Access数据库的维护与管理

1、第七章 数据库的安全与管理 绝大多数数据库是供多人使用的。因此，数据库的运行效率和安全就显得特别重要。不同的人在使用时都应限制其权限。 AccessAccess提供了多种措施来保护数据库的安全。按照由高到低的安全级别分：加密/ /解密、在“数据库”窗口显示或隐藏对象、使用启动选项、使用密码、使用用户级安全机制等。AccessAccess也提供了许多维护、管理数据库的有效方法。AccessAccess还具有与其它数据格式进行转换的方法。本章重点介绍其中的部分内容。 保护数据库的安全措施 维护和管理数据库的有效方法 与其它数据格式的转换方法学习要点学习内容7.1 设置数据库的密码7.2 压缩与修复

2、数据库7.3 与其它格式数据的转换7.1 7.1 设置数据库的密码设置数据库的密码 为打开数据库设置密码是保护数据库的一种简单方法。 对于单机运行的数据库，采用设置密码的方法就能满足安全的需要了。返回操作步骤： (1) (1) 启动AccessAccess，不打开要设置密码的数据库（如已打开将其关闭），并确认网上没有其他用户正打开该数据库； (2) (2) 选择“文件 打开”，或单击工具栏上的“打开”按钮；(3) (3) 在打开的“打开”对话框中选定要设置打开密码的目标数据库；(4) (4) 单击对话框右下角“打开”按钮旁的下拉按钮，选“以独占方式打开”项打开该数据库；操作步骤：操作步骤：(5

3、) (5) 选择“工具 安全 设置数据库密码”；(6) (6) 在打开的“设置数据库密码”对话框（下图）中输入密码并验证后单击“确定”按钮。【说明】(1)(1)前前4 4步是确保仅允许当前用户步是确保仅允许当前用户“以独占方式打以独占方式打开开”数据库时才能设置密码。数据库时才能设置密码。(2)(2)密码是密码是区分区分大小写字母的。大小写字母的。(3)(3)要把数据库密码记在安全可靠的地方，忘记密要把数据库密码记在安全可靠的地方，忘记密码将无法打开数据库。码将无法打开数据库。(4)(4)对数据库设置的密码对数据库设置的密码可以撤消可以撤消：“以独占方式以独占方式打开打开”该数据库后用类似上面

4、第该数据库后用类似上面第5 5步的方法步的方法（选（选“撤消数据库密码撤消数据库密码”项）撤消。项）撤消。 Access 2002 Access 2002可以为Access 2000Access 2000格式的文件直接设置密码。返回7.2 7.2 压缩和修复数据库压缩和修复数据库 使用数据库就是不断添加、删除、修改数据和各种对象的过程。所以，数据库文件会变得支离破碎，导致磁盘的利用率降低、数据库的访问性能变差。 压缩据库文件实际上是复制该文件，并重新组织文件在磁盘上的存储方式。因此，文件的存储空间大为减少，读取效率大大提高，从而优化了数据库的性能。 AccessAccess数据库中，压缩和修复

5、是同时进行的。返回定期对AccessAccess文件进行备份。 备份和恢复在WindowsWindows的“资源管理器”中进行，应在关闭数据库时备份文件。定期压缩和修复AccessAccess文件。尽量避免非正常退出AccessAccess。为了防止AccessAccess文件受损，应采取以下方法： 先不打开数据库文件： 在“数据库”窗口选择“工具 数据库实用工具 压缩和修复数据库”。在操作过程中会出现“压缩数据库来源”对话框和“将数据库压缩为”对话框，并可以新文件名保存。 先打开再压缩： 在“数据库”窗口选择“工具 选项”，在“常规”选项卡选中“关闭时压缩”，则在关闭数据库时系统会自动压缩数

6、据库，以减少存储空间。 压缩和修复数据库既可以先打开也可以先不打开要压缩和修复的数据库。例：对“学生管理”数据库进行压缩和修复。返回7.3 7.3 与其它格式数据的转换与其它格式数据的转换 在实际使用计算机的过程中，不同的用户可能使用不同的应用程序来存储数据。AccessAccess提供了能够存取多种格式数据的功能，实现了AccessAccess数据库和其它数据文件共享数据，从而大大扩展了AccessAccess数据库的应用范围。 AccessAccess能够存取的外部数据格式有：AccessAccess数据库、文本文件、ExcelExcel、FoxproFoxpro、ODBCODBC、SQL

