审批表，职工聘用、转正等审批表、协议书，事业统计报表，清产核资材料，干部职工调动的工资介绍信、属于文书档案，不能纳入会计档案。四、会计档案保管期限（见附件）五、会计档案

4、的整理总体要求：各单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。（一）会计凭证的整理步骤一：装订1、按月分开，月内按凭证号顺序排列，折叠整齐、规范。2、拆除金属物，加具凭证封面，封底，用线绳装订成卷，厚度一般2-3厘米。3、装订后加盖经手人章和财务专用章。4、填写会计凭证封面项目（全宗名称、凭证名称、凭证起止号、时间、保管期限、案卷号等）5、在脊背处注明年、月、日和册数的编号（如一月多本编号为1-1、1-2、1-3）。步骤二：排列会计凭

5、证按全年顺序逐月逐册排列，统一编号。步骤三：编号在每本凭证的右上方加盖档号章档号章样式：（注意分隔符“？”的位置在中间位置）全宗号门类？年度保管期限案卷号0035KJ?201630年P0001门类？年度：填写会计门类代码KJ?2016,中间用分隔符保管期限：永久30年10年案卷号：同文书每年小流水（以前为大流水）。在流水号前加小类别代码（凭证P、账簿Z、报告B、其他Q）（字母大写）（第二行数字由各单位自己填写，档号章规格以最小、清楚为宜，边线不宜过粗）步骤四：装盒按会计凭证的排列顺序，依次将凭证装入凭证盒内。一盒可装一卷或数卷。并填写凭证盒封面、盒脊项目。并加盖三章（财务章、经办人章、财务负责

6、人章）步骤五：编目（见附件）序号题名起止时间保管期限卷内张数备注1、序号填写自然序号2、档号填写全宗号一门类代码？年度一保管期限一案卷号。例：0035KJ?2016D30P00013、题名例：古冶区档案馆2016年1月记账凭证4、起止时间例：2016年1月1日至2016年1月31日5、保管期限要求写汉字，永久、30年、10年（二）会计账簿、财务报告及其他类会计档案的整理步骤一：装订会计账簿、财务报告及其他类会计档案同一年度内区分类别和保管期限立卷。用线装订，订本账保持原装订方式。会计账簿的立卷要求：1、在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账页是否齐全，是否按顺序排列。2、活页账簿去空白

7、页，撤帐夹，装订封面、封底。3、装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。4、编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、明细账。5、对固定帐薄的整理，案卷备考表要详细载明使用帐页页数和空白页数。6、会计报告按保管期限分别编制卷号。7、会计报表一般分为月报、季报和年报，其中年度决算报表要单独立卷，永久保存:季报和月报、可根据张数的多少、立成一卷或数卷、定期存放。在整理会计报表时，遇到会计报表的有关文字说明材料时，要将这些文字说明材料与会计报表放在一起，归入会计档案。8、报表采用“三孔一线”装订（说明和附件要同报表装订在一起），每卷从1开始编流水页号，填写卷内目录，卷末放置备

8、考表。9、加盖档号章（在右上方）并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。注：不需加封面的情况订本账簿和已有封面且封面内容能揭示会计档案内容的，无需再加封面。可在封面右上角空白位置加盖会计档案归档章。（已有封面且封面内容能揭示会计档案内容是指封面上至少有三个项目：单位名称、年度、会计材料名称。）10、关于其他类会计档案的整理。各单位会计机构、会计人员对会计档案保管清册、移交清册、销毁清册、会计档案鉴定意见书以及银行存款余额调节表、银行对帐单等其他类会计档案也要按年度认真收集，分别整理，分别立卷。案卷封面应注明单位名称、材料名称、所属年度、卷内张数、档号、保管期限，并由会计机构负责人、立卷人分别

