办公室软件常用功能简介2015

1、上海市奉贤区疾病预防控制中心上海市奉贤区疾病预防控制中心SHANGHAI FENGXIAN DISTRICT CENTER FOR DISEASE CONTROL & PREVENTIONSHANGHAI FENGXIAN DISTRICT CENTER FOR DISEASE CONTROL & PREVENTIONExcel常用功能简介常用功能简介XXXX疾病疾病预防预防控制中心控制中心v数据排序、筛选数据排序、筛选v建立数据透视表建立数据透视表v数据格式转换数据格式转换v常用快捷键常用快捷键Excel常用功能常用功能排序排序 对对Excel 2007中的数据清单进行排序时

2、，如果按照单中的数据清单进行排序时，如果按照单列的内容进行排序，可以直接列的内容进行排序，可以直接“开始开始”选项卡的选项卡的“编辑编辑”组中完成排序操作。如果要对多列内容排序，则需要在组中完成排序操作。如果要对多列内容排序，则需要在“数据数据”选项卡中的选项卡中的“排序和筛选排序和筛选”组中进行操作。组中进行操作。简单排序简单排序扩展区域排序：扩展区域排序：对其中一列对其中一列进行排序时，非选定列同步进行排序时，非选定列同步变动。变动。（系统默认选择）（系统默认选择）以当前选定区域排序：以当前选定区域排序：仅对仅对选定的一列进行排序，非选选定的一列进行排序，非选定列顺序不变。定列顺序不变。注

3、意：注意：空白列影响排序结果，排序前应检查或简单填充。空白列影响排序结果，排序前应检查或简单填充。 数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。种排序方式。高级排序高级排序筛选筛选 经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析。以供用户浏览、分析。自动筛选自动筛选 自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合

4、某种条件记录的功能。使用自动筛选功能筛快速查找符合某种条件记录的功能。使用自动筛选功能筛选记录时，字段名称将变成一个下拉列表框的框名。选记录时，字段名称将变成一个下拉列表框的框名。自定义筛选自定义筛选 使用使用Excel 2007中自带的筛选条件，可以快速完成对数中自带的筛选条件，可以快速完成对数据清单的筛选操作。但是当自带的筛选条件无法满足需要据清单的筛选操作。但是当自带的筛选条件无法满足需要时，也可以根据需要自定义筛选条件。时，也可以根据需要自定义筛选条件。数据透视表数据透视表 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。它不

5、仅可以转换行和列以查看源数据的表的交互式表格。它不仅可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，也可以显示不同页面以筛选数据，还可以不同汇总结果，也可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的细节数据。根据需要显示区域中的细节数据。v 第一步：选择数据来源；第一步：选择数据来源；v 第二步：设置数据透视表的布局。第二步：设置数据透视表的布局。创建数据透视表创建数据透视表使用数据透视表分析数据使用数据透视表分析数据 数据透视表会自动将数据源中的数据按用户设置的布数据透视表会自动将数据源中的数据按用户设置的布局进行分类，从而方便用户分析表中的数据，可以通过选局进行分类，从而方便用户分析表中

6、的数据，可以通过选择字段来筛选统计表中的数据。择字段来筛选统计表中的数据。数据格式转换数据格式转换v文本数字转化日期文本数字转化日期v根据出生日期计算年龄根据出生日期计算年龄v根据身份证计算性别根据身份证计算性别v根据身份证计算年龄根据身份证计算年龄文本数字转化日期文本数字转化日期转换前转换前转换后转换后文本数字转化日期文本数字转化日期第一步：选中转换列第一步：选中转换列第二步：数据、分列，下一步（两次），到步骤三第二步：数据、分列，下一步（两次），到步骤三文本数字转化日期文本数字转化日期第三步：选择第三步：选择“日期日期YMD”，完成。，完成。文本数字转化日期文本数字转化日期第四步：重新选择

7、日期所在列，第四步：重新选择日期所在列，“设置单元格格设置单元格格式式”为日期，或者在自定义中设置预期格式（本为日期，或者在自定义中设置预期格式（本部分设置为部分设置为yyyy-mm-dd）完成完成根据出生日期计算年龄根据出生日期计算年龄第一步：空白处增加第一步：空白处增加“年龄年龄”列，列，根据出生日期计算年龄根据出生日期计算年龄第二步：第二步：“年龄年龄”列输入计算公式列输入计算公式“=DATEDIF(A1,TODAY(),y)”A1:出生年月所在位置，根据具体情况而定。出生年月所在位置，根据具体情况而定。根据出生日期计算年龄根据出生日期计算年龄第三步：根据第三步：根据Excel自动填充功

8、能获得所有年龄自动填充功能获得所有年龄根据身份证计算性别根据身份证计算性别v 第一步：增加第一步：增加“性别性别”列列v 第二部：第二部： “性别性别”列输入计算公式列输入计算公式=IF(MOD(MID(A1,17,1),2),男男,女女) A1:身份证所在位置，根据具体情况而定。身份证所在位置，根据具体情况而定。v 第三步：自动填充，获得所有性别第三步：自动填充，获得所有性别根据身份证计算年龄根据身份证计算年龄v 第一步：增加第一步：增加“年龄年龄”列列v 第二部：第二部： “年龄年龄”列输入计算公式列输入计算公式=YEAR(NOW()-MID(A1,7,4) A1:身份证所在位置，根据具体