7、 ServerSQL Server数据库等。 对于不同的外部数据格式，导入和导出的具体步骤不完全相同。下面结合例题分别说明。 导出数据导入数据返回7.3.1 7.3.1 导出数据导出数据 导出数据就是将AccessAccess数据库的表、查询、窗体和报表转为其它数据库或其它格式的数据。例1 1：将“学生管理”数据库中的“学生成绩”查询导出到名为“学生成绩1.xls”1.xls”的文件，并存放在自己的文件夹中。 “学生成绩”查询是以“班级名称”和“姓名”为行标题、“课程名称”为列标题、考试成绩为值的交叉表查询。(1) (1) 打开要导出数据的数据库，选中要导出数据的对象；本题为“学生管理”数据库

8、中的“学生成绩”查询；(2) (2) 选择“文件 导出”；(3) (3) 在系统打开的“将导出为”对话框（下页图）中选定导出文件保存的位置、类型，输入导出的文件名；本题选当前文件夹、类型为：Microsoft Excel 97-2000Microsoft Excel 97-2000，文件名为：学生成绩1 1，单击“保存”按钮。 操作步骤：【说明】若不选若不选“带格式保存带格式保存”，则导，则导出的出的ExcelExcel文件按自己的格式保存；若文件按自己的格式保存；若选定选定“带格式保存带格式保存”则按原来则按原来AccessAccess数数据对象的格式保存。但据对象的格式保存。但只有不选只有

9、不选“带格带格式保存式保存”导出的导出的ExcelExcel文件才能再导入。文件才能再导入。 另一种方法：直接拖放 同时打开AccessAccess和ExcelExcel两个应用程序，在AccessAccess数据库中选定具体的表或查询，拖放到ExcelExcel的表格中即可。例2 2：将“学生管理”数据库中的“学生情况”表导出到“学生1”1”数据库中（该数据库要先建好）。操作步骤：(1) (1) 打开“学生管理”数据库，选中要导出数据的对象“学生情况”表；(2) (2) 选择“文件 导出”；(3) (3) 在系统打开的“将导出为”对话框中选定导出文件保存的位置、类型、文件名；本题选当前文件夹

10、、类型为：Microsoft Microsoft Access(Access(* *.mdb;).mdb;)、文件名为：学生1.mdb1.mdb，单击“导出”按钮；(4) (4) 在系统打开的“导出”对话框（上页图）中确定导出至的对象名；本题就取默认的“学生情况”；同时要求在“定义和数据”和“只导出定义”中选其一；本题选前者（一般都如此）；单击“确定”按钮。如果目标数据库中已有同名对象存在，则系统会打开一个询问对话框。正确回答后继续。在“学生1”1”数据库中就产生了“学生情况”表。 7.3.2 7.3.2 导入数据导入数据 导入数据就是将各种格式的外部数据转为AccessAccess数据库的表

11、（产生导入表）。导入表和原数据不再有任何联系，导入表和其它表具有完全相同的性质，可以修改表的结构和维护表中的数据。如果外部数据也是AccessAccess数据库，则可以导入所有对象（导入后仍然是原来的对象） 。例1 1：将文件夹中“学生成绩1.xls”1.xls”文件里的数据导入到“学生管理”数据库中，导入的表名是“学生成绩导入表1” 1” 。操作步骤：(1) (1) 打开（或新建）目标数据库（即要存放外部数据的数据库）；本题打开“学生管理”数据库；(2) (2) 选择“文件 获取外部数据 导入”；(3) (3) 在系统打开的“导入”对话框（下页图）中选定外部数据文件保存的位置、类型和文件名；

12、本题就是“学生成绩1.xls”1.xls”；单击“导入”按钮； (4) (4) 在打开的“导入数据表向导”对话框之一（下页图）中选择导入的表或区域；本题的“学生成绩1.xls”1.xls”文件仅有一个表，不用选；单击“下一步”按钮；(5) (5) 在打开的对话框之二中选定复选框“第一行包含列标题”（一般都如此）；单击“下一步”按钮；(6) (6) 在打开的对话框之三中选择数据的保存位置：“新表中”或“现有的表中”（如果选择“现有的表中”，还要确定表名）；本题选“新表中”；单击“下一步”按钮；(7) (7) 在打开的对话框之四中可以修改各字段的信息（一般不改）；单击“下一步”按钮；(8) (8)

13、 在打开的对话框之五中确定主键（一般选“自行选择主键”，但本题只能选“让AccessAccess添加主键”或“不要主键” ）；单击“下一步”按钮；(9) (9) 在打开的对话框之六中输入导入到的表名；本题输入：学生成绩导入表1 1；单击“完成”按钮；如果输入的名称已经存在，系统会弹出一个对话框询问是否覆盖已有的表或查询，正确回答后继续；【说明】在将在将ExcelExcel文件导入文件导入AccessAccess数据库的过程数据库的过程中，可以随时单击中，可以随时单击“完成完成”按钮迅速导入按钮迅速导入( (实质实质就是接受以后各窗口的默认选项就是接受以后各窗口的默认选项) )；也可以单击；也可

