质量、环境、职业健康安全三合一体系程序：记录控制程序

1、记录控制程序1.目的：本程序规定了记录的标识、收集、编目、借阅、归档、贮存、防护和处理的基本要求，使记录及时妥善保存，为管理体系运行的有效性提供证据。2.适用范围：适用于本公司与管理体系与管理活动有关的记录。3.定义：无。4.职责：4.1 人力资源部 负责统一管理和审定记录的标识和格式。负责编制记录管理一览表，备案各类记录的空白表格样本。4.2 各相关部门 负责记录的填写、收集、编目、归档、存贮、防护和处理。5 作业内容：5.1 一般要求5.1.1 记录应保持清晰，字迹清楚，记录应编号，易于识别和检索。5.1.2 记录的格式和内容应根据相关程序文件的要求。5.1.3 记录必须有记录人签名，每份

2、记录在实施人员更换或进行交接班时至少进行一次签名。5.1.4 记录不得随意修改、涂抹；如发现记录内容填写有误，应用划改的方式进行更正，并在更改位置附近签名，注上更正日期。5.2 记录的编号方法：5.2.1 程序文件中产生的表格编号方法为：CR-PDYY-XX；5.2.2 其他文件引出或部门自定的记录，均按部门进行编号，编号方法为：HBZZ-CR-XXX；YY表示程序文件序号，序号由01开始，目前公司受控的程序有45个；XX或XXX表示该程序中或该部门中记录的顺序号，从01至99或从001至999；ZZ表示部门代码，见TG-GL-006文件格式与编码管理规定。表格的版本采用V1.0，V1.1，V

3、2.0，V2.1的方式。如：CR-PD01-01：01号程序文件的第一个表格；HBCG-CR-001：汇邦公司采购部的001号表格。5.3 记录的标识、收集、编目和归档5.3.1 当一种记录在使用场所已经放满或到了适当时机时，它们应装订成册，并在封面或文件夹侧面清晰地标明记录名称、使用部门和记录的时间等标识，然后作妥善保存。5.3.2 各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续，便于查阅。5.3.3 各部门应根据记录数量的多少至少应每三个月对记录整理一次，至少每半年应对整理收集好的记录进行装订，并按记录的内容分类编目存放。每年应对记录进行一次总的归档，在保存记录的盛载物的明显

4、位置标明记录名称、部门和年份。5.4 记录的贮存、保管和处理 5.4.1 一般情况下，与管理体系有关的记录应有效保存3年；生产运行和检验的记录应有效保存3年；获得澳洲STANDARDSMARK/WATERMARK认证的产品的批放行检测报告及批放行记录应有效保存至少10年；公司人事档案资格证书应长期保存。详见记录管理一览表。5.4.2 人力资源部文控员负责编写的记录管理一览表应包括记录名称、编号、版本、保存期、使用部门和归口部门等内容，按部门交由其负责人审批。同时人力资源部文控员应汇集备案记录的空白表格。5.4.3 各部门按照记录管理一览表的期限要求妥善保存记录，对于保存期超过两年的记录经人力资

5、源部同意后，可由人力资源部集中保存，但需标识清楚所属的部门、记录名称和年份。5.4.4 记录应保存在安全、干燥的地方，两年内的记录应便于检索。注意做好防火、防虫蛀和防湿防潮等工作；对保存于电子介质中的记录还要做好防压、防磁、防晒等措施，并及时备份，防止贮存内容丢失。5.4.5 各部门保存在电脑内的文件以及记录，应根据部门的实际情况制定相关的管理制度，定期进行备份，并做好备份的储存。5.4.6 记录即使在超出保存期限后也不能随意销毁，过期的记录须经所属部门的负责人核实并经管理者代表批准后方能处理。记录的销毁应作相应的记录。5.5 记录的查阅和借阅5.5.1 经记录的归口部门及保管部门负责人同意，

6、相关部门可在记录保存处查阅所需记录；如需要借阅，则需由保管部门进行登记，并限期归还。5.5.2 如合同中有要求，经保存部门负责人核实后，记录可提供给顾客或其代表查阅。5.6 记录样式的批准、更改及发放5.6.1 记录的样式由与该记录相关的文件批准人批准，采取背面签名的方式。5.6.2 各部门将更改后的记录样式及批准后的文件更改申请单交至人力资源部，由人力资源部文控员对记录管理一览表进行相应的修改，及时发放最新的一览表。5.6.3 记录初次发放时，人力资源部文控员根据记录管理一览表中的“使用部门”情况发放经审批的记录样式给所需部门。5.6.4 改版后的记录样式在发放前，人力资源部文控员应确保旧版记录样式已经全部收回，避免继续使用失效的记录样式。5.7 外来记录的控制外来的记录，如：供应商提供的原材料出厂检验报