9、签名或盖章。步骤二：排列永久保管的财务报告按年度顺序依次排列。定期保管的会计账簿、财务报告及其他类会计档案，按年度顺序依次排列，同一年内按保管期限从高至低排列。步骤三：编号同会计凭证类编号一致。在右上方加盖档号章，档号章填写内容与凭证类大体一致，特别注意案卷号的小类别代码的填写。步骤四：装盒按会计档案排列编号顺序，依次装入会计档案盒，一盒一卷或数卷，盒内末放置一张备考表。并填写相关项目。步骤五：编目会计档案应按照编号结果逐卷编制案卷目录，案卷目录应加封面，格式如凭证目录封面格式。注：每个小类下流水，至少形成4个目录本，每个目录本可以有不同年度的目录。（三）会计电算化条件下会计档案的归档采用电子

10、计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。会计电算化软件和每年的备份数据刻光盘保存。第四章、新旧会计档案管理办法的衔接一、新管理办法与原管理办法规定的最低保管期限不一致的，按照新管理办法的规定执行。（2015年开始会计档案必须使用新方法整理）三、已到原管理办法规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案，应按照新管理办法的规定组织销毁；已到原管理办法规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案，应按照新管理办法确定继续保管期限（最低继续保管期限等于新管理办法规定的最低保管期限减去已保管期限，下同）。三、已到

11、原管理办法规定的最低保管期限但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案，应按照新管理办法的规定进行鉴定（第十七条），确定销毁或继续保管。确定销毁的，应按照新管理办法的规定填写销毁清册后组织销毁；确定继续保管的，应按照新管理办法确定继续保管期限。批量继续保管（新的最低保管期限减去已保管期限）。未了债权债务保存至未了事项完结时为止。四、未到原管理办法规定的最低保管期限的会计档案，应按照新管理办法的规定重新划定保管期限。注息：1、15年变30年保管期限的，需要鉴定1986年之后的会计档案。2、月报表3年变10年保管期限的，需鉴定2006年的。3、经鉴定仍需继续保存的会计档案，重新打印会计档案目

12、录，按照老办法的格式，只需变更保管期限。4、改动办法：可以划去原保管期限、手写新保管期限。“三改”：改凭证、账簿、报表，档案盒、重新打印归档目录（只需改动保管期限）。五、会计档案的鉴定和销毁新管理办法规生，单位应当定期对已到保管期限的会计档案讲行鉴定、并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。会计档案鉴岸工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同讲行。六、销毁程序（一）单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已

13、保管期限和销毁时间等内容。（二）单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。（三）单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。注：1会计档案的鉴定与销毁按照新会计档案管理办法的第十六条至十九条办理。2、经鉴定还予以继续保管的，按照新管理办法确定继续保管期附表1:一、企业和其他组织会计档案保管期限表1丁P档案名称保管期限备注一会计凭证类30年二会计帐油类4总账30年5明细

14、账30年6日记账30年7固定资产卡片固定资产报废清理后5年8辅助帐簿30年三财务报告类包括各级主管部门9月、季度财务报告10年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册30年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表10年15银行对账单10年16会计档案鉴定意见书永久财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注财政总预算行政单位事业单位税收会计一会计凭证1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证10年10年2各收入机关编送的报表10年3行政单位和事业单位的各种会计凭证30年包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总

15、表4财政总预算拨款凭证和其他会计凭证30年包括：拨款凭证和其他会计凭证一会计账簿5日记账30年30年6总账30年30年30年7税收日记账（总账）30年8明细分类、分户账或登记簿30年30年30年9行政单位和事业单位固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年三财务会计报告10政府综合财务报告永久下级财政、本级部门和单位报送的保管2年11部门财务报告永久所属单位报送的保管2年12财政总决算永久下级财政、本级部门和单位报送的保管2年13部门决算永久r所属单位报送的保管2年14税收年报（决算）永久15国家金库年报（决算）10年16基本建设拨、贷款年报（决算）10年17行政单位和事业单位会计月、季度报表10年所属单位报送的保管2年18税收会计报表10年;所属税务机关报送的保管2年四其他会计资料19银仃存秋年额调|J式10年10年20银行对账单10年10年10年21会计档案移交清册30年30年30年22会计档案保管清册永久永久永久23会计档案销毁清册永久永久永久24会计档案鉴定意见书永久永久