14、以单击“上一步上一步”来修改以前的选择。来修改以前的选择。例2 2：将文件夹中“学生1”1”数据库中的“学生情况”表导入到“学生管理”数据库中。操作步骤： (1) (1) 打开目标数据库；(2) (2) 选择“文件 获取外部数据 导入”；(3) (3) 系统弹出“导入”对话框；在此选定外部数据文件保存的位置、类型和文件名；本题就是“学生1.mdb”1.mdb”；单击“导入”按钮；(4) (4) 系统弹出“导入对象”对话框（下图）；在此选定导入对象；本题就是“学生情况”表；单击“确定”按钮。 【说明】(1) (1) 如果导入的对象已经存在，系统会在导入时如果导入的对象已经存在，系统会在导入时将对

15、象改名。例如：如果将对象改名。例如：如果“学生情况学生情况”表已表已经存在，则导入时将改名为经存在，则导入时将改名为“学生情况学生情况1 1”。(2) (2) 步骤步骤4 4不但可以导入表，还可以导入其他对象；不但可以导入表，还可以导入其他对象；不但可以个别导入，也可以不但可以个别导入，也可以“全选全选”所有对所有对象后一次导入，这在汇集由多人分担开发的象后一次导入，这在汇集由多人分担开发的不同对象时特别有用。不同对象时特别有用。返回8.5.3 8.5.3 链接链接链接就是在Access数据库和外部数据间建立引用关系（产生链接表）。链接表不是Access的表（以至于表对象前的图标都不同），它仅

16、仅反映引用关系（可以说是个“虚表”）。使用链接的方法获取外部数据就是直接引用外部数据，并没有将其转为该Access数据库的表。外部数据的任何改变都随时反映到Access数据库中来。当然，在Access中通过链接表添加、修改、删除链接的数据也会及时反映到原来的外部数据中。链接的步骤和导入类似，且更简单，只要把“导入”改为“链接表”即可。 例8-8 将自己文件夹中“学生成绩.xls”文件里的数据链接到“学生管理”数据库中，链接表名为“学生成绩链接表”。（演示）导入和链接也可以在用和3.2.1节使用“设计视图”创建表类似的方法，只不过在“新建表”对话框中应选择“导入表”或“链接表”。以下的步骤和例8

17、-7（或例8-8）介绍的完全一样 。【说明】(1) 其它格式的数据文件必须是符合Access表定义的规范格式才能导入或链接。例如，从Excel成功导入或链接数据的前提是：该Excel文件中的表必须是规范的数据清单，即表的第一行必须是字段名（且互不相同），第二行起是记录。许多Excel表格的第一行是表标题，第二行才是字段名，象这样的表格不能成功导入或链接。一定要导入或链接它，就必须先将该Excel表格处理成规范的数据清单。(2) 导入和链接是有本质区别的。要根据具体情况分别采用导入或链接。链接的功能比导入强，因而使用的限制也比导入多。如果是一次性从外部获取数据（免得输入）则用导入好。如果是从外部

18、获取数据后还要和外部数据保持一致（外部数据在不断变化，且有其它系统在用）则用链接好。正因为链接的数据可以由Access数据库和外部系统两方面维护，如何保证数据的一致性和正确性就是正确使用链接必须考虑的问题。(3) 在Access 2002环境中，可以进行2002和2000格式间的数据库对象的直接导出、导入和链接，而不需要先进行格式转换。7.1 7.1 设置数据库的密码设置数据库的密码 为打开数据库设置密码是保护数据库的一种简单方法。 对于单机运行的数据库，采用设置密码的方法就能满足安全的需要了。返回【说明】(1)(1)前前4 4步是确保仅允许当前用户步是确保仅允许当前用户“以独占方式打以独占方式打开开”数据库时才能设置密码。数据库时才能设置密码。(2)(2)密码是密码是区分区分大小写字母的。大小写字母的。(3)(3)要把数据库密码记在安全可靠的地方，忘记密要把数据库密码记在安全可靠的地方，忘记密码将无法打开数据库。码将无法打开数据库。(4)(4)对数据库设置的密码对数据库设置的密码可以撤消可以撤消：“以独占方式以独占方式打开打开”该数据库后用类似上面第该数据