9、情况而定。身份证所在位置，根据具体情况而定。v 第三步：自动填充，获得所有年龄第三步：自动填充，获得所有年龄常用快捷键常用快捷键v 插入、删除和复制选中区域插入、删除和复制选中区域 复制选定区域复制选定区域 CTRL+C 粘贴选定区域粘贴选定区域 CTRL+V 剪切选定区域剪切选定区域 CTRL+X 清除选定区域的内容清除选定区域的内容 DELETE 撤消最后一次操作撤消最后一次操作 CTRL+Zv 打印打印 显示显示“打印打印”对话框对话框 CTRL+P 显示显示“打印打印”预览预览 CTRL+F2v 移动、切换单元格、工作表、工作薄移动、切换单元格、工作表、工作薄 移动到当前数据区域的边缘

10、移动到当前数据区域的边缘 CTRL+ 箭头键箭头键 移动到工作表的开头移动到工作表的开头 CTRL+HOME 移动到工作表的最后一个单元格。移动到工作表的最后一个单元格。CTRL+END 向下移动一屏向下移动一屏 PAGE DOWN 向上移动一屏向上移动一屏 PAGE UP 向右移动一屏向右移动一屏 ALT+PAGE DOWN 向左移动一屏向左移动一屏 ALT+PAGE UP 移动到工作簿中下一个工作表移动到工作簿中下一个工作表 CTRL+PAGE DOWN 移动到工作簿中前一个工作表移动到工作簿中前一个工作表 CTRL+PAGE UP 工作薄间切换工作薄间切换 CTRL+TAB 插入新工作薄

11、插入新工作薄 CTRL+N 重复最后一次操作重复最后一次操作 CTRL+Y 加入单元格批注加入单元格批注 SHIFT+F2 向下填充向下填充 CTRL+D 向右填充向右填充 CTRL+R常用快捷键常用快捷键v 选择单元格、列或行选择单元格、列或行 选定当前单元格周围的区域选定当前单元格周围的区域 CTRL+SHIFT+*（星号）（星号） 将选定区域扩展到行首将选定区域扩展到行首 SHIFT+HOME 将选定区域扩展到工作表的开始将选定区域扩展到工作表的开始 CTRL+SHIFT+HOME 将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格CTRL+SHIF

12、T+END 选定整个工作表选定整个工作表 CTRL+Av 编辑数据编辑数据 编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾 F2 编辑活动单元格并清除其中原有的内容编辑活动单元格并清除其中原有的内容BACKSPACE常用快捷键常用快捷键v 设置单元格格式设置单元格格式 显示显示“单元格格式单元格格式”对话框对话框 CTRL+1 显示显示“百分比百分比”格式格式 CTRL+SHIFT+% 显示显示“日期日期”格式格式 CTRL+SHIFT+# 显示小时和分钟显示小时和分钟“时间时间”格式，并标明上午或下午格式，并标明上午或下午 CTRL+SHIFT+ 应用具有千位分

13、隔符且负数用负号应用具有千位分隔符且负数用负号 (-) 表示表示 CTRL+SHIFT+! 应用或取消字体加粗格式应用或取消字体加粗格式 CTRL+B 应用或取消字体倾斜格式应用或取消字体倾斜格式 CTRL+I 应用或取消下划线格式应用或取消下划线格式 CTRL+U 隐藏行隐藏行 CTRL+9 取消隐藏行取消隐藏行 CTRL+SHIFT+9 隐藏列隐藏列 CTRL+0（零）（零） 取消隐藏列取消隐藏列 CTRL+SHIFT+0常用快捷键常用快捷键Epidata常用功能介绍常用功能介绍EpidataEpidata安装安装安装EpidataEpidata工作界面工作界面.rec 数据库文件：数据库

14、文件：存放数据以及已经定义好的编码存放数据以及已经定义好的编码 .qes 调查表文件：调查表文件：定义调查表结构定义调查表结构.chk 核查文件：核查文件：定义数据输入时字段的有效性规则定义数据输入时字段的有效性规则.bak 关联文件关联文件不要改变或移动不要改变或移动名称保持和名称保持和.rec 名称一致名称一致问卷录入问卷录入EpidataEpidata常见文件格式常见文件格式记录管理记录管理v 查询查询v 修改修改v 删除删除v 导出导出查询修改记录查询修改记录删除记录删除记录查询到要删除的记录查询到要删除的记录32上海市慢性病及其危险因素监测(2013)点击删除删除标记删除标记注意：注

15、意：此删除的仅是形式的删除，此删除的仅是形式的删除，是可以被恢复的，如要永久删除该记是可以被恢复的，如要永久删除该记录，确认存盘后，在主界面进行彻底录，确认存盘后，在主界面进行彻底删除删除数据导出数据导出Excel、Access数据转换数据转换Access数据库导出数据库导出Excel文件文件第一步：选中需要导出的数据表第一步：选中需要导出的数据表Access数据库导出数据库导出Excel文件文件第二步：鼠标右键选择第二步：鼠标右键选择“导出导出”Excel，弹出对话框，弹出对话框Access数据库导出数据库导出Excel文件文件第三步：选择第三步：选择“浏览浏览”，确定导出数据存放位置，确定导出数据存放位置，“确定确定”。Excel文件导入文件导入Access数据库数据库第一步：第